样板房物资管理办法.doc

全面质量管理体系作业指导书文件编号XJC-XR-03版 本 号1生效日期2010-7-1样板房物资管理办法 修改状态修订情况生效日期IIIIIIIVV起草职务日期部门负责人职务日期主管领导职务日期签发职务日期样板房物资管理办法1 总则1.1 目的为了加强所有项目样板房物资管理，确保样板房物资安全及有效使用和运作，结合公司现状，特制定本制度。1.2 适用范围121本管理办法适用于协信控股集团城市建设开发有限公司开发建设（以下简称为： 开发公司）的所有项目。 122开发公司的会所、售楼部、样板房及外卖场中布置的物资参照本规定执行。13定义131样板房物资： 指在项目样板房中布置或摆放的所有物品。含样板房硬、软装的所有部分，例如（家电类物品：电视、空调、冰箱、微波炉、洗衣机、热水器、吸尘器等；家俱类物品：茶几、床、沙发、床头柜等；灯具、龙头、浴盆等五金及洁具类物品；装修物品和实物模型：壁画、挂毯、服装、餐具、及其他各类物资。但不包含样板房内日常清洁维护和接待使用的消耗用品及租用的各类植物。14责任部门141景观装饰组1411 负责根据设计方案提出采购申请；1412 负责样板房物资的采购与摆放；1413 负责对样板房采购物资的验收；1414负责在工程实施完后组织相关部门进行物资移交工作。1415负责提供所购物资的采购明细表、发票及照片、移交清单的电子文档和纸质资料（包括软装、硬装及五金等所有资料）合同副本交公司行政人事部、财务管理部、集团资产管理部门、项目物业管理处、项目销售部备案。142 财务管理部1421负责样板房物资的帐实核对，会同行政部对样板房物资进行定期或不定期的盘点；1422 负责对样板房物资的购建、转移、调拨、报废等进行相应的帐务处理；1423参与样板房物资出售（含内部出售）的价格核定。1424参与样板房工程实施完成后或样板房展示前物资移交工作。143 集团资产管理部门1431负责组织每半年一次的样板房物资盘点；1432参与样板房工程实施完成后或样板房展示前物资移交工作；1433 负责对样板房物资的购建、转移、调拨、报废等进行相应的监督管理；144 行政人事部1441负责样板房物资的归口管理；1442负责建立样板房物资台账和日常登记，确保帐实相符；1443负责办理样板房物资调拨（转移）、封存、报废（出售）等手续并执行；1444负责组织样板房物资的出售价格制定；（若样板房物资与样板房一并销售时样板房物资的价格由项目营销部负责组织制定）1445负责检查样板房物资的使用、维护和管理情况并提供指导；1446负责组织样板房物资的定期或不定期的清查盘点，编制盘点报告上报公司领导。1447参与样板房工程实施完成后或样板房展示前物资移交工作。1448在样板房物资与样板房同时销售定价前负责对样板房物资进行清查盘点。1449在样板房出售而样板房内物资未出售时，负责与销售部、项目物管处一起进行物资盘点，并将物资移交项目物管处暂时保管，行政部办理物资处置手续，必须在6个月内完成资产处置。145项目销售部14.51提出样板房需求；14.52参与样板房物资的价格审核、采购与摆放；14.53负责将样板房物资委托项目物业管理处进行管理，并同时移交样板房物资清单的电子文档和纸质资料。1454在样板房物资与样板房一并销售时样负责样板房物资出售的定价。1455参与样板房工程实施完成后或样板房展示前物资移交工作。1456 参与样板房出售而样板房内物资未出售时的物资盘点及移交工作。1457每周至少清点一次样板房物资。如发现物品遗失或毁损，应及时向行政人事部进行信息备案。146项目物管处1461负责对样板房物资在未移交前分批到场的物资协助保管。1462参与样板房工程实施完成后或样板房展示前物资移交工作。1463负责对样板间物资的日常管理,及时对样板房内物资进行清洁维护、协助保养、维修等工作；此过程产生的费用由开发公司支付。1464在项目销售部将样板房物资委托管理后，负责对样板房物资每月进行清查盘点，每月10日前根据样板房台帐，填报样板房物资管理表，报送行政部和财务管理部，及时反映样板房物资的调动、损坏、丢失情况。1464公司销售部门提出一定期限使用样板房的需求后，应及时办理样板房物资移交工作，项目物管处对该样板房日常清洁及监督保管工作。1465在样板房出售而样板房内物资未出售时，负责与销售部、项目物管处一起进行物资盘点，并在行政部和销售部移交管理责任后对物资进行暂时保管，保管期限不超过6个月。2分则21样板房物资的购置211景观装饰组根据公司及营销管理部提交的项目室内装饰设计建议书内容，编制项目装饰设计任务书提交设计单位作为设计依据，进行招标，景观装饰组根据设计单位的报价组织招标。招标结果报景观装饰组第一负责人及相关部门及领导审批，2.1.1.1 软装设计会审：设计公司需从方案汇报审批通过到配合现场布置交付使用，依据完成施工图所确定的软装物品类型、形式、数量、尺寸等进行设计工作；景观装饰组负责提供软装设计阶段需要完成家具、灯具、布艺、地毯、装饰画等准确选型的各物品详细照片配图、编制计划说明报财务管理部、风险控制部审批通过。（外资公司还需报资金审批通过）212营销管理部在软装结束后提出部分修饰需求时，景观装饰组根据需求物品的金额和种类决定采用零星采购或者设计公司的方式，并应填写样板房物资采购审批表，按样板房物资采购审批流程审批后，组织营销管理部、开发公司相关部门共同执行。212 研发管理部在组织采购时应尽量采用定点采购、比价采购、招标采购等方式。213外地采购样板房物资进行招标时应有两个以上公司参与，以比价方式购买。研发管理部负责提供两家以上设计公司的设计方案与报价表后，由开发公司成本管理部负责比价，并最终确定供货单位。具体要求按集团招投标管理办法执行。22样板房物资的验收与领用221样板房物资到货后，由研发管理部统一填写样板房物资验收明细清单（附照片的电子文本），样板房工程完成后或样板房开放前由研发管理部组织通知并组织公司行政部、财务管理部、集团资产管理部门、销售部及项目物管处进行验收。222样板房物资验收明细清单一式六联，经验收人员签字确认后，一联由研发管理部留存，另五联分别交开发公司行政部、财务管理部、集团资产管理部门、销售部及项目物管处存档。223样板房物资若分批到达时,研发管理部将已到达物资先点交给项目销售部，由项目销售部委托项目物管处协助保管。待物资到齐后工程实施完成时，由研发管理部组织相关部门统一办理验收手续。2 24样板房物资的验收、移交和托管同时进行,即验收完毕后,样板房物资正式移交项目销售部, 项目销售部同时委托物业管理公司保管。225样板房物资在验收时如发现有遗损现象，景观装饰组应承担赔偿责任。23样板房物资的调拨与转移231研发管理部根据设计方案提出采购申请后，可根据实际情况对库存和在用物资进行转移和调拨，并负责填制样板房物资转移（调拨）单，经调入调出部门与相关领导签字确认后执行。232样板房物资转移（调拨）单一式四联。第一联和第二联留存调出、调入部门；第三联和第四联分别交公司财务管理部及行政部存档。233样板房物资移交之后，样板房物资在样板房间之间的转移，销售部可以根据实际需求来进行，并与项目物管处办理移交手续。在转移后的次月10日前将转移物资清单由交接双方签字后报公司行政部、财务管理部。234 物资移交过程中，如相关部门不按制度规定办理物质的调拨与转移，则该部门对此次样板房移交物资的保管与保全负全部责任；如发生物资的损坏及遗失，则必须承担赔偿责任，赔偿价格不低于该物品价值的30%。235 样板房物资的实际管理部门对样板房物资的调拨和转移负监督和管理责任。如因调拨与转移的管理不善导致样板房物资的损坏及遗失，则必须承担赔偿责任，赔偿价格不低于该物品售价的10%。2.4 样板房的整改241营销管理部在软装结束后提出更改软装布置需求后，景观装饰组根据需求提供新的设计方案，根据实际情况对库存和在用物资进行转移和调拨；如无可用的调拨物资，则根据样板房物资采购的流程进行采购。242景观装饰组在整改结束后，需组织相关部门再次进行物资移交，此物资移交流程同前期移交流程一致。需凭相关部门签字手续，方可在财务管理部报销。243景观装饰组在移交时负责提供所购物资的采购明细表、照片、移交清单的电子文档和纸质资料（包括软装、硬装及五金等所有资料）交公司行政部、财务管理部、集团资产管理部门、项目物业管理处、项目销售部备案。244景观装饰组在整改结束后，如果没有组织移交工作且不移交相关物资资料，则景观装饰组对该样板房物资的保管及保全负全部责任。如发生物资的损坏及遗失，则必须承担赔偿责任，赔偿价格不低于该物品价值的30%。245 样板房物资的实际管理部门对样板房的整改过程负监督责任。在整改结束后，应及时与相关部门办理移交手续，如因监督不力导致样板房物资的损坏及遗失，则必须承担赔偿责任，赔偿价格不低于该物品价值的10%。25样板房物资的封存、出售/ 内部出售与报废251实景样板房出售前，项目销售部组织公司行政部、财务管理部与项目物管处对样板房物质进行清点，应将样板房物资打包整体出售，原则上不得将样板房内物资分开出售。若因特殊情况需分开出售时,项目销售部应提出书面申请,经集团领导批准后方可执行。252临时样板房需要拆除前，销售部需提前十五个工作日以书面方式知会公司行政部，由公司行政部组织研发管理部、财务管理部、集团资产管理部门、项目销售部、项目物管处等相关部门对样板房物资进行鉴定,如可留待以后再用的，由公司行政部办理相关资产转移手续，并填制样板房物资封存清单，经公司分管领导审批后对样板房物资进行封存。考虑到样板房本身的展示性，原则上样板房物资采取内部出售方式，一般不再二次使用。由财务部对负责内部出售的样板房物资进行定价。253不再留用的物资，在样板房在未拆除完毕之前，仍由项目销售部委托项目物管处对样板房物资进行保管。由行政部部及时提交内部出售申请,按样板房物资报废（出售）审批流程/集团固定资产管理流程进行审批后，进行内部出售。在样板房拆除时都还未能完成内部出售的样板房物资由项目销售部负责办理相关移交手续，填写样板房物资转移（调拨）单，将样板房物资交各项目物管处暂时保管，保管期限不超过6个月，行政部必须在6个月内完成资产处置。254整体或分开出售样板房物资时,公司财务管理部应根据物资状况及当前市场情况提出处理价格建议,原则上先对公司内部销售，销售结束后再进行对外销售，原则上处理时间不能超过6个月。销售价格由财务部应根据物资状况及当前市场情况提出处理价格建议。255封存的样板房物资必须切断电源、水源、气源，贴上封存标志。电器物品需在封存前确定性能，并将性能状态标识在封存标识上。封存的样板房物资应存放在项目物管处指定库房内，由项目物管处负责保管。256样板房物资需要报废时，由公司行政部填写样板房物资报废（出售）审批表。按集团样板房物资报废（出售）审批流程进行审批后，由行政部组织财务部、集团资产管理部门参与进行内部出售或报废处理。26样板房物资的保管与维护261样板房物资的使用说明书、保修卡及相关技术资料等，由实物最终保管人负责保管，便于物资的维修及三包期内的服务。262样板房物资的管理人或使用人，应按照使用说明书正确操作，严格执行安全操作规程，严防样板房物资的损坏、丢失。出现因客户原因造成的物资损坏、丢失的情况，及时上报销售部并填写报损表交销售经理签字确认。263因下列原因之一，造成样板房物资损坏、丢失的，为责任事故:(1) 不按技术操作规程操作；(2) 不熟悉样板房物资的工作原理和技术性能进行操作；(3) 擅自拆卸或改装样板房物资，致使其损坏；(4) 擅自将样板房物资挪作自用者；(5) 样板房物资管理人员工作不负责任，各项手续未按规定办理；(6) 部门之间未办理相应手续就转移样板房钥匙及管理责任；(7) 其他原因造成样板房物资损坏、丢失的。264凡属责任事故造成样板房物资损坏、丢失的，应按同类物品时价赔偿现金，同时追究当事人和有关负责人的责任。如系部分损坏或短缺，经修配后尚能完好使用的，可按实际修配费用赔偿现金。如引起伤亡或造成重大损失的，还应追究法律责任。事故责任者为一人以上的，须分清责任大小，分别承担。265样板房物资的维修由项目销售部委托项目物管处组织维修。项目物管处无法完成维修且物品保修期限已过，由外部资源维修所产生的维修费用由开发公司支付。2.6.6各样板房饰品部分报损率不能超出购买饰品总价的10%，若超出10%由项目物管处按30%实际赔付；若每年报损率不足10%。则按30%奖励项目物管处。27样板房物资的盘点清查2.7.1为保证样板房物资的安全与完整，公司行政部部需定期或不定期组织相关部门对样板房物资进行清查盘点，原则上每半年1次，年度内盘点次数应不少于2次。272物资盘点清查工作由公司行政部部会同财务部，组织销售部、项目物管处及相关物资管理部门参加。清查盘点工作应包含帐帐核对，帐实核对，即行政部与财务管理部及项目销售部、项目物管处的台帐核对，台帐与实物核对。2. 7. 3盘点清查工作完成后,由行政部在10个工作日内提交盘点报告。报告内容包括：盘点时间、盘点人员、盘点范围、盘点结果、处理意见。报告中对盘点清查中发现的账实不相符及盘盈、盘亏和坏损情况应作详细说明，并责成物资管理部门负责人查明原因，然后提出处理建议。274盘点报告经公司总领导批准后，由公司行政部部督促相关部门在15个工作日内完善相关手续，进行处理。275公司财务管理部应按会计制度规定对盘盈、盘亏的样板房物资在10个工作日进行相应的帐务处理。28样板房物资采购、报销、报废（出售）等操作流程281样板房物资采购审批流程（见流程图）281.1景观装饰组业务经办人根据设计方案提出申请，提交的项目室内装饰设计建议书内容，编制项目装饰设计任务书提交设计单位作为设计依据，进行招标，研发管理部根据设计单位的报价组织招标。招标结果报景观装饰组第一负责人及相关部门及领导审批，详细审批流程见流程图。281.2由景观装饰组根据历史数据和市场调研情况，确定需采购物资的初步采购价；28.1.3公司行政部会同景观装饰组根据采购清单，确认库存或在用物资可否调用，审批完成后交财务部；28.1.4财务管理部进行资金审核，准备协调所需采购资金，并对目标成本进行审核；281.5开发公司总经理审批，交景观装饰组执行采购。282样板房物资报销审批流程(见流程图)282.2景观装饰组应在完成样板房物资完整移交,并完成移交手续后方可启动该样板房物资费用报销或合同结算工作。28.2.3样板房物资费用报销由景观装饰组业务经办人按集团报销管理流程填写报销单，交公司行政部、财务管理部、销售部及物管处验收签字后发，交财务管理部对金额进行核对，予以报销。若有异议返景观装饰组进行完善。28.24开发公司总经理审批后，财务管理部在5个工作日内完成帐务管理，行政人事部在5个工作日内完成固定资产入库管理。283样板房物资报废（内部出售）审批流程（见流程图）。2831样板房物资需要报废或内部出售时，由公司行政部填写样板房物资报废（出售）审批表，经部门经理审核，交相关领导审批；2832财务管理部对处理价格进行审核；2833总经理审批，按集团固定资产管理流程审批完成后由公司行政部会同开发公司财务管理部共同执行。284样板房物资日常管理、维护要求2841样板房物资管理人、使用人不得私自使用样板房内的家具、电器，不得使用样板房内的展示物资或为客户提供的食品；2842样板房物资管理人员不得在样板房内吸烟、吃零食；2843开放期间的样板房应每日定时进行打扫、时时保持整洁；苗木供应商应定期进行样板房的动、植物养护；2844暂关闭未销售的样板间应采取防尘措施，应每周通风、打扫清洁一次2845已封存的样板间，除采取防尘措施外还应每月通风一次、打扫清洁一次；2846样板房物资未按公司流程规定，不得私自外借；2847样板房钥匙管理应实行登记制度，不得私自配置。3相关管理流程图及管理表格1样板房物资采购审批流程图2样板房物资报废（出售）审批流程图3样板房物资报销审批流程4样板房物资采购审批表5样板房物资移交验收清单6样板房物资封存清单7样板房物资调拨（转移）单8样板房物资报废(出售)审批表9样板房物资盘点清查表4 附则1本制度由行政人事部制订，由行政人事部负责解释和修订。2本制度自发布之日起执行。附件1：样板房物资采购审批流程图附件2：样板房物资报废（出售）审批流程图附件3：样板房物资费用报销审批流程附件4：样板房物资采购审批表申请部门申请人项目名称需