学校档案整理的步骤和方法.doc

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。一、文书档案整理的步骤1、收集-2、分年度-3、确定归档范围-4、分类（归档方法）-5、分保管期限-6、立卷（整理成件）-7、文件排列-8、装订-9、编号-10、编页码-11、编目-12、放置备考表-13、装盒- 14、上架。二、文书档案整理的具体方法1、收集。文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。 第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。第三类：内部文件 ，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。 如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。2、分年度。按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。3、确定归档范围。（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。4、分类 (归档方法)。第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度-组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。5分类（根据学校类目表分）5、分保管期限。按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。（1）、永久 凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。（2）、定期 凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。在定期保管期限内，根据利用价值可分为30、10年保存 。 （注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种，其中长期为16-50年、短期为15年以下。）6、立卷（整理成件）。在立卷归档工作中应注意问题：（1）、本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。（2）、立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。（3）、要保证文件材料的齐全完整。正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不能“分家”，要一并归档组卷。（有请示不一定有批复，但有批复就一定要有请示。）（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件，是指没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表；重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；有些不经过收发、却是本单位业务活动，直接由单位领导“亲启”的文件材料等。 7、文件排列。应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。（1）、第一种方法：按时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。（2）、第二方法：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关从国家级自治区级市级本级下级机关。在排列各级机关文件时，大家可以先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，对那些白头文件可以按时间先后排列。8、装订。 (1)、去除金属钉，采用棉线三孔一线装订。三孔一线的“孔”宜小不宜大，“孔”的标准距离：纸张边缘左边距离是1.2cm，A4纸和16开纸的上下边距分别是6cm、4.65cm。棉线三孔一线装订法主要是以件为单位装订。(2)、按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；请示文与批复文作为一件时，批复文在前，请示文在后。发文装订顺序：正文领导签发单底稿；来文装订顺序：来文单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的可不存。）9、编号。 归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。）归档章的格式:(全宗号)(年度)(室编件号)(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)10、编页码。归档文件每页都要在右下角编页码（文件本身已经有页码的不用另编，几份或几个内容组成一件的必须连续重编页码）。编目时录入每件的总页码。11、编目。归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成）。归档文件目录，如：件号责任者文号题 名日期页数备注6防城港市港口区XX局XX发200716号 关于的通知2007.10.259归档文件目录一式两份，一份放置每盒归档文件前面，另一份集中装订成册编制成归档文件检索目录。检索目录要编制封面，便于查找利用。目录封面格式，如：归档文件目录 全宗名称：防城港市港口区XX局年 度： 2007保管期限： 永 久机构(问题)：12、放置备考表。每盒归档文件后面都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。13、装盒、填写盒面及盒脊 。归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。档