第十二章 物业管理档案管理.doc

第十二章 物业管理档案管理齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。第一节 物业管理档案的概念与分类一、档案的定义档案是历史的原始记录。此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。二、物业管理档案的内容物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。三、物业管理档案的分类方法（了解）物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法有以下几种。(一)年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。(二)组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。(三)事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。物业管理企业档案的分类应根据企业自身的情况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。四、物业管理档案存放为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按分类方法进行分类存放。首先，档案应当有专门的档案室，档案室的大小应由未来档案的可能数量和一定的余量来确定。其次，要选择文件架和文件柜，物业管理公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的小型物业管理公司可以考虑采用小型文件架或文件柜来存放案卷，管理面积较大的物业公司应考虑采用更大的档案室并采用文件架存放案卷。确定了案卷存放的工具和分类方法之后，就可以根据分类方法对存放工具进行编目，即明确哪个文件架或文件柜将存放哪一类档案并作出明显的标记，以便于存放和检索取用。(1)物业承接查验期收集整理的档案是物业基础资料档案，这类档案比较重要，一般须长期存放。而且这类档案随时间推移而增减的情况不多，这类档案应专架或专柜存放。(2)物业入住期收集整理的档案是客户资料档案，这类档案存放期长，检索频度较高，随时间推移会发生有限增加，因此这类档案架或柜应留有余量。(3)物业日常管理期收集整理的档案种类繁多、情况复杂随时间推移会不断增加。一般存放期不长，会有相当多的案卷因存放到期而移出或销毁。档案案卷在进行上架排列时，物业管理档案一般应按档案案卷所反映的事件专题、重要程度和时间序列的顺序进行排列，同时要对每一案卷进行编号以固定每一案卷的具体位置，方便今后的编目和查阅。第二节 物业管理档案的收集与整理（掌握）物业管理档案的收集整理一般是按照物业管理的流程分类进行的，通常包括物业承接查验期档案、物业人住期档案和物业日常管理期档案等的收集整理。一、物业承接查验期档案的收集与整理(一)物业承接查验期物业管理档案收集的特点物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。这类档案收集的特点是：1收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；2档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业管理公司的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。例如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求较高。(二)物业承接查验期物业管理档案收集的范围物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。承接查验期所需收集资料档案的主要内容可参见表121。物业移交资料一览表表12-1分类资 料 目 录移交方备注产权资料 项目批准文件建设单位 用地批准文件建设单位 建筑开工有关资料建设单位 丈量报告建设单位技术资料 竣工图建设单位 地质勘察报告建设单位 工程合同建设单位分类资 料 目 录移交方备注 开、竣工报告建设单位 公共设备使用说明书及调试报告建设单位工程预决算分项清单建设单位 图纸会审记录建设单位 工程设计变更通知建设单位 技术核定单建设单位 质量事故处理记录建设单位 隐蔽工程验收记录建设单位 沉降观察记录及沉降观察点布置图建设单位 竣工验收证明书建设单位 钢材及水泥等主要材料质保证书建设单位 新材料及构配件鉴定合格证书建设单位 设备及卫生洁具检验合格证书建设单位 砂浆及混凝土试块试压报告建设单位 供水管道试压报告建设单位 机电设备订购合同建设单位 设备开箱技术资料、试验记录与系统统调记录建设单位验收资料 工程竣工验收证书建设单位 消防工程验收合格证建设单位 综合验收合格证建设单位 用电许可证及供电合同建设单位 用水审批表及供水合同建设单位 电梯使用合格证建设单位其他资料 移交清单及核对记录资料档案收集开始后，物业管理公司应设立资料档案收集整理工作小组，同步进行档案的文书立卷和归档整理工作。二、物业入住期档案的收集与整理(一)物业入住期物业管理档案收集的特点物业人住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主(或物业使用人)，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。其主要特点是：1本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象业主(或物业使用人)；2本阶段的档案资料收集范围是物业业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料等。因涉及业主(或物业使用人)的个人资料，其收集的范围、使用范围以及个人资料的管理等情况应向业主明确说明并加强管理，避免出现因业主(或物业使用人)个人资料泄漏导致的不必要的法律纠纷。(二)物业入住期物业管理档案收集的方式和程序物业人住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关，须同步进行。在组织接待业主(或物业使用人)人住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：1设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理；2专责工作小组按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料档案分组，并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程序。权属资料一般包括房屋产权证、购房合同复印件等。个人资料一般包括身份证和户口本复印件、联系方式等。上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。在档案资料收集后，应及时整理并归档。三、日常物业管理期档案的收集与整理(一)收集范围日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。1物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。2物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。3物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录等。(二)收集时间日常物业管理期档案的有关文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，可由企业根据自身情况来决定，除些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过1年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。物业管理公司行政管理档案由物业管理企业人事、行政等相关部门收集管理。(三)档案资料收集后的整理工作在日常业务处理工作中，由行政部门或业务部门对于需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。在每个条