《计算机应用基础》word改版.doc

3.7.1 行政管理13.7.1.1公文排版13.7.1.2组织结构图的制作83.7.1.3 制作和打印请柬93.7.1.4 制作常见会务标识103.7.2 人力资源123.7.2.1 考勤管理文件中的编号与纵横混排123.7.2.2 招聘试卷中的选项快速排版143.7.2.3 中英文职位对照表快速排版153.7.2.4 员工手册里的样式和多级编号163.7.3 经营管理173.7.3.1 涉外合同里中英文内容的合并与分离173.7.4 金融财会193.7.4.1 打印工资条193.7.5 文教出版203.7.5.1 制作电话簿的索引和目录203.7.5.2 制作试卷的密封线233.7.5.3 数学测试卷中的公式25附录127【查找内容】里的特殊字符27【替换为】里的特殊字符28附录2 Word中字号、磅、毫米之间的对应值2929第3章 Word2003文字处理3.7 Word2003的应用3.7.1 行政管理3.7.1.1公文排版按发文与收文对象间关系的不同，可将公文分为上行文、下行文和平行文。对于这些公文的版面都有详尽的规范化要求。“GB-T 9704-1999国家行政机关公文格式”（以下简称“GB”）是专门针对公文（包括上行文、下行文和平行文）的国家标准。其中，上行文和下行文的发文和收文对象之间是上、下级的关系，“GB”对它们的眉首做出了一些较特殊的要求；平行文所针对的收文对象是与行文对象同一级别或是公司、机关内部使用的文件，因此在版面上要求相对简单，但也需遵守相应的规范。在“GB”中将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分，置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。如图所示。眉首主体主体版记文档编辑区（版心）右边距（即：翻口）下边距（即：地角）上边距（即：天头）左边距（即：订口）GB公文规范各公文通用规范页面要求纸张标准A4纸，即210mm297mm公文用纸天头（上边距）37mm1mm下边距=297-上边距-225公文用纸订口（左边距）28mm1mm版心尺寸156 mm225mm（不含页码右边距=210-左边距-156）页码距版心7mm下边距-7每页行数22行每行字符数28个汉字正文要求字号3号字体仿宋体眉首的规范发文机关标识文字上边缘至版心上边缘80mm（上行文）；25mm（下行文和平行文即段前间距的值，行距固定值22毫米） 字体小标宋体颜色红色文字大小小于22 mm15mm（高宽1磅=0.353毫米；1毫米=2.835磅，字体高度决定字体大小，计算得字体大小62.37磅，取正设为62磅，字体高度/宽度决定缩放比例，文字的高、宽比为15mm22mm0.68，因此标识文字的缩放百分比应为68%。）段落对齐居中发文字号位置标识下空2行字体仿宋体字号3号段落对齐居中发文字号下的反线位置距发文字号下边缘4mm颜色红色尺寸与版心等宽，即156mm主体标题位置反线下空2行字体小标宋体字号二号段落对齐居中行距二号字高度加二号字高度的7/8主送机关位置标题行下空1行段落对齐左对齐正文段落缩进左空2字符成文日期位置右空4字符版记主题词位置左对齐字体“主题词”三个字用黑体，其他用小标宋抄送段落缩进左、右各缩进1字符第2行内容对齐第1行抄送机关名称印发机关和印发日期段落缩进左缩进1字符右缩进1字符，印发日期右对齐所有项目下加反线，长度为贯穿版心页码字号四号格式数字两边加“-”位置单页右侧缩进1字符，双页左侧缩进1字符数字两边的横线距离版心7mm注：对字体、字号没有做特殊要求的，均按三号仿宋体设置。例1.对文档“关于建立技术培训学校的请示”的上行文进行排版。第1步，进行页面设置。注意：对版心（即页面中间录入文档内容的区域）尺寸的设置可能需要进行计算。（1）在【页边距】选项卡中设置上、下、左、右页边距分别为：【上】37mm【下】297mm-225mm-37mm=35mm【左】28mm【右】210mm-156mm-28mm=26mm（2）【纸张】选项卡中选择【纸张大小】为A4。（3）【版式】选项卡中设置页码（即页脚）距纸张下边界的距离为35mm-7mm=28mm，以满足页码距版心为7mm的要求。 （4）【文档网格】选项卡中【指定行和字符网格】设置每行28字符，每页22行。单击【字体设置】按钮，在【字体】对话框中选择字体为仿宋体，字号为三号。【注】：以上设置为标准公文页面规范，若需经常制作标准公文，可在【文档网格】选项卡中单击【默认】按钮，将上述设置好的文档保存到word的默认模板“Normal.dot”中，以后新建的空白文档的页面将会自动被设置为标准公文的页面。可以将它保存为一个模板，比如gongwen.dot，以后使用：文件-新建-本机现有模板gongwen.dot-第2步，对发文机关标识的设置。（1）将发文机关标识文字的字号设为62磅。1磅=0.353毫米；1毫米=2.835磅。据此计算出标识文字的字号应为22mm2.835=62.37磅，因“GB”中要求标识文字高度要小于22mm（62.37磅），所以应设为62磅。文字颜色设为红色。（2）将标识文字字体设为“小标宋体”（需安装“方正小标宋简体”字体）。（3）将标识文字的缩放百分比设为68%。因“GB”中要求文字的高、宽比为15mm22mm0.68。（4）设置标识文字段前80毫米，行距22毫米，居中。第3步，制作发文字号下的反线。选中发文字号所在的行，在【格式】/【边框和底纹】对话框中，给此段下面加一条红色1.5磅的单线，然后再单击【选项】按钮，打开【边框和底纹】对话框，在【下】的后面录入【4毫米】。例2.对文档“关于建立技术培训学校的批复”的下行文进行排版。对于下行文眉首而言，除了发文机关标识文字的段前间距需设置为25毫米外，其余的规定与上行文相同。下面仅就主体、版记和页码进行设置。第1步，设置主体内容格式。在【字体】和【段落】对话框中按规范要求设置字体和段落的相关格式。需注意标题段的行距应设置为【固定值】41.25磅或14.56mm。因二号字对应的磅值为22磅（字号和磅值的对应关系可参看附录2）或7.766mm，计算得行距为：（1+78）22=41.25磅 或 （1+78）7.766mm=14.56125mm。第2步，制作版记文本的缩进。标准公文的版记都位于整个公文的最后一页，版记的最后一行要素位于公文（不含附件）最后一页的最后一行。一般情况下版记分为三个部分：主题词、抄送、印发机关和印发日期。（1）主题词部分按要求设置字体。（2）抄送部分的字体、字号与正文相同。将此段落左、右缩进1字符，悬挂缩进3字符。（3）印发机关和印发日期的处理。首先，输入印发机关名称和印发日期“省人民政府2007年12月2日”，将此段的左、右各缩进1字符，将光标置于在“府”字后按下Tab键，插入一个制表符。然后，选中该制表符（或将光标置于“府”和“2”之间），打开【格式】/【制表位】对话框，在【制表位位置】下的框中输入【27字符】，【对齐方式】选择为【右对齐】，单击【设置】按钮确认此制表位，如图所示。【确定】后就能看到印发日期自动右对齐了。【注】因为标准公文中一行是28个字符，此行右缩进了1个字符，所以从页面最左边到需要对齐的右缩进位置处正好是第27个字符。第3步，用绘图工具中的直线制作主题词下方的反线。不能采用眉首处的边框制作方法，因版记中设置了左右缩进。（1）用绘图工具栏中的直线工具在主题词段落的下方画一条直线。注意：画直线后，会看到线条所在的段落前面出现“”的标记，它是图形的锁定标记，表示图形将随所对应的段落移动而移动。【注】：需在【工具】/【选项】中的【视图】选项卡中将“格式标记”全部显示出来才能看到图形的锁定标记。（2）在直线上双击，打开【设置自选图形格式】对话框，在【大小】选项卡中将直线的宽度设为156毫米（因为版心宽度为156毫米）。（3）进入【版式】选项卡，单击【高级】按钮打开【高级版式】对话框，在【图片位置】选项卡中，【水平对齐】设为左对齐，【相对于】【页边距】；【垂直对齐】下选择【绝对位置】为【段落】，【下侧】设为【10毫米】（因上行文的版心高度为225mm，22行/页，一行高度为225mm2210mm）；勾选【锁定标记】复选框（将反线的“”标记锁定在“主题词”段落）。（4）选中反线，按住Shift键（让复制的线条与原线条保持垂直对齐），按住鼠标右键拖动到抄送段落的下方。【下侧】设为【30毫米】（即距离主题词段落的距离）。（5）同样的方法，将线条再复制一次，放到印发机关和印发日期下方即可。第4步，制作标准公文页码。（1）单击【插入】/【页码】，在【页码】对话框中，设置【位置】为【页面底端（页脚）】，【对齐方式】为【外侧】。单击【格式】按钮，设置“-1-，-2-，-3-”格式的页码。（2）设页码字号为四号。（3）选择【文件】/【页面设置】，进入【页面设置】对话框的【版式】选项卡，勾选【奇偶页不同】复选框，将页码设为奇偶页不同。（4）在奇数页页脚中，选中页码所在的图文框，打开【图文框】对话框，水平位置录入【25字符】，垂直位置录入【227毫米】，完成奇数页的页码居右空1个字符。（5）在偶数页页脚中，选中页码所在的图文框，打开【图文框】对话框，水平位置录入【1字符】，垂直位置录入【227毫米】，完成偶数页的页码居左空1个字符。例3.利用双行合一制作联合发文。在工作中，有时因处理某件事情会涉及多个部门，故这些部门会联合在一起，以其中一个部门为主来下发文件，对于这种多部门联合发文的情况，在下发的公文眉首要同时反映出多部门的名称。与单一部门的发文相比，联合发文的不同之处在于眉首中发文机关标识名称的制作。双行合一的方法适用于联合发文的部门仅为两个的情况。第1步，在文档中录入发文机关标识文字“市物价局市教育局文件”，选中这些文字后，单击菜单【格式】/【中文版式】/【双行合一】，打开【双行合一】对话框，确定即可。第2步，按前面所讲的设置眉首中发文机关标识的方法，对标识文字进行字体、字号、居中、段前空等设置。【注】：如果两个发文机关标识的字数不同，则在【双行合一】对话框中，使用空格对字数较少的标识文字进行调整，如图所示。例4.用表格制作多部门联合发文。第1步，在文档中插入一个9行2列的表格，将第2列单元格合并，分别录入相关文字。第2步，选中第1列，单击【格式】工具栏上的（分散对齐）按钮，设置第1列中所有单元格中的文本分散对齐。然后设置文本的字体、字号等。第3步，选中表格，选择菜单【格式】/【边框和底纹】，将边框设置为【无】，取消所有边框线条。3.7.1.2组织结构图的制作组织结构图是一种用于显示结构、明确层次和隶属关系的示意图，其应用范围非常广泛，无论是在公司、单位，还是在机关、部门，都有它的用武之地。组织结构图通常是以树状图形来展示各个层次的关系。例如下图所示即某公司的组织结构图。第1步，选择菜单【插入】/【图示】，选中左上角的“组织结构图”后确定，会在文档中插入一个按标准版式生成的双层组织机构图，并自动打开“组织结构图”工具栏。第2步，单击第2层中3个自选图形里任意一个的边框线，以选中该自选图形，按Delete键将其删除，此时，Word会自动选中余下2个自选图形之一，再按一次Delete键。这样，原来第2层的三个图形就只剩下一个了，也就完成了组织结构图第2层的创建，如图所示，第3步，单击选中第2层组织结构图，再单击【组织结构图】工具栏上的“插入形状”按钮旁的下拉小箭头，从打开的列表中选择“下属”即可实现组织结构图第3层的创建。如图所示。第4步，重复第3步操作，创建出组织结构图的第4层自选图形。其版式效果为【右悬挂】。如图所示。选中第3层的图形，单击【组织结构图】工具栏上的【版式】按钮，从下拉列表中选择“标准”，如图所示。这样就将第4层的版式改成跟前3层相同了。第5步，用第4步的方法创建组织结构图第5层的一个图形，然后将其选中，再单击【组织结构图】工具栏上的“插入形状”按钮旁的下拉小箭头，从打开的列表中选择“同事”即可。按F4可重复插入“同事”的操作，直到创建好组织结构图第5层的7个“同事”图形。第6步，选中第5层左边第一个图形，插入“下属”图形，用此方法对第5层的每个需要添加下属的自选图形分别进行设置，完成整个组织结构图的创建。3.7.1.3 制作和打印请柬例1. 分栏制作左右折页的开幕请柬。第1步，设置请柬的页面。打开【页面设置】对话框，进入【纸张】选项卡，选择纸张大小为【B5 182257mm】；然后进入【页边距】选项卡，首先设置【方向】为【横向】，再设置【上】、【下】页边距的值为“30毫米”，【左】、【右】页边距的值为“15毫米”。第2步，单击菜单【格式】/【分栏】命令，在【分栏】对话框的【预设】下选中“两栏”，选中“栏宽相等”，【间距】设为30毫米。【注】因为左右页边距的值是15毫米，将分栏间距设置为左右页边距值的两倍，这样请柬折叠后的页面就会基本对称，整体效果更好。例2. 拼页制作上下折页的开幕请柬。第1步，设置请柬的页面。打开【页面设置】对话框，进入【纸张】选项卡，选择纸张大小为【B5 182257mm】；然后进入【页边距】选项卡，在【页码范围】下的【多页】后单击下拉小箭头，单击选中列表中的【拼页】，再设置【页边距】的【外侧】和【内侧】值为15毫米，【左】和【右】的值为30毫米。【注】：此时的页面只有正常B5一半大小。因为设置了拼页效果，Word将一个竖向页面拆分成了上下两部分，且这两部分可以作为两个页面进行排版，只有在执行打印命令时，Word才会将它们合并成一个页面进行打印。即编排的两页页面实际上只能算是一页，在打印时，这两页将被同时打印在一张B5纸上。使用【拼页】命令也能制作左右折叠的请柬，只需在【页面设置】对话框中将页面方向设为横向即可。第2步，利用竖排文本框制作“乐山大佛”印章。第3步，利用表格或文本框制作竖排文字。第4步，制作竖向文本中的横向数字。选中竖向的数字“2007”，单击菜单【格式】/【中文版式】/【纵横混排】命令。第5步，在其他计算机上直接原样打印请柬。在【打印】对话框中勾选【打印到文件】复选框，在弹出的对话框中选择好保存位置和文件名，确定后将在所选路径下生成一个后缀名为“*.prn”的文档。将此文档拷贝到装有打印机的电脑上，在文件上点右键，选择【打印】命令即可在没有安装Office的计算机上原样打印。3.7.1.4 制作常见会务标识1. 座位签的制作会议上的座位，通常都有面对面的座位安排，打印这种座位签时，与会人员的名字也一定要对着打印才行，以保证自己和对面的人都能看到正常显示的名字。第1步，在文档中插入一个6行1列的表格，在2、5行单元格中输入“XX中学2011年教师节座谈会”，在1、6行单元格中输入“领导席”，将3、4行空出来以增加2、5行之间的间隔距离。第2步，将第一行中的“领导席”三个字选中，设置字号为107磅，单击菜单【格式】/【中文版式】/【纵横混排】命令，将单个文字从横向变为纵向。如图所示。第3步，再次选中“领导席”三个字，选择菜单【格式】/【文字方向】，在【文字方向】对话框中选择第2行第1个选项框，将文字整体逆时针旋转90，如图所示。第4步，选中“领导席”三个字，选择菜单【格式】/【字体】，在【字符间距】选项卡中，将缩放比例重新设为100%，最后对表格边框和行高列宽进行设置即可完成。2. 特大字的打印一般会议都会在主席台上拉一个横幅，上面的字都很大，一个字的幅面通常为一张A3纸的大小，但打印机通常打印A4大小的纸张，为此可采用将一个字分开打印在两张A4纸，然后将两张纸拼合起来，实现用普通A4纸打印特大字的效果。第1步，新建空白文档，用插入艺术字的方法制作一个“欢”字。将其文字环绕方式设置为浮于文字上方。第2步，按住Shift键，配合鼠标将艺术字“欢”按锁定长宽的形式放大，直至“欢”字的上下字边距离页面仅1厘米，此时将看到“欢”字横向超出了页面范围，无法完整显示出来，如图所示。第3步，按Ctrl+Enter键生成新的一页（即第2页），将“欢”复制到第2页，要保证“欢”字在第1页中未显示到页面范围内的右侧部分能完整显示在页面内。如图所示。第4步，重新选中第1页的艺术字“欢”，在字上点右键，选择菜单【设置艺术字格式】，在对话框的【版式】选项卡中，单击“高级”按钮，在打开的【高级版式】对话框中，选择【图片位置】选项卡，将【水平对齐】设为相对于页边距左对齐，【垂直对齐】设为相对于页面居中，完成对第1页艺术字“欢”的设置。第5步，用第4步的方法设置第2页的“欢”，只是将【水平对齐】设为相对于页边距右对齐。所有设置都完成后，将这两个“欢”字打印出来，然后粘合到一起，一个用于横幅的特大字就完成了。3.7.2 人力资源3.7.2.1 考勤管理文件中的编号与纵横混排无论做什么工作，都需要遵守相应的考勤制度，下面以某公司考勤管理制度文件为例介绍关于编号和纵横页面共存的排版。1. 标题字符宽度的控制文档的标题有两行，第2行的文字内容较少，文字都聚在行的中间，看上去不突出。要将第2行文字均匀地间隔开，可以使用【调整宽度】来实现。操作：选中第2行文字，单击菜单【格式】/【调整宽度】命令，在【新文字宽度】后输入“10字符”，确定。如图所示。效果可参看“考勤管理制度_已排版.doc”文件。2. 用查找替换快速删除手工编号在此管理制度中的各个条款，若采用手工编号，当对制度进行修改时，增减条款或改动条款的位置都将引起编号的调整，因此，使用自动编号会给文档修改带来方便。要删除已有的手工编号，可使用查找替换的方法来实现。按Ctrl+H组合键，打开【查找和替换】对话框，单击【替换】选项卡，在【查找内容】中录入“第0-91,2条”，在【替换】框中什么也不录入，勾选【使用通配符】复选框。单击“全部”替换按钮完成手工编号的删除。【注】：“0-9”表示所有阿拉伯数字，“1,2”指前面的数字出现的次数为1次到2次，整个查找内容解读为：查找“第”1个或2个数字“条”的内容，代表空格。特殊字符的含义参见附录1。3. 给条款添加自动编号方法1. 一次性给所有条款添加自动编号。第1步，选中所有需要添加自动编号的段落，选择菜单【格式】/【项目符号和编号】，在对话框中选择【编号】选项卡，Word会自动选中一种编号形式。第2步，单击“自定义”按钮打开【自定义编号列表】对话框，在录入框中删除编号“1”后的小数点“.”，然后在编号“1”前录入“第”，在编号“1”后录入“条”。第3步，在【制表位位置】和【缩进位置】处都录入“3.5字符”。【注】：设置的【制表位位置】即设置条款编号后正文的起始位置，【缩进位置】实际是设置该段的悬挂缩进位置。方法2. 先完成第1个条款的编号添加，然后通过“格式刷”设置其他条款。双击“格式刷”按钮可以反复使用。4. 正文与附件页码独立编号。页码作用范围默认是全文，当某些页需要单独设置页码时，需要在文档中插入分节符，才能单独对这一节的每一页设置不同的页码。文档“考勤管理制度_已排版.doc”中，前两页的正文部分有页码，后两页的附表部分没有页码，设置方法如下：第1步，给全文页脚处加上形式为“-1-，-2-，-3-”的居中页码。第2步，将光标定位到正文的最后，即“第15条”的段末句号后，单击菜单【插入】/【分隔符】命令，在对话框中选择【分节符类型】中的“下一页”选项，如图所示。确定后将在光标所在位置处插入一个分节符。第3步，双击第3页的页码，进入页眉页脚的编辑状态，在【页眉和页脚】工具栏中的（链接到前一个）按钮上单击，如图所示，令按钮弹起（非选中状态），这样就断开了前后两节间的链接关系。【注】：页眉页脚状态下的这种链接关系，也就是一种前后继承的关系。当处于链接状态时，后一节将继承前一节的各种设置，包括页眉页脚中的段落、编号、图片等；当处于断开链接状态时，前后两节就能互不影响的独立进行设置。第4步，删除第3页的页码。5. 设置纵横混排的页面在制作文档时，有时会遇到在一篇文档中既有竖向页面，又有横向页面的情况，且页码还要求连续编号，又要让不同页面方向的页码都出现在同一位置。对于此类排版，可以通过分隔符轻松实现。以文档“考勤管理制度_纵横混排.doc”为例，文档的第3页“临时外出申请单”样表采用横向页面，而其他页面保持竖向不变，可以通过如下操作实现。第1步，将光标定位到第2页文本结尾处，单击菜单【插入】/【分隔符】命令，在对话框中选择【分节符类型】中的“下一页”选项。确定后将在光标所在位置处插入一个分节符。第2步，将光标定位到第3页文本结尾处，重复第1步插入分隔符。第3步，将光标定位到第3页中的任意位置，选择菜单【文件】/【页面设置】，在【页边距】选项卡中，选择页面方向为“横向”，应用于“本节”。6. 纵横混排页面中页码位置的统一若此文档要求连续编号，且无论纵横页面的页码位置都要求在装订后出现在同一位置，可执行以下操作。第1步，给全文页脚处加上形式为“-1-，-2-，-3-”的右对齐页码。第2步，双击第3页的页码，进入页眉页脚的编辑状态，在【页眉和页脚】工具栏中的（链接到前一个）按钮上单击，断开前后两节间的链接关系。第3步，进入第4页的页码，同样断开前后两节间的链接关系。第4步，返回第3页，选中页码所在的图文框，将其拖动到第3页左边距范围内的正文最底部。第5步，更改文字方向。3.7.2.2 招聘试卷中的选项快速排版现在的试卷大都采用标准化试题，即以选择题为主。无论是单选还是多选，都会有多个备选的选项，这些选项的排列是否美观、合理，也就成为试卷排版的关键。下面以一份招聘试卷为例，介绍选项均排的方法。1. 在除“A”以外的选项前加制表符为了让选项合理排列，就必须有一个将它们划分开来的标记，下面就来给选项间添加制表符，对选项加以分隔。因原文档中的编号和文本之间有“、”（顿号）、“”（全角）和“.”（半角）三种，所以要先将“.”（半角）和“、”（顿号）找出来替换为“”（全角），再将所有的除“A”以外的选项和“”（全角）替换为制表符。（1）打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框输入“(A-Z).”，在【替换为】框输入“1”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成10处替换。【注】：目的是将半角的“.”替换成全角的“”。输入“1”表示表达式“1”，即查找中的“A-Z”。（2）在【查找内容】输入“(A-Z)、”；【替换为】输入“1”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成92处替换。【注】：目的是将将所有编号后的“、”替换为全角的“”。（3）在【查找内容】输入“B-Z”；【替换为】输入“t&” ，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成90处替换。【注】：目的是查找从B到Z所有后面带有全角“”的大写英文字母，替换为加了制表符的字母。“t”代表制表符，“&”代表查找到的内容。2. 在书写答案的括号中间增加空白文档中用于填写答案的括号内都未留出书写的位置，且括号也是全、半角不一，下面将括号统一为全角括号，并在括号中留出书写的位置。注意，组成括号的前括号和后括号必须在同一行内，不能出现前括号在一行的末尾，而后括号在下一行的开头。打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】输入“()”；【替换为】输入“（ssssssss）”，取消【区分全/半角】选项的勾选。“全部替换”后完成30处替换。【注】：“（ssssssss）”：全角括号中间留出空白，“s”代表不间断空格，意思是在此前后的字符必须保持在同一行内。3. 实现选择题选项的对齐方法（1）用制表符实现前面已经在各题的选项编号前添加了制表符，下面就可以利用这些制表符给文档设置制表位，让各题目的选项对齐制表位以实现选项的对齐排列。第1步，全选所有选择题后，在【查找内容】输入“A*13”；勾选【突出显示所有在该范围找到的项目】，勾选【使用通配符】。单击“查找全部”按钮后，将找到30个与此条件匹配的项，这样就选中了试卷中所有选项段落。关闭对话框。【注】：目的是查找以大写字母A加一个全角“”开头的段落，直至段落标记“13”，并把这些段落选中。第2步，选择菜单【格式】/【制表位】，设置在10字符、20字符、30字符处加上左对齐制表位，确定。（2）用表格实现在除“A”以外的选项前加上制表符后，选中选项所在行，单击【常用】工具栏中的“插入表格”按钮，可利用表格框线实现对齐。用此方法将所有选项都加上表格。再单击【格式】工具栏中的“格式窗格”按钮，在【网格型】下选择“选择所有30实例”，将边框设为无。（3）用分栏实现在执行了统一选项编号与文本之间的分隔符后，在【查找内容】输入“B-Z”；【替换为】输入“p&”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成90处替换。【注】：目的是查找从B到Z所有后面带有一个全角“”的大写英文字母，在查找到的内容前加上段落标记。“p”代表段落标记，“&”为查找的内容。然后选中选择题1的4个选项，分成4栏，其余根据选项内容的多少，决定分栏的栏数。3.7.2.3 中英文职位对照表快速排版作为人事工作人员，对行业里各个职位的中英文名称应该了如指掌，下面介绍如何将尚未分段的连在一起的文本进行排版。1. 用查找替换对连续文本快速分段使用查找替换命令让Word对这篇连成一片的文档进行分段，使每一个职位的中英文对照文本成为一个段落进行排列。打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“(一-龥) (A-Z)”，在【替换为】框中输入“1p2”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成77处替换。【注】：“一-龥”（龥读y）表示所有中文字符，用括号括起来表示将查找到的内容视为一个表达式；“A-Z”表示所有大写英文字母，用括号括起来表示第2个表达式；整个查找内容是查找中文字符与英文字母之间有一个空格的内容。“一-龥”或“一-”（读do）表示所有CJK统一字符（通常指中文字符），可以使用菜单【插入】/【字符】得到。“1p2”表示将第1、2个表达式之间的空格替换为“p”段落标记。“1”表示查找中的第1个表达式，“2”表示查找中的第2个表达式。2. 有选择的替换空格文档中所有的英文职位名称与中文职位名称之间都用一个半角空格进行分隔，现在要将此半角空格换成制表符，而文档中英文单词与单词之间的半角空格确需要保留，要实现这一要求，可以使用查找替换。打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“(!一-龥) (一-龥)”，在【替换为】框中输入“1t2”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成80处替换。【注】：目的是将非中文字符和中文字符之间的半角空格替换成制表符，以便后面将文本转换成表格。“!一-龥”表示非中文汉字。3. 将两段合并成一段前面将一个职位名称作为一个段落进行了排版，而最终结果要在一个段落（一行）里显示两个职位名称。因此需将现有每两个职位名称段落合并成一个段落，并在合并后的两个职位名称之间添加一个制表符。由于所有职位是分3个部分排列的，在最终完成后仍然要保留这3个部分的划分，因此不能对整个文档进行查找替换，只能对各部分职位分别进行查找替换。先选中“行政部分”下的各个职位段落，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“(*)13(*13)”，在【替换为】框中输入“1t2”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成9处替换，不要搜索文档其余部分。【注】：目的是将查找中的第1个段落标记替换成制表符“t”，其他内容保留。“13”表示段落标记，因在勾选了【使用通配符】复选框后，Word的查找内容里就不能识别段落标记“p”了，所以若需查找段落标记则必须使用ASCII码中段落标记的代码“13”，“*13”则代表一个段落。不关闭【查找和替换】对话框，选中其余部分职位的内容，进行相同替换。全选文档，用鼠标在水平标尺上单击，设置3个制表位，并调整好它们的位置。4. 将文档中所有英文与中文之间的空格替换成制表符首先，在每部分职位文本的组后手工添加两个半角空格，即在“打字员”、“仓库经理”、“辅导教师”的后面手工录入两个半角空格。然后，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“(!一-龥) (一-龥*) (!一-龥)”，在【替换为】框中输入“1t2t3”，勾选【使用通配符】。“全部替换”后完成80处替换。5. 选中每个部分的文本内容，将文本转换成表格。6. 统一文档中所有的表格样式单击【格式】工具栏上的（格式窗格）按钮，打开【样式和格式】任务窗格，将光标定位在任意表格内，这时样式列表中【网格型】样式处于选中状态，用鼠标单击旁边的下拉小箭头，选择【修改】命令，在对话框里单击“格式”按钮，对表格的边框和底纹进行设置。3.7.2.4 员工手册里的样式和多级编号员工手册是公司的行为规范和准则，代表着公司的形象，在制作时应更注意其美观性和规范性。下面以“员工手册_未排版.doc”文档为例，介绍员工手册的规范化排版。1. 用查找替换快速设置手册样式样式是一系列格式命令的集合，从样式可以派生出很多个格式。样式可以修改、复制，自建的样式还可以新建或删除。1.1修改Word的内置样式【标题1】所包含的格式。单击【格式】工具栏上的（格式窗格）按钮，打开【样式和格式】任务窗格，将鼠标移到【标题1】样式上，单击旁边的下拉小箭头，选择【修改】命令，在对话框里设置字体为黑体，字号为四号，字形为加粗，段落对齐方式为居中，段前和段后都设为0.5行。1.2 对一级标题“第N章”应用【标题1】样式。打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“第?章”，将光标定位在【替换为】框中，单击“格式”按钮中的“样式”命令，在“替换样式”对话框中选中【标题1】样式，确定。1.3 给文档中的二级标题“1.、2.、3.、”应用“标题2”样式。在【查找内容】框中输入“0-91,2.”，将光标定位在【替换为】框中，单击“格式”按钮中的“样式”命令，在“替换样式”对话框中选中【标题2】样式，确定。1.4 给文档中的三级标题“1.1、1.2、1.3、”应用“标题3”样式。在【查找内容】框中输入“0-91,2.0-91,2*13”，将光标定位在【替换为】框中，单击“格式”按钮中的“样式”命令，在“替换样式”对话框中选中【标题3】样式，确定。1.5 给文档中的四级标题“1.1.1、1.1.2、1.1.3、”应用“标题4”样式。在【查找内容】框中输入“0-91,2.0-91,2.0-91,2*13”，将光标定位在【替换为】框中，单击“格式”按钮中的“样式”命令，在“替换样式”对话框中选中【标题4】样式，确定。1.6 给没有编号的段落设置段落格式。将光标定位在任意一个没有编号的段落里，在右键菜单中选择“选择格式相似的文本”，将首行缩进设为2字符。1.7 手册总标题和前言的排版选中手册第1、2行（即手册的总标题段落），设置字体为方正小标宋简体，字号为一号，字形为加粗，效果为阴影，段落对齐方式为居中，无首行缩进。单独选中标题第2行，设置字体为小初，单击菜单【格式】/【调整宽度】命令，在【新文字宽度】后输入“6字符”，确定。同理，分别给“前言”段落、欢迎词段落以及董事长落款段落设置字体和字号等。2. 自动给带样式的文本添加多级编号选择菜单【格式】/【项目符号和编号】，进入对话框的【多级编号】选项卡，打开【自定义多级符号列表】对话框。对每一级编号进行设置后，在下方的【将级别链接到样式】列表中选择相应的标题，即第一级选择【标题1】，第二级选择【标题2】，3. 删除手工编号（1）打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“第?章”，【替换为】框中不输入，单击【不限定格式】按钮，完成对手工录入的“第?章”的删除。（2）在【查找内容】框中输入“0-91,2.”，【替换为】框中不输入，单击【不限定格式】按钮，将删除文档中原来的二至四级标题编号里的“1.、2.、3.、”编号。（3）在【查找内容】框中输入“0-91,2”，【替换为】框中不输入，单击【不限定格式】按钮，将删除文档中原来的二至四级标题编号里的“1、2、3、”编号。（4）在【查找内容】框中输入“”（全角空格），【替换为】框中不输入，单击【不限定格式】按钮，将删除文档中所有的全角空格。3.7.3 经营管理3.7.3.1 涉外合同里中英文内容的合并与分离掌握一种方法，了解其他几种方法1. 中英文资料的分离以文档“涉外合同书.doc”为例。方法1. 利用表格排序的方法实现分离第1步，将文档中空白段落去掉。打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“pp”，在【替换为】框中输入“p”。【注】：“pp”表示两个连续的段落标记，其中的第2个“p”就是空白段落。同样地查找两个连续的手动换行符可表示为“ll”，其中的第2个“l”就是空白换行符。将“pp”替换为“p”表示将两个段落标记替换为一个段落标记，即删除了空白段落。第2步，将文本转换成表格，注意【文字分隔位置】选择【段落标记】。第3步，在表格左侧添加一列，清除自动编号。第4步，在第1列第1个单元格中输入“1”，在第1列第2个单元格中输入“2”，选中这两个单元格复制，再选中第1列，粘贴后将序号填充到所选单元格。第5步，全选表格，按列1的数字升序排序。第6步，删除第1列后，选中表格，将表格转换成文本，以【段落标记】作为【文字分隔位置】。方法2. 奇偶段落法分离中英文资料第1步，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“(*13)*13”，在【替换为】框中输入“1”，勾选【使用通配符】。单击“全部替换”按钮后Word将自动删除所有偶数段而保留奇数段落。【注】：“(*13)*13”表示查找包含任意字符（即“*”）的2个段落（使用通配符查找时“13”表示段落标记），其中第1个（奇数）段落用“（）”括起来，表示该查找的内容被“1”所返回，它在替换过程中被保留，而第2个（偶数）段落内容则在替换过程中被删除。第2步，将替换结果（仅英文资料）另存为一个新的文档。第3步，撤销上一步的替换操作，恢复替换前的文档状态。第4步，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“*13(*13)”，在【替换为】框中输入“1”，勾选【使用通配符】。单击“全部替换”按钮后Word将自动删除所有奇数段而保留偶数段落。第5步，将替换结果（仅中文资料）另存为一个新的文档。方法3. 字符法分离中英文资料根据中英文的字符特点，可以分别查找以中文字符或英文字母开头的段落，进行删除。第1步，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“一-龥*13”，在【替换为】框中不输入，勾选【使用通配符】。单击“全部替换”按钮后Word将删除所有中文段落。【注】：“一-龥*13”表示查找所有以中文字符开头的段落。 第2步，将替换结果（仅英文资料）另存为一个新的文档。第3步，撤销上一步的替换操作，恢复替换前的文档状态。第4步，打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】框中输入“a-zA-Z*13”，在【替换为】框中不输入，勾选【使用通配符】。单击“全部替换”按钮后Word将删除所有英文段落。【注】：“a-zA-Z*13”表示查找所有以任意英文字母开头的段落。“a-zA-Z”可以看成是“a-z”（所有小写字母）和“A-Z”（所有大写字母）的组合，“-”中的必须以升序方式表示该范围。第5步，将替换结果（仅中文资料）另存为一个新的文档。2. 中英文资料的合并以文档“涉外合同书_英文资料.doc”和“涉外合同书_中文资料.doc”的合并为例，使用表格排序的方法实现合并。第1步，将中文资料粘贴到英文资料的最后。第2步，将文本转换成表格。第3步，在表格左侧添加一列，重新设置自动编号为1、2、3、。第4步，选中第1列第1行至37行，复制，选择【编辑】菜单中的【选择性粘贴】，再选中【无格式文本】进行粘贴，从而将自动编号转换为手动编号。第5步，选中第1列第38行至74行，复制，选择【编辑】菜单中的【选择性粘贴】，再选中【无格式文本】进行粘贴，从而将自动编号转换为手动编号。第6步，全选表格，按列1的数字升序排序。第7步，删除第1列后，选中表格，将表格转换成文本，以【段落标记】作为【文字分隔位置】。3.7.4 金融财会3.7.4.1 打印工资条当需要在Word中批量打印数据时，可以使用邮件合并功能实现。通常情况下，要实现邮件合并，需先建立两个文档：一个Word文档，即主文档（如未填写的信封、信件、请柬、成绩单等）和一个Excel文档，即包含变化信息的数据源（如信封中要填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入数据源，合成后的文件可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以邮件形式发出。如下例中对某公司多个员工工资条的打印就属于这种情况。1. 对工资表（数据源）的要求对邮件合并而言，工资表（数据源）是已经存在的。为正确实现工资条打印效果，在Excel工资表中应注意以下几个问题。（1）工资表的首行为标题行，它是后续各行的标题。（2）除标题行外的所有行均为独立的数据记录，它代表每个员工的工资清单。（3）除标题行外的每一列中的数据具有相同数据类型，如“序”列中的数据为整数型，而“姓名”列中的数据为文本型。数据源中的每一列又称为字段。（4）每条数据记录中的单元格数量均应相等，不得出现纵向合并的单元格。2. 邮件合并主文档主文档是合并文档的“模板”，它决定了合并文档每一页的框架，当主文档是一个2行10列的表格时，合并文档的每一页也是一个2行10列的表格，其格式完全等同于主文档。Word通过主文档向数据源读取数据，最终完成邮件合并的结果则在合并文档中体现。下面以制作工资条的表格为例介绍主文档的制作过程。第1步，新建空白文档，将页面设为横向。第2步，插入一个2行10列的表格，在第1行各单元格中输入标题文字。第3步，单击【视图】/【工具栏】/【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏，如图所示。第4步，单击【邮件合并】工具栏上的（打开数据源）命令，打开【选取数据源】对话框，找到“员工工资表_数据源.xls”文件，选择“工资表$”表格，确定后完成数据源的选取。第5步，将光标定位于表格第2行第1个单元格，单击【邮件合并】工具栏上的（插入域）命令，打开【插入合并域】对话框，在【域】列表（其中显示了数据源中的字段名）中选择“序”，单击“插入”按钮，插入“序”合并域，单击“取消”按钮退出。第6步，重复第5步，在表格相应位置插入所有合并域解决小数位数的办法：第一步：工具-选项-常规-打开时确认转换第二步：在确认数据源的时候，选择*DDE(*.xls)。3. 在一页上打印多条记录在主文档中，其合并后的文档的每一页只会有一个工资条，通常需要在同一页上打印多个工资条。第1步，选中表格，复制后在将光标移到表格后粘贴两次，即可增加两个工资条。第2步，将光标定位于表格第4行第1个单元格中的合并域序之前，单击【邮件合并】工具栏上的命令，在弹出的子菜单中选择“下一条记录”命令，Word将在光标处插入一个名为Next RecordWord域。第3步，重复第2步，在表格第6行第1个单元格中的合并域序之前插入Next RecordWord域。4. 查看合并记录在主文档中完成了一页打印3条记录的设置后，通常需要检查合并记录是否正确、数据格式是否正常等，此时可单击【邮件合并】工具栏上的（查看合并记录）按钮进行查看。5. 合并文档主文档设置结束且合并数据查看无误后，即可单击【邮件合并】工具栏上的（合并到新文档）按钮生成合并文档。3.7.5 文教出版3.7.5.1 制作电话簿的索引和目录一本电话簿通常包括姓氏拼音目录、姓氏索引和电话号码三个部分，下面介绍如何制作电话簿的索引和目录。1. 标记电话簿索引项（1）手动标记电话簿索引在Word中按姓氏输入电话号码，如文档“电话簿_原始.doc”中的形式。第1步，选中“B”声母中首次出现的姓氏“柏”，单击【插入】/【引用】/【索引和目录】命令。第2步，在打开的【索引和目录】对话框中单击“标记索引项”按钮，打开【标记索引项】对话框，在【主索引项】文本框中将自动显示所选文字“柏”，如图所示。第3步，将光标移到“柏”字前，输入“B：”，