关于加强公司经费支出管理工作的规定20140402.doc

关于加强公司经费支出管理工作的规定公司各部门、各项目部：为进一步贯彻执行公司工程项目成本控制意见、工程项目管理办法、材料管理办法、材料采购工作规程，强化公司运营成本控制，规范经费支出管理，完善财务制度，经公司研究，特制定本规定，请各部门、各项目部遵照执行。一、坚持以工程项目为中心支出经费，统一核算。1、工程项目施工过程中的经费支出类别：1）材料设备采购租赁费；2）设计服务费；3）劳动用工费；4）项目管理费（包括项目部人员生活费用、差旅费用、工资待遇及各项补贴，项目部办公费用、招待费用等）具体规定如下：1) 材料设备采购、租赁费因工程项目需要购买材料、设备或租赁设备，应严格执行公司材料管理办法、材料采购工作规程、工程项目管理办法的有关规定，及时签订采购、租赁合同，按程序办理报销、入账审批手续。单项材料采购、设备采购或租赁价格超过5000元的，应签订采购或租赁合同。采购供应部填写费用支付审批单，依据合同条款附应付款说明及验收入库相关手续，项目负责人（项目经理）、财务部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部按合同支付该经费，此经费先期列入预付款，待合同执行完毕，按合同约定办理结算报销手续。单项采购零星材料、设备或临时租用机械设备金额不足5000元的，采购供应部填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，项目负责人（项目经理）、财务部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部办理报销手续。施工现场临时租用机械、设备费用，由项目负责人（项目经理）根据工程项目所在地市场价格提出初步意见，报请公司核定后执行。2）劳动用工费工程项目部严格执行公司工程项目管理的有关规定，按程序申报工程项目劳动用工，报总经理审批后签订施工协议，作为财务付款的依据。工程项目部依据施工协议填写费用支付审批单，项目负责人（项目经理）、财务部审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部按协议支付该经费，此经费先期列入预付款，待施工协议执行完毕，按协议约定办理结算报销手续。施工现场临时用工费用，由项目负责人（项目经理）根据工程项目所在地市场价格提出初步意见，报请公司核定后执行。工程项目部填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，项目负责人（项目经理）、财务部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部办理报销手续。3）设计服务费因工程项目需要，公司聘请工程设计人员为业主提供设计服务，应支付设计服务费，设计服务费超过5000元的，应签订设计服务协议，作为财务付款的依据。工程部填写费用支付审批单，项目负责人（项目经理）、财务部审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部按协议支付该经费，此经费先期列入预付款，待设计服务协议执行完毕，按协议约定办理结算报销手续。设计服务费用不足5000元的零星设计服务，由项目负责人（项目经理）根据市场价格提出初步意见，报请公司核定后执行。工程项目部填写费用报销审批单，凭付款收据、发票或应付款说明，项目负责人（项目经理）、财务部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部办理报销手续。4）项目管理费项目管理费包括外地工程项目部常驻人员生活费用、差旅费用、市内交通费、工资待遇及各项补贴，项目部办公费用、招待费用等。外地工程项目常驻人员生活费（住宿、就餐）、差旅费、工资待遇及各项补贴按公司有关文件规定标准执行，分月办理报销手续。工程项目部分类填写费用报销审批单，凭付款收据、发票或发放标准说明，项目负责人（项目经理）、财务部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部办理报销手续。公司所在地工程项目部的有关费用参照此条办理。严格控制工程项目部办公费、市内交通费及招待费用支出，确因工程项目管理工作需要开支的上述费用，须事先向公司申请，经总经理审批同意后执行。工程项目部分类填写费用报销审批单，凭付款收据、发票或开支标准说明，项目负责人（项目经理）、财务部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后，财务部办理报销手续。2、工程项目竣工后经费支出类别：1）工程决算审计费用；2）工程维修保养费用；3）零星工程服务费用。具体规定如下：1）工程项目竣工后，工程项目部应积极配合工程部、市场经营部做好工程决算审计，及时催要工程尾款，因此产生的费用按如下要求办理报销入账手续：决算编制费用，跟踪审计、催要工程尾款的交通公关费用分别由当事人填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，经财务部、工程部、市场经营部负责人审核，分管副总经理、总经理审批后办理入账、报销手续。2）工程维修保养费用工程项目部应积极配合客户服务部做好工程项目后期维修保养工作。工程项目维修保养严格执行合同约定，合同范围内的维修保养，客户服务部应事先提出方案，并做好经费预算，经总经理审批后执行，所需经费从工程项目质保金中支出，按支出费用类别和经费多少分别办理报销入账手续。3）零星工程服务费用本着为客户服务，让业主满意的原则，对客户、业主提出的零星工程服务，由客户服务部负责受理，经分管副总经理审核同意后，按工程项目管理程序组织实施。能够办理经济签证的，所需经费由财务部立项支出，按工程项目经费支出程序办理报销入账手续；无法办理签证的，所需经费暂列入公司公共管理费用支出，按工程项目经费支出程序办理报销入账手续。年终纳入工程项目效益统一核算。3、工程项目开工前经费支出类别：1）市场开发及公关费用2）投标费用；3）工程预算费用；具体规定如下：1）市场开发及公关费用坚持以“市场经营“为龙头，围绕公司发展战略和工程项目需要开展市场开发与经营管理工作，所需经费列入公共管理费用支出类别，当事人填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，部门负责人和财务部审核，分管副总经理、总经理审批后，办理报销入账手续。年终纳入工程项目效益统一核算。2）招投标费用工程项目、大宗材料设备的招投标费用先期列入公共管理经费支出范围，中标工程项目的此类经费支出纳入工程项目管理费用，未中标工程项目的此类经费支出纳入年终工程项目效益统一核算。招投标费用由当事人填写经费报销审批单，凭付款收据或发票，部门负责人、财务部审核，分管副总经理审批后办理报销入账手续。3）工程预算费用加强预算管理是实现工程项目成本控制的关键环节，所有工程项目实施前，均应有图纸预算，所需经费列入工程项目管理经费支出范围。当事人填写经费报销审批单，凭付款收据、发票或相关说明，部门负责人、财务部审核，分管副总经理、总经理审批后办理报销入账手续。二、公司日常运营经费支出类别1）员工工资2）办公费用（物业、水电、设备购置与维护、办公耗材、交通差旅、公务招待费等）3）员工福利费用（房租、午餐费、通讯费、劳保费、津补贴等）4）仓储管理费用5）融资、贷款利息具体规定如下：1）员工工资员工工资按月发放，每月25日前财务部按发放标准造册，分管副总经理、总经理审批后，财务部负责发放到每位员工的工资卡上。员工工资先期列入公共管理费用支出，年终纳入工程项目效益统一核算。 2）办公费用公司总部办公费用主要指：办公场所、员工餐厅、宿舍的物业费、水电费、数字电视网络费，办公设备购置与维护费，办公耗材费，市内交通费，差旅费，公务招待费等。经费支出先期列入公共管理费用，年终纳入工程项目效益统一核算。办公场所、员工餐厅、宿舍的物业费、水电费、数字电视网络费，办公设备购置与维护费，办公耗材费等由总经办填写费用报销审批单，分管副总经理、总经理审批后办理报销入账手续；公司各部门应严格控制市内交通费、差旅费和公务招待费用开支，确工作需要开支的，应事先填报相关申请表，部门负责人审核，分管副总经理、总经理批准后执行。当事人填写费用报销审批单，财务部、部门负责人审核，分管副总经理、总经理审批后办理报销入账手续。3）员工福利费用公司员工福利费用开支范围主要包括：员工宿舍、员工餐厅房租，员工午餐费、通讯费、劳保费，年终津贴，外勤补贴，节假日公游、补贴等）。员工宿舍、员工餐厅房租，员工午餐等费用，当事人填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，总经办、财务部审核，分管副总经理、总经理审批后办理报销入账手续。严格执行员工通讯费用支出标准，确保公司员工信息联络畅通。根据实际工作需要，公司给每个员工配置手机一部并定制了免费通话套餐。公司副总经理及以上职位人员、项目部负责人（项目经理）通讯费用据实报销，其余员工在定制套餐标准内免费使用，超出定制标准的费用自行承担，并及时主动足额缴纳，以确保信息联络畅通。因话费超标未及时补缴造成通讯联络不畅的，公司有权从该员工工资中代为扣缴。此项费用支出，由总经办填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，财务部审核，分管副总经理、总经理审批后办理报销入账手续。员工劳保费，年终津贴，外勤补贴，节假日公游、补贴等费用支出，由总经理办公会议研究决定支出标准，总经办填写费用报销审批单，凭付款收据或发票，财务部审核，分管副总经理、总经理审批后办理报销入账手续。4）仓储管理费用加强公司各类材料、设备的仓储管理，因此产生的库房租赁费、管理费等，先期列入公共管理费用支出，年终纳入工程项目效益统一核算。5）融资、贷款利息加强公司投融资和贷款管理，确保工程项目资金需求。公司市场经营部、工程部、工程项目部应积极催要工程进度款，慎重使用融资和贷款，最大限度提高工程项目经营效益。确因工程项目经营管理需要使用融资和贷款的，应事先向公司申报，使用额度和利息由总经理办公会议研究决定，财务部按约定利息标准办理支付报销手续。此项费用先期列入公共管理经费，年终纳入工程项目效益统一核算。三、临时突发性经费支出施工现场安全责任事故、涉诉法律事务、工程尾款拖欠坏账呆账、材料不合格、不可抗拒力损耗及其它经济责任事故造成的临时突发性费用支出，先期列入公共管理经费支出，年终纳入工程项目效益统一核算。四、几点要求：（本部分内容请于主管按一至三条费用类别及报销要求认真修改完善！）为规范费用审核报销入账程序，有效控制各项费用支出，及时掌握公司运营、项目管理各项经费支出情况，现就如何正确使用财务报销、入账凭证单据作如下规范要求：1、“付款申请单”（附表二）：用于劳务费、工程款、物料设备采购款的支付，劳务费、工程款支付必须附项目合同、结算单（含进度款）、收款凭据，由工程技术人员填制，预算员、项目经理(负责人)签字，分管副总审核，总经理审批后支付；物料设备采购款支付照此程序办理。2、“出差费用报销单”（附表三）：用于报销公司员工因公出差乘坐车、船、机票费用以及差旅补助等，市内交通费用（乘坐出租车）按本规定第五条办理。3、“借款单”（附表四）：用于公