会务管理规定(KY-GL-G-03-A)

武汉凯迪 绿色能源开发运营 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 会务管理规定 （ 试行版 ） KY-GL-G-03-A 版 次 A/O 分发号 持有人 状 态 受控 非受控 作废 密 级 秘密 机密 绝密 编制 /日期 审核 /日期 批准 /日期 2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日 试行 目录 1 目的 . 1 2 范围 . 1 3 定义 . 1 4 职责 . 1 5 程序 . 2 5.1 会议的申请 . 3 5.2 会议计划 . 3 5.3 会务工作 . 4 5.4 会议分类及议事规则 . 4 5.5 会议决议的发布与执行 . 8 5.6 会议注意事项 . 8 5.7 会议管理流程图 . 9 6 相关文件 . 9 7 记录 . 9 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 1/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 1 目的 为规范公司运行秩序，提高行政管理工作效率，研究、协调决定公司的生产、经营、管理中的重大问题，确保董事会的决议和年度经营目标的贯彻和实现，保证会议决策的严肃性、时效性，特制定本规定。 2 范围 2.1 适用于公司 内部 及与公司相关会议的 管理。 2.2 公司 董事会、 远程电视电话会议不属本规定管理范围。 3 定义 本规定所指会议主要包括以下三类： 3 1 公司级会议 ： 主要包括 高 管办公会、生产经营 分析 会、 生产技术协调 会、全体员工会议、政府部门或外单位在我公司召开的其他会议（如现场会、报告会等）及重要客人来访会议、公司高管临时会议。 3 2 专题与专业会议：主要包括公司的技术与业务会议，如：经营活动分析会、燃料专题工作会、 质量分析会、安全 环保 工作会、质量体系评审会、资金协调会、审查会、研讨会、招标会 、人力资源专题会 及其他专题会等。 3 3 部门会议：主要包括各部门召开的部门例会。 4 职责 4 1 公司级会议由总经理工作部负责归口管理，负责会议的组织安排，其他相关部门配合。 4 2 涉及多部门参加的专题与专业会议由会议召集部门负责组织安排，总经理工作部协调配合。 4 3 部门会议由各部门负责人决定召开并负责组织，会议期间的会务问题自行解会务 管理规定 版次： A/O 页次： 2/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 决。 5 程序 5 1 会议的申请 5.1.1 凡需邀请公司高管领导出席会议的，应向总经理工作部提交拟请公司领导名单，由总经理工作部征求公司领导意见后，予以统 一安排并通知公司领导到会。 5.1.2 公司全体员工大会须报请董事长批准，无特殊情况，不临时召开全公司性会议。 5.1.3 专题与专业会议、涉及多个部门负责人参加的其它各种会议，须报请分管领导批准。 5 2 会议计划 5.2.1 公司提倡会议的计划性，各项公司级工作例会按规定时间召开，如遇特殊情况需调整， 须经过会议主持人批准， 总经理工作部负责提前半天通知与会人员。 5.2.2 总经理工作部已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新会议的，召集单位应提前一天报请总经理工作部调整会议计划。各种临 时性会议须由承办部门负责提前半天通知与会人员。 5.2.3 对于准备不充分、非紧急的临时性、重复性或目的不明确的会议，总经理工作部有权拒绝安排。 5.2.4 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的多个会议，总经理工作部有权合并安排。 5.2.5 部门会议、临时性会议必须服从公司统一安排，不应该安排 与 公司例会务 管理规定 版次： A/O 页次： 3/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 会同期召开。 5 3 会务工作 5.3.1 为保证公司办公会议的质量 ， 公司执行会议议题申报制度 ， 制 发办公会议议题申报表 。 总经理工作部对公司 办公会 议的议题 每个季度 汇总一次， 根据提议人提出议题的数量和 质量 作为 其考核 的指标之一 。 5.3.2 公司级会议 由总经理工作部负责组织会务工作。包括拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料，落实会务人员、布置会场等， 解决会议所需的鲜花、茶水、茶具、饮料、水果、横幅、投影及摄影设备、纪念品等，安排摄影人员，安排酒店、食宿、交通车辆等。 5.3.3 涉及多部门参加的专题与专业性会议， 会议召集部门应至少提前一天向总经理工作部申请会议室和配套设施，并负责拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料，落实会务人员、布置会场等。 5.3.4 列入公司级会议讨论的议题，涉及部门应 做好充分的准备工作，就决策的议题背景，多个决策方案及其利弊分析、相关部门意见等，提交必要资料。部门级会议或其它类型会议，相关部门也要提前做好资料准备工作。 5.3.5 全公司业务性会议，会务工作由主办部门负责，必要时，可由总经理工作部负责协调；全公司综合性会议，由总经理工作部负责组织会务工作。 5 4 会议分类及议事规则 5.4.1 高管 办公会 5.4.1.1 会议召开时间：高管 办公会原则上每周召开一次，于每周一 下 午 14:00召开，特殊情况可推迟或改期。对于紧急问题，可临时召开高管 办公会。 5.4.1.2 会议参加人员：高管 办公会由 董事长、 总经理或其授权 委托 人主持， 公司董事 、副总经理、总工程师以及 与议题有关的部门负责人参加会议。 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 4/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.4.1.3 会议主要内容： a） 讨论研究公司组织机构设置，人员聘用和任免等事宜。 b) 讨论研究公司年度生产经营计划、资金使用计划、资金的安排及调整。 c) 研究职工奖惩等方面的事宜。 d) 听取副总经理对分管工作的汇报，互通信息，协调工作。 e) 研究、协调、决定各生物质电厂和公司职能管理部门请示公司解决的重要事项。 f) 高管 办公 会可根据公司的工作需要，确定提交董事会讨论的议题。 5.4.1.4 会议筹备及落实 a） 高管 办公会的议题由各部门在每周五前向分管领导提出，总经理工作部负责向 公司 各分管 领导征集议题，并报会议主持人确定后，由总经理工作部提前一天将会议时间、地点、参加人员、议题通知与会人员。 b） 高管 办公会由 机要 秘书 记录并立卷归档，同时整理会议纪要，经总经理工作部部长审核后交 会议主持人 签发。 c） 总经理工作部负责把会议纪要报送有关领导，下发有关部门，有关部门根据会议纪要贯彻落实。 d） 为保证高 管 办公会决议落实执行，由 总经理工作部负责督办，必要时填写“督查督办通知单”，并及时将督办结果报告董事长和总经理，具体执行 行政事务管理 工作规定。 5.4.1.5 有关规定 a) 召开会议前必须做好准备工作，需要提交会议研究的议题，主管部门应事先提出主导性意见，只有议题而没有主导性方案的，一般不予研究。 b) 一般情况下，不得个人接受及处理需要集体研究决定的议题，凡属分管领导、职能 部门职责范围内能解决的问题，或经个别研究能处理的问题不得列入高管 办公会议。 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 5/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.4.2 生产经营 分析 会 5.4.2.1 会议目的：研究讨论公司生产 经营工作；贯彻落实公司 董事会、高层管理办公会 会议精神； 通报 公司生产经营 形势 ， 部署 生产经营 工作 ； 讨论 生产经营工作中 需要 通过 会议决定的其他重要事项。 5.4.2.2 会议召开时间： 生产经营工作会 原则上每 月 召开 1 次， 于每 月最后 一 周星期 三 下午 14： 00 召开 。 5.4.2.3 会议参加人员：总经理、副总经理、总工程师、各职能部门负责人， 部门骨干成员根据需要参加会议。 5.4.2.4 生产经营分析会 由总经理或 其 授权 委托人 主持。 5.4.2.5 会议主要内容： a) 传达 公司 高 管办公会议精神和部署的工作。 b) 检查 各部门 上次会议决议 的落实情况。 c) 各部门 总结上 月 工作，并提出下 月 工作计划。 d) 协调解决生产经营和管理中的重要问题。 5.4.2.6 生产经营会的会议议题由主持人确定或由各部门根据工作需要申报。各部门于每 月最后一 周 的星期 四 将 生产经营 分析 会 会 议议题申请单 （见附表） 及本 月工作总结、下 月 工作计划提交总经理工作部汇总。会议议题呈交总经理审批后，由总经理工作部在会前将会议资料下发给参会人员。 5.4.2.7 生产经营 分析 会由总经理工作部综合文书记录并立卷归档，会议有重要安排部署和决定的，起草会议纪要。会议纪要由会议主持人签发，会议决议由分管领导负责组织实施，相关部门或工作任务责任人贯彻落实。 会议纪要报送公司董事。 5.4.2.8 为保证生产经营 分析 会 会 议决议的执行，由总经理工作部负责督办，并及时将督办结果报告总经理或分管领导。 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 6/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.4.3 生产技术协调 会 5.4.3.1 会议目的 :该会议是对每个生物质电厂的质量、安全、成本费用等进行管理，协调公司各职能部门与生物质电厂之间的问题，明确解决问题的办法和措施，保障 各生物质电厂正常高效运营。 5.4.3.2 会议召开时间： 根据实际工作需要， 原则上每两周 召开 一次 。 5.4.3.3 会议 参加 人员： 副总经理、总工程师、各职能部门负责人、相关生物质电厂经理 （可通过视频会议参加） 。 会议由 生产技术部部长 主持召开。 5.4.3.4 会议议程及内容： a) 由生产技术部负责汇报各地生物质电厂的生产 进程 概况，重点为各生物质电厂的生产计划完成情况 、 资源需求计划、存在的主要问题及解决对策 ， 并通报上次会议的督办结果。 b) 相关部门解答 生产技术部汇总收集各生物质电厂 提出的有关问题， 提出本部门的意见、解决办法和措施，并做好后续工作安排。 c) 相关生物质电厂经理汇报需公司协调解决的重要事项。 d) 听取相关部门汇报及督办结果后， 公司副总经理 就会上提出的紧急或重要问题进行决策，并对下阶段生物质电厂的生产运营提出要求。 5.4.3.5 生产技术部负责组织会议并安排专人记录，会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划。 会议纪要由会议主持人签发，会议决议由分管领导负责组织实施，相关部门或工作任务责任人贯彻落实。 5.4.3.6 会议重点必须明确，强调工作的相互协调和沟通。对 于通过部门间协调可以解决的问题，要求各生物质电厂 厂长 、公司各部门负责人在沟通和协调中解决，毋须在会议上提出。 5.4.3.7 为保证 生产技术协调 会 会 议决议的执行，由生产技术部负责督办，并及时将督办结果报告公司总经理和分管领导，并在下一次 生产技术协调会 上通报执行情会务 管理规定 版次： A/O 页次： 7/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 况。 5.4.4 专题与专业会议 5.4.4.1 专题与专业会议由各分管领导主持，参加会议人员根据工作需要由分管领导确定。 5.4.4.2 专题与专业会议根据工作需要，确定会议专题，各有关部门负责提出议 题，不定期召开。 5.4.4.3 专题 与专业会议要有专人记录并立卷归档。必要时可形成会议纪要，由会议主持人签发。 5.4.5 部门工作会议 各部门根据工作情况，每月至少召开 1 次部门工作会议，总结部署工作，并做好相应的记录。 5.5 会议决议的发布和执行 5.5.1 会议应安排专人做好记录，如有必要，会后会议记录人员须在 24 小时之内及时整理写出会议纪要，经主持会议的董事长、总经理或分管副总经理审签后，由会议主办部门派专人送达各位参加人员和相关部门，并且请收件人员签收。 5.5.2 会议结束后如有必要，除有特殊要求的资料由主办部门各自存档外， 其余部分包括会议记录及纪要均由总经理工作部整理、立卷、保存存档。 5.5.3 公司级会议决议的贯彻执行情况由总经理工作部门负责检查和督促，总经理工作部需向相关领导汇报、反馈决议执行情况，具体执行 行政事务管理 工作规定。部门级会议及其它类型会议的决议督查工作人员根据会议安排确定。 5.6 会议注意事项 5.6.1 为保证公司各类会议高效、务实的召开， 参加会议的人员应准时到会，并履行会议签到手续。与会人员因故不能出席或不能按时到会的，应于会前向会议主持人会务 管理规定 版次： A/O 页次： 8/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 或会议主办部门负责人请假，并说明原因，委派相关人员参加 会议。 5.6.2 与会人员应严格遵守会场纪律，未请假或无正当理由不得中途离会，不得在会场讨论与会议无关的话题、接听通讯工具。所有通讯工具必须调整在振动状态。 5.6.3 与会人员应围绕会议议题积极发言，发言应简明扼要， 实事求是 ，个人发言不超过 2 分钟，汇报工作不超过 5 分钟 。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会，原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。除特殊情况外，不再另行通知。 5 7 会议管理流程图 5.7.1 高 管 办公 会会议管理流程图 5.7.2 生产经营会会议管理流程图 6 相关 文件 a) 行政事务管理规定 7 记录 7.1 高管 办公会议题申请单 （ KY-GL-G-03-A-01） 7.2 工作会议题申请单 （ KY-GL-G-03-A-02） 7.3 会议议题批准单 （ KY-GL-G-03-A-03） 7.4 会议申请单 （ KY-GL-G-03-A-04） 7.5 会议通知单 （ KY-GL-G-03-A-05） 7.6 会议签到表 （ KY-GL-G-03-A-06） 7.7 会议记录表 （ KY-GL-G-03-A-07） 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 9/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.7.1 高管 办公会会议管理流程图： 档案室 董事长 会议主持人 总经理工作部 公司高管 公司 各部门 会议通知 搜集资料 会议准备 会议召开 会议纪要 发文 审核 审查 督 办 签收 资料 签收 执行 存档编号 存档 反馈 总结 结束 开始 征集议题 存档 审核 签发 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 10/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.7.3 生产经营 分析 会会议管理流程图： 档案室 会议主持人 总经理工作部 会议参加方 会议通知 搜集资料 会议准备 会议召开 会议纪要 发文 签发 审查 督办 签收 资料 签收 执行 存档编号 存档 反馈 总结 结束 开始 征集议题 存档 审核 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 11/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 高管办公会会议议题申请单 申请人 表格编号 申请日期 记录编号 申请议题 备 注 会务 管理规定 版次： A/O 页次： 12/17 本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 工作会 议 题申请单 申请部门 表格编号 记录编号 申请议题 签字 /日期： 分管领导 审批意见 签字 /日期： 总经理工 作部建议 签字 /日期： 总经理 批准意见 签字 /日期： 备 注 1 能够通过分管领导协商处理或分管领导已有明确批示的，请不要申报； 2 议题请尽量精简，一般不要超过 3 个； 3 需召开专题会议讨论解决的问题，请另行申报； 4 为保证会议效率，请各部门提前准备与会资料； 会务 管理规定