重庆永荣矿业有限公司企业档案管理办法.doc

重庆永荣矿业有限公司企业档案管理办法为加强公司档案工作，促进档案工作为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和企业档案管理规定等有关法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。一、在公司办公室下设档案科，永川矿区设公司档案分室，公司其他单位在办公室下档案室，负责档案管理的具体工作，各业务部门设兼职档案人员，负责本部门文件材料的积累、整理和归档工作，形成档案管理网络，确保档案的齐全、完整、准确和安全。二、公司各单位的文书、科技、会计、声像档案必须由本单位档案部门集中统一管理，永川矿区各单位的档案统一由永川矿区档案室集中统一管理（包括人事档案）。公司档案部门是国家授权的法定保管档案的机构，任何部门、个人不得保管档案，更不得据为己有。三、公司档案科负责贯彻执行档案法等有关法律、法规和档案工作的方针政策；制定本公司文件材料的归档制度、档案保管、利用、鉴定销毁、修改复制等规章制度；监督指导本公司所属单位的档案工作，档案部门负责指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。四、企业各部门负责归档文件材料的收集、整理和归档。各项管理工作中形成的文件材料，收发文由办公室指定有关人员积累、整理、归档；没有文号的由各部门兼职档案人员积累、整理、并于第二年上半年内向档案室归档；基建项目、科研项目活动中形成的科技文件材料，由项目负责人指定专人负责收集、积累、整理，造具清册，由项目负责人审定，并在项目鉴定或验收后，三个月内向档案室归档；会计档案由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案移交清册，由会计部门保管一年后，向档案部门归档。人事档案由劳资部门负责收集、积累、整理，造具清册，于第二年上半年向档案部门归档。五、企业科研课题鉴定、基建项目验收、设备开箱和重要的科技、生产、计划会议应通知档案部门参加。六、文件材料的形成、收集、积累、整理和归档必须纳入各职能部门职责和工作人员岗位职责，认真考核，以保证文件材料归档齐全、完整。七、归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，文件的书写材料的载体应耐久保存，文件材料整理符合规范。各部门形成的电子文件必须归档，并有相应的纸质文件材料一并归档保存。八、对保管期限已满的档案进行鉴定，成立鉴定领导小组，经鉴定对确无保存保存价值的档案登记造册，按有关规定经公司法定代表人批准后销毁。公司所属单位档案鉴定后，应报一份销毁清册到公司档案科备案。九、各单位档案现代化应与公司信息化建设同步发展，不断提高档案现代化管理水平。十、公司各单位资产与产权变动时，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法的规定，做好档案的处置工作，国有企业破产，由破产清算组负责妥善处置破产企业档案；国有企业分离，档案处置由分离后的企业协商办理。十一、公司各单位档案人员应当忠于职守，遵纪守法，爱岗敬业，并具有相应的档案专业知识和业务能力。十二、公司职工因工作调动，退职退休或离职，所借档案必须归还，并经档案部门认可签字后，方可办理调离手续。十三、做好档案统计工作，各单位档案部门应按档案行政管理部门的要求填写有关档案工作报表，由公司档案科负责汇总上报工作。十四、档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为各单位提供及时、有效的服务。十五、提供利用档案不得损害国家、社会和本单位的利益，不得侵犯他人的利益。十六、建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失、或对档案进行涂改、抽换、伪造、隐慝和擅自销毁、借出档案保管不善而造成档案丢失或损坏的直接责任人或部门。依法进行处理。十七、对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。附件一重庆永荣矿业有限公司档案责任追究制度为加强对档案工作的监督检查，保证档案的齐全、完整、安全，更好地发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法、重庆市实施办法、重庆市关于违反档案法律法规行为纪律处分暂行规定和国家有关规定，结合公司实际，制定本制度。一、有下列行为之一，经批评教育不改正的，追究主要领导人和直接责任者的责任，按档案法、重庆市关于违反档案法律法规行为纪律处分暂行规定等规定给予行政警告或党内警告、严重警告、降职、撤职等处分，情节较轻的，给予5002000元罚款：1 未按公司规定建立档案管理部门或配备档案人员，没有集中统一管理本单位的文书、科技、会计、声像档案的；2 借阅档案未按规定归还，屡催不还影响正常工作的；3 建设工程竣工验收、科研项目鉴定、设备开箱验收时，未按规定对档案进行验收，致使档案残缺不全的；4 工作不负责任，明知保存的档案面临危险或可能导致档案损毁而不采取措施，造成档案损失的；5、在改制过程中，违反规定，未按隶属关系及时报告主管部门和当地档案行政管理部门，申请档案处置事宜的，造成档案损毁的；6不按档案规定办理，擅自销毁公司所有档案的。二、在工作中形成的文件材料，应归档而不按要求归档，归档不齐全、完整的，除追收档案材料外，追究负有直接责任的主管人员和直接责任人员的责任，并按情节轻重给予5002000罚款、警告、严重警告、行政记大过、降级、撤职处分。三、在保管和利用过程中，损毁、抽换、涂改、伪造档案或丢失公司所有档案的，追究直接责任人的责任，并根据档案保管期限分别给予罚款（5002000元）、警告、严重警告、记大过、降级、撤职处分。四、利用公司档案牟利或利用公司档案从事第二职业影响公司利益的，除追收非法所得外，追究直接责任人的责任，并根据情节轻重给予处分和罚款。重庆永荣矿业有限公司2004年8月11日附件二重庆永荣矿业有限公司档案查阅收费办法根据渝价2001337号文关于重新核定重庆市档案部门行政事业性收费标准的通知的精神，结合我公司的实际情况，制定本办法。1、公司各单位设立的档案部门，对利用档案的单位和个人实行有偿服务和无偿服务相结合的原则。2、利用本单位形成的档案和公司所属各单位为工作查考利用档案，应无偿提供服务（复制工本费照收）。3、出具工龄、工资、工种、辞职及办理公证等项证明，每份收费50元。4、外单位在档案室查看一定数量有价值、翔实可靠的材料，每人次收取咨询服务费50元。5、外单位利用有价值的档案进行摘抄、复制，文件每份收费50元，图纸每张收费40元。6、本办法从2004年9月1日起执行。 附件三 重庆永荣矿业有限公司档案借阅制度1、公司机关工作人员可直接借阅业务范围内的档案，公司所属单位工作人员可凭有效证件直接查阅业务范围内的档案，借阅秘密级以上的档案须经办公室主任或分管领导批准。 2、外单位人员借阅档案，必须凭正式介绍信，并注明查阅目的，经相关部门签署意见并报主管领导或公司办公室同意后方可查阅利用。3、利用秘密级以上档案只能在档案室查阅，由档案人员指定所需查阅内容，不能任意翻阅，特殊情况需借出者，必须经有关领导批准，一周以内归还。4、在查阅利用档案过程中，必须维护公司的整体利益和合法权益，发现有损害公司的利益和合法权益的利用，档案室有权终止档案的查阅利用。5、底图档案一般不外借，晒图借出应经档案形成单位的分管领导批准。6、纪监、科研档案归档后，只限有关人员利用，一般不外借，确因工作需要借出时，应由各单位开出正式介绍信，注明查阅内容，经部门领导签署意见后方可借出。并限期归还。7、形成会计档案部门的工作人员可直接查阅会计档案，非会计业务部门工作人员或外单位查阅会计档案，一般不授理，特殊情况需要查阅时，应由财务部门负责人批准后方可在档案室查阅，但不能借出。7、查阅工人、干部档案必须由各单位开具正式介绍信，并附需查阅档案人员的名单，由部门领导或分管领导批准后，方可借阅，并限期归还。任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案。8、档案利用人员必须爱护档案，维护档案的本来面貌，未经许可不得私自拆卷，不准对档案进行拆散、撕毁、抽换、涂改、污损、剪裁和加注任何符号，不准转借他人，不准带回家阅读，违者按重庆永荣矿业有限公司档案责任追究制度追究有关人员的责任，并处以罚款。9、凡在档案室摘抄、复印的各类证明材料，须经档案部门审核并加盖“档案查阅专用章”。 10、借阅档案必须办理登记手续，当面点清，用完经检查无误后注销，并填写档案利用效果登记表，档案借出时间一般不超过15天。11、档案借阅室内要保持肃静，自觉遵守公共卫生，严禁吸烟，确保档案的安全。12、借阅档案者要慎重保管所借档案，不得转借他人，更不得丢失，如发现档案丢失，借阅人应立即向保卫、档案部门报告，如确无法找回，应填写“档案遗失报告单”，经本单位分管领导批准后，到档案室办理注销手续，并根据情节轻重，按照档案法、重庆市关于违反档案法律法规行为纪律处分暂行规定的规定，给予罚款、行政处分或追究刑事责任。13、公司职工调动、退职、退休或离职，所借档案必须归还，并经档案部门认可签字盖章后，方可办理调离手续。 附件四重庆永荣矿业有限公司档案库房管理制度1、库房内严禁烟火，不准存放易燃、易爆品、食品和其他物品，并备有足够的消防器具。2、档案库房的钥匙应妥善管理，不准随身携带。3、库房内应保持清洁，整齐，设置必要的防护用具，做好防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光工作。4、档案库房应与办公室、阅览室分开，无关人员严禁入内。5、库房内档案框架的排列、编号要符合要求，每间档案库房必须有档案存放示意图。6、各类档案按公司档案分类细则要求和归档文件整理要求排放，整齐有序。7、每日定时测定库房内外的温、湿度，适时通风或开空调、去湿机，使库内温度趋于1424，湿度趋于4560。 并做好温、湿度记录。8、下班时关好门窗和电源，9、每年“五一”和国庆节前对库藏档案的数量和安全状况进行检查，做好记录，发现问题及时处理。附件五重庆永荣矿业有限公司档案鉴定销毁制度1、企业档案鉴定小组由分管档案工作的领导，总工程师、资产财务部长、办公室主任、档案管理人员和有关专业人员组成。2、鉴定档案采用直接鉴定法，依据档案保管期限表、会计档案管理办法确定档案保管期限。3、鉴定档案必须慎重，从严掌握，介于留存与销毁之间的档案应从留存。4、每次鉴定工作结束，应写出鉴定报告，并在案卷目录上和卷内目录上注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名，交注明鉴定日期。5、对保存期满的档案及时进行鉴定，并造具档案销毁清册，提出销毁报告，经分管负责人批准，并报公司备案，销毁会计档案必须报公司批准。6、销毁档案，应指定两人送保密纸厂监销，并在销毁清册上签字。附件六重庆永荣矿业有限公司档案统计制度1、 档案统计工作的基本内容是：档案管理基本情况统计、档案数量统计、提供利用及其效果的统计等。2、建立档案统计台帐，做好原始记录，做到各类档案数据准确，帐物相符。3、上报统计报表要及时，统计数据要以原始记录为依据，做到准确、及时、齐全、可靠，质量符合要求。4、建立档案归档、移出登记薄和借阅登记薄，利用效果登记薄。做到家底清楚，心中有数。附件七重庆永荣矿业有限公司档案保密制度1、档案的密级依据中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守国家秘密法及有关档案密级划分规定划定。2、每五年对档案密级进行一次清理，审理、解密、降密、升密工作，报保密委员会审批。3、凡属秘密档案和划入控制使用范围的档案，除主管领导、直接办理工作人员外，原则上不借用，特殊情况必须经办公室主任或分管领导批准后方可借阅。不得擅自开放或者扩大利用、接触范围。4、外单位借阅密级档案或划入控制范围的档案，必须持单位正式介绍信，注明借阅目的和查阅范围，经办公室主任和分管领导审核批准后，方可在档案室内查阅，但不能借出。附件八重庆永荣矿业有限公司科技档案修改、复制制度1、修改已归档的图纸要持有经领导批准的图纸修改、补充通知单。2、修改已归档的科技文件材料，必须是该项目本身有改变才能修改，另外的工程采用时不允许修改。3、修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”，杠改时应在修改处划上红线，注明修改人姓名和修改日期。4、修改内容较多时，应重新出新图代替，原来的图纸作废，新图列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的图号，根据需要另行保管。5、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号，原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。6、修改文字材料，同修改图纸一样处理。7、档案管理人员对档案的修改工作进行监督，所有档案人员应严格按制度办事，不得随意更改档案。8、本单位新建工程需要利用底图复晒兰图时，应登记在“底图复制登记薄”上。9、外单位利用底图复制兰图时，要持有注明复晒理由，份数的正式介绍信，经办公室主任批准，密级档案须经总工程师批准，方可借出复制。附件九档案科科长岗位职责1、具体组织全公司的科技、文书、会计、声像档案管理工作，贯彻执行上级关于档案工作的方针政策。2、拟定全局性的档案工作计划、总结及文件材料。3、组织拟订全局性的档案工作制度。4、组织全公司档案人员培训和业务学习和进行档案业务指导。5、对文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、检查和监督。6、组织全公司的档案工作检查。7、负责全公司的档案统计汇总工作。8、办理上级交办的有关档案工作事务。附件十科技档案管理人员岗位职责 1、收集、整理公司机关各部室形成的科技文件材料，并对各部室科技文件材料的形成、积累、归档工作进行指导、检查和监督。2、对归档的科技文件材料进行系统整理、分类、编目和排列。3、负责公司机关科技档案的保管、统计和利用、鉴定工作，编制科技档案检索工具，编辑档案资料。4、负责矿产单位、撤销单位科技档案的保管、统计、鉴定和提供利用工作。5、负责全公司随机设备档案的收集和传递工作。6、参加科研课题鉴定、工程项目竣工验收工作，负责科研、基建项目文件材料的收集、归档工作。7、参加公司各单位科技档案工作的指导、检查与监督；参加培训公司档案人员。参与拟定科技档案工作制度。8、办理领导交办的有关事务。附件十一文书档案管理人员岗位职责1、负责对公司机关各部室文件材料的收集、积累、归档工作进行业务指导、检查和监督。2、负责公司机关的文书档案、声像档案的收集、整理、保管、统计、和提供利用工作。3、负责破产单位、撤销单位文书档案、声像档案的保管、统计、鉴定和提供利用工作。