行政部工作规划.ppt

1,深圳市XXXX有限公司,编制：,日期：March24,2012,XXX人力行政中心行政工作现状及工作规划,2,目录一、行政部现状分析二、行政部组织架构图三、行政部职能组织架构图四、行政部人员职责分工五、工作规划思路六、2012年工作规划七、2012年第二季度工作计划,深圳市XXXX有限公司,3,行政部现状分析,一、行政部现状分析1、人员配置少，工作任务重。现只配置3人，经理1人，主任1人，前台文员1人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作；2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实际工作重塑人力行政中心形象；3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性，没有分清工作的轻重缓急；4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；5、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存在凭经验或以前习惯做事等情况。,4,行政部组织架构,行政经理,前台文员,行政秘书（兼）,行政主任,二、行政部组织架构,5,行政部职能架构,行政管理,文印、资质、档案管理,工作规划、计划,三、行政部职能架构图,法律事务管理,总务安保管理,企业文化建设,制度流程管理,会务外联管理,秘书服务,会议管理,活动管理,公共关系,企业资质、证书管理,图书管理,制度建设,流程优化,BI行为识别,VI视觉识别,发文公告,资产管理,物业、宿舍管理,IT、信息管理,车辆管理,安保管理,职场环境、安全与秩序,办公、庶务用品管理,报刊、信函、快件收发,档案、资料管理,劳资、劳务合同纠纷,供应合同纠纷,MI理念识别,印鉴管理,6,（一）行政经理：岗位职责：1、行政部工作统筹、规划与管理；2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实；3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施；4、部门行政管理、办公费用的预算、管控；5、本部门人员的工作安排与绩效考评；6、月、周行政例会安排，召集；7、企业文化建设、宣传、及部门活动；8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作；9、公司相关的各种行政外联协调工作；10、部门通知，文件、报告等公文的拟写；11、职场安全，环境管理工作；12、处理各种突发事件；,四、行政部人员职责分工,行政部人员职责分工,7,（二）行政主任：岗位职责：1、负责总务后勤工作的实施、管理；2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护；3、协助策划、组织各类会议、活动；4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点；5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控；6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检；7、办公室的装修、安全、物业等方面管理；8、维护职场环境、秩序；9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、电费用的缴纳。,行政部人员职责分工,8,（三）行政秘书岗位职责：1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文；2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理；3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、督办落实；4、协助策划、组织各类活动；5、总经办的各类日常事务工作；6、公司领导交办的其他事宜。,行政部人员职责分工,9,（四）前台文员：岗位职责：1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息；2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销；3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理；4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作；5、每月各部门的通讯费用统计；6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作；7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工作；8、根据名片制作申请单，联系名片制作事宜及费用报销；9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印；10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作；11、定期更新公司通讯录；12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。,行政部人员职责分工,10,工作规划思路,短期战略规划一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、固化行政工作。中长期规划三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。,11,工作规划思路,根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。,A、健全行政管理制度、优化工作流程1、固定资产管理制度2、办公、庶务用品管理制度3、车辆管理制度4、印鉴使用管理制度5、IT管理规范6、员工日常工作管理制度7、前台管理制度8、低值耐用品管理制度9、接待管理制度10、会议管理制度11、档案管理制度12、员工宿舍管理制度13、差旅管制度,B、构建部门组织体系1、理清行政部的职能及职责2、搭建本部门的组织架构3、明确岗位分工4、建立完善的管理业务流程,12,工作规划思路,C、企业文化建设1、制定VI视觉识别系统，提升公司整体形象2、制定MI理念识别系统，确立公司目标、宗旨，提炼公司核心价值理念3、创建BI行为识别体系。规范员工工作行为，开展各种形式的公司员工活动。,D、加强行政后勤基础管理，完善相关工作流程1、营造安静、洁净、安全的职场办公环境2、提高公司日常规章规制的执行力，强化员工纪律观念，基础管理工作规范化、固化。（今年工作重点）3、严格控制行政成本、做好节能措施4、加强公司物业、员工宿舍管理5、做好办公场所、仓库的安全保卫工作，制度相关应急方案6、规范物资、资产管理，提高其利用率7、规范档案、资料管理8、加强会务管理,13,工作规划思路,E、建立法务风险控制体系1、制订合同评审制度，最大限度地减少法律风险2、建立法律顾问制度，及时解决各类法律纠纷,14,2012年工作规划,2012年的第一季度即将结束，公司蓝图已描绘，如何将蓝图变成现实，这是摆在我们面前最大的任务，我们在继续做好本职工作的同时，应根据公司的战略目标，遵从集团化管理制思路，行政部将在解决实际问题中，逐步建立起健全、规范的行政体系。现从如下几个方面进行规划：,15,2012年总体工作规划,16,第二季度行政工作计划,（一）办公室办公区域重新调整，解决财务室空气流通问题。（根据新世界互动媒体的退租时间，尽快实施）1、根据新世界互动媒体退租的面积（需确定退租时间及面积），对办公室进行规划、装修，根据部门情况重新安排各部门办公区域，总监有独立的办公室或办公卡位；2、对办公室送风排风系统进行改造，解决财务室空气流通问题；3、改造已老化或已损毁的供电线路及照明；4、可考虑食品公司办公区相对独立，与鼎汇商贸分开办公。,根据2012年的工作规划，结合当前公司实际情况，第二季度的主要工作内容有如下几方面：,17,第二季度行政工作计划,（二）对办公室进行清洁作业，提升公司绿化品位，更换植物品种，改善办公环境。1、找专业清洁公司进行清洁，含办公室的天花，地板、墙壁、地毯、办公桌、椅、沙发、各种办公设备等；2、在夏季来临前，对公司所有空调进行清洁(5月上旬）；3、绿化需根据时节的变化更换，价钱，品种可与绿化公司协商。,18,第二季度行政工作计划,（三）设计公司VI系统，制作各中心、部门标识牌。快消品在VI的设计方面最起码应该具备快消品的特质，有“快”的气质和属性，有影响购买的冲动，有时尚、快乐、动感、娱乐、积极、健康、活力的因素）,19,第二季度行政工作计划,（四）制定固定资产管理制度、办公用品管理办法宿舍管理规定等制度及相关流程图，并以总部作为试点推行。1、对配送部宿舍住宿情况进行调查，与配送部商讨，完善宿舍管理规定并推行（4月完成）2、完善固定资产管理制度及办公用品管理办法，对各类办公物资、固定资产进行盘点（56月）。,20,第二季度行政工作计划,（五）员工活动1、2012年度组织全体员工进行体检；（4月25日）2、组织公司运动会（4月下旬）3、组织2012年度优秀员工省外旅游活动（5月中后旬）4、公司员工户外拓展或旅游活动(6月15日前）。,21,第二季度行政工作计划,（六）推行“5S”管理.在办公室和仓库开展“5S”管理（5月30日前进行宣传）。1、整理（SEIRI）将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除掉。2、整顿（SEITON）把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。3、清扫（SEISO）将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽；检查污染源。4、清洁（SEIKETSU）标