科技档案的整理

科技档案的整理工作 就是由档案部门对收集来的科技档案 按其形成规律和特点 进行科学分类 系统排列及编目的工作 这项工作包括系统整理和科学编目两部分 系统整理包括对案卷的分类和排列 以真实反映科技 生产活动的历史面貌 保持其有机联系 科学编目包括编档号和编目录 用以固定案卷 分类 排列的整理成果 揭示各类案卷的内容和构成 科技档案整理的原则 遵循科技档案的自然形成规 律 保持科技档案材料之间的有机联系 充分利用档案原有的整理基础 便于保管和利用 科技档案的整理方法 一般讲 基层档案部门对科技档案的整理 大体要经过分类 案卷组织与 排列 编目几个环节 一 分类 科技档案分类 就是根据科技档案的内容性质和形成特点 把一定范围的科技档案 划分成不同的类别层次 从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统 1 工程项目分类法 它适用于对基本建设工程档案的分类 就是在本单位全部基建档案范围内 以工程项目为分类单元 划分科技档案的类别 2 型号分类法 它适用于产品档案和设备档案的分类 就是以各个型号的产品或设备为分类单元 划分科技档案的类别 3 课题分类法 适用于对科研档案的分类 以各个独立的研究课题为分类单元 划分科技档案的 类别 4 专业特征分类法 按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别 5 地域特征分类法 根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别 6 时间特征分类法 按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别 以上几种基本方法 在实际应用时 可根据具体情况 结合其中几种灵活运用 基本建设档案的 分类 具体到不同单位和不同基建项目 其档案主要有性质 工程项目分类法 流域 工程项目分类 法 产品档案的分类 由于产品种类繁多 各种产品代号也不尽相同 因此在型号分类法的基础上 派生 出许多具体分类方法 比较常用的有使用性质 型号分类法 系列 型号分类法 年度 纱号分类 法 设备档案的分类 根据组织形式和设备类型的不同 设备档案具体的分类主要有性质 型号分类法 工序 型号分类法 科研档案的分类方法主要有学科 课题分类法 专业 课题分类法 二 案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系 价值相同 密级相同的科技文件的最小集合体 科技文件之间的联系是 多方面的 因此组织案卷的方法也是多种多样的 一般情况下 组织案卷的方法应当与该类科技档案的分 类方法相一致 常用的案卷组织方法有以下几种 按结构组织案卷 按子项或子课题组织案卷 按工序或 阶段组织案卷 按专业组织案卷 按问题组织案卷 按名称或文件性质组织案卷 此项工作应由有关的科 技业务部门承担 档案部门协助 指导 科技文件材料的排列要注意以下几点 1 基建类案卷按项目依据性材料 基础性材料 工程设 计 含初步设计 技术设计 施工图设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收等排列 2 设备类 案卷按设备依据性材料 外购设备开箱验收 自制设备的设计 制造 验收 设备安装调试 随机文件 材料 设备运行 设备维护等排列 3 案卷内管理性科技文件材料按问题 时间或重要程度排列 4 图样材料的排列 有两种情况 一是对于有图样目录的图纸 可以按图样目录的顺序进行排列 二 是对于没有图样目录的图纸 可以按总体与局部的关系排列 5 图文混合材料的排列 一般要求文字 材料在前 图样材料在后 6 有译文的外文资料的排列 译文在前 原文在后 三 案卷编目 科技文件组成案卷并进行系统排列后 就要对案卷进行编目 装订 案卷编目是以案卷为对象 通过一定的形式 固定案卷系统整理成果 揭示案卷内科技文件内容与成分的工作 通过案卷编目来固定 案卷内科技文件的位置 揭示其内容 便于日后查找和利用 案卷编目工作内容包括编制卷内科技文件材 料页号 填写卷内科技文件材料目录 填写卷内备考表 装订案卷 编制案卷封面和案卷脊背五项工作 一 编制卷内科技文件材料页号 编号为案卷内每一页文件编制页号 其目的是固定案卷内科技文件的顺序 便于确切统计案卷内科 技文件的数量 有利于保护和查找利用 其方法是 1 案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号 以每卷为单位按卷内科技文件排列顺序 采取阿拉伯数字从 开始依次逐页标注 2 页号编写的位置 单页书写的科技文件材料在其右下角编写页号 双面书写的科技文件材料 正面在其右下角 背面在其左下角编写页号 图样页号编写在标题栏外 3 成套图样或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页 号 与其它科技文件材料组成一卷的 应排在卷内文件材料最后 将其作为一份文件填写卷内目录 不必 重新编写页号 可在备注栏中注明总页数 4 案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编页号 二 填写卷内科技文件材料目录 卷内目录是案卷内每一份科技文件材料或每一张图样的明细表 它放在卷内文件之首 它对于管理 和使用案卷具有重要作用 成套图样或科技文字材料 一般在编制时就有图样目录或文件目录 编目时应 尽量利用原有目录 如果在科技文件形成时没有编制目录 或原有目录不适用时 则要编制或重新编制目 录 案卷内科技文件目录幅面为 4 型 297mm 210mm 其项目有 1 序号 指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号 序号应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内 科技文件材料件数的顺序 2 文件编号 应填写科技文件材料的文号或图样的图号 设备代号 项目代号等 3 责任者 填写科技文件材料的形成部门或主要责任者 即对科技文件内容进行创造或负有责任 的团体和个人 亦称文件的署名者 用全称或规范简称填写 4 文件材料题名 填写每份科技文件材料的全称 一般应照实抄录 5 日期 指该份文字材料图样的编制日期 6 页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号 7 备注 对有关科技文件材料的特殊情况或其它事项的说明 卷内目录排列在卷内科技文件材料 首页之前 三 填写卷内备考表 卷内备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件材料基本情况和变化的一种表格 它 对案卷的保管 使用 鉴定和统计都有一定的作用 其格式项目与填写方法如下 说明包括 案卷内科技文件材料的件数 页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 具体包括卷内文件材料缺损 更改 补充 移出 销毁等情况 立卷人 应由责任立卷人签名 立卷日期 应填写完成立卷的日期 检查人 应由案卷质量审核者签名 检查日期 应填写检查审核的日期 互见号 应填写反映同一内容而形式不同另行保管的档案保管的档号 档号后应注明档案载体形式 并加括号 卷内备考表排列在卷内文件材料之后 四 填制案卷封面 编制案卷脊背 1 案卷封面 是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具 同时 它又对 案卷内的科技文件起着保护作用 封面编制的质量和水平 将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编 制 关系到科技档案的管理和开发利用 所以 填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容 封面的内容 项目 主要由 3 部分组成 1 档号项 包括档号 即本案卷的科技档案号 由目录号或分类号和案卷排列顺序号组成 档 案馆 室 号 填写国家给定的本档案馆 室 的编号 档号主要包括全宗号 目录号 案卷号 如县检 察院的基建档案永久第一卷 其档号为 25 J 1 001 2 案卷题名 又称案卷标题 是案卷内科技文件的综合名称 它概括地反映了案卷的内容特征 是直接指引和帮助利用科技档案的向导 案卷题名应简明 准确地揭示卷内科技文件材料的内容 案卷题 名的主要内容由三部分构成 一是项目名称 即案卷内科技文件所属工程 产品 课题或设备等的名称 二是案卷内文件材料的内容特征 如机械产品某组成部分 结构特征 工程设计某设计阶段 阶段特征 或某专业 专业特征 的科技文 三是科技文件的名称 如图样 说明书 计算书 实验记录 成果报告 等 案卷题名一般由立卷人拟写 拟制案卷题名 应概括地揭示卷内科技文件材料内容与形式特征 文字 要简明 通顺 由不同的科技文件材料组成的案卷 对题名的拟制要求也不相同 如由一个课题 产品 项目全部科技文件材料组成的案卷 题名由课题 产品 项目名称和科技文件材料名称构成 由课题 产 品 项目部分科技文件材料组成的案卷 其题名应由课题 产品 项目名称 组成部分名称和文件材料名 称组成 案卷题名举例如下 某县政府办公大楼建筑工程结构竣工图 第一部分项目名称为 某县政府办公大楼建筑工程 第二部分项目的专业名称为 结构 第三部分项目的名称为 竣工图 3 案卷的管理性内容项目 这一部分包括 立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目 负责人 编制日期 指案卷内科技文件形成的起止日期 在填写时注意不要把形成日期误填为归档日期 保管期限 填写经鉴别划定的保管期限 即永久 长期 短期 密级 密级是根据保密规定填卷内文 件材料的最高密级 即绝密 机密 秘密 2 编制案卷脊背标签 脊背标签 是管理和使用案卷的必备工具 其项目有保管期限 档号 案 卷题名 填写同封面 1 保管期限 档号 案卷题名应与案卷封面一致 其中保管期限可以用色标区分 红色代表永 久 黄色代表长期 绿色代表短期 档号从左至右横排填写 案卷题名从右至左竖写 首行空两个字 四 案卷装订 装订方法与文书档案案卷相同 卷内文件材料修整 装订前应对案卷内的文件材料进行必要的修整 使卷内文件材料达到整齐一致的要求 复制图的折叠 装订前要将案卷内不同尺寸的科技文件材料按要求折叠为统一的幅画 其幅面为 图纸 A4 297mm 210mm 幅画 因此 在案卷装订前 对各种不同幅面的科技文件材料 主要是图纸要折 叠为 A4 的幅面 国家标准 GB10609 3 89 技术制图复制图的折叠方法 对图纸幅面 A4 规格的几种折 叠方法规定如下 1 有装订边的复制图 首先沿标题栏的短边方向折叠 然后再沿标题栏的长边方向折叠 并在 复制图的左上角折出三角形的藏边 最后折叠成 A4 的规格 使标题栏露在外面 2 无装订边的复制图 首先沿标题栏的短边方向折叠 然后再沿标题栏的长边方向将其折叠成 210mm 297mm 的规格 使标题栏露在外面 并粘贴上装订胶带 卷内文件材料的修整 对规格不不易装订的文件材料 应当平行或阶梯式托裱在标准幅面白纸上 并按自左至右 自上 而下的顺序在被托裱文件材料的右下角自 1 起编写出固定号 在托裱纸的底部加注 此项共 张标记 对装订可能出现压字现象的文件材料 应当逐页在其装订位置托裱装订边条 修补 托裱破损的文件材料 案卷的装订 选用线绳或不锈蚀的材料做案卷的装订材料 拆除案卷内文件材料上易锈蚀的金属物 用线绳 装订条装订案卷 采用三孔一线装订法 使文件材料下齐 右齐 装订位置在文件材料 左侧中部 距左端 12mm 装订长度 160mm 结头系在案卷背面 然后在卷内文件目录纸的右上角填写 好档号 再放入科技档案盒里 五 案卷系统排列和编号 案卷编目并装订之后 继之要对案卷进行系统化排列 编制案卷顺序号 案卷排列应以科技档案分 类方案中的最基本的类目为单元 保持案卷之间的联系 体现案卷之间的相互关系 便于对归档案卷进行 管理和利用 案卷排列 科技档案案卷排列与分类有着密切的关系 在排列方法上 首先要对科技档案进行初步分类 然后 在各种类别的档案内按其特点与特征进行系统化排列 如在一个机关档案室 首先将室藏科技档案按种类 划分为基建档案类 科研档案类 设备仪器档案类等等 然后再对每类档案按其性质 特征 案卷相互之 间的逻辑关系 内容联系进行排列 案卷排列的基本方法 一是分类排列法 即按照科技档案案卷的内容及科技档案分类体系对案卷进行排列 并在编号后将 其存放在档案库房柜架的规定位置上 二是流水号排列法 即按照科技档案案卷在登记簿中的登记顺序号对案卷进行排列 案卷排列的具体方法 根据 科学技术档案案案卷构成的一般要求 GB T 11822 2000 案卷具体排列的顺序规定为 产品类案卷按产品开发设计 含初步设计 技术设计 工艺 工装 加工制造 生产定型等工 作程序 或按其产品系统 结构排列 科研类案卷按课题准备立项阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励和推广应用等阶 段排列 基建类案卷按项目依据性材料 基础性材料 工程设计 含初步设计 技术设计 施工图设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收等顺序排列 设备类案卷按设备依据性材料 外购设备开箱验收 自制设备设计 制造 验收 设备安装调 试 随机文件材料 设备运行 设备维护等排列 档号编制 科技档案号 全宗号 目录号或分类号 案卷顺序号 例子见见案卷封面档号项 六 编制科技档案总目录 分类目录 科技档案总目录 是科技档案登记总帐 是按照科技档案归档时间的顺序 以案卷为对象进 行登记 也称流水账 常用的总目录格式如下表 科技档案总目录 数量总 登记号 登 记日期 档 号 立 卷 单 位 份 数 页 数 保 管期限 密 级 备 注 科技档案的分类目录 是严格按照科技档案分类 排列次序 对案卷进行登记的目录 是直接按 照类别查找科技档案 为利用者提供服务的工具 常用的分类目录格式