《差旅费及通勤补助费管理制度》.doc

差旅费及通勤补助费管理制度为了加强公司差旅费及通勤补助费的管理，规范核算流程和费用标准，制定本制度。第一条 适用范围（一）本制度适用于集团内各公司、各单位、各项目及各部门；（二）园区营销部差旅费标准依据营销部差旅费管理制度执行。第二条 管理部门及人员财务部、人资部、行政部、总经办、审计部、各差旅费申请部门、各分管部门分管领导、财务副总。第三条 管理职责（一）财务部1.负责差旅费的日常核算与管理，定期清理差旅费借款，通知差旅费借款人按期核销，防止出现呆坏账的发生；2. 对于未按时间要求进行核销账务的借款人员，给予处罚处理；3. 严格按照制度规定审核通勤补助费及差旅费的合规性；4.定期配合行政部总经办编制差旅费及通勤补助费预算分析。（二）行政部、总经办1.负责公司员工出差票务、住宿的预订及相关费用资金借款申请与核销办理； 2.负责本部门人员通勤补助费费报销的审核及出差返回后的账务核销工作。3.负责定期编制差旅费及通勤补助费预算及分析预算执行情况。（三） 人资部1.负责各部门员工申请报销通勤补助费的资格审核与认定；2.严格依据制度规定及考勤情况审核通勤补助费的报销额度；3.定期更新员工档案，依据通勤补助费补助标准编制统计表上报财务部。（四）审计部1.负责定期审计差旅费及通勤补助费报销的合规性；对违规业务部门进行处罚处理；2.依据审计结果，定期编制审计报告，披露差旅费及通勤补助费的支出情况。（五）各差旅费及通勤补助费申请部门1.负责本部门人员申请差旅费及通勤补助费的审核及核销；2.负责本部门人员差旅费借款的清理、督办、催办工作。（六）各分管部门的分管领导1.负责各分管部门差旅费及通勤费的审核、确认；2.负责分管部门差旅费借款核销的跟踪监督及违规处理。（七）财务副总负责公司差旅费及通勤补助费支出管理，分析审核预算执行情况。第四条 员工通勤补助费标准（一）通勤补助费标准及条件1.外省市及沈阳市内员工原则上公司提供住宿，在条件允许的情况下，公司将安排通勤车辆接送沈阳市内的员工；2.抚顺市内通勤的员工，需要倒车坐通勤车（距离通勤站点4站以上）或无法通过倒车乘坐通勤车的，每天按2元标准核销交通费用；3.其他地区中层以上管理人员，家庭主要成员未在抚顺安家，每年核销1次探亲路费（含春节）；4.使用自有车辆上下班通勤的员工，比照上述同级公共交通工具的标准每天2元补助执行，每季末，以开具公司名头的加油票据给予核销；5.需加班人员由行政办公室安排房间住宿。（二）核销流程1.员工通勤补助费每季度报销一次，季度结束的下月10日-15日，作为财务部办理员工通勤补助费审核报销时间；2.员工依据出勤情况，填制原始票据审批单，由部门负责人签字审批后，报人资部核定报销额度，财务部依据制度规定及员工出勤情况审核，出纳员复核后付款；第五条 出差旅费费用标准（一）出差旅费标准及报销规定1、 出差交通费、住宿费、伙食补助费标准 职务交通工具住宿标准市内交通费伙食补助火车轮船飞机其他一般地区特殊地区一般地区特殊地区公司级领导软卧三等舱经济舱按实报销四星级四星级按实报销50100部门主管硬卧三等舱按实报销三星级三星级按实报销5080其他工作人员硬座四等舱按实报销100150按实报销5060特殊地区:系指直辖市、省会城市和沿海经济特区；其他为一般地区。2、出差住宿费和交通费实行限额控制，特殊情况经公司总经理批准后方能实报实销。（1）住宿费凭住宿发票，在规定标准范围内按实际住宿天数计算报销，超标准的，超出部分自理；（2） 其他交通工具是指长途汽车或市内交通车，但不含出租车；（3） 伙食补助费实行包干的办法，个人不得另报餐费。3、差旅费报销的其他规定（1） 随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿，无法与领导分不开的人员，按特殊情况处理；（2） 出差人员到达目的地需乘出租车的，按特殊情况处理；（3） 特殊情况下出租车费的报销：须经部门领导批准，单位领导确认，财务审核后，方可报销；（4） 自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不报市内交通费；（5） 凡被外单位和个人邀请外地考察参观，或业务跟随的人员，其食宿费已由对方负担的，均不再享受包干费或补助费；（6） 出差天数的计算，原则为：当天中午12时以前出发，第二日中午12时以后返回的按一天两个出差日计算；当天中午12时以后出发，第二日12时以前返回的，按一个出差日即两个半天计算；（7） 各部门人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过原计划天数的费用，需经总经理批准，否则，财务不报销；（8） 外单位人员为公司临时办事，其费用开支，经公司总经理批准可实报实销；（9） 项目之间往来办事或到有公司项目部附近的地区办事，并有条件到项目部住宿的，由项目安排住宿，不予报销宿费；（10） 单位或部门间工作调转人员差旅费的报销，须依据调出单位财务确认的人员调转单上的时间、地点等，核销差旅费；（11） 出差期间顺路回家或到亲友家居住的人员不再报销宿费；（12） 随上级领导出差，已由领导安排好食宿的，不再享受就餐补贴及另行报销宿费；（13） 出差期间，因业务往来已报销业务招待费的，或由对方单位已招待食宿的，不再享受就餐补贴和另行报销宿费；（14） 到离工地及办公地点就近的城市出差办理业务，不给就餐补贴（例如抚顺工地至市内办事，以此类推）；（15）专职材料采购员，每天补助费10元，全月300元，按月核发，当月累计缺勤7天以上（含7天）的，扣回相应天数的补助。（二）机票及火车票预订规定1、 机票及火车票的预订由公司行政部总经办负责；2、公司因公出差人员乘火车在15小时内（高铁在6小时内）能到达目的地，原则上不受理机票预订，如有特殊情况，需总经理审批，外籍专家及合作单位预订机票，依据合同的规定执行；3、出差申请人依据出差申请单内容要求详细填写机票申请单或火车票申请单，报总经理审批；4、除紧急情况外，国内机票需在总经理签批下提前2个工作日送至行政部总经办，国际机票需在总经理签批下提前5个工作日送至行政部总经办，火车票提前1个工作日送至行政部总经办。5、因个人原因（如误机等）退票费由个人承担。（三）核销流程1、出差人员返回公司后一周内，必须办理差旅费借款的核销手续；2、公司总经办统一办理的机票及火车票，应在出差人员返回公司后3日内签字确认并办理核销手续；3、相关审批流程依据公司规定执行。第六条 审计、监督 、检查 （一）要求各部门负责人及分管副总，严格审核本部门出差人员费用支出情况，对不合理或不符合公司规定的不予签字；（二）要求财务主管严格审核票据，定期清理差旅费借款，对不符合规定的票据不予审核；（三）要求审计部定期不定期的对差旅费及通勤补助费支出情况进行审计、监督、检查，要求每年不少于6次。第七条 惩罚处理（一）各相关责任部门的责任人员应严格执行本制度，若发生违规、违纪行为，应承担相应经济、法律责任；（二）未能按规定时间核销出差费用或业务处理不及时的，处以责任人20-50元罚款；处以部门主管50-100元罚款；（三）未能按实际情况申报通勤费或有意隐瞒住址，导致通勤费支出不合理，报销人全额返回通勤费，并对报销人处以100-300元罚款；（四）财务部未按规定审核或审核不认真，造成公司不必要支出的，处以财务审核人员50-200元罚款；处以部门主管100-300元罚款。处以分管副总200-500元罚款；（五）人资部未按规定统计上报通勤补助人员资