档案管理_机关档案管理工作

机关档案管理工作 保存历史鉴往知来服务现实惠及千秋万代 第一部分档案和档案的种类 一 几个档案的概念 1 立档单位 构成档案全宗的国家机构 社会组织或个人 2 全宗 一个国家机构 社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 3 档案 国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 二 档案的种类 1 文书档案按年度 机构 问题 保管期限的分类方法 可继续划分二级类目 2 会计档案会计档案分为会计凭证 账簿 报表 其他等类型 3 基建档案基建档案分为办公房屋 职工宿舍 专用基建项目等 4 设备档案分为车辆 办公设备 专用设备等 5 声像档案可按年度 介质分类 保管期限的分类方案管理 6 人事档案参照 干部档案整理工作细则 进行整理 党员 团员 7 实物档案 8 专业档案 各机关可根据实际需要进行分类管理 社保 低保 婚姻 林权 土地管理 土地承包 拆迁 补偿等 肥西县我们已验收的几家乡镇 档案分类有16大类 第二部分机关档案工作内容 一 对本机关的档案进行管理1 法律法规关于 集中统一管理 的要求 档案法 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 机关档案工作条例 第三条 各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理 2 实际工作需要机关在工作活动中直接形成的各种门类和载体的全部档案 是本机关工作活动的历史记录 是提高本机关工作效率和工作质量的必要条件 是国家的宝贵财富 必须由本机关的档案机构或档案工作人员负责进行综合管理 3 机关档案工作机构或档案工作人员的基本任务 3 1 组织实施党和国家关于档案工作的有关方针 政策 法规和档案行政管理部门制订的有关规定 办法 细则 3 2 制订本机关或本系统和直属单位的档案工作计划 管理办法 规定等 3 3 在统一领导 分级管理的原则下 根据本专业的管理体制 负责对直属单位和各部门的档案工作 以及本机关各部门形成的各种文件材料 包括文字 图表 声像等 的平时积累 收集 立卷 归档工作进行监督和指导 3 4 负责对本机关 本系统和直属单位的档案工作人员进行专业培训 3 5 负责对本机关的全部档案及有关资料实行综合管理 积极提供利用 为本机关各项工作服务 并为党和国家积累档案史料 3 6 根据国家和当地人民政府的规定 定期向有关档案馆移交档案 3 7 办理领导交办的其他有关档案业务工作 二 档案实体管理 收集整理鉴定保管统计编目和检索编研提供利用和开放 收集 收集的三个层次 一是按照本机关需要归档的档案范围接收档案 二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作 三是档案馆对历史档案的接收和征集工作 具体到一个机关 保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度 包括归档范围 归档时间和归档要求 1 归档范围 根据 机关文件材料归档范围 8号令前半部分 编制本单位文件材料归档范围 a上级针对本机关的指导性公文b本级机关主要职能活动中形成的公文材料c下级机关呈送的报请类公文d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 2 归档时间 一般在第二年6月底之前3 归档要求 a确定归档文件的种类 份数以及每份文件的页数b档案盒封面填写 盒内文件排列 编页 目录及备考 C盒内文件要系统排列 交接时履行手续 D字迹材料要符合耐久性要求 E公文必须是正式的生效的公文 如何做好档案收集工作 1 严格按归档制度规定进行接收 a机关文件材料归档范围b部门立卷归档制度2 建立相关制度加强零散文件的收集a将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制 b建立外出开会人员带回材料归档制度 c保证工作变动人员手中材料归档制度3 明确具体人员职责 保证归档文件齐全完整a通过公文处理程序运转的文件 应明确由文书人员负责收集 b对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交 c本单位的综合性文件 如规章制度 计划 总结 报表等应由文书人员负责收集 一般指不走收发文程序的文件 d对于各部门形成的文件 应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交 整理 整理工作的内容通常分为系统化和基本编目两个部分 系统化指档案的分类 盒内文件的排列和档号的编制 基本编目原先指编制案卷目录 现在随着计算机管理档案的应用程度不断提高 档案编目部分是通过在提前设定好的著录界面 著录项目 进行档案的计算机著录完成 形成规定格式的归档文件目录或案卷目录 整理工作的原则1 充分利用原有的整理基础 2 保持文件之间的历史联系 3 便于保管和利用 文书档案整理工作的方法和步骤 1 鉴定工作包括两方面的内容 放入鉴定工作专门讲述一是是否留存 也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内 从而剔出没有保存价值的文件 二是给留存的文件确定保存期限 这两部分内容的确定都要依据 归档范围和保管期限表 文书档案的保管期限有三种 永久 30年 10年 2 分类年度 问题分类法和年度 保管期限分类法两种 3 装订装订前要先检查文件的齐全完整 对不符合长期保管要求的要采取补救措施 如裱糊 复制等 采用文件左上方斜角线装 4 文件排列采用保管期限 年度 问题 机构 法排列5 加盖归档章并填写档号章内容一般在文件首页上边的空白处 使用红印油 6 文件编号包括件号和页号 件号按保管期限 年度 类别的顺序大流水编号 填在归档文件章内 7 计算机著录 形成归档文件目录 时间项采用8位数字无间隔录入 8 文件装盒按文件顺序装入 装满为止 9 填盒内备考表 鉴定 一 文书档案鉴定工作的内容和标准1 文书档案鉴定工作的内容包括真伪和价值的鉴定 基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定 2 对照档案 保管期限表 确定文件保管期限档案的重要程度越高 发挥的作用越大 它的保管期限越长 根据国家档案局2006年8号令规定 文书档案的保管期限分为永久和定期 具体可参看8号令 会计档案保管期限执行 安徽省会计档案管理办法 的规定 重大建设项目档案按照 国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表 执行 等等 二 文书档案鉴定工作的方法和步骤 1 文书档案鉴定工作的方法就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地从文书档案的内容 作者 名称 可靠程度等方面审查 第一步 在文件归档时确定是否属于归档范围 剔除一部分没有保存价值的文件 由文书处理部门或业务部门一 二年后销毁 第二步 对归档文件确定其保管期限 即确定归档文件的 生存期 这一阶段的鉴定工作由文书人员具体实施 第三步 到一定年限后对档案的价值进行复审 复审主要采取两种形式 即移交复审和到期复审 2 到期档案的复审工作 即鉴定销毁 原则 审查从细 留存从宽组织 由鉴定小组成员共同进行 小组成员由主管档案工作的领导 档案员和相关职能部门的兼职档案员组成 方法 直接鉴定 以件为单位 根据文件内容逐件 逐页的进行审查鉴定 依据 各类档案的 保管期限表 销毁 a档案销毁手续 对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案 应登记造册 编制销毁清册 经主管领导审查签字批准后再销毁 b档案销毁方法 销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后 到指定地点 二人以上监督核销 监销人在销毁清册审批表上签字 保管 档案保管工作的具体任务 防止档案的损坏 延长档案的寿命 维护档案的安全 就是要求档案的保管既要有符合条件的场地 装具 也要有符合的保护措施 八防 防盗 防光 防高温 防火 防潮 防尘 防鼠 防虫 统计 包括档案和档案工作的基本登记以及综合统计研究两部分内容 具体有 档案的接收 移出 整理 鉴定 保管 利用情况的登记以及档案机构和人员 档案专业教育等情况的基本统计和其他专门统计 好档案统计工作 首先要在平常工作中做好登记工作 主要是指就是归档文件目录 档案移出 接收登记簿 档案销毁登记簿 案卷目录登记簿 档案基础数字汇编 档案总登记簿 档案成分和数量变化情况报道表 档案利用效果登记表 档案复制摘抄登记 档案利用登记簿等等 其次是统计的设计工作 档案基础数字汇编编制样式 XXXX机关档案基础数字汇编 编目和检索 三个环节 档案进行计算机著录 放入电子档案著录讲解 编制检索工具具体的检索查找过程 编制检索工具 传统检索工具 案卷目录 案卷文件目录 归档文件目录 还有一些专题目录如 人名索引 文号索引等 介绍性检索工具 全宗介绍 专题指南 档案馆指南 全宗介绍的编制 是以文章叙述的形式 较为全面 概括的揭示档案馆 室 某一全宗情况的一种检索工具 主要内容包括 立档单位与全宗的简要历史 全宗内档案内容和成分介绍 立档单位的简要历史 单位名称 组建情况 成立时间 地点 性质 任务与职能 隶属关系 所辖区域 内部组织机构设置及职能 主要负责干部姓名及变化情况 经历的重大事件 执行的特殊任务以及机构变动情况 全宗内档案内容和成分介绍 这部分是全宗介绍的核心 直接关系到整个全宗介绍的编写质量 其内容包括档案来源 产生时间 数量 内容 成分 可靠程度 利用价值等 编写时要求简明扼要 突出重点 叙述准确 力争材料客观 比较完整 系统的报道文件的内容与成分 便于查阅利用 例 昌吉县委宣传部全宗介绍 doc 编研 是以馆 室 藏档案文献为主要物质对象 以主动提供或报道档案信息内容 满足社会利用为主要目的 在深入研究档案内容的基础上 按专题对档案文件进行收集 筛选 加工 使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作 这一部分的具体工作主要有 编研题目的选定即选题 编研素材的查选即选材 档案材料的考订 加工与编排 编研成果中辅助材料的编写 档案编研成果的审核 编研成果的出版和传播 档案编研工作在整个档案事业中有重要意义 它是开发利用档案信息资源的有效方式 是提高档案馆 室 工作水平的一个重要途径 是保护档案原件 并使档案内容长远流传的有效措施 大事记的编写 大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期的重大事件和重要活动的档案参考资料 大事记一定要客观 真实 实事求事 应按大事发生的时间先后顺序记载 大事记的结构主要有大事记述和大事时间两部分组成 例 英德市大事记 doc 大事记的选材范围 本单位党政部门召开的重要会议 本单位党政领导参加的重要会议 本单位重要的决定 决议 规划 部署 本单位机构 人事等的变动 人员任免 奖惩 本单位完成的重大工作任务或科研成果 上级领导对本单位的重要指示和检查活动 本单位范围内发生的重大灾害 事故 本单位参加的外事活动 其他重要事件 建立大事记录制度为了顺利开展编写大事记的工作 应当建立大事记录制度 做到大事件件不漏 内容真实可靠 文字简明扼要 表达准确无误 各单位应指定专人记录 部门配合收集 制发记录本卡 年终系统整理 装订存档备查 组织机构沿革的编写 组织机构沿革 应包括目的 内容 范围以及结构形式等 大致可由五部分组成 1 序言 2 机关历史概况 3 组织变革情况 4 工作成就 5 附录 例 华东冶金学院组织机构沿革 doc 序言 根据 组织沿革 的功能 所写的序言 其目的是为了便于对 组织沿革 的使用 使它起到指导和查考作用 因此 它应包括的内容是 1 说明编写的目的和用途 2 编写的体例 3 材料的来源和可靠程度 4 基本内容的介绍或评述 5 其他需要交待和说明的问题 机关历史概况 1 本机关建立 含合 并 撤 及更名的时间断限和变化的原因 2 本机关当时的办公地点及其变更 3 本机关的性质 职能 职权范围 及任务 4 管辖的地区范围及辖属机构的情形 5 本机关的党 工 团组织设置及变化情形 组织变革情况 主要说明内设机构 直属单位的沿袭和变动 以及机构 领导成员变化情况 1 机构名称变化示意 2 按年或按问题或按机构的变动编列程式 明确反映机构 人员的历史发展状况 交待清楚机构的起止时间和职权范围 隶属关系 3 主要领导成员的更替和蝉联情况 并按任职先后排列 注明任期 4 人员编制情况 工作成就 简明扼要地综述本机关成立以来所取得的重大成就和事业发展情形 附录 主要附录能补充 组织沿革 内容的有关资料 如组织系统图表 主要数据统计表 本机关单位的有关章则 提供利用和开放 开放尺度的把握 档案法 规定 档案馆保存的档案 向社会开放有三种期限 1 国家档案馆保管的档案 一般应自形成之日起满30年向社会开放 2 凡事经济 科学 文化 技术等类档案向社会开放的期限 可以少于30年 3 涉及国防 外交 公安 国家安全等国家重要利益的档案 可自形成之日起满50年向社会开放 中华人民共和国政府信息公开条例 各级档案馆列为政府信息公开场所各级机关 部门也应按照条例要求 做好信息公开工作 第三部分如何做好机关档案工作 1 建立健全档案工作机构 建立综合档