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采购人员的基本知识 张学良 2 采购人员的基本知识培训 采购人员须熟练掌握采购的基本知识 以更好地进行采购工作 3 采购工作的十点要领 1 采购和利润的关系2 采购及采购管理的目标3 采购的基本要点4 采购工作的基本规则5 比价方法 原则及方式6 分解供应商报价的因素7 与供应商谈判的要领8 设计有效地谈判方案9 谈判中发问与倾听的技巧10 应对供应商涨价的策略 4 一 采购和利润的关系 有数据表明 产品与服务的采购 占企业高达50 80 的支出 因此 降低采购成本就成为提高企业利润的重点 首先我们看一个案例 假设某公司购进50000元的原材料 加工成本为50000元 若销售利润为10000元 需实现销售额110000元 则利润率为10 如果保持利润率10 不变 将销售利润提高到15000元 那么销售额就需实现165000元 这意味着公司的销售能力必须提高50 这是非常困难的 但是 假设加工成本不变 我们可以通过有效的采购管理使原材料只花费45000元 节余的5000元就直接转化为利润 从而在110000元的销售额上把利润提高到15000元 可见 合理的采购能起到增加企业利润的作用 一方面可以降低成本 另一方面可使销售额成倍地增长 如表1 11所示 5 表1 11采购对利润的作用 二 采购及采购管理的目标 1 采购与采购管理的区别采购与采购管理是两个不同的概念 两者的区别 如1 12所示 表1 12采购与采购管理的区别 7 2 采购及采购管理的目标 1 采购的目标 物料采购目标是在全球范围内 在合适的时间 以合适的质量 向合适的供应商采购 为客户提供合适的产品 具体如表1 13所示 8 续表 9 2 采购管理的目标 采购管理的目标是提高采购效率 确保采购质量 加强采购监督 降低采购成本 具体如表1 14所示 三 采购的基本要求为获取更好的产品价格和服务 采购管理人员和采购须注意以下采购要点 如表1 15所示 续表 12 供应部 生产部 公司高管 实验室 财务部 销售部 技术部 采购在组织结构中的地位供应部在企业中属于支持性部门 应与其他部门保持密切的协助关系 具体如图1 16所示 13 下面做具体说明 如表1 17所示 14 续表 15 四 采购工作的基本规则 采购工作有一定的规则 也就是原则问题 在采购工作中 应遵循以下基本原则 五不 采购原则 即无计划不采购 三无 产品不采购 名称规格不符不采购 无资金来源不采购 库存已超储积压的物资不采购 同等条件 六优选 采购原则 即在同等条件下 质优价低优选 本单位优选 近处单位优选 老供货商优选 直接生产单位优选 信誉好单位优选 五适 采购原则 即适时 适质 适量 适价 适地采购 具体如表1 18所示 16 表1 18 五适 采购原则 17 五 比价的方法 原则及方式 一 比价的方法 原则及方式比价是在询价的基本上 对供应商报价进行全面分析和比较 从而确定一个最优的价格性能比 1 比价的方法采购比价应采取成本分析 价格分析等方法 如表1 19所示 18 比价过程可利用比价议价记录表进行记录 如表1 20所示 19 2 比价的原则 比价时 须遵循以下4条原则 质量相同价格优先原则 价格相同质量优先原则 质量 价格相同 售后服务优先原则 质量 价格 服务相同 品牌信誉优先原则 3 比价的方式比价时 报价的供应商须超过3家 比价的最低价须低于采购人的预算 同时比价数额不可过大 不同的物资 其比价的具体方式不同 如表1 21所示 20 表1 21比价的具体方式 21 六 影响供应商报价的因素影响供应商报价的因素 如表6 01所示 22 续表 影响供应商报价的因素会随着时间的变化而变化 采购员应了解只要因素有何动态以及预测趋势如何发展 23 七 与供应商谈判的要领1 选择合适的谈判时机需考虑一下因素 如7 01所示 表7 01选择合适的谈判时机需考虑的因素 24 续表 25 2 选择最佳的谈判模式采购价格的谈判模式包括口头谈判和书面谈判两种模式 采购人员应注意选择最佳模式 如7 02所示 表7 02采购价格谈判的模式 26 续表 27 3 掌握价格谈判的流程采购价格谈判的流程 如图7 03所示 28 八 设计有效地谈判方案 1 做好谈判规划一个有效地谈判方案 要求必须在谈判前做好谈判规划 包括预测 学习 分析和谈判策略四项内容 1 预测 谈判预测包括以下内容 如表8 01所示 29 表8 01谈判预测的内容 30 2 学习谈判模式从所获得的信息或资料中学习谈判的问题 对象及内容 是价格谈判的关键 这些信息和资料的内容如表8 02所示 31 续表 32 3 分析 分析供应商的报价系统 找出价格谈判的突破口 具体内容如表8 03所示 33 4 谈判策略 制定不同情况下的谈判策略 以便沉着应对 表8 04为谈判时应注意的一些策略及其应对方法 表8 04谈判的策略 34 2 指定谈判方案谈判方案包括确定谈判目标 规定谈判期限 拟定谈判程 安排谈判人员和选择谈判地点五个方面内容 如图8 05所示 35 九 发问与倾听的技巧 掌握发问与倾听技巧可获得平时无法得到的信息 有利于促进采购谈判的成功 1 发问的技巧发问是使采购员 多听少说 的一种最有效的方法 谈判中须掌握下发问技巧 如表8 06所示 36 37 续表 2 倾听的技巧在面对面的谈判场合中 运用一定的技巧去倾听 能获得更多的信息 在谈判中倾听的技巧 如表8 07所示 38 39 十 应对供应商涨价的策略 谈判过程中 可能由于种种原因 供应商提出涨要求 面对这种情况 采购人员首先应分析供应商涨价的原因 进而找到应对策略 1 供应商涨价的原因供应商涨价的原因如表10 01所示 40 41 2 应对策略针对以上供应商涨价的原因 采购商可采取以下策略 1 采用灵活的谈判策略进行谈判 谈判中 面对供应商的涨价要求 采购人员可采取以下策略 如表10 02所示 42 续表 43 2 采用新材料 新工艺 减少原材料的消耗和浪费 利用其先进设备和工艺 转向生产科技含量的其他产品 加大新产品研发 通过推出新产品 不断提高产品竞争力和产品价格 以转嫁生产成本 弥补原材料涨价 成本增加给企业经营造成的不利影响 通过改进设备 新设备及新技术的引入 简化工艺流程 缩减生产周期 降低企业自身成本 3 与供应商建立双赢的战略合作关系 与供应商建立双赢的战略合作关系 使采购价格在一定时期内保持不变 同时 采购商可在其他方面辅助供应商降低其成本 4 寻找 开发新的替代成本 44 十 运用非价格因素进行谈判应注意的问题 非价格因素是指除价格以外的因素 包括技术 品牌 质量 产品性能 售后服务等方面 这些因素可以为产品带来更多的附加值 例如 供应商售价过高时 采购人员可针对其他非价格部分要求获得补偿 例如 要