行业活动流程及实战技巧

行业活动推广流程及实战技巧前 言：在行业活动推广领域，组织各种类型的行业会议是比较常见的形式，这里就会议组织的具体流程和实施过程中的一些要素进行归纳和总结，希望能够通过这些总结，使我们的行业推广人员，能够迅速有效地掌握会议的基本规律和技巧，策划出更加丰富多彩的行业活动，为同方的行业突破做出更大的成绩。一、 市场活动策划、实施说明表 第一阶段： 策划阶段 第一步：成立策划小组策划小组的成员一般包括活动的总负责人、各项目负责人、协调推进人。项目负责主要包括：客户邀请、会议内容（包括演讲、会议物料）、会议执行、方案产品展示等。要点：指定负责人时，需要落实到具体人员，不能只停留到部门。第二步：活动策划任何一次活动的成功实施都与活动前期详细周密的策划是分不开的。一个完成的活动策划需要明确以下信息：客户是谁：不同行业，拥有不同习惯和特色，只有充分了解客户的特 点才有可能设计出好的行业活动；（点击查看详情）活动主题：“准确、简洁、有创意”，既充分反映活动内容，又要具有 较强的表现力，容易被大众接受；活动目的：活动目的的设立应该结合实际情况，尽量明确；活动形式：结合活动目的和客户特点，考虑具体形式；活动内容：内容，特别是演讲内容是决定会议的成败的最重要因素；活动时间：（点击查看详情）活动地点：（点击查看详情）时间推进表：合理分配时间，定期检查进度。第二阶段： 活动实施筹备跟进阶段 第一步：参会客户的确认和邀请到会客户的质量和人数是会议效果最直接的体现，所以一定要在活动策划时想明白“要请谁”，在执行时落实“怎么请”，“谁去请”的问题。目标客户：（点击查看详情）媒体记者：行业会议一般不用邀请媒体参加，提供新闻通稿即可； 发布型会议重点邀请媒体参加；渠道人员：发布型或告知型的会议中均可邀请渠道人员参会。第二步：会前准备项目场地、物料等会议所需要素要提前准备。物料提前制作，场地一定实地考察。根据经验，会议中出现意外情况，原因往往是因为小事上考虑不细造成的。场地选择：会议的性质和客户的特点决定了选择什么样的场地；（点击查看详情）会议物料：主要包含会议文稿、展示物料、发放物料；（点击查看详情）展示样机：展示目的主要是吸引客户眼球，所以展示中最好能有一些特殊外观、独特功能的设备，而不局限于客户实际购买的产品；会议设备：提前考虑会议所需设备，重要会议笔记本、投影等关键设备可考虑备份。第三步：公关准备根据活动目的的不同，一些活动需要进一步通过媒体传播活动以及发布信息，以放大活动效果。活动前期需要确认传播口径、公关计划，提前准备好会议新闻稿，保证活动后第一时间能够见诸媒体。第三阶段： 活动实施阶段第一步：会前准备会做会时，最后两天非常关键。通过会前准备会可以最后确定人员邀请、物料准备、会议内容等情况，这时还有可能根据实际情况对会议设置进行微调，可以避免一些会议当天因为太忙而容易忽略的问题。第二步：现场布置阶段现场布置时要考虑好人流的走向，避免造成某些区域来宾拥挤；展示区位置方向、电源等要安排好；基本环境搭建结束后，要预留出彩排时间。（点击查看详情）第三步: 彩排阶段彩排是保障会议效果的重要手段。投影、音响：提前调试好投影、音响；会议PPT：整体浏览一遍，避免部分版本兼容原因导致的排版错乱；人员彩排：主持人和演讲人熟悉环境、了解会议过程，现场试讲。 主持人需要对PPT结构、议程、串场词多次熟悉； 第一次演讲的人员，需要登台试讲；现场光效：现场调整，找到摄影亮度、投影清晰和演讲人感受之间的平衡第四步: 活动实施活动中要保证一名活动负责人，可以随时做到和会务公司协调处理问题，因为在会议中经常会出现一些需要沟通的临时事件。活动负责人要进行场内巡视，最好不要固定任务，以便随时了解应对突发事件。展会现场：注意展区要保留讲解人员，并分配好具体人物和职责；现场签到：注意VIP、媒体记者、来宾、渠道分开签到；摄影：由于报销、返款等原因，需要设置专门人员进行拍照，该人 要清楚并清晰拍下所有必须拍摄的内容；用户反馈表：反馈意见是科学了解会议效果，以及获得销售和用户 信息的主要手段。（点击查看详情）第四阶段： 会后的宣传和总结报销工作第一步:活动宣传外部宣传：大型活动需要公关配合，会议可以作为事件起点展开系列宣传报道。对于大区巡展类活动，每一站活动结束后，要盯紧大区发稿工作，稿件最好能有区域特点，避免一篇稿子打天下。内部宣传：内部宣传对于活动总结，激发参与部门、大区的积极性，为今后争取事业部和高层领导的进一步支持都十分有用。这是需要加强的部分。第二步:活动总结活动结束后及时总结有利于经验和教训的积累，对于今后提高办会能力很有帮助，好的经验可以推广到今后的活动中去。对于巡展，每次活动后的总结，对于其他未开展的活动有着最直接的帮助和指导作用。总结出不足的价值更高，不要害怕发现问题，发现问题并想出解决问题的方法，这是最大的收获。总部要收集大区优秀的策划亮点，在总结中突出对大区结合当地特色进行的二次创意的激励。这些亮点同时也是今后策划的重要参考。第三步:活动报销活动结束后，按照报销规定及时整理报销。第四步:客户回访活动后，销售人员建议能够及时跟进客户回访。通过反馈表信息，我们能够收集到一些采购信息；同时借助送活动照片、了解意见等多种形式，提供客户回访的机会。结束语以上对活动的全过程进行了梳理，可以看到一个完整的活动要考虑很多细节，作为策划人员，需要熟悉各个环节。策划小组要发挥核心领导的作用，不仅要在活动前期完成对活动的整体策划，在整个活动的实施推进过程中，还要及时监控和推进活动进程，确保活动成功。二会议实战技巧1. 客户邀请1）确定客户确认要请谁的问题，这决定了我们怎样邀请客户和确定会议演讲内容。不同的客户群体有着不同的文化认知和行业习惯，我们在策划行业活动时要坚持“客户导向”的原则，基于客户的特点去构思活动。 目前商用的客户一般可以分为传统行业客户（例如教育、政府等）、新兴行业（例如网吧）和中小企业客户三大类。 从客户个人的角度细分又可以分为管理型和专家型两大类，这一划分主要涉及演讲内容的确认，对于管理型用户侧重于宏观和策略方面介绍；对于专家型用户侧重于新技术和技术细节的介绍。2) 客户邀请 传统行业客户相对信息比较明确，可以通过大区和代理直接邀请； 新兴行业和中小企业客户因为群体面比较广泛，需要探索诸如直邮、媒体或行会协助邀请等方式。 VIP客户邀请 邀请VIP客户，一定要注意礼节和细节，在会前一天一定要再次确认领导能否出席，了解是否需要车接或者提供停车证，是否带司机等细节； 确认相应级别的同方领导接待，提前考虑好是否需要安排桌签； 有贵宾时需安排VIP室，会前在VIP室休息，注意要有相应陪同，会议即将开始时再引导至会场； 签到时准备好胸花，会场预留VIP座位； 如果需要致词或主持人介绍，需要提前提供确认的职务和姓名给主持人。3）邀请步骤 基本步骤： 启动动员会，详细介绍活动情况，布置邀请工作；（约提前2-3周） 渠道提交预邀请用户名单，预先告知客户会议信息（可以口头或邮件形式）； 送达正式邀请函；（活动前一周的时间内） 电话确认客户是否能够到会；（会前1-2天） 保障措施邀请客户最容易出的问题就是执行渠道/人员重视不够，导致邀请失败，下面一些方法提供参考： 动员会期间，一定要让参会人清晰理解活动的基本情况和目的，使大家对会议的召开形成认同感，提供详细的关于活动的文字资料，保证活动信息向客户正确的传达； 充分调动渠道的积极性； 有专人负责邀请的总体组织推进，定期跟踪邀请结果； 大区、省、渠道、行业经理，锁定各级邀请责任人，把责任落实到个人； 明确责任人邀请目标，目标可以是单位或是区域，最终体现在人数上； 制定人员邀请推进表，明确客户拜访次数，定期反馈。 （返回表格）2. 活动时间活动时间的选择要考虑方面比较多，行业活动主要考虑以下几个方面 公司的产品或销售策略； 考虑客户采购的时间习惯，一般在采购开始前1-2个月左右为宜。当开始招标后客户为了避嫌，往往不会参加厂商的会议； 考虑客户的工作实际，例如避开周一，一般周一客户会比较忙或者有内部例会等； 避开节假日，大假前后1-2周不宜做产品推广型活动，当然节日答谢类会议例外； 避免与国家主管部门或当地政府的活动冲突，客户往往会优先参与这些活动。（返回表格）3活动地点和场地选择 活动地点在当地应具有一定影响和知名度，但不建议选择太贵的。一些新的酒店或度假村往往有着更吸引人设施或特色，且价格相对便宜，可以优先考虑。 注意该处地理位置是否合适，交通是否方便，有没有足够的停车位； 会议室大小是否合适，太大或者太小都会影响会议效果； 会议室厅高是否满足现场布置需要，中间是否有柱子阻碍视线； 室内有无空调、换气装置，因为会议期间场内人多，一定要保持会场空气清新，温度适宜，避免过冷或过热。 是否有足够的展示区域，展区要求宽敞，尽量设在会议人流通道附近，（大型会议展示尽可能在会议室外、小型研讨会展示宜在会议室内） 签到区是否有显著位置、开阔，以避免签到时人员拥挤或不易寻找。（返回表格）4会议物料： 1）发放物料：发给用户的各种资料请柬：请柬应在活动前一周内开始发送。太早了容易遗忘。制作时注意预留足够的时间撰写 内容和设计制作，同时考虑货运的在途时间； 如果有抽奖，可以在请柬里突出显示抽奖字样。资料袋：公司介绍和各种产品资料，签到前装袋完毕，注意提前预留，保证会议所需数量。 如果有为会议单独制作的手册资料，大量的工作是对内容的反复确认，所以这类制作物至少需要提前一个月开始启动。礼品：礼品可分为给贵宾的礼品和给普通来宾的礼品。 签到后期及时回收剩余礼品，特别是会议结束阶段避免员工随意拿走。抽奖卡：可以单独制作抽奖卡，签到发放时特殊说明，该卡用途。 建议采用新颖的抽奖方式。新闻稿件：（仅发送媒体记者） 2）会议文稿 A文稿类资料 主持人串场词：注意灯光、音响师也要有一份； 同方领导讲话稿：如有高层领导致词，需要准备好发言稿，同时提供行业和会议背景资料供领导参阅； 地方领导讲话稿：提前送给被邀请讲话的领导； AV流程和切换表：大型会议需要，保证会议期间 AV、灯光、PPT 的顺利切换B会议PPT PPT撰写 会议PPT需要指定专人围绕会议主题撰写，经策划小组讨论后修改定稿； 多个PPT时需要注意会议主题的贯穿一致，内容不要出现过多重复； 多个PPT需要有专人作整合，最好采用统一的母板，统一的字体、版式。 会议期间注意事项 会议时PPT必须要有备份，最好装在两台笔记本电脑中： 巡展会议各个分站注意修改PPT中领导姓名、城市和日期等信息； 彩排时整体浏览一遍PPT，避免部分版本兼容原因导致的排版错乱。 AV资料： 会议上用的开场AV等声音视频资料，注意使用最新的；老客户避免多次重复使用同一AV。 上场音乐、背景音乐的准备。要求节奏明快激昂，最好是专门的上场音乐。 广告片。可视情况在会前或产品讲座前的休息时间播放。C展示物料 会议展示展板、易拉宝等需要提前确认文字内容，设计符合会议整体风格； 员工可以制作佩戴统一风格的工作证（返回表格）5现场布置实战技巧：1）会场布置 桌椅摆放 20人左右参与的座谈会，可以摆成圆桌会议布局，如果客户级别极高（如全部是省级、厅级干部、大企业总经理等）应考虑沙发类座位和整个会议室的豪华舒适感； 20-100人可以摆成课桌式 100人以上会议前两排课桌式，后面只保留椅子，尽量不要选择异形会议室造成座位难于摆放，尽量不要选择落地玻璃式会议室以免投影效果不好； 横向的会议室桌椅可以设置为“ /”形。 主席台搭建 大型会议主背景板不宜太小； 大型会议投影幕内嵌或制作立架，幕布下方不要留空，最好不要简单悬挂； 演讲台一般置于主席台左侧，尽可能带上公司LOGO，演讲台上放置有倒垂式鲜花，演讲台上同时提供桌麦和无线麦克； 主席台台阶最好分开设置，避免上下场人员碰头； 电源线、电缆线等穿过行走区域的一定要粘贴固定好，避免绊到人。 酒店提供的资源 每个座位保证有纸和笔，便于客户记录和填写反馈表 每个座位保证有矿泉水，或提供相应饮水设施2）展示区搭建 展示样机提前安装调试好软件或方案； 主推机型要放置在突出位置； 注意电源是否满足所有设备的供电需求； 如果上网，需要接好网线或电话线； 展板、设备说明牌根据样机摆放，粘贴到对应的位置； 样机连接完毕后需要调试确认没有问题； 机器调试时要同时打开所有的用电设备测试电路。3）签到处的搭建 选择开阔的空间，防止签到处拥堵 如果签到处不易找到，应在主要路口放置会议指示牌 签到开始前一小时，所有人员及物品到位（装好的资料袋分类、台签、胸花、签到本、签到笔、托盘、桌花等）。（返回表格）6用户反馈表： 用户反馈表的设置 反馈表一般以1-2页纸为宜，设题数量不宜多； 答案主要以简单选择题为主，答案内容简洁清楚。需要文字回答的问题不要超过2个； 反馈表的基本内