《管理流程培训》PPT课件.ppt

1 行政管理制度作业文件流程培训 2 行政办公规范 1 0为使公司办公管理及建设得以提升 特制定如下规定 2 0办公仪表规范 2 1男士 西装 休闲上装 长裤 服装自然 整洁 2 2女士 职业装 休闲装 长裤 裙装 着装庄重 大方 公司鼓励女士上班化淡装 2 3头发梳理整齐 清洁 男士长度适中 女士不提倡发型太造作 2 4手和指甲应清洁 卫生 指甲应经常修剪 不宜过长 女士可用指甲油 但避免过于鲜艳的颜色 2 5皮鞋无污渍 泥渍 清洁 光亮 3 0开敞区 卡座区 规范 3 1办公桌 桌面除电脑 文件盒 少量工具书 电话 笔架 筒 台历 口杯外 不应放置其它与办公无关的物品 3 2坐椅 坐椅 靠背一律不能放任何物品 离开座位时 将椅子调正 推入桌底 靠背紧靠桌沿 3 3电脑 主机置于办公桌底 显示器置于桌右方 或中间 3 4墙面 不能有任何与办公无关信息或资料的张贴 3 5垃圾篓 置塑料袋 置靠屏风右后角处 3 6饮水机 指定地点 不得随意移动 3 7报刊 必须上报架 翻阅完后 放回原位 3 8清洁 地面无日常垃圾 污渍 3 4 0办公室规范 4 1办公桌 桌面除公司购置办公用品及电脑外 应无其它与办公无关的用品 4 2辅桌 桌面置口杯 文件盒 笔架 筒 书籍 资料外 应无其它物品 4 3电脑 桌面正中或右上方 主机放置于桌下 4 4文件柜 书籍 资料应规范 整齐 4 5垃圾篓 置于辅桌后侧 4 6清洁 办公桌面无灰尘 电脑及显示器无灰尘 5 0语言规范 5 1交往语言 您好 早上好 晚 再见 请问 请您 劳驾您 关照 谢谢 拜拜 周末愉快 5 2电话语言 您好 请问 请讲 谢谢 再见 5 3接待语言 您好 请稍等 候 我通报一下 请坐 对不起 我就去联系 打扰您一下 好的 行 切勿说 不 6 0行为规范 6 1坚守工作岗位 不串岗 不串位 6 2上班时间不允许看报纸 聊天 打瞌睡或做与本职工作无关的事情 6 3办公桌应保持整洁 座位应保持清洁卫生 6 4开敞区公用物品或办公用品 用后归位 6 5上班期间保持办公室的安静 不高声喧哗 4 6 6早上8 30后不能在办公室吃点心或任何形式的早餐 6 7接待来访和业务洽谈应在会议室 或接待区 进行 6 8上班期间不能在办公室化妆 6 9不要因私事长期占用电话和因私事拨打公司长途电话 发现一次 罚款20元 6 10禁止在上班时间上网游戏 聊天 看电影 发现一次 扣除当月工资的50元 6 11不要随意使用其他部门电脑 员工客人未经公司分管副总批准 不能擅自使用公司电脑 6 12公司所有电子邮件的发出必须经部门经理批准 以公司名义发出的电子邮件须经分管副总经理批准 6 13未经分管副 总经理批准和部门经理授意 不能索取 打印 复印公司其他部门的资料 6 14吸烟请到吸烟室或吸烟通道 严禁在办公室 或会议室 吸烟 发现一次 罚款10元 6 15因工作需要进入综合办公室文印室 需经同意后进入 按要求对办公设备操作 一般情况下 请不要擅自出入文印室 6 16无工作需要 请不要擅自进入财务室和公司领导办公室 6 17会议室在接待来访客人或客户后 应及时清理会议室 维持会议室的整洁 谁接待谁负责清理 用后关灯 6 18公司物品不能带回家私用 发现查实一次扣除当月工资的100元 7 0本规范自二0一0年四月一日开始试行 由综合办公室即日起监督检查 5 办公用品管理 1 0为规范办公室办公用品的采购 保管 领取和使用 确保办公所需 倡导节约 物尽其用 最大限度的控制公司办公费用不必要的浪费 特制定本制度 2 0公司所有办公用品的申购 领用 发放等相关事项均适用于本办法 3 0公司综合办公室负责公司办公用品 耗材的采购 保管 发放 费用分摊及报销 4 0各部门根据综合办公室领用标准提报并领取使用 4 1办公用品种类分为消耗品 管理消耗品及管理品三种 4 1 1消耗品 铅笔 刀片 胶水 胶带 大头针 图钉 曲别针 橡皮筋 笔记本 复写纸 卷宗 标签 便条纸 信纸 橡皮擦 夹子 打印油 原子笔 书钉等 4 1 2管理消耗品 签字笔 白板笔 荧光笔 涂改液 电池等 4 1 3管理品 剪刀 美工刀 钉书机 打孔机 大型机 大型削笔器 算盘 钢笔 打码机 姓名章 日期戳 计算机 印泥 打印台等 工程部专用办公用具 圈尺 靠尺 米尺 小铁锤 计算器等 5 0办公用品的申请5 1各部门指定专人负责办公用品及耗材管理 在每月5日前根据本部门需要及 部门办公用品金额标准 填写 办公用品 月领用申请单 经过部门领导同意后 转综合办公室 其中 部门办公用品金额标准 由各公司根据当地情况自行确定 交综合办公室报总经理批准 5 2综合办公室资产管理专员根据个人办公领用标准 公司自定 报综合办公室备案 并不断优化调整 及办公用品库存情况 确认各部门领用数量 填写 办公用品需求汇总单 报行总经理同意后 交采购专员组织采购进货 6 5 3办公用品购置5 3 1采购专员购买到位后组织验收 办理入库手续 填写 入库单 5 3 2办公用品原则上由综合办公室统一采购 5 3 3财务专用办公用品由财务部自行执行采购 但申购 入出库手续必须遵守办公用品审批规定 5 4办公用品的入库5 4 1财产管理专员根据 入库单 所列物品与所需采购物品核对 并清点入库 填写 办公用品库存台帐 5 4 2财产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点 做到帐物相符 5 5办公用品的领用保管5 5 1财产管理专员在入库完成后 联系各部门办公用品领用人领取 5 5 2属于需临时支领的办公用品 综合办公室按定额标准核定后领取 办理出库手续 填写出库单 5 5 3对于大件器具类办公用品 综合办公室应本着多人合用原则组织领用 同时确定使用人 5 5 4如因工作调动或离职 须按公司规定将个人保管的所有办公用品 耗材除外 全部交回综合办公室 需要本部门继续留用的 确定使用人报行政 便于行政跟踪办公用品的使用情况 7 6 0办公设备耗材 配件 管理6 1耗材 配件申请领用同办公用品 可在每月 办公用品 月领用申请单 中的填写 6 2计算机配件如键盘 鼠标等出现故障需要更换的 确认不能维修的 可到综合办公室办理领用手续 并将已坏配件交还综合办公室报废处理 6 3对于打印机 传真机耗材 各部门应本着节约原则 提前作出需求计划 通知综合办公室 同时综合办公室作为管理部门 应对相应耗材的使用情况有详细了解 对于常用 耗费量大的物件作合理库存 6 4财产管理专员对以上办公设备耗材 配件 同时也应建立台帐进行管理 7 0办公用品及耗材的盘点及费用分摊7 1财产管理专员每月末应对库存物品进行盘点 保证库房物品帐务相符 7 2财产管理专员在每月30日前应对办公用品 耗材按各部门领用情况 将费用分解到各部门 进行费用核定 填写 办公用品 耗材报表 明确各部门费用 同时综合办公室将 办公用品 耗材报表 中的各部门费用抄送各部门负责人 8 0库房管理 库房物品必须摆放整齐 非库房人员 未经许可不得进入库房 9 0报销 综合办公室采购人员以 办公用品申购单 入库单 办公用品 耗材报表 作为报销依据进行报销 10 0相关说明10 1对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门 综合办公室有权认为该部门当月无办公用品申请 不予采购相应用品 10 2部门申请金额超过计划标准 综合办公室有权取消相应金额的申请数量 8 办公用品申请采购发放管理流程图 开始 填写用品需求申请表 统计汇总 提交用品需求汇总表 审核 询价 批准 购买 入库 发放 结束 9 车辆管理 1 0车辆管理1 1公司工务车证照的保管 车辆年审及车辆保险的购买等事务统一由综合办公室负责管理 公司车辆由综合办公室指派专人驾驶 保养并负责维修 清洁 检验等 1 2本公司人员因公用车须事前申请调派 综合办公室依重要性顺序派车 不按规定申请不得派车 1 3车辆驾驶人必须持有驾驶证照 1 4未经总经理批准 公司车辆不得借予本公司之外的人员使用 2 0车辆维护保养2 1车辆维修 清洗 打腊等应先填写 车辆维修通知单 注明行驶里程 经核准后方可送修 2 2汽车外部保养平时保证汽车内外清洁 一个月要对汽车表面打腊一至二次 保证漆面的光洁度 汽车出现问题后 不能拖时间 要及时报修 公司同意后 方可到指定厂家进行修理 车内不得吸烟 如发现有烟头 烟味 一次扣发驾驶员50元 从工资中扣除 作为处罚 2 3车辆平时保养内容为 每行驶5000公里做一次保养 换机油 机油滤心器 四轮保养 检查刹车片 轴承 电瓶水 每行驶一万公里后 保养内容和五千公里相同 还要增加换空气滤清器 检查方向机 横 直拉杆球头 每行驶三至四万公里 换牙箱油和齿轮油 2 4车辆应在公司指定的特约修理厂维修 否则维护费一律不准报销 可以自行修复的 报销购买材料 零件的费用 10 2 5新车 5000公里做走活保养 5000公里内 行驶速度不得超过80公里 小时 早上一定要待汽车水温升起后 方可行车 行车时要注意不能急加油 2 6车辆行驶途中发生故障或其他耗损急需修复 更换零件时 可视实际需要进行修理 但无迫切需要或修理费超过2000元时 应由综合办公室核准报公司领导批准 2 7如因驾驶员使用不当或疏于保养 致使车辆损坏或机件故障 其所需要的修理 维护费 应视情节轻重 由公司与驾驶员 或车管责任人 共同承担 2 8费用报销公务车油料由综合办公室统一购买油票 外出购油和维修须经批准后 凭发票实报实销 3 0违规与事故处理3 1在无照驾驶 未经许可将车辆借予他人使用而违反交通规则或发生事故 由驾驶人负担损失 并给以记过或免职处分 3 2违反交通规则 其罚款由驾驶人负担 三个月内须将罚款回单交回综合办公室保管 以便年审之用 否则从第四个月工资中扣除其罚款金额 3 3各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的车祸发生 应先急救伤患人员 向附近警察机关报案 并立即与公司相关领导联络协助处理 如属小事故 可自行向综合办公室报告 3 4因意外事故造成车辆损坏 其损失再扣出保险金额后 再视实际情况处理 3 5发生交通事故后 如需向受害当事人赔偿损失 经扣除保险金额后 其差额视责任具体处理 11 3 6发生责任事故造成经济损失时 按事故的性质分别给予扣减工资的处罚 3 6 1一般事故 经济损失在2000元以下者 按经济损失的10 处罚 最高200元 3 6 2重大事故 经济损失在2000 5000元者 按经济损失的8 处罚 最高400元 3 6 3特大事故 经济损失在5000元以上者 按经济损失的6 处罚 最高1000元 3 6 4机件责任事故 按经济损失金额20 处罚 最高1000元 4 0驾驶岗位责任4 1综合办公室应做好对公司领导和各部门的驾驶服务 4 2凭用车申请单出车 未经领导批准不得用公车办私事 私自出车 发现一次扣罚100元 如发生交通事故 驾驶员自行承担一切责任 4 3驾驶工作应积极主动 服从分配 搞好团结互助 有事提前请假 不得无故缺席勤 4 4行车前要坚持勤查 做到机油 汽油 刹车油 冷却水备齐 轮胎气压 制动转向 喇叭 灯光完好 确保车辆处于安全 准确 可靠的良好状态 4 5公司职工不得用公车学习汽车驾驶 否则 一切后果及损失由车辆管理者负责赔偿 4 6驾驶人应严守交通规则 交通违章按第三章第一条处理 4 7对用车者的服务4 7 1不论用车者是否是本公司员工 驾驶员都要热情接待 小心驾驶 遵守交通规则 确保交通安全 4 7 2对于公司外客人 更应热情服务 以维护公司良好形象4 7 3驾驶员应在乘车人 特别是公司客人和领导 上下车时 主动打招呼 开关车门 12 4 7 4乘车人上车后 驾驶员应向其确认目的地 4 7 5乘车人下车办事时 驾驶员一般不得离车 4 7 6乘车人代大件物品用车时 驾驶员应给予帮助 4 8离车注意4 8 1驾驶员因故离开车辆时 必须琐死车门 4 8 2车中放有贵重物品或文件资料 驾驶员又必须离开时 应将其放入后行李厢再加锁 4 9出发前后工作4 9 1出发前 驾驶员应根据目的地选择最佳的行车路线 4 9 2收车后 驾驶员应填写行车记录 包括 目的地 乘车人 行车人 行车时间 行车距离等 4 9 3下班后车辆钥匙交回综合办公室或车辆主管保管 凡有一次不交回钥匙的情况 则罚款50元 下班时间晚至20 30以后可以打车回家 但必须先用办公室电话通知综合办公室或车辆主管 待确定时间和得到同意后方可打车 车费给予报销 4 9 4随车运送物品时 收车后需向管理责任者报告 4 10个人形象4 10 1驾驶员需保持良好的个人形象 保持服装的整洁和卫生 4 10 2注意头发 手足的清洁 4 10 3注意个人言行 4 10 4在驾驶过程中 努力保持端正的姿势 13 5 0车辆注册 保险及年检5 1公司所有车辆正式投入使用之前 应由综合综合办公室按重置价值办理车辆保险 车辆保险类别可分 5 1 1车身险5 1 2第三者责任险 包括乘客人身伤亡险 5 1 3司机座位责任险5 1 4不计免陪险5 2车辆保险应统一由公司负责购买 综合综合办公室根据实际情况选择有较高信誉的保险公司进行投保 并有三家或以上的报价 5 3综合综合办公室在选择投保公司后 根据保险单费用填写 请款单 经副总经理审批 如金额超越副总经理的审批权限 须交总经理批核 然后办理相关车辆保险 并将相关文件存档 5 4综合综合办公室每年定期办理有关续保手续 保险价值仍根据公司车辆的有关原则 按重置价值进行续保 5 5公司车辆注册及年检 由综合综合办公室负责准备有关文件 根据交通部门的具体要求将新购车辆进行注册 每年根据规定及时进行牌照年检 6 0行车安全及奖励6 1公司专职驾驶员要对本车各个部位经常检查 保证行车时灯光齐全 仪表正常工作 行车时保持中速行驶 在高速路上行驶最高不得超过120公里 小时 6 1 1对全月安全行车无事故者 给予50元安全奖 6 1 2对半年安全行车无事故者 给予200元安全奖 6 1 3对全年安全行车无事故者 给予300元安全奖 6 1 4在八小时工作时间内发现饮酒者 一次罚款500元 14 车辆使用管理工作流程图 开始 填写用车申请表 单 审核 审批 查询车辆使用信息 调配车辆 通知驾驶员 使用车辆 登记用车信息 用车结束驾驶员 用车人签字 车辆入库 结束 15 印章管理 1 0为规范公司各类印章的管理 明确印章管理流程中涉及的相关部门 岗位 的权利 责任 特制定本管理办法 2 0公司各类印章及用印管理的相关事项均适用于本办法 3 0公司各类印章的归口管理部门为综合办公室 3 1公司公章 法定代表人印章 合同专用章由公司综合办公室保管 公司综合办公室为使用对接部门 3 2部门印章由各部门经理保管 使用 并对印章的使用负责 3 3财务专用章和财务印鉴章由财务部相关人员管理 3 4子公司或分公司印章由公司综合办公室管理 4 0方法与过程控制4 1印章的刻制和启用4 1 1因业务需要或组织机构变更 需刻制相应的印章时由综合办公室填写 刻章申请表 报送总经理审核批准后 由综合办公室到具有国家颁发的刻章许可权的公司 或部门 刻制印章 4 1 2印章刻制完成后 由综合办公室统一在 印章印模登记表 登记后正式启用 发放印章时由发放人和领用人在登记表上签字认可 4 2印章的换发若印章使用受到磨损不能正常使用的 由印章保管人申请换发同时交回原受损印章 综合办公室按印章刻制申报程序申请重新刻制印章 16 4 3印章的补发在印章使用过程中若发生印章遗失 印章保管人应及时报告综合办公室及公司领导 并印章遗失的情况作出书面说明 综合办公室登记备案并依法向公众发布作废公告 因印章遗失后未及时上报给公司造成的一切损失由遗失印章者本人和印章保管责任人赔偿 综合办公室作出对遗失印章者和印章责任人的处罚意见报公司领导批准后执行 综合办公室应及时按4 1 1条规定程序补制所遗失的印章 补制印章文字字体应有异于原印章 以示区别 若所遗失的印章寻获后 应交综合办公室报经公司领导批准后予以缴销 4 4印章