档案管理_科技档案管理培训课件

2019/12/16,1,科技档案,郑州市档案局王2019/12/16,2,引子,工业企业分类试行规则十大类：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类会计档案类、干部职工档案类附：声像档案类、荣誉档案类,2019/12/16,3,学习内容,科技档案声像档案（简介）荣誉档案（简介）,2019/12/16,4,学习目的,了解科技档案的分类方法，初步掌握科技档案整理、组卷方法，以及声像档案、荣誉档案的整理。,2019/12/16,5,科技档案,科技档案简介科技文件的收集归档科技档案的整理,2019/12/16,6,第一章：科技档案简介,科技档案的定义科技档案的种类科技档案的特点科技档案与科技资料的区别,2019/12/16,7,一、科技档案的定义,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）中的定义：科技档案:国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。,2019/12/16,8,科技文件：记录和反映科学研究、生产运营、项目建设和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。,2019/12/16,9,科学技术档案工作条例（国档字【1980】474号文件发布）中的定义：科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。,2019/12/16,10,二、科技档案的种类,以内容性质为标准分四类（常用）：1、基本建设档案（基建档案）2、设备仪器档案（设备档案）3、科学技术研究档案（科研档案）4、生产技术档案（产品档案）,2019/12/16,11,三、科技档案的特点,1、专业性2、成套性3、现实性4、复用性,2019/12/16,12,三、科技档案与科技资料的区别,1、反映对象不同2、来源不同3、作用不同,2019/12/16,13,第二章科技文件的收集归档,科技文件的积累、收集措施归档范围归档要求归档时间归档份数归档手续,2019/12/16,14,一、科技文件的积累、收集措施,（一）三列入、四同步、四参加、一把关制度1、三列入：列入科技工作程序，列入科技工作计划管理，列入岗位责任制。2、四同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动实行“四同步管理”。,2019/12/16,15,3、四参加：产品试制定型、科研成果鉴定、主要设备开箱、基建工程竣工验收必须有档案部门或人员参加。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关,2019/12/16,16,（二）重视关键和薄弱环节科技文件的积累、收集。（三）运用经济原则，加强对科技文件积累的监督管理。（四）建立监督管理体系和提供物质条件。,2019/12/16,17,二、归档范围,参见企业档案整理制定。非科研、生产单位（一般机关）的基建档案参见建设部制定的建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）。,2019/12/16,18,三、归档要求,1、归档的文件材料应为原件。2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写。4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5、图纸应折叠成A4（297210mm）幅面,2019/12/16,19,6、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。7、录音、录像文件应保证载体的有效性。8、长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。,2019/12/16,20,四、归档时间,（一）基建档案1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。2、施工、监理、竣工文件：（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。也可按阶段，施工、竣工等不同阶段归档。,2019/12/16,21,（二）设备、仪器档案大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。（三）科研档案一般情况下：在研究结束并完成成果鉴定后归档。研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。（四）产品、工艺档案应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。,2019/12/16,22,五、归档份数,1、基建档案一般不少于3套。2、其他档案一般归档1套。,2019/12/16,23,六、归档手续,档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。,2019/12/16,24,第三章科技档案的整理,档案整理一般要点：学习理论、掌握标准、了解历史、结合鉴定、知晓逻辑、分析利用、洞察背景、严格操作,2019/12/16,25,科技档案整理程序：,收集确定归档范围分类组卷（1、分类、确定卷内文件2、排列卷内文件3、拟写案卷标题4、复查定卷5、编页号6、填写卷内文件目录7、填写卷内备考表8、填写案卷封面9、案卷装订）案卷排列与档号编制填写卷盒、装盒排架编制检索工具,2019/12/16,26,第一节科技档案的分类,一、科技档案分类应遵循的原则排他性、同一性、效用性二、科技档案分类方案的编制要求严整性、包容性、稳定性,2019/12/16,27,三、基建档案分类法,1、“使用性质单项工程”分类法（见例1）2、“专业使用性质单项工程”分类法（见例2）3、“使用性质”分类法（见例4、例5）4、不分类直接组卷（见例6）5、综合类的设置,2019/12/16,28,例1（1）,2019/12/16,29,例1（2）,2019/12/16,30,例2,2019/12/16,31,例3,2019/12/16,32,例4,2019/12/16,33,例5，例6,2019/12/16,34,5、综合类的设置,“综合类”是在档案含有横跨同位类中两个类目以上的内容，以致任何一个类都包含不了时，才允许设“综合类”。,2019/12/16,35,四、设备档案分类法,1、“使用性质型号”分类法（见例1）2、“工序型号”分类法（见例2）3、“车间使用性质”分类法（见例3）4、“使用性质”分类法（见例4）5、不分类直接组卷（见例5）,2019/12/16,36,例1,2019/12/16,37,例2,2019/12/16,38,例3,2019/12/16,39,例4,2019/12/16,40,例5,2019/12/16,41,五、科研档案分类法,1、“性质课题”分类法（见例1）2、“专业课题”分类法（见例2）,2019/12/16,42,例1,2019/12/16,43,例2,2019/12/16,44,六、产品档案分类法,1、“系列型号”分类法（例1）2、“品种问题”分类法（例2）,2019/12/16,45,例1,2019/12/16,46,例2,2019/12/16,47,第二节组卷,一、组卷的含义二、组卷的要求三、组卷方法四、组织案卷,2019/12/16,48,一、组卷的含义,组卷，就是把将办理完毕的具有查考利用价值的的文件，按照其形成规律和有机联系，根据一定的原则方法，以卷、册、袋、盒等形式组成一个能够表达一个相对独立的概念的文件集合体案卷，以便于保管、保密和利用。,2019/12/16,49,二、组卷的要求,1、一卷就是一组有密切联系的文件。2、每一卷都表达一个相对独立的概念。3、卷内文件数量适度，案卷外观应力求整齐美观。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。,2019/12/16,50,三、组卷方法,（一）基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷1、阶段组卷法：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。2、问题组卷法：文字表格类，按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。3、专业组卷法：竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。4、子项组卷法：按单项工程组卷，即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。,2019/12/16,51,（二）设备档案,1、大型设备按结构组卷。2、普通设备仪器按单台组卷。3、小型设备仪器可酌情合并组卷。4、设备维修中形成的科技文件单独组卷，外购设备的随机材料可以单独组卷。,2019/12/16,52,（三）科研档案,1、科研成果档案a、大型课题：按课题的阶段问题组卷。b、小型课题：按单独课题项目直接组卷。2、科研论文：按年度或部门组卷。,2019/12/16,53,（四）产品档案,1、大型产品：按结构组卷或按立项、设计等工作程序组卷2、小型产品：按系列或单个产品组卷,2019/12/16,54,四、组织案卷,1、分类、确定卷内文件2、排列卷内文件3、拟写案卷标题4、复查定卷5、编页号6、填写卷内文件目录7、填写卷内备考表8、填写案卷封面9、案卷装订,2019/12/16,55,第一、分类、确定卷内文件,这是我们实际整理工作中的第一项。根据我们的分类方案，按照一定的组卷方法，把零散的科技文件分类、确定到某一案卷。,2019/12/16,56,第二、排列卷内文件,（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。,2019/12/16,57,（二）排列方法,1、按阶段（工作程序）排列。2、卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列。4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。,2019/12/16,58,第三、拟写案卷标题,（一）基建档案标题拟写方法1、文字材料类：“三段式”：责任者关于问题的名称例：郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙责任者问题变电站征地的批复、会议纪要名称,2019/12/16,59,2、表格、图纸材料类,（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部项目名称子项分部工程质量评定表表格名称,2019/12/16,60,2、表格、图纸材料类,（2）项目名称+表格、图纸名称例2：教学楼（电气）竣工图项目名称专业图纸名称例3：教学楼隐蔽工程记录项目名称表格名称,2019/12/16,61,（二）设备档案标题拟写方法,型号+设备仪器名称+文件名称例：XX型B超仪订货合同、合格证、型号名称文件名称说明书、开箱单,2019/12/16,62,第四、复查定卷,1、案卷组成是否合理，分类是否科学。2、卷内文件是否齐全完整准确。3、卷内文件排列是否系统科学。4、案卷题名是否恰当。5、永久、长期保管的文件是否还有不耐久字迹，若有应及时复制。,2019/12/16,63,第五、编制卷内文件页号,根据案卷装订与不装订，编号有两种方式，一个单位（一个项目）要统一。装订成卷：除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。位置：正面右下角，背面左下角。用铅笔编写阿拉伯数字或用号码机打号。,2019/12/16,64,不装订：,以件为单位编写页号。在卷内目录中登录每份科技文件的总页数。,2019/12/16,65,第六、填写卷内文件目录,卷内科技文件目录，是详细登载卷内每份文件情况的表格材料，卷内文件目录的构成项目有以下7项：,2019/12/16,66,第七、填写卷内备考表,卷内备考表是介绍案卷情况以备查考的，其项目有：情况说明、立卷人、检查人、立卷时间和互见号。,2019/12/16,67,例：,2019/12/16,68,第八、填写案卷封面,案卷封面是档案的门面，要填写清楚、整洁，要求尽可能打印案卷封面。科技档案案卷封面有档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等项目组成。,2019/12/16,69,例1：,2019/12/16,70,例2：,2019/12/16,71,第九、案卷装订,（一）拆掉金属物。（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。,2019/12/16,72,1、装订方法：,（1）用棉线三孔一线（8字装订法）（2）图纸折叠。a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸不受磨损并便于查看利用。（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。,2019/12/16,73,2、不装订,（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章。,2019/12/16,74,图纸的折叠1,2019/12/16,75,2,2019/12/16,76,3,2019/12/16,77,4,2019/12/16,78,5,2019/12/16,79,6,2019/12/16,80,7,2019/12/16,81,8,2019/12/16,82,9,2019/12/16,83,第三节案卷的排列与编目,一、案卷排列与档号编制二、书写卷盒（封面、脊背）、装盒排架三、编制检案工具,2019/12/16,84,一、案卷排列与档号编制,案卷全部装订完毕后，按照分类方案对科技档案的分类体系，遵照从总到分、从大到小、从先到后的排列原则进行排列。案卷排列是编制档号的基础，因此，案卷排列与分类方案、档号编制以及柜架的排列，应该是四对应。,2019/12/16,85,（一）案卷排列,1、基建档案：建设项目档案，按依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、竣工验收、工程维护、工程改扩建等先后顺序排列。,2019/12/16,86,2019/12/16,87,2019/12/16,88,2、设备档案,设备档案按设备的依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收），设备安装调试、随机文件材料、设备运行、维护等顺序排列。,2019/12/16,89,2019/12/16,90,（二）档号编制,档号，是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号结构：分类号+案卷号,2019/12/16,91,1、分类号,分类号=代字+代码：代字：一级类目用代字。关键字汉字拼音第一个字母的大写。代码：二级及二级以下类目用阿拉伯数字。,2019/12/16,92,2、案卷号,案卷号：以最后一级类目每一小类为基准编流水号。,2019/12/16,93,例：基建档案档号编制,2019/12/16,94,例：设备档案档号编制,2019/12/16,95,2019/12/16,96,二、书写卷盒（封面、脊背）、装盒排架,可手写或打印粘贴。脊背处“案卷题名”栏采用竖排版。一盒一卷。根据案卷厚薄选择1-6cm不同厚度的盒子。排架从上到下、从左到右。,2019/12/16,97,三、编制检案工具,科技档案常用的是案卷目录、总目录。,2019/12/16,98,（一）案卷目录,案卷目录式样如下：,2019/12/16,99,（二）档案总目录,打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。以打破年度的大流水号为登记的顺序号。,2019/12/16,100,2019/12/16,101,声像档案,一、定义声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。,2019/12/16,102,二、特点,形意结合，形象逼真时间感、空间感强烈易复制，原件与复制件难区分,2019/12/16,103,三、分类,照片光盘录像带,2019/12/16,104,四、收集范围,1、反映单位主要职能活动和工作成果的影音材料；2、领导人和著名人物参加有关重大活动的影音材料；3、单位组织或参加外事重大活动