（教育技术学专业论文）高校办公自动化系统的设计与建设.pdf

山东师范大学硕士学位论文 中文摘要 建立安全、高效的办公自动化系统可以在很大程度上改善学校的教学、科研、 管理与服务环境，同时安全、高效的办公自动化系统也是提高高等学校在技术教 育条件下整体管理工作水平的有效途径，这在一定程度上又反映出了学校管理现 代化的水平。因此，建立办公自动化系统，不仅是社会发展的需要，也是加快教 育事业发展，推动高校管理服务上水平、教育办学出效益的必经之路。 笔者在对论文的选题背景、研究意义、文献综述、论文结构进行综述后， 对办公自动化的概念进行了阐述：“办公信息系统是以计算机科学、信息科学、 地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以 提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。”在该系统中， 指导思想是灵魂，规范标准是基础，信息资源是前提，硬件设备和软件系统是工 具，系统管理和维护是保证，系统应用是目的。随后，笔者对国内外办公自动化 的发展状况进行了概述。 由于本文论述的重点是应用于高校行政办公事务中的办公自动化系统的设 计与建设。因此，笔者随后论述了高校办公模式的变迁：由原来的以领导为核心 的传统办公模式向基于计算机和网络技术的办公模式的转变。 尽管在我国高校办公自动化系统建设的实践中，许多高校已经取得了阶段性 成果，但目前仍存在许多问题。基于对山东师范大学、山东大学、安徽师大、陕 西师大、河南师大、沈阳师大、北京师大等高校办公自动化系统现状的调查，本 文从五个方面概括说明了目前高校办公自动化系统的发展现状，包括：决策层重 视程度情况、办公自动化硬件建设情况、办公自动化系统的选用情况、系统的管 理与维护情况及系统的运行效果情况。通过对这五个方面的调查发现，目前国内 许多大学的办公自动化系统都是在各高校决策层的支持下建设完成的，即使是尚 未建成办公自动化系统的高校，也都正在进行或计划进行办公自动化的建设，并 已投入相当数额的资金。随后，本文总结了高校办公自动化建设中存在的一系列 问题并提出相应的应对策略。这些问题包括：办公人员的意识问题、规章制度不 够健全的问题、资金投入的问题、恰当选择软件和服务厂商的问题、系统安全问 题及系统的普及推广问题等。 山东师范大学硕士学位论文 在对目前高校办公自动化系统现状有了针对性认识后，笔者以山东师范大 学办公自动化系统的建设为例，阐释了高校办公自动化系统的具体设计和建设。 要建设高校办公自动化系统，首先是要定位系统的设计目标、思想及原则。要建 立符合学校实际需要的办公自动化系统，防止资源浪费和重复建设。随后要对学 校当前的条件进行调查分析。笔者主要针对六个与山师办公自动化系统建设密切 相关的条件进行了调查分析，并找出了目前存在的问题：学校办公自动化系统建 设缺少总体规划、信息缺乏有效共享、应用缺乏有效集成、用户缺乏统一接口、 建设缺乏统一标准和学校信息管理队伍缺少高水平专业人才。在条件分析的基础 上，笔者进行了适合山东师范大学自身需要的办公自动化系统结构设计，主要从 系统的构成要素和系统的网络体系结构( c s 结构和b s 结构的比较) 两方面进 行了论述。最终，笔者根据各部门的办公流程和办公实际需求，设计了符合学校 实际情况的系统功能模块。 事实上，系统的正常运行也离不开相应的安全防范措施。因此，在第四章 的最后，笔者就系统的安全防范提出了一系列的防护措施，以确保系统的安全、 有效运行。 高校办公自动化系统的设计与建设是一项比较复杂的系统工程，不可能一 蹴而就。一个学校办公自动化系统的建设必须在充分调研的基础上，进行缜密的 分析，根据实际需求，不断完善系统功能，以保证系统发挥应有的作用。 本文不仅仅局限于高校办公自动化系统建设的理论与技术阐述，而是以实 际操作为例，更形象、具体地说明了高校办公自动化系统的细节设计、建设方案 和实施过程，目的在于为意在建设或完善办公自动化系统的高校提供参考。作为 本文实例的山东师范大学办公自动化系统也不可能是完美的，在未来的运行和实 际操作中还需进一步的改进与完善。也就是说，本文提供的设计思路与具体内容 必然存在不足之处，笔者将结合未来的研究对本文进行进一步的修改、完善。 关键词：高校办公自动化系统，系统建设，系统设计，系统结构，系统模块 分类号：g 4 3 4 i i 山东师范大学硕士学位论文 a b s t r a c t e s t a b l i s h i n ga s e c u r ea n de f f i c i e n tc o l l e g eo f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e mn o to n l yc a n i m p r o v eg r e a t l yt h et e a c h i n g ，r e s e a r c h ，m a n a g e m e n ta n ds e r v i c ee n v i r o n m e n to fa u n i v e r s i t y ，b u ta l s oi sa ne f f e c t i v ew a yt or a i s ei t sm a n a g e m e n tl e v e lu n d e rt h e c o n d i t i o no ft e c h n i c a le d u c a t i o n , w h i c hl a r g e l yr e f l e c t st h el e v e lo fac o l l e g e s m a n a g e m e n t m o d e r n i z a t i o n i no t h e r w o r d s ，t h e e s t a b l i s h m e n to fo a si s i n d i s p e n s i b l et os o c i a ld e v e l o p m e n ta n dt h eo n l yw a yt oa c c e l e r a t et h ed e v e l o p m e n t o fe d u c a t i o n ，r a i s et h el e v e lo fc o l l e g em a n a g e m e n ta n ds e r v i c ea n di n c r e a s ec o l l e g e o p e r a t i n ge f f i c i e n c y a f t e rag e n e r a li n t r o d u c t i o nt ot h eb a c k g r o u n d ，p u r p o s e ，l i t e r a t u r ea n do u t l i n e o ft h i st h e s i s ，t h ed e f i n i t i o no fo a si sp r e s e n t e d ：w i t hm o d e r ns c i e n c eb r a n c h e sa n d s c i e n t i f i ct e c h n o l o g i e sa si t sb a c k b o n e ( s u c ha sc o m p u t e rs c i e n c e ，i n f o r m a t i o ns c i e n c e ， g e o s p a t i a ls c i e n c e ，m a n a g e m e n ts c i e n c e ， b e h a v i o r a ls c i e n c ea n dn e t w o r k c o m m u n i c a t i o n t e c h n o l o g y ，e t c ) ， w i t ht h ei m p r o v e m e n to fc o m p r e h e n s i v e m a n a g e m e n ta n dd e c i s i o nm a k i n ga s i t s a i m ，o f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e mi s a c o m p r e h e n s i v eh u m a n m a c h i n e i n f o r m a t i o ns y s t e m i nt h i ss y s t e m ，t h eg u i d i n g i d e o l o g yi s i t ss o u l ，r e g u l a t o r ys t a n d a r d si t sb a s i s ，i n f o r m a t i o ns o u r c e si t sp r e m i s e ， h a r d w a r ea n ds o f t w a r ei t st o o l s ，s y s t e mm a n a g e m e n ta n dm a i n t e n a n c ei t sg u a r a n t e e a n dt h ea p p l i c a t i o no ft h es y s t e mi t sp u r p o s e t h e na no v e r v i e wi sg i v e nw i t h r e f e r e n c et ot h ec o n t e m p o r a r yd e v e l o p m e n to fo a sb o t ha th o m ea n da b r o a d s i n c et h ef o c u so ft h i st h e s i si st h ed e s i g na n dc o n s t r u c t i o no fo a st h a ti s a p p l i e dt oc o l l e g ea d m i n i s t r a t i o na n ds e r v i c e s ，2 3i nc h a p t e r1 h a sb e e nd e v o t e dt o t h ec h a n g eo fc o l l e g eo f f i c ep a t t e r n ：f r o mt r a d i t i o n a lo f f i c ep a t t e r n , i nw h i c hl e a d e r s f u n c t i o na st h ec o r e ，t ot h en e t w o r ko f f i c ep a t t e r n a l t h o u g hi np r a c t i c em a n yc o l l e g e sh a v em a d em u c hh e a d w a y i nt h ep r o c e s so f c o n s t r u c t i o no f c o l l e g eo a s ，t h e r es t i l le x i s tm a n yp r o b l e m s b a s e do n as u r v e yo ft h e o a si nan u m b e ro fu n i v e r s i t i e s ，i n c l u d i n gs h a n d o n gu n i v e r s i t y ，a n h u in o r m a l u n i v e r s i t y ，s h a a n x in o r m a lu n i v e r s i t y ，h e n a nn o r m a lu n i v e r s i t y ，s h e n y a n gn o r m a l u n i v e r s i t ya n db e i j i n gn o r m a lu n i v e r s i t y ，t h i st h e s i sa n a l y z e st h ep r e s e n ts i t u a t i o no f i i i 山东师范大学硕士学位论文 c o l l e g eo a sf i ：o mf i v ep e r s p e c t i v e s ：h o wm u c hw e i g h tt h ea d m i n i s t r a t i o na u t h o r i t i e s h a sp l a c e do nt h ec o n s t r u c t i o no f s u c has y s t e m ，t h es i t u a t i o no fh a r d w a r e c o n s t r u c t i o n , t h es e l e c t i o no fo a s ，t h es i t u a t i o no fs y s t e mm a n a g e m e n ta n d m a i n t e n a n c ea n dt h eo p e r a t i n gs i t u a t i o no ft h ee s t a b l i s h e ds y s t e m t h r o u g ht h e a n a l y s i s ，i ti sf o u n dt h a tm o s to a s i nc o l l e g ew e r es e tu pw i t ht h es u p p o r to fc o l l e g e a d m i n i s t r a t i o na u t h o r i t i e s ；e v e nt h e s ec o l l e g e sw h o s eo a sh a v e n tb e e ne s t a b l i s h e d a r ec o n s t r u c t i n go rp l a n n i n gt oc o n s t r u c ta no a s a f t e rt h ea n a l y s i s ，as e r i e so f p r o b l e m sw i t ht h ep r e s e n tc o l l e g eo a s a n dc o r r e s p o n d i n gs o l u t i o n sa r ep u tf o r w a r d t h e s ep r o b l e m sc o n s i s to fal a c ko fa w a r e n e s so ft h es i g n i f i c a n c eo fo a s ，t h e i m p e r f e c t n e s so fr e l e v a n tr u l e s ，as h o r t a g eo fi n v e s t m e n t ，t h ei m p r o p e rs e l e c t i o no f s o f t w a r ea n ds e r v i c e p r o v i d e r , t h ep o t e n t i a ls a f e t y h a z a r da n d i n a d e q u a t e p o p u l a r i z a t i o no f a ne s t a b l i s h e ds y s t e m ，e t c t h e ni nc h a p t e r4t h ew r i t e r ，b yt a k i n gt h ed e s i g na n dc o n s t r u c t i o no fs h a n d o n g n o r m a lu n i v e r s i t yo a sa sa ne x a m p l e ，i l l u s t r a t e sh o wt oc o n s t r u c tac o l l e g eo f f i c e a u t o m a t i o ns y s t e m f i r s t l y , t h ed e s i g n e rn e e d st ob ec l e a ra b o u tt h ed e s i g n i n g p u r p o s e ，i d e o l o g ya n dp r i n c i p l e so ft h et o b e e s t a b l i s h e ds y s t e m s e c o n d l y , h en e e d s t oc o n d u c tas u r v e ya n da n a l y s i so ft h ep r e s e n ts i t u a t i o ni nac e r t a i nc o l l e g e a sf o r s h a n d o n gn o r m a lu n i v e r s i t y ，i t sp r e s e n ts i t u a t i o n h a sb e e na n a l y z e df r o ms i x p e r s p e c t i v e sa n ds o m ep r o b l e m sh a v eb e e nf o u n do u t ：al a c ko fag e n e r a lp l a nf o rt h e c o n s t r u c t i o no fa no a s ，i n e f f e c t i v e n e s so fi n f o r m a t i o ns h a r i n ga n da p p l i c a t i o n i n t e g r a t i o n ，al a c ko fau n i f o r mi n t e r f a c et od a t as o u r c e s ，al a c ko fu n i f o r ms t a n d a r d s f o rc o n s t r u c t i o n ，as h o r t a g eo fs k i l l e dp r o f e s s i o n a l s o nt h eb a s i so fa n a l y z i n gr e l e v a n t c o n d i t i o n s ，t h ew r i t e rh a so u t l i n e dt h eb a s i cs t r u c t u r e o ft h eo a sw h i c hf i t s p a r t i c u l a r l ys h a n d o n gn o r m a lu n i v e r s i t y t h i sp a r th a sb e e nm a i n l yd i v i d e di n t ot w o p a r t s ：t h ec o n s t i t u e n t so ft h i ss y s t e ma n dt h en e t w o r ks t r u c t u r e ( b yc o m p a r i n gc s s t r u c t u r ea n db ss t r u c t u r e ) l a s t l y ，t h ew r i t e r , a c c o r d i n gt ot h ew o r k f l o wa n d r e q u i r e m e n t so f e a c hs e c t o r , h a sd e s i g n e das e r i e so fs y s t e mf u n c t i o nm o d u l e s a c t u a l l y ，c o r r e s p o n d i n gs a f e t ym e a s u r e sa r en e c e s s a r yt og u a r a n t e et h es m o o t h p e r f o r m a n c eo fas y s t e m s oa tt h ee n do fc h a p t e rf o u r , t h ew r i t e rh a sp r o p o s e d s e v e r a ls e c u r i t ym e a s u r e st om a k es u r et h es m o o t ha n de f f e c t i v ep e r f o r m a n c eo ft h e i v 山东师范大学硕士学位论文 s y s t e m t h ed e s i g na n dc o n s t r u c t i o no fc o l l e g eo a si sac o m p l e xs y s t e m a t i cp r o j e c t ， w h i c ht a k e st i m e t h ec o n s t r u c t i o no fac o l l e g eo a sm u s tb eb a s e do nap r a c t i c a l s u r v e ya n dm e t i c u l o u sa n a l y s i s b e s i d e s ，i tn e e d sp e r f e c t i n ga l lt h et i m e t h i st h e s i s ，w h i c hi s n tl i m i t e dt ot h es u m m a r ya n di l l u s t r a t i o no fb a s i ct h e o r i e s a n dr e l e v a n tt e c h n o l o g i e s ，b yt a k i n gas p e c i f i ce x a m p l e ，h a sd e m o n s t r a t e dh o wt o d e s i g nac o l l e g eo a sc l e a r l ya n di nd e t a i l ，a i m i n ga tp r o v i d ear e f e r e n c ef o rt h o s e c o l l e g e sw h i c hp l a n st oc o n s t r u c to rp e r f e c tt h e i ro w no a s a st ot h es h a n d o n g n o r m a lu n i v e r s i t yo a s ，i t sn o tp e r f e c ta n dn e e d sf u r t h e ri m p r o v e m e n ti nt h ef u t u r e o p e r a t i o n t h e r e f o r et h e r em u s tb es h o r t c o m i n gi nt h eo v e r a l ld e s i g na n dd e t a i l s ， w h i c hw i l lb eo v e r c o m ei nt h ef u t u r es t u d y k e yw o r d s ：c o l l e g eo f f i c ea u t o m a t i o ns y s t e m , c o n s t r u c t i o no fas y s t e m ，s y s t e m d e s i g n ，s y s t e ms t r u c t u r e ，s y s t e mm o d u l e c a t e g o r y ：g 4 3 4 v 独创声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得 ( 注：如 没有其他需要特别声明的，本栏可空) 或其他教育机构的学位或证书使用过的材 料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均己在论文中作了明确的说明 并表示谢意。 学位论文作者签名： !|l 导师签字：f _ 懒， 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解堂撞有关保留、使用学位论文的规定，有权保 留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和借阅。 本人授权趁可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可 以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。( 保密的学位论文在 解密后适用本授权书) 学位论文作者始凋亏 导师嫁 。衍f p 同f f 习z 8 吨锌f d 露朔 沁 山东师范大学硕士学位论文 1 1 选题背景 第一章绪论 9 0 年代中期至今，随着信息技术的飞速发展和互联网技术的日益成熟，各 国政府都把加快推进政府政务信息化建设作为经济和社会发展的重要任务。办 公自动化对提高办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平和竞争能力 都有着十分重要的意义，因此，办公自动化作为信息技术应用最为广泛的领域 已受到世界各国的普遍重视，信息化程度的高低已经成为衡量一个国家现代化 水平和综合国力的标志。 近几年来，随着我国高等教育的迅速发展，国内高等院校的办学规模不断 扩大，管理体制改革和多校区功能布局调整引起的公文传阅不及时、不便捷等 问题日益凸显。笔者经过对山东师范大学、山东大学、安徽师大、陕西师大、 河南师大、沈阳师大、北京师大等高校的办公自动化系统进行调查发现：多数 高校已充分认识到办公自动化在推进学校信息化建设中发挥的巨大作用，并都 已经在办公自动化的经费投入、硬件配备、软件开发、机构人员设置等方面做 了许多工作；但也在很多方面存在不足。本文就是在这样的背景下，对高校办 公自动化的设计与建设做了比较深入的研究，以期为我国高等学校全面实现办 公自动化提供理论与实践方面的帮助。 1 2 研究意义 随着经济社会的迅猛发展，我国高等教育也进入了一个由规模发展到内涵 发展的黄金时期。高等学校在日益扩大办学规模的同时，学校管理工作也不断 出现新情况、新问题，这些情况和问题已越来越成为阻碍学校提升办学层次、 拓展办学空间、加快内涵发展的重要因素。传统办公模式下的学校管理工作不 仅耗费了管理与服务人员大量的时间和精力，而且在处理过程中产生的延时和 差错大大降低了工作效率。此外，目前许多高校存在两个或多个校区办学的状 况，且校区之间地理位置较远，传统办公模式已远远无法适应远程教学管理与 山东师范大学硕士学位论文 服务的需求。因此，办公自动化建设逐渐成为高校行政管理工作的迫切要求。 高校办公自动化的引入是对传统办公方式的变革，它将计算机技术、通信 技术、网络技术等先进的科学技术应用于传统的信息处理中，对文字处理、信 息传递、存储与检索实行了现代化的管理。高等学校办公自动化的设计与建设， 为学校行政管理与服务人员提供了优质、高效、便捷的办公辅助手段。 首先，办公自动化系统能够为学校各单位工作人员创造一个集成化的工作 环境和多功能的桌面办公环境，解决不同人员处理不同事务需要使用不同工作 环境的问题，实现办公资源共享；其次，办公自动化系统能够提供集成处理及 发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减 少许多不必要的交接环节，并通过替代传统的人工纸介质或磁介质信息传递， 提高信息传递效率和质量；第三，办公自动化系统还能提供具有工作流程性质 的处理过程和监督功能，解决多部门协作问题，推动部门间的高效协作。高校 办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率，也是适应未来办公发展的 必然趋势。我们应该充分认识到尽早普及办公自动化系统的重要性，大力推进 办公自动化，使高校办公水平上一个新层次。 1 3 文献综述 信息技术，是- 1 7 新兴的前沿科学，出现的时间较短但发展迅猛且应用广 泛。利用信息技术实现办公自动化已成为一种全球趋势。对于信息技术在管理 中的重要作用，美国罗琳斯管理研究生院管理学教授萨缪尔瑟托在其“m o d e r n m a n a g e m e n t ( 现代管理学) 一书中除介绍了计划、领导、组织和控制等传统的 管理理论和概念外，还就当代管理中遇到的挑战，如人员、多样化、质量、商 业伦理以及全球化环境，以及现代管理数字化问题、信息技术和因特网在管理 工作中的重要性进行了研究。 中国信息学家王宪磊先生在信息管理论一书中，对信息管理的基本问 题、方法，信息管理系统的概念、模型，信息管理的技术做了详尽的阐述，他 提出利用信息技术的关键主要包括掌握先进的电子技术和信息管理方法。曾是 山东师范大学硕士学位论文 北大学生的万新恒在信息化校园：大学的革命一书中对信息化校园进行了 系统的阐述，就信息时代对高校教育、科研、管理等各方面产生的影响做出了 深入、透彻的分析，全方位多角度的阐述了信息化校园的特点和发展趋势。 对办公自动化系统及其相关理论和技术方面的研究者甚多，张锐听主编的办 公自动化概论，张建明、陈婉所著的办公自动化系统建设，方勇、徐家品 等所著的办公自动化技术，朱继生、郁红英等编写的办公自动化系统构成 与设备维护，赵元哲等编写的办公自动化技术及应用教程，姜浩编著的办 公自动化系统及其应用，王波、桑军、谭克艰等所著的办公自动化系统设计 等。这些书中有的介绍了办公自动化系统的概念、发展及社会影响，有的讲述 了办公自动化的理论基础与技术支撑，有的主要介绍办公自动化的开发方法和 步骤，还有的对办公自动化系统的集成和安全提出了建议，也有的主要对办公 人员如何使用办公设备和办公软件进行了介绍。 随着教育管理和信息技术两大学科的迅速发展，关于信息技术与教育管理 工作相融合的研究也日益深入。最具代表性的是在电子政务方面的著作，如刘 红璐、张真继、彭志锋编写的电子政务系统概论，书中介绍了电子政务系统 的基本概念和理论，详解了电子政务系统的总体框架，解释了电子政务系统项 目建设过程中应该掌握的项目建设模式、项目监理等关键管理思想和方法。张 金隆在其现代管理信息技术一书中结合信息技术的基本内涵，系统的介绍 了现代管理信息技术的基本概念、基本原理和基本技术。书中就现代化管理的 特征与管理的职能做出了分析与说明，讲述了计算机辅助管理的特征和发展。 此外，对办公自动化系统的分析与设计、开发和建设等各环节进行阐述的著作 也不在少数。华中科技大学的王士贤、马金城撰写的高校办公自动化系统的 设计与实施一文，主要对高校办公自动化系统进行了研究，文中阐述了高校 办公自动化系统的功能模块分析与设计，开发和实施的方法步骤，对现在研究 高校行政管理办公自动化系统有着重要的借鉴意义和作用。重庆交通学院赵毅 的高校办公自动化系统整体安全策略的研究对学校这种特殊事业单位管理 信息系统的安全策略作了研究，文中详细讨论了高校办公自动化系统的主要分 山东师范大学硕士学位论文 析了信息安全管理体系的标准、安全防护框架结构以及相关的制度保障措施， 对现在高校办公自动化系统的安全设计具有重要的借鉴意义。 1 4 本文创新点 高校办公自动化系统的设计与建设是一项比较复杂的系统工程，不可能一 蹴而就。一个学校办公自动化系统的建设必须在充分调研的基础上，进行缜密 的分析，根据实际需求，不断完善系统功能，以保证系统发挥应有的作用。 本文不仅仅局限于高校办公自动化系统建设的理论与技术阐述，而是以实 际操作为例，更形象、具体地说明了高校办公自动化系统的细节设计、建设方 案和实施过程，目的在于为意在建设或完善办公自动化系统的高校提供参考。 作为本文实例的山东师范大学办公自动化系统也不可能是完美的，在未来的运 行和实际操作中还需进一步的改进与完善。也就是说，本文提供的设计思路与 具体内容必然存在不足之处，笔者将结合未来信息技术的发展趋势，通过更深 入地研究对本文进行进一步地修改、完善。 山东师范大学硕士学位论文 第二章办公自动化概述 2 1 办公自动化的概念 办公室自动化( o f f i c ea u t o m a t i o n ：“o a ”) ，最早是在2 0 世纪6 0 年代初 美国提出的，直接原因是国外人工的工时费较高，办公自动化系统可以节省人 力，提高办公效率，加之计算机技术的发展与普及，从而逐渐兴起了办公事务 处理自动化。 到了7 0 年代中期，随着计算机在办公信息处理中的作用日益显著，在o a 基础上，国外又出现了办公室信息系统( “o i s ”：o f f i c ei n f o r m a t i o ns y s t e m ) ， 主要内容是把信息处理技术引入到办公业务中，从而丰富和完善了办公室自动 化的含义。 随着信息技术的快速发展，办公自动化作为一门新兴学科越来越受到人们 的重视，其内涵和外延也在不断扩大，但目前尚未形成一个严格、统一的定义 美国麻省理工学院m 季斯曼( m c 2 1 s l n e n ) 教授定义为：“所谓办公自动化 就是计算机、通讯技术、系统科学及行为科学应用在传统的数据处理技术难以 处理的数据庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务上。 嘲 1 9 8 5 年出席我国第一次办公自动化规划讨论的专家，经过认真研究，比 较倾向的看法是：“办公自动化是指利用先进的科学技术，不断使人们的一部分 办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构 成服务与某种目标的人机信息处理系统。 在2 0 0 0 召开的o a 2 0 0 0 办公自动化国际学术研讨会上，众多专家在赋予 办公自动化以新的内涵的基础上，提出了“办公信息系统”( o f f i c ei n f o r m a t i o n s y s t e m s ，简称o i s ) 的概念，并给出了初步定义：办公信息系统是以计算机科 学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科 学技术为支撑、以提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息 系统。在该系统中，指导思想是灵魂，规范标准是基础，信息资源是前提，硬 山东师范大学硕士学位论文 件设备和软件系统是工具，系统管理和维护是保证，系统应用是目的。 目前对办公自动化下一个全面、准确的定义，是比较困难的。本文中采用 o a 2 0 0 0 办公自动化国际学术研讨会上对办公信息系统定义的内涵，但名称仍 使用办公自动化。 2 2 办公自动化发展概述 2 2 1 国外办公自动化发展概况 1 美国办公自动化发展情况 根据国外学者对美国办公自动化发展的论述，可以把美国办公自动化发展 概括为三个阶段： ( 1 ) 第一阶段( 1 9 7 6 年以前) ：单机处理办公文件时期。这一时期，主要 应用文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等作为辅助设备开展日常工作。 这个阶段还谈不上办公自动化，只能说是采用成熟技术及电子设备对传统办公 设备进行改造，并以之作为辅助手段来提高办公效率。这个时期可以称为办公 自动化发展的基础阶段。 ( 2 ) 第二阶段( 1 9 7 5 - 1 9 8 2 年) ：主要特点是依靠以信息处理为主要对象 的办公自动化系统和具有综合能力的办公设备开展日常工作。这个时期出现了 许多办公自动化系统和可用于办公自动化的设备，如1 9 7 8 年美国筹建的白宫执 行办公业务信息系统，该系统通过区域网连接了1 0 0 0 多个处理终端，旨在提高 办公室日常事务及信息处理能力。另外，像i b m 在v m l 3 7 0 机上建立的o f s 系统， 它提供文本生成、信息管理、存贮、检索和分配等一切适应于各类专业人员、 秘书、管理人员使用的手段。此外，这一阶段还出现了一些专业自动交换机与 文字、语言通讯系统等，这使部分办公业务实现自动化或半自动化成为现实。 ( 3 ) 第三阶段( 1 9 8 3 年以后) ：综合管理自动化阶段。随着信息技术的快 速发展，办公自动化系统在实际办公事务的磨练下，不仅具有了一般的事务和 山东师范大学硕士学位论文 信息处理能力，还实现了辅助决策职能，这使得办公环境日趋综合化和一体化。 2 其他国家办公自动化发展情况 日本发展办公自动化晚于美国，其发展过程可以分为四个阶段：( 1 ) 起步 阶段( 1 9 7 8 - 1 9 8 2 年) ，主要实现单项任务、单台办公设备自动化；( 2 ) 发展阶 段( 1 9 8 3 - 1 9 8 4 年) ，特点是实现办公机器化，推行办公业务管理方式的统一化 和标准化；( 3 ) 改进阶段( 1 9 8 5 - 1 9 8 7 年) ，主要实现各种作业流程自动化；( 4 ) 成熟阶段( 1 9 8 8 年以后) ，逐步推行办公系统一体化，加强办公自动化系统的 有机集成。 除了美、日以外，欧洲国家也非常重视办公自动化的发展。苏联到1 9 8 0 年已经建成各级办公自动化系统5 6 3 1 个，形成了3 0 万人的信息处理队伍。英 法0 a 技术的发展也十分迅速。法国i r i a 建立的基于分布式的o a 系统具有很高 的技术水平，该系统在设计过程中强调o a 系统的一体化及与用户界面的良好 性，采用多功能工作站做为人机接口，并把电话、声音输入、日志、电子邮件、 文件管理集于统一的人机界面上，进一步增强了办公自动化系统的功能。 2 2 2 国内办公自动化发展概况 我国也非常重视政府信息化建设，科技部从前几年起，就已经开始在上海 进行了政府信息化的试点，在海南省也开展了县级市的综合应用试点。 伴随着信息化发展的汹涌浪潮，办公自动化也在不断向更高层次发展。从 现在的发展形式来看，全新的“智能型o a ”将成为未来办公自动化的发展方向。 第一阶段：文件型o a ( 1 9 8 0 - - 1 9 9 9 年) 。在1 9 8 5 年召开的全国首次办 公自动化规划会议上，人们对o a 有了初步的认识。最初的办公自动化是从单 机版的办公应用软件开始，以l o t u s ，w p s ，m so f f i c e 软件为代表，实现了由 手工到计算机辅助的转变，当时o a 被称为t 无纸化办公，。 3 1 到了2 0 世纪9 0 年代，随着网络经济的快速发展，政府和企业开始搭建网 络，建立自己的邮件系统，并借助l o t u sn o t e s 等平台做初步的应用开发，一 山东师范大学硕士学位论文 些工作审批、流转也有了雏形，实现了信息的交流与共享，此时o a 的概念逐 渐形成。这一阶段的0 a 系统以p c 和办公套件为主要特征，应用基于文件系统 和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和 统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸 介质向电子介质的飞跃，实现了个体工作的自动化。 第二阶段：协同型o a ( 2 0 0 0 - - 2 0 0 5 年) 。该阶段以工作流为中心，增加 了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理等众多实 用功能。这一阶段的办公自动化系统更多地承担了信息通道的任务，建立和完 善了各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立了协同工作的环境，为办 公事务的处理提供了一个自动化工具。在办公自动化覆盖到的办公机构内，所 有员工都可以通过办公自动化系统，根据各自的权限了解自己的工作任务及需 要的信息。h 。 这一阶段的0 a 也汲取了“协同”的思想，整合了以团队协作和项目管理 为目标的沟通协作软件工具，体现协同思想的一些功能模块也逐步嵌入到o a 系统，成为o a 系统的一大亮点。 第三阶段：知识型0 a ( 2 0 0 6 - - 2 0 1 0 年) 。随着0 a 系统应用的逐步深入， 客户的要求也越来越高，o a 发展也派生出全新的气象。以“知识管理 为思想， 以“协同”为工作方式，以“门户为技术手段，整合单位内部各种信息资源 发展出来的o a 系统，即通常所说的“知识型0 a ”，它将知识管理的思想融入 日常的办公协同平台软件中去。o a 系统不仅是日常协同办公的平台，更是一 个单位进行知识管理的基本平台，传统的o a 系统已经全面蜕变成单位的管理 支撑平台。从这个意义上说，办公实际上是一个管理过程，由于电子商务时代 的事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业日常业务处理基础平台的办公自 动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。在办公管理中，工作人 员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心 的办公自动化系统中都将得到更好地满足。通过利用先进的协作技术，帮助企 山东师范大学硕士学位论文 业提高整体业务水平。 第四阶段：决策型o a ( 2 0 1 1 年以后) 。随着信息技术的飞速发展，办公自 动化系统必将变成面向应用集成和决策支持的o a ，也就是未来o a 的发展方向。 2 3 高校办公模式的变迁 2 3 1 传统办公模式的内涵 高校行政事务管理从某一角度讲，很大程度上就是对信息的处理。各个管 理层相互联系形成信息链、处理链，链上的某些环节只是发挥着信息的收集、 挑选、重组和转发的“中转站”作用，这是现有办公管理工作中所占比例最大 的部分。在传统的办公模式中，这些工作通常是由人来完成的，工作量大、处 理繁琐、信息流通速度缓慢，最终的办公效率却是随着“中转站”的增加而降 低、各种显性的和隐性的办公成本却在上升。 在高校传统的办公模式中，行政管理工作的核心是学校领导，学校各行政 管理部门需要把与本部门工作实际相关的信息进行汇总提炼，运用计算机编制 成表格、图表或文字呈报上级领导，让领导在第一时间内掌握学校的全面情况。 同时，学校领导对这些信息进行分析、预测，作出决策后，交回学校办公室， 再由办公室将之传达给各职能部门执行。 学校办公室( 党