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Excel培训教材V1.0编制人： 编制时间：内部资料，请勿扩散 第66页, 共65页 Excel培训教材目 录1Excel简介61.1Excel界面简介71.2输入和编辑数据91.2.1选定操作区域91.2.2定位的使用101.2.3复制、移动和删除101.2.4撤消和恢复111.2.5查找和替换111.2.6在单元格中输入数据121.2.7其他填充方式141.2.8简单的计算151.2.9相对引用和绝对引用151.2.10名称的使用161.3添加、删除单元格、行和列171.4改变列宽和行高181.5设置工作表的格式191.5.1单元格的格式设置191.5.2数据表的美化191.5.3样式的使用和设置201.5.4格式的复制和删除211.5.5条件格式的设置211.5.6隐藏行和列221.5.7拼音的设置221.5.8自动套用格式231.6改变字体231.7设置页面属性、预览和打印241.7.1打印预览241.7.2页面设置241.7.3设置打印区域291.7.4打印选项302Excel的自定义功能302.1启动选项312.2设置Excel选项312.3自定义屏幕322.3.1调色板的使用332.3.2使用全屏视图342.3.3储存当前工作簿中的视图342.4录制和使用宏352.4.1定义宏的键盘快捷键352.5保存自定义工具栏的布局362.5.1创建常规自定义工具栏363EXCEL先进的浏览和选择功能373.1移动浏览373.1.1知道所处的位置373.1.2键盘浏览383.1.3跳转到定义名称383.1.4用滚动条浏览393.2选择的技巧393.2.1Shift键的使用393.2.2Ctrl键的使用393.2.3在选区内浏览403.2.4进行选择的快捷键403.3数据输入403.3.1正确输入413.3.2从邻近的单元格复制数据413.3.3充分利用“记忆式键入”功能413.3.4自动填充424Excel先进的浏览和选择功能434.1重新整理信息434.2格式化434.3添加批注434.3.1添加批注434.3.2隐藏批注434.3.3修改批注格式444.3.4删除批注445公式和函数445.1应用公式中的函数445.1.1SUM函数的使用445.1.2AVERAGE函数的使用445.1.3MAX和MIN函数的使用455.1.4SUMIF函数的使用455.1.5SUBTOAL函数的使用455.1.6MODE函数的使用465.1.7INT函数和TRUNC函数的使用465.1.8IF函数的使用475.2公式的技巧和窍门475.2.1创建公式的方法475.2.2公式的命名的方法485.2.3隐藏公式485.2.4时间和日期的使用485.2.5数组公式的使用496图表496.1创建图表496.1.1使用图表工具栏创建简单的图表496.1.2使用图表向导创建图表496.2编辑图表506.2.1更改图表类型506.2.2更改数据系列产生方式506.2.3添加或删除数据系列516.2.4设置各种图表选项526.2.5向图表中添加文本526.3图表类型526.3.1柱形图和条形图526.3.2折线图536.3.3面积图536.3.4饼图和圆环图536.3.5XY散点图536.3.6三维图536.3.7自定义图536.4设置图表格式546.4.1设置图表区和绘图区格式546.4.2设置图表数据系列的次序546.4.3格式化图例546.5使用趋势线546.6使用误差线557分析数据557.1筛选数据557.1.1自动筛选567.1.2创建自定义筛选567.1.3使用高级筛选577.1.4在共享工作簿中保存筛选577.1.5操作数据清单的便捷函数587.2数据透视表和数据透视图587.2.1创建数据透视表587.2.2设计字段597.2.3透视数据607.2.4使用数据透视表工具栏和快捷菜单607.2.5调整数据透视表607.2.6创建数据透视图637.3共享工作薄648调试工作表648.1使用“公式审核”工具栏648.1.1从属关系648.1.2使用“公式审核”工具栏进行追踪648.1.3只想查看引用单元格？658.1.4快捷键658.2单元格错误658.2.1一般单元格错误信息的含义658.2.2追踪错误658.3单元格错误669Excel的编程功能简介661 Excel简介Excel 2000是Office 2000的一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它与文本处理软件的差别在于它能够运算复杂的公式，并且有条理的显示结果。与老版本相比，Excel 2000进一步加强了数据运算的能力及数据统计功能，使用起来更加方便快捷。针对计算机网络的飞速发展，增加了许多的网络功能，可是用户更方便地进行网络操作。电子表格的特殊性在于其中的单元格之间有着密切的联系，当一个单元格内的数据发生变动时，就有可能直接影响到其它单元格内的数据，也就是说，电子表格是一个动态表格。与Lotus 1-2-3一样，Excel集表格处理、数据管理和统计图绘制三项功能于一体（三合一）。除了能完成表格的输入、统计和分析外，还可以生成精美的报告和统计图，可以链接各种流行的PC机数据库。在美国、西欧和日本已经习惯了“一切皆表格”的思维方式。近年来Excel在我国迅速推广，已成为Word之外最常用的办公软件。1.1 Excel界面简介图1.1启动Excel后可看到它的主界面如图1.1。最上面的是标题栏，标题栏左边是Excel的图标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称，接着的连字符后面是当前打开的工作簿的名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Windows应用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单，菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以打开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来，这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在名称框里给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮：左边的错号是取消按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是输入按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是编辑公式按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。名称框下面灰色的小方块儿是全选按钮，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A、B、C.是列标，单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、3.是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是Excel的工作表区，也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如图1.2所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。 左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击Sheet2，就可以转到表Sheet2中，同样，单击Sheet3，Sheet4，都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheet1了；而且这样只是改变工作表标签的显示，当前编辑的工作表是没有改变的。图1.2界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个Lock键的状态，右边有一个“NUM”的标记，表示现在的Num lock是打开的，按一下键盘上的“Num Lock”键，这个标记就消失了，表示不再是Num Lock状态，按一下“Cap Lock”键，就显示出CAPS，表示Caps Lock状态是打开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如图1.3所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。图1.3有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮，如图1.4所示。图1.41.2 输入和编辑数据1.2.1 选定操作区域选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。图1.51.2.2 定位的使用使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“first”，然后打开“定位”对话框（可以使用快捷键Ctrl+G），可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。选择刚才设置的名称，单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择了区域名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。1.2.3 复制、移动和删除复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的Office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来。进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。 有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。1.2.4 撤消和恢复如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。1.2.5 查找和替换下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。有这样一个表，我们要把其中的 “可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。1.2.6 在单元格中输入数据我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。按F2键可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。1.2.7 其他填充方式用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：选中要填充的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，在上面输入“1”，下一个单元格输入“2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值，然后选中要填充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等比数列”，步长值设置为“2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了等比数列。如下图：使用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话，就要用到这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列”对话框中设置步长和终值。如下图：1.2.8 简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。1.2.9 相对引用和绝对引用随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。下面讲一下“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”之间的区别。在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。 原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。1.2.10 名称的使用命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：在编辑栏中直接输入公式“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。1.3 添加、删除单元格、行和列对工作表的结构进行调整，可以插入行、列、单元格。右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了，然后就可以输入数据了。插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。1.4 改变列宽和行高调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。这样自动设置，比自己拖动简单多了。我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。 选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。 列宽的设置：打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。 选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。1.5 设置工作表的格式1.5.1 单元格的格式设置格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。合并后的单元格还可以分开。打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。1.5.2 数据表的美化我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设置好了。接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色。单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。1.5.3 样式的使用和设置Excel中有很多预先设置好的格式，基本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用：先将单元格的格式设置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，对话框中前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容；我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框，选择工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打开“样式名”下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮，样式就应用了过来。样式建立以后是可以修改的：打开“样式”对话框，选择要修改样式，单击“更改”按钮，可以打开“单元格格式”对话框，在这里对样式中的格式进行设置就可以了。1.5.4 格式的复制和删除我们前面给单元格设置了很多种的格式，比如字的大小、字体、边框和底纹、数字格式等，这些都是可以复制的，也是可以删除的。选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。1.5.5 条件格式的设置条件格式就是根据不同的条件设置格式。隐藏行和列有时一个表太长或太宽，我们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看：例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。1.5.6 拼音的设置在Excel中可以给中文设置拼音。选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可以了。打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选择“显示或隐藏”命令单击，可以显示或隐藏单元格的拼音信息。1.5.7 自动套用格式“自动套用格式”可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及明细数据的具体情况，然后统一对它们的格式进行修改。Excel一共通过“自动套用格式”功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应用和三维格式等6大类、20余种不同的内置格式集合，每种格式集合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐方式、行高、列宽等设置项目，完全可满足我们在各种不同条件下设置工作表格式的要求。具体来说，利用“自动套用格式”功能快速格式化Excel工作表的格式，可采用如下步骤：选定需要套用格式的工作表范围（用户若不事先选择套用范围，则Excel将自动对整个工作表的格式进行设置）。执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。在参考“示例”栏所显示格式样式的基础上从“格式”栏中选择合适的工作表格式集合。单击选项按钮，然后从弹出的“应用格式种类”对话框中选择允许采用该种格式集合中的那些不同格式项目。单击确定按钮，关闭“自动套用格式”对话框。这样，我们就完成了利用“自动套用格式”快速地为Excel工作表定义格式。当然，自动套用格式之后，我们仍可按照正常方法对这些工作表的格式进行修改，应用非常灵活。另外，用户若对Excel自动套用的格式不满意，则可采用下述方法将工作表的格式恢复到“自动套用格式”之前的状态：选择含有要删除自动套用格式的区域，执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，从弹出的“自动套用格式”对话框的“样式”栏中选择“无”选项，单击确定按钮后，关闭“自动套用格式”对话框。1.6 改变字体选中要改变字体的单元格，然后选择“格式”菜单，单击“单元格”项，会显示如下的窗口：然后选中“字体”页面，在此配置页面中就可以设置字体了。也可以在工具栏中直接设置字体格式，主要工具见下图：1.7 设置页面属性、预览和打印1.7.1 打印预览一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到页面设置功能。1.7.2 页面设置选择“文件”菜单，单击“页面设置”，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮，这样就可以了。可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了。这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了。我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡，单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果。页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框，可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框；单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。现在我们看这个表：单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。 由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的页中就都标题了。1.7.3 设置打印区域在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据：选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印出来的只有刚才选择的区域。单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令就可以将设置的打印区域取消了。1.7.4 打印选项打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了，第一个用处就是：在这里我们可以设置一次打印几份工作表。 在对话框中的“份数”栏的“打印份数”输入框中输入“3”，单击“确定”按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还可以设置其它的一些选项，比如，可以设置打印开始和结束的页码，在“范围”一栏中选择“页”项，然后在后面填上开始和结束的页码就可以了；再就是可以设置打印时是打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。另外的一个用处：单击“取消”按钮回到编辑状态，选中全部的工作表，然后选中当前编辑的工作表的一部分，打开“打印”对话框，选择“打印”为“选定区域”，然后单击“预览”按钮，可以看到打印的是所有工作表中当前选择的部分。2 Excel的自定义功能与Word相比，Excel提供的自定义选项较少，但用户仍可以自如地操作程序运作的方式及其在屏幕上的样式，或许更重要的是，在新的工作簿中，用户可以轻松享用它自动添加的信息、格式以及各种特殊的功能。2.1 启动选项如果经常用到一个或多个工作簿，那么，当启动程序时就可以用Excel直接打开它们，只需把工作簿的快捷方式（或者工作簿本身）添加到XL Start 文件夹中（使用“开始”“搜索”“文件或文件夹”来找到它）即可。如果其他的文件夹更加合适，或是要在网络中自动打开储存好的工作表，就将其完整的路径输入到“启动时打开此项中的所有文件”框中，以进行定位。这个位置位于“工具”“选项”对话框中的“常规”选项卡里。每次启动时Excel就会同时打开位于用户指定的文件夹以及XLStart文件夹中的文档。这个文件夹可以放置共享的工作簿，这样每个使用者就不再需要一个单独的副本。可以将工作区文件放置在启动文件夹中，这亲就能同时打开上次使用过的一组工作簿（关于工作区文件的详细内容将会在第24章中进行介绍）。要确定在启动文件夹中只放置工作区文件，而不要再放置工作簿的快捷方式。储存在启动文件夹中的Excell模板显示在“文件”“新建”对话框里的“常用”选项卡中，与Templates文件夹中的模板放置在一起。2.2 设置Excel选项正如Word一样，Excel的“工具”“选项”对话框是配置程序的主要控制面板。如图所示：“选项”对话框中的设置分别放置在13个选项卡中。稍后我们会介绍其中的一些选项，其他的的与在Word 中的对应项功能一样，但仍有一些问题值得注意。“常规”选项卡提供了多种影响整个程序操作的设置：建议将“使用的工作列表”设置为最大值9。这样就可以用快捷菜单选项再次快速打开文件，而不用再借助“打开”对话框。可以把放置在每个新建工作簿中的空白工作表的数量设置为最大值255。然而设想一下，如果将其设置为1（对于许多用途，一个工作表就足够了），这样就能够节省内存和磁盘空间，用户也能在需要时随时添加更多的工作表。这里指定的“用户名”也会应用于其他的Office应用程序。“123的帮助”选项卡中的设置主要是为使用户能在Lotus 1-2-3和Excel之间轻松转换而设计的。然而自从Excel赢得了电子表格软件的统治地位以后，使用这些选项的人就将越来越少了。但是如果要与其他使用Excel早期版本或者不同程序的人共享文件，“将Excel文件保存为”的设置就会非常有用。2.3 自定义屏幕在“工具”“选项”对话框中，“视图”选项卡里的绝大部分控件都是用来自定义Excel显示方式的。这其中绝大多数设置都不用解释，只有少量需要介绍一下：要控制在屏幕上显示哪些Excel用户界面的元素，可以使用“显示”和“窗口选项”中的设置。不论打开的是哪一个窗口，4个“显示”选项都应用于整个Excel。而“窗口选项”中的设置只应用于当前的工作表或制图表，或者当前的工作簿。选择“自动分页符”，会显示由点组成的横线，意味着打印时当前页面会从这里分开，管用户是否已经改变了Excel自动设置的分布符。这不影响分页符在“分页符预览模式”中的显示（详细内容请参见第25章）。如果选择了“零值”，每个包括零值的单元格中就会出现一个0。否则，即便已经键入了0，Excel也会显示该单元格是空的。要改变工作表（不是工作簿）网格线的颜色，可以从“网格线颜色”下拉菜单中进行选择。“对象”中的设置可以控制图表、用绘图工具栏创建的图片、剪贴画和其他图片、文本框、按钮是否可见。选择“显示占位符”按钮会将图表和重要图片（仅仅是重要图片）显示为灰色矩形框，这样可以回忆滚动浏览，而其他对象还保持可见。另一方面，“全部隐藏”按钮则会隐藏包括屏幕上和打印工作表上的所有类型的对象。2.3.1 调色板的使用Excel限制用户只能将56种不同的颜色应用于工作表上显示的对象。然而可以自定义调色板，使用系统中任何可以得到的色彩替换调色板中的单个色彩。可以使用“工具”“选项”对话框中的“颜色”选项卡来修改调色板。要指定一种新颜色，应先选择一种颜色，然后单击“修改”按钮，会随之显示需要的对话框。“图表填充”和“图表线条”中的颜色是Excel自动应用于图表元素的前8种色彩；剩下的40种颜色可用于普通用途。“重新设置”按钮会把56种颜色都恢复为默认色彩。Excel将当前调色板和工作簿一起保存。使用“复制颜色来自”下拉列表，可以从任何打开的工作簿复制调色板。要改变新工作簿使用的默认调色板，可以改变默认或自定义工作簿模板的调色板。当在工作表元素上应用颜色时，实际上将调色板的颜色位（而非颜色本身）赋予给元素。改变调色板，被赋予了调色板颜色位的元素也会相应的改变颜色。在使用不同的调色板的工作簿之间复制元素，它们的颜色也随之改变。2.3.2 使用全屏视图如果需要更多的空间来查看数据，可以选择“视图”“全屏显示”来隐藏标题栏、工具栏和状态栏。Excel的“全屏显示”视图与Word 中的完全不同。首先，它不会删除菜单栏；其次，Excel不需要用宏来隐藏“全屏显示”工具栏。因此这个工具栏虽然很小但却有些碍事，用户可以单击工具栏右上角的“关闭”使它消失不见。在全屏视图下单击Esc键不会返回到“普通”视图；相反，必须选择“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”，或再次单击“视图”“全屏显示”才能返回普通视图。2.3.3 储存当前工作簿中的视图保存视图是为了记录工作表当前状态，以便以后打开视图能够回到原来的设置。除了“工具”“选项”对话框中的“视图“选项卡中的设置以外，视图还能储存隐藏的行、列和表格，筛选设置以及打印设置。设置完工作表的显示状态，单击“视图”“视图管理器”，然后选择“添加”，就会出现一个如图所示的对话框：键入视图的名称，选择或清除视图中可选择的选项。如果用户要包括打印设置，视图就会标明打印区域，如果没有限定，则包括整张表格。“视图管理器”定义了单个工作表的设置。当在同一个工作簿的任意工作表中打开一个视图时，Excel将激活曾定义视图的工作表。2.4 录制和使用宏在使重复作业自动化和扩大Excel的功能方面，宏起着重要的作用。在此仅介绍和Excel相关的特殊问题。2.4.1 定义宏的键盘快捷键用户可以直接在“录制新宏”对话框中为新宏指定键盘快捷键。Excel仅限于使用Ctrl和小写字母或大写字母结合一起的快捷键（Ctrl+Shift+字母）。也就是说，宏的快捷键是区分大小写的。不能在宏的键盘快捷键上使用数字、标点符号或其他符号，也不能使用Alt和功能键。要改变宏的键盘快捷键，单击“工具”“宏”“宏”对话框，并选择“选项”。2.4.2存储宏在“录制新宏”对话框的“保存在”下拉列表中选择新宏的保存位置。不论打开的是哪个工作簿，如果要总能利用到宏，就选择“个人宏工作簿”。当Excel启动时，宏存储在XL Start文件文件夹的personal.xls工作簿文件中。每当它启动时，Excel就会自动打开personal.xls，但只作为隐藏的工作簿。也可以在“保存在”中选择“当前工作簿”以将宏录制在当前工作簿中，或者选择“新建工作簿”让Excel从便笺中创建工作簿并将害放在那里。如果选择后者，需要明确的是，Excel不会提示已经产生了新的工作簿，也不会将其作为一个特殊的宏的工作簿。新的工作簿会作为Book1列在“窗口”菜单中。把宏保存在单独的新的工作簿中，这样当要使用多个工作簿，而又不想将宏应用于所有的工作簿时，这种存储就显得很有用处。2.4.3录制绝对与相对单元格引用在录制宏之前，用户应当先决定是录制绝对还是相对单元格引用。默认的情况下，Excel会跟踪录制宏时所选择的绝对单元格引用，即实际上的行和列位置。当运行录制了绝对单元格引用的宏时，无论用户事先是否已选择好单元格，宏也会这些相同的单元格。要录制相对单元格引用（而不是相对于运行宏的时候所选定的单元格），应单击“停止录制”工具栏中的“相对引用”按钮，再次单击将回复到绝对单元格引用的状态。在Excel中，可以便捷地录制绝对和相对单元格引用。在录制宏的时候，只需在适当的时候单击“相对引用”按钮。记住，当按钮被激活时，宏是在录制相对引用。2.4.4运行宏在运行宏的时候，即使宏储存在另一个工作簿中，它也在当前工作表中发挥作用。选择“工具”“宏”“宏”对话框的“执行”按钮，启动储存在“个人宏工作簿”或其他任何打开的工作簿中的宏。使用下拉菜单中的“宏”，可以决定对话框所显示的是哪一个工作簿中的宏。可以将宏指定在按钮、其他控件或任何图形对象中，这要单击这些项目时，就可以运行宏（利用“窗口”工具栏往工作表中添加控件）。当添加一个按钮时，Excel要求用户先指定或录制宏。要将宏指定到其他控件或图形中，只需从项目的的快捷菜单中“指定宏”，然后就可以指定一个已有的宏或录制新宏。宏也可以被指定到菜单和工具栏按钮中。自定义工具栏应用的基本程序大致如下：在“自定义”对话框的“命令”选项卡中选择“宏”，可供选择的宏本身并不显示在“命令”列表中。然而，还有“自定义菜单项”和“自定义按钮”两项可供选择。将任意一项拖动到工具栏或菜单的目标位置，然后使用右键单击新项目，选择快捷菜单底端的“指定宏”。2.5 保存自定义工具栏的布局首先运用一些技巧来自定义Excel的工具栏，然后就要使用这里介绍的技巧来储存自定义工具栏，以便将来使用。2.5.1 创建常规自定义工具栏Excel会自动将工具栏和菜单中的自定义保存在名为Excel.xlb的配置文件中。默认情况下，工具栏文件储存在Application Data MicrosoftExcel文件夹中。不论打开了哪个工作簿，如果要在两个或多个工具栏设置之间切换，请遵循以下步骤：建立完适合自己的工具栏后，退出Excel，这是惟一可以保存设置的途径。使用“我的电脑”或“浏览器”，重新命名Excel.xlb工具栏文件（如果要