採購流程圖流程管理.doc

采购管理架构图非仓储管理物品订购作业P16存货控制及管理非仓储管理物品验收作业P16合约采购订约作业P03询、比、议价作业P02订购变更作 业P06采购计划P01请购作业P01到货追踪作 业P08验收作业P09应付帐款作 业P13是合 格 ?订购作业P04、P05否验收不符作业P10、P11非仓储管理物品请购作业P14进口作业P07索 赔 ?否是索赔作业P12询比议价作业流程图P01采购单位财务单位供货商资料卡新厂商?依请购品名、规格找供货商寻价是否否是合约采购 ?下合约采购订约作业依核决权限送呈签核并选定订购厂商依核决权限送呈签核并选定订购厂商请购单 2询比议价 1呈核表询比议价 2呈核表送会计存档备查询比议价 1呈核表2否是超过询价有效期限 ?否是首次采购 ?否是超过额度 ?依请购品名、规格找供货商寻价下订购作业下订购作业寻找三家以上供应商询、比议价填询比议价呈核表1请 购 单上承存货控制及管理 - 请购作业 P02 - 2合约采购订约作业流程图P02采购单位测试单位自 存送品管单位作为进料验收之依据 承认书 3样品 承认书 2依财务管理用印申请作业办理用印单位主管签核将测试结果填入是否 A合 格 ?质量测试合约书送交供货商询比议价 1呈核表合约书(复印件)存档据以登入供货商档案及办理采购事宜送行政单位存盘合约书 承认书 1询比议价 1呈核表合约书(复印件)存档据以登入供货商档案及办理采购事宜合约书会同行政单位法务人员订定合约财务主管签注意见依核决权限送呈签核并选定订购厂商2询比议价 1呈核表 承认书 1样品单位主管签核321承认书承认书与规格书样品测试 ?是否询比议价 A大宗采购或专案性订购下订购作业P03 - 3订购作业流程图P03采购单位供货商会计单位 请购单 1询比议价 1呈核表存档备查输入计算机核 对存档备查请购单 21订购单请购单 2取自档案确 认自 存2订购单下接到货追踪作业送仓除单位依编号顺序存盘备查3订购单4订购单下接国外订购作业根据核定之供应商发出订购单国外采购 ?否上承询比议价作业依核决权限送呈签核4321订购单 请购单 1询比议价 1呈核表是P04- 2国外订购作业流程图P04采购单位会计单位采购单位国外厂商下 单2订 购 单存档备查取自档案存档备查请购单 21订购单P05 - 2核 对拟制发票拟制发票下接进出口作业2订 购 单取自档案下接到货追踪作业送请购单位存档3订购单4订购单2请购单发出订购单4321订购单上承订购作业订购变更作业流程图P06采购单位会计单位请购单位供货商取自档案P06 - 2异动事项通知单(复印件)存档备查输入计算机核 对1请购单订购单 1异动事项通知单(复印件)置于原订购单下存档登入供货商记录表下接到货追踪作业订购单 4异动事项通知单自 存异动事项通知单(复印件)异动事项通知单(复印件)依核决权限送呈签核异动事项通知单依询比议价作业办理比议价价格变更?是否根据变更项目填异动事项通知单4订购单上承到货追踪作业接获供应商通知进口作业(一 )流程图P06国外厂商进出口单位财务单位信用状申请书信用状申请书注：如为T/T则无信用状申请书注存 檔有关单据文件数日后取回有关单据文件向开状银行开立信用状支票依一般费用报支作业取得支票或取款条支付凭单支付凭单FOB TERMS ?CIF TERMS ?是是否否海(空)运安排填写支付凭单投保备妥信用状申请书与财务单位协商开状银行是否T / T ?拟制发票单位主管签核上承国外订购作业P07 - 2进口作业(二)流程图P06-1 国外厂商进出口单位财务单位报关行请报关行代缴缴费通知报关文件报关文件送验收单位作为验收核对之依据向海关提货下接验收作业进口货物到货通知进口文件进口文件至开状银行赎单取回文件准备文件交报关行办理报关提货依财务管理一般费用报支作业向财务单位申请关税款赎单文件备具赎单所需文件信用状否是相 符?依财务管理一般费用报支作业向财务单位申请赎单用款装船文件装船文件(副本)取自档案要求国外厂商补运装船通知装船通知通知保险公司核 对报 关支票P07- 3到货追踪作业流程图P07 采购单位否下接验收作业是如期交货 ?下接订购变更作业填写异动事项通知单查核及督促交货进度进货日报表存 檔4订购单异动事项通知单上承订购作业上承订购变更作业上承国外订购作业P08- 2验收作业流程图P08 门禁人员仓储单位品管单位采购单位P09- 2送会计单位归档下接应付帐款作业合格?据以转销定购单及连络客户存档备查否是下接索赔作业扣款/退货? 验收单 2 验收单 2 验收单 1 验收单 4抽验样品?验收单 1异动事项通知单送货单来自厂商发票 34材料商品送货单下接品质验收不符作业下接数量验收不符作业填验退通知单送会计单位据以核对入帐存放适当储位登入材料卡并按编号顺序存盘是是订购单相符?发票 22上承到货追踪作业上承进口作业是数量核对否否否单位主管签核入厂登记并通知收料单位33检验后签注检验状况并填入进料检验日报表材料/商品 4取自档案P10-2 数量验收不符作业 流程图P09 仓储单位通知采购联络厂商补货或扣款依实收数填验收单办理质量检验办理退货是短交超交下接验收作业下接验收作业否拒 收 ?超交数办理退货数量不符上承验收作业超(短)交 ?否超交数拒收 ?是P10 2质量验收不符作业 流程图P10品管单位生管单位仓储单位采购单位办理退货送生管单位据以规划制程存档备查存档备查下接验收作业下接存货管理作业进料退出折让作业退货换货 验收单 4 验退通知单 232填验退通知单单位主管签核上承到货验收作业验退通知单 1验退通知单 3转销订购单及通知厂商处理验退通知单 1P11 - 2质量验收不符作业特采流程图P10-1 使用单位仓储单位品管单位采购单位P11 - 3填特采认证单生产计划需求用料验收作业上承品质验收不符作业验收作业特采认证单 相关单位签注意见存档备查下接索赔作业登入材料卡并存档转销订购单及联络客户特采条件 ?否是特采认证单特采认证单登记特采及标示特采品 验收单 3特采认证单 验收单 2特采认证单索赔作业 流程图P11 采购单位送会计单位填折让单或索赔款收入入帐事宜下接应付帐款作业送交厂商存档备查 1索赔通知单 3索赔通知单特采认证单 2验退通知单 2验收单 2 2索赔通知单单位主管签核 1索赔通知单23填单通知会计单位索赔内容及项目补足数量或以折让扣款将公证报告影印寄给厂商及保险公司公证报告找公证行公证并出报告是进 口 ?否通知厂商 2验收单验退通知单 2特采认证单 2取得数量及品质不符验收单上承验收作业上承品质验收不符作业P12- 2非仓储管理物品请购作业 流程图P12 请购单位采购单位会计单位下接询比议价作业2请 购 单存档备查1请 购 单存档备查3请 购 单依核决权限送呈签核321请 购 单开 始依实际需求填写请购单P12 - 2 非仓储管理物品之订购作业 流程图P14 采购单位会计单位请购单位下接国外订购作业是国外采购 ?否存档备查请购单 21订购单作为验收核对之依据3订购单核 对2请购单取自档案依编号顺序存盘，并跟催供应商如期交货，下接验收作业送供货商确 认依核决权限送呈签核4订购单3订购单2订购单1订购单根据核定之供应商发出订购单请购单 1询比议价 1呈核表上承询比议价作业2订购单4订购单P15- 2非仓储管理物品之验收作业 流程图P15 门禁人员验收单位请购单位送会计单位据以核对入帐送总务单位存档备查请购单位存档备查物品存放适当位置送还总务单位办理退货相 符 ?是否质量验收物品3订购单2订购单1验收单1验收单1验收单1验收单送货单3发 票 2送货单3依核决权限送呈签核2发 票请购单 14订 购 单取自档案3订购单2订购单1验收单填写验收单否是相 符 ?下接数量验收不符作业核对数量物品3入厂登记并通知验收单位发 票 2送 货 单上承订购作业P17 2应 付 帐 款 作 业 流程图P12采 购 单 位会 计 单 位取自档案输入计算机打印传票(总帐系统) 下接财务管理- 出纳支出作业应付帐款明细表定期打印应付帐款明细表付款日前打印该项应付帐款明细表据以入帐后依编号顺序存盘有关凭证 传 票单位主管签核有关单据验收单 1进货明细表核 对传 票核 对进货明细表特殊付款?定期打印进货明细表及应付帐款明细表输入计算机(应付帐款系统)核 对 1 验 收 单 送 货 单 发 票 2 3 验退通知单特采认证单 索赔通知单上承验收作业上承索赔作业上承验收不符作业P13-2附表P09索赔通知单 第一联 会计单位 第二联 供应厂商 第三联 采购单位填表日期:填表人: 编号:情 况:( )生产线 ( )停 线