1、office办公软件基础基础及应用.ppt

中华人民共和国国歌 Office办公软件基础知识及应用 word2003篇 中鼎咨询顾问组 山西立恒钢铁股份有限公司 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 1 1启动Word2003执行 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeWord2003 命令双击桌面上的MicrosoftOfficeWord2003图标双击Word文档图标 1Word2003概述 1 2 退出Word2003 选择 文件 退出 命令单击窗口右上角的关闭按钮双击标题栏左边的控制菜单按钮用组合键 Alt F4 1 3Word2003的窗口组成 1 4Word2003的视图方式所谓视图 就是简单查看文档的方式 Word2003向用户提供了普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式视图和文档结构视图等多种不同的视图模式 用户可以根据不同的需要选择不同的视图方式来查看文档 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 2 1新建文档1 新建空白文档新建一个空白文档常用以下几种方法 利用 常用 工具栏上的新建按钮创建新文档利用组合键 Ctrl N 选择 文件 新建 命令 弹出 新建文档 任务窗格 选择 空白文档 2Word2003的基本操作 2 利用模板创建文档具体操作步骤如下 在 新建文档 任务窗格中单击 本机上的模板 弹出 模板 对话框 从 模板 对话框的不同选项卡中选择新文档要使用的模板类型 从列表框中选定具体类型模板的图标后 单击 确定 按钮 2 2打开文档1 打开硬盘或网络上的文档 单击工具栏上的 打开 按钮 或者选择 文件 打开 命令 弹出 打开 对话框 在对话框的 查找范围 下拉列表框中 选择该文档所在的驱动器 找出文档所在的目录 单击该文档名 单击 打开 按钮即可 注意 若要同时打开多个连续的文档 可以先选定第一个文件名 然后按下 Shift 键 单击要打开的最后一个文件名 两个文件之间的所有文件将被选定 若要打开不连续的文件 先选定第一个文件 然后按下 Ctrl 键 并逐个单击其它要打开的文件名 最后单击 打开 按钮 2 打开最近使用过的文档 文件 菜单的底部列出了最近使用过的文档 单击要打开的文档名 即可将其打开 或者在 打开 对话框中单击左侧的 我最近的文档 按钮 它保存了大量使用过的文档 2 3保存文档1 保存新建文档 单击常用工具栏上的 保存 按钮 或者选择 文件 保存 命令 打开 另存为 对话框 在 文件名 文本框中输入一个新的文件名 若不输入 则Word会以文档的第一句话作为为文件名进行保存 单击 保存 按钮 2 保存已有的文档单击常用工具栏上的 保存 按钮 或 文件 菜单中的 保存 命令 则当前编辑的内容将以原文件名保存在原来的位置 3 用另一文档名保存文档 选择 文件 另存为 命令 打开 另存为 对话框 其后 操作与保存新建文档一样 4 文档的保护 选择 文件 另存为 命令 打开 另存为 对话框 单击 另存为 对话框中的 工具 按钮 从弹出的下拉菜单中选择 安全措施选项 命令 弹出 安全性 对话框 在 打开文件时的密码 和 修改文件时的密码 文本框中输入密码 选择 工具 保护文档 命令 从弹出的 保护文档 任务窗格中选择相应权限 单击 是 启动强制保护 按钮 5 设置定时自动保存选择 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 在 保存 选项卡中 进行相应的设置 如图所示 2 4关闭文档关闭文档的方法有以下几种 选择 文件 关闭 命令 单击文档窗口右上角的 关闭 按钮 按 Alt F4 组合键 在任务栏上用鼠标右键单击要关闭的文档名 在弹出的快捷菜单中选择 关闭 命令 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 3文档编辑的基本操作 3 1移动插入点利用鼠标移动插入点用键盘移动插入点 3 2字符的插入输入文档时有两种工作状态 改写 和 插入 1 插入符号具体操作步骤如下 将插入点移到要插入符号的位置 选择 插入 菜单中的 符号 命令 弹出 符号 对话框 在 符号 选项卡中的 字体 列表框中选择包含该符号的字体 选择符号表中所需的符号 单击 插入 按钮 单击 关闭 按钮 2 插入特殊符号 选择 插入 特殊符号 命令 打开 特殊符号 对话框 单击需插入的符号并确定 提示 右键单击输入法工具条右边的 软键盘 按钮 在弹出的快捷菜单中选择要插入的符号的类型 也可以利用软键盘插入一些特殊符号 如图所示 3 3文本的选定1 用键盘选定 2 鼠标选定 3 用扩展功能选定文本按下 F8 键 状态栏上的 扩展 按钮由灰色变成了黑色 表明现在进入了扩展状态 再按 F8 键 则选择了光标所在处的一个词 再按一下 选区扩展到了整句 再按一下 选区扩展成了一段 再按一下 选区就扩展成全文 在编辑区任意位置单击 或双击 扩展 按钮 退出扩展状态 3 4复制 剪切与粘贴1 复制文本 选定需要复制的文本内容 选择 编辑 复制 命令或单击常用工具栏中的 复制 按钮或按 Ctrl C 组合键 将插入点定位到想粘贴的位置 选择 编辑 粘贴 命令或单击常用工具栏中的 粘贴 按钮或按 Ctrl V 组合键 即可把所选内容复制到目标位置中 2 移动文本 选定需要移动的文本内容 选择 编辑 剪切 命令或单击常用工具栏中的 剪切 按钮或按 Ctrl X 组合键 将插入点定位到想粘贴的位置 选择 编辑 粘贴 命令或常用工具栏中的 粘贴 按钮或按 Ctrl V 组合键 即可把所选内容移动到目标位置 3 5剪贴板工具 剪贴板 是内存中的一个临时数据区 用于在应用程序间交换文本或图像信息 剪贴板中可以同时存放最近24次复制和剪切的内容 有以下几种方法可调出Office剪贴板 选择 编辑 Office剪贴板 命令 将在编辑区的右侧显示 剪贴板 任务窗格 单击 视图 任务窗格 命令调出任务窗格 单击 其它任务窗格 下拉按钮 在弹出的菜单中选择 剪贴板 连续按 Ctrl C 组合键两次 3 6查找与替换1 查找 选择 编辑 查找 命令或按下组合键 Ctrl F 打开 查找和替换 对话框 在 查找内容 列表框内输入要查找的文字 单击 查找下一处 按钮 Word2003即开始查找 找到内容后将其反白显示并停止查找 如果所指定的内容没有找到 系统会给出相应的提示 2 替换 选择 编辑 替换 命令 打开 查找和替换 对话框 并显示 替换 选项卡 在 查找内容 列表框中输入要查找的文字 在 替换为 列表框中输入替换文字 如果需要设置高级选项 可单击 高级 按钮 单击 替换 Word2003即将找到第一处相应内容按设置进行替换 单击 全部替换 按钮可将整个文档中的相应内容全部替换掉 3 7撤消与恢复1 撤销操作如果只想撤消最近一次操作 可以选择 编辑 撤销 命令或单击 常用 工具栏中的 撤销 按钮 即可恢复上一次的操作 连续单击 撤销 按钮或是单击 撤销 按钮右侧的下拉按钮 在弹出的下拉列表框中单击某一项 该项操作及其后的所有操作都将被撤消 2 恢复操作单击 常用 工具栏上的 恢复 按钮或选择 编辑 恢复 命令就可以恢复最近一次的撤销操作 如果撤销操作执行过多次 也可单击 恢复 按钮右侧的下拉按钮 在弹出的下拉列表中选择恢复撤销过的多次操作 3 8多个文档的浏览1 多文档的快速切换单击 窗口 全部重排 命令 可同时在窗口中显示多个文档2 并排比较文档 打开要并排比较的文档 选择 窗口 并排比较 命令 选择需要并排比较的文档 然后单击 确定 按钮 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 4 1设置字符格式设置字符格式有两种方法通过 格式 工具栏中的工具按钮 4Word2003文档的排版 选择菜单 格式 字体 命令 在弹出 字体 对话框中设置字符格式 设置字体格式 设置字符间距 设置文字效果 4 2设置段落格式1 段落对齐方式5种段落对齐方式 即两端对齐 左对齐 居中对齐 右对齐和分散对齐 两种设置方法 格式工具栏按钮 选择菜单 格式 段落 命令 在弹出 段落 对话框中设置段落对齐 2 设置段落缩进段落的缩进有四种方式 左缩进 右缩进 首行缩进和悬挂缩进 可用标尺设置段落缩进 水平标尺 可用 段落 对话框设置段落缩进 3 设置行间距和段间距行间距和段间距也在 段落 对话框中设置 4 给段落添加边框和底纹 选择 格式 边框和底纹 菜单 打开 边框和底纹 对话框 在 边框 选项卡中设置段落边框 在 底纹 选项卡中设置段落底纹 4 3项目符号和编号用下面两种方法都可以添加项目符号和编号 单击 格式 工具栏上的 项目符号 按钮或 编号 按钮 插入点所在段落的开始自动添加了一个项目符号或编号 选择 格式 项目符号和编号 命令 打开 项目符号和编号 对话框设置项目符号和编号 4 4分栏处理先选定要分栏的文本 用下面两种方法进行分栏设置 单击 分栏 按钮 在弹出的分栏模型中按住鼠标左键 拖动出所需的栏数 选择 格式 分栏 命令 打开 分栏 对话框 5 5复制格式 格式刷 按钮主要用来实现格式的复制 复制格式的具体操作步骤如下 将插入点置于已设置好格式的文本中 单击 常用 工具栏中的 格式刷 按钮 此时鼠标变成刷子形状 将鼠标拖过要复制格式的文本 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 5Word2003表格的制作 5 1创建表格1 利用常用工具按钮创建简单表格单击常用工具栏上的 插入表格 按钮 在下方出现的表格模型中拖动鼠标 确定所需的行列数后 释放鼠标 可以快速创建一个简单的表格 2 使用菜单创建表格 选择 表格 插入 表格 命令 打开 插入表格 对话框 在 表格尺寸 选项区中分别设置所需的 列数 与 行数 在 自动调整 操作选项组中选择适当的选项 单击 确定 按钮 3 手工绘制复杂表格选择 表格 绘制表格 命令或者单击常用工具栏上的 表格和边框 按钮 弹出 表格和边框 工具栏 如图所示 利用工具栏上的按钮可以手工绘制表格 4 斜线表头 单击表头位置 第一行第一列 的单元格 选择 表格 绘制斜线表头 命令 显示 插入斜线表头 对话框 在该对话框中的 表头样式 列表框的五种样式中任选一种 在标题文本框中输入各标题 单击 确定 按钮 5 表格中输入文本每输完一个单元格 按 Tab 键 插入点自动移到下一个单元格 按 可将插入点移到上 下一行 也可将鼠标直接指向所需的单元格后单击 当插入点到达表中最后一单元格时 再按Tab键 Word会为此表格自动添加一行 6 文本转换为表格 选定需要转换成表格的文本 单击 表格 转换 文本转换成表格 命令 显示 将文字转换成表格 对话框 在 表格尺寸 选项区设定表格的行列数 在 自动调整 操作 区设置调整表格的方式 选择文字分隔符的类型 单击 确定 按钮 5 2编辑表格1 选定选定单元格 鼠标指针指向单元格左边沿的选择区域 此时指针变为指向右上角 单击鼠标 选定行 鼠标指向表格左边沿的行选择区 单击 选定列 鼠标指向该列上边界的选择区 单击 选定块 按住鼠标左键 把鼠标从欲选块的左上角单元拖动到欲选块的右下角单元 选定整个表格 单击表格左上角的 选定符号 2 插入 删除行 列 单元格插入行 列 单元格单击菜单 表格 插入 选择相应的选项 删除行 列 单元格选中要删除的行 列或单元格 选择 表格 删除 行 列 或 单元格 命令 3 合并 拆分单元格合并单元格 选定要合并的单元格 选择 表格 合并单元格 命令 拆分单元 选定要拆分的单元格 单击 表格 拆分单元格 命令 调整表格行高和列宽 将光标定位到要调整行高的行中 或选定该行 选择 表格 表格属性 命令 在 行 选项卡中 选择 指定高度 复选框 输入行高值 单击 确定 按钮 调整行高和列表也可以用鼠标拖动来调整 5 3表格的修饰1 单元格的对齐方式选定需要对齐操作的单元格 单击鼠标右键 单击菜单的 单元格对齐方式 命令 选择所需设定的对齐方式 2 设置表格边框和底纹选定要设置边框或底纹的单元格区域 选择 格式 边框和底纹 菜单 在弹出的 边框和底纹 对话框中 进行相应的设置 3 表格自动套用格式选择 表格 表格自动套用格式 命令 在表格样式列表框内选择一种样式 4 标题行重复选定第一页表格中的一行或多行标题 单击 表格 标题行重复 命令 5 4表格内数据的排序使用排序按钮进行排序 将插入点置于要排序的列的任一单元格中 单击 表格和边框 工具栏上的 升序排序 按钮或 降序排序 按钮 使用排序命令进行排序 将插入点置于要排序的表格中 选择 表格 排序 命令 打开如图所示的 排序 对话框 在 主要关键字 下拉列表框中选择用于排序的主要关键字 在 类型 下拉列表框中选择一种排序类型 选中 升序 或 降序 单选按钮 设置排序方式 如果需要 还可以指定 次要关键字 和 第三关键字 单击 确定 按钮 完成排序设置 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 6Word2003的图形功能 6 1插入图片1 插入剪贴画 选择 插入 图片 剪贴画 命令 打开 剪贴画 任务窗格 单击 管理剪辑 超链接 打开 剪辑管理器 窗口 单击打开放置剪贴画的文件夹 复制图片并将图片粘贴到文档中 2 插入图形文件 将光标定位到要插入图片的位置 选择 插入 图片 来自文件 菜单 打开 插入图片 对话框 在该对话框的 查找范围 下拉列表中找到图片所在的位置 选定要插入的图片 单击 插入 按钮 6 2绘制图形1 绘制图形 单击 绘图 工具栏某按钮 鼠标指针变成十字形状 将鼠标指针移至文档中的某一点 按住左键并拖动鼠标至另一点 释放后 在两点之间就会留下该按钮所指示的几何图形 2 在自选图形中添加文字选定要添加文字的自选图形 在图形上点右键 在快捷菜单中选择 添加文字 3 图形的叠放次序选定该自选图形 单击鼠标右键 选择 叠放次序 命令 按需要调整的次序选择 叠放次序 子菜单中的命令 6 3编辑图片1 调整图片的大小 单击图片 图片周围出现8个控制点 移动鼠标指针到控制点上 当鼠标指针显示为双向箭头时 拖曳鼠标即可实现图片的整体扩大或缩放 如果要精确地调整图片的大小 单击 图片 工具栏上的按钮 或者双击图片 在弹出的的 设置图片格式 对话框中进行设置 2 利用 图片 工具栏编辑图片下列两种方法可以调出 图片 工具栏 选择 视图 工具栏 图片 命令 右击图片 在快捷菜单中选择 显示 图片 工具栏 6 4插入艺术字1 插入艺术字 单击 绘图 工具栏中的 插入艺术字 按钮 或选择 插入 图片 艺术字 命令 显示 编辑艺术字 对话框 在该对话框中选择一种所需的艺术字样式 在打开的 编辑艺术字 对话框中输入要插入的艺术字 并对其字体 字号和字形等格式进行设置 2 编辑艺术字编辑艺术字时 可单击艺术字 利用弹出的艺术字工具栏上进行相应的操作 6 5使用文本框1 插入文本框选择 插入 文本框 横排 或 竖排 命令 鼠标指针变成形状 按住鼠标左键并拖动鼠标 绘制出文本框 2 设置文本框格式双击文本框边框 打开 设置文本框格式 对话框 用户可以根据需要进行颜色和线条 大小 位置 环绕等设置 还可以利用 绘图 工具栏设置三维效果 阴影 边框类型和颜色 填充色和背景等 1 Word2003概述 2 Word2003基本操作 3 文档编辑的基本操作 4 Word2003文档的排版 5 Word2003表格的制作 6 Word2003图形功能 7 Word2003页面设置 课程内容 7页面设置 7 1页面设置1 设置页边距及纸张大小 选择 文件 页面设置 命令 弹出 页面设置 对话框 选择 页边距 选项卡 设置页边距 单击 纸张 选项卡 选择文档的纸张类型 或在 宽度 和 高度 数值框中指定纸张的宽度和高度 单击 确定 按钮 2 设置文字排列方向和网格 单击 页面设置 对话框中的 文档网格 选项卡 在 文字排列 选项区设置文字在页面的排列方式 在选项区选择 指定行和字符网格 单选按钮 为文档设置每行的字符数和跨度 以及每页的行数和跨度 在 应用于 下拉列表框中选择页面设置在文档中的应用范围 单击 确定 按钮 7 2插入分隔符插入分隔符的操作步骤为 单击需要插入分隔符的位置