合同审签管理规范.docx

精选资料中国移动通信集团浙江有限公司合同审签管理规范编号版本制订日期责任人12.0 2018年9月毛奕斌第一章 总 则第一条【目的】为加强合同集中化、规范化管理，根据集团公司合同管理相关要求、中国移动通信集团浙江有限公司合同管理办法（2018年版）以及公司采购、财务相关管理规定，结合公司实际，特制定本规范。第二条【范围】本规范要规范合同分类、合同起草、合同审批、合同签署的管理规范及具体要求， 合同履行按照合同履行监控管理办法实施。第二章 合同分类第三条【合同财务类型】根据财务收支属性，合同分为：收入类合同、支出类合同、零金额合同（无收无支类合同）。同一交易既有支出又有收入的，原则上按支出类合同、收入类合同分别签署。（一）收入类合同是指公司作为收款方的合同。主要包括：客户收入类合同、其它收入类合同（包括但不限于各类补偿协议、废旧物资处理协议、房屋出租协议等）。其它收入类合同的审批权限比照支出类合同执行。（二）支出类合同是指公司作为付款方的合同。支出类合同根据支出项目不同，分为：投资支出类合同、费用支出类合同、投资+费用支出类合同。投资或费用的项目归属，按省公司相关规定执行。（三）零金额合同是指合同双方均没有收付款义务的合同。零金额合同不得作为报账依据。第四条【合同性质】合同按性质分为：单项合同和框架合同。（一）单项合同可直接用于结算，按照合同金额是否确定，又分为固定金额合同和预估金额合同。现阶段，预估金额合同主要适用于工程类合同和具有结算性质的合同，结算性质的合同主要包括集团内结算（包括网内结算、湖南支付基地、咪咕公司等结算）、SP/CP结算、酬金结算、水电费（包括用电引入）结算、铁塔结算、铁通结算、网间结算（联通、电信、广电）、银行手续费结算、酒店结算类等具有结算性质的合同项目。（二）框架合同是针对一定期限内多次重复性采购而签订的合同。框架合同不能直接用于报账，需要关联订单或结算合同才能报账。框架合同应当明确合同金额上限。框架合同具体管理要求详见本实施细则第七章。第五条【合同业务类型】合同业务类型由集团公司统一制定下发，并在合同信息系统中予以规范。第三章 合同起草第六条【合同起草设置】合同起草分为合同系统起草和外围系统起草。现阶段，适用外围系统起草的合同包括采购类合同、用房用地租赁合同与ICT项目有关的集团客户合同。具体类型由省公司战略和法律事务部根据实际情况调整。第七条【合同起草资格】合同起草原则上由合同承办部门的承办人负责，合同承办人应通过合同在线起草资格认证后方具备合同起草权限。第八条【决策依据】合同承办人起草合同时，应同时提交合同订立的决策依据，合同的约定不得违反决策内容。决策依据包括公司文件、采购结果、业务系统审批决策结果等，使用上级公司文件作为合同订立决策依据的，应当同时提交公司领导批示意见。第九条【合同起草时限】合同事项决策通过后，合同承办部门应在7个工作日内起草并提交合同。第十条【合同范本】合同承办人起草合同时，应使用相应的合同范本。因特殊情况不能使用合同范本的，应说明理由。第十一条【合同审批表】合同承办人起草合同时，应完整、准确地填写合同审批表，保证其与合同正文一致。第十二条【资质审核】合同承办部门应当严格执行公司供应商管理办法、相关业务主管部门管理办法，做好合同相对方的资质审核。合同相对方应按相关管理规范完成准入审批。第四章 合同审批第十三条【合同审批流程】省公司战略和法律事务部负责根据集团公司合同管理相关规定及合同系统集中化要求，对合同审批流程予以调整和完善。第十四条 【合同集中审查】为加强合同集中管控和规范管理，公司法律集中审查机制，对纳入集中管理的合同项目，由省市法律管理员履行法律审查职责, 对于重大、复杂的合同，法律事务管理员可以征询外部律师的意见，作为审查的参考依据。第十五条【合同审批权限】合同审批和签署权限按照合同管理办法执行。套用合同范本签署的合同，可以适当简化审批流程。第四章 合同备案第十六条【合同备案】合同备案指对于在外围系统按照规定完成审批后或者线下紧急审批后，按照流程规范在合同系统中进行备案，生成合同编号。第十七条【合同备案范围】外围系统的合同备案目前仅适用于渠道类合同和ESOP系统流转的采用标准化文本的集团客户类合同。具体适用范围由省公司战略和法律事务部确定。第五章 合同签署、用印及归档第十八条【及时签署】合同审批结束后，合同承办人员应及时办理纸质合同打印、签署及盖章事宜。第十九条【合同盖章准备】合同承办人员在申请加盖合同专用章前，应通过合同管理系统打印审批表作为盖章审核材料。为确保申请盖章的合同材料与合同管理系统中提交审查的合同材料完全一致，合同承办人员应通过合同管理系统对合同文档添加水印并打印。因特殊情况无法在文本上添加我方水印的，则合同承办人需要在每页合同上签字或通过加盖骑缝章（可盖部门章）的方式予以确认。页数较多的合同应尽量装订成册，未成册的合同需将总页数写在审批单右下角，包括主合同、附件、审批单、封面等全部有字页。第二十条【送盖章人员要求】合同应由合同承办人或承办部门合同管理员送交合同专用章管理员盖章。各部门不得指派非公司员工送交合同进行盖章。第二十一条 【合同盖章顺序】为防范生效合同的遗失风险，一般情况下均要求对方先行在合同上盖章签字，然后交给我方盖章签字。合同承办部门应要求对方填写签署日期。第二十二条【我方先盖章情形】 需要我公司先签署盖章的，合同专用章管理部门应对此进行登记。合同承办部门应督促合同对方及时盖章并返还合同文本。从我公司盖章完毕到对方签署盖章后返还合同，原则上不得超过10天。第二十三条【用章要求】合同专用章管理员在盖章前需履行以下审查事项：1、登录合同管理系统核实送审合同是否已审批完毕，审批表所示合同名称，合同对方是否与合同正文一致；2、核实送审合同所备材料是否齐全；3、确认我方合同签字人是否正确，合同签署时间是否已经填写；4、根据合同审批表审查合同份数是否正确；5、审查合同文本对方名称、对方合同章名称是否一致。第二十四条【系统登记】合同盖章后，合同专用章管理员须在合同管理系统内进行合同盖章操作。第二十五条【合同归档】合同双方盖章完毕后，合同承办人应及时办理登记手续，并按规定时间将完整的合同资料交档案管理部门归档。第六章 补充合同及合同变动第二十六条【补充协议】合同生效后履行完毕前，双方当事人权利义务发生变化，双方协商一致通过签订补充协议，对原合同进行变更、转让或解除，具体分为：（一）合同变更：系指原合同有效期内，根据合同执行情况，合同当事人双方经协商一致，对部分合同条款进行调整而签订补充合同，包括合同金额变更、合同权利义务变更、合同结算方式变更等。（二）合同转让：系指在原合同有效期内，合同一方当事人因发生分立、合并、重组等事项，无法继续履行合同，由第三方继续承接原合同权利义务。（三）合同解除：系指原合同签订后、履行结束前，因发生客观情况发生变化致使原合同继续履行已无意义，经合同双方事人协商一致而终止原合同。第二十七条【补充合同的管理要求】（一）补充合同应当按照公司决策管理规定予以决策，形成决策文件，并按公司合同管理规定签订补充合同。原则上，补充合同调整的内容与原决策的内容不同的，应当参照原合同决策程序执行，其他调整，可以报经公司分管领导签报审批。（二）补充合同的起草、审批和签署应符合公司合同管理制度的规定。（三）原合同解除的，自原合同终止之日起，原合同不得再以任何方式实际履行，也不得出现因合同实际履行而发生的交易费用，但违约金、补偿金、赔偿金等性质的费用除外。第二十八条【无需签署补充合同情形】合同在双方签署用印后，因合同相对方名称或账户信息调整的，满足以下条件可不签订补充合同：1、合同相对方主体不变，企业名称发生变更。2、合同相对方主体不变，收款账户发生变更。上述情形均需在合同报账前在主数据系统完成合同相对方信息更新。第二十九条【合同变动】合同变动是对合同审批完成后至合同办结前，对合同正文或合同审批表发生变更的管理流程集合，包括：合同作废、合同修改、笔误修订、合同变更/转让/解除、审批表修正、合同单方解除。合同变动流程应当按照规定的审批流程进行审批。第三十条【合同作废】在审批完成后、双方签署用印前，由于主观或客观原因，出现无法签订合同的情况，合同承办人可以发起合同作废流程，对合同进行作废处理,同时对预算项目等关联信息进行调整处理。第三十一条【合同修改】合同审批完成后、双方签署用印前，如存在合同审批表信息、合同正文或合同附件与实际情况不一致的情况时，合同承办人可以发起合同修改流程，可同时对合同预算等关联信息进行修改。第三十二条【笔误修订】合同审批完成后、双方签署用印前，如发现合同正文中存在不影响实质性权利义务的笔误，合同承办人可以发起笔误修订流程，对笔误内容进行修改。第三十三条【合同审批表修正】合同审批完毕后，办结前，如存在审批表与合同正文或实际情况不一致的情况时，合同承办人可以发起合同审批表修正流程，调整合同审批表信息。根据需调整的审批表内容的不同，执行不同的合同审批表修正审批层级。第三十四条【单方解除】在合同双方签署用印后，办结前，如果出现一方不能正常履行合同，且无法通过协议解除的方式终止合同的情况，合同承办人可以发起合同单方解除流程，对合同做单方解除。第七章 “框架协议加订单”签约模式第三十五条【框架合同适用范围】“框架合同加订单”的签约模式应当适用于通用性较强、采购频次较高、需求量较大的标准化产品或服务。第三十六条【框架合同主要内容】框架合同应套用合同范本或参照相同类型的合同范本起草，框架合同应当包括以下主要内容：（1）合同当事人；（2）标的；（3）数量或金额上限；（4）质量；（5）单价、计价方式和结算方式；（6）履行期限、地点和方式；（7）订单的格式、生效条件、结算条件和付款方式；（8）违约责任；（9）解决争议的方法；（10）协议有效期。第三十七条【合同订单】合同订单是从属于框架协议，为明确具体采购而签订的合同性文件。框架协议与其项下订单共同构成完整的合同。合同订单应当由合同各方签署后再实际履行。合同履行中与合同相对方签署的“结算单”、“结算协议”、“工作量确认单”等对已履行情况的确认性文件，不属于“合同订单”，应当按照公司合同履行管理相关要求进行管理。第三十八条【合同订单主要内容】合同订单应当包括以下主要内容：（1）合同当事人；（2）合同名称和编号；（3）标的；（4）数量和金额；（5）履行期限、地点和方式；（6）其他在签订合同时无法明确的具体条款。第三十九条【订单的起草、审批和签署】订单的起草、审批和签署流程应当符合以下要求：（一）订单发起部门应当根据采购决策和需求管理部门提出的使用需求计划，与合同对方当事人协商一致后按照框架协议约定的订单模板填写采购订单并提交至订单审核部门。（二）订单的审批流程可以比照普通合同的审批流程做适当简化。在框架协议规定的有效期以及数量或金额上限内，按照订单模板所签订的订单，一般情况下可以不再提交财务、法律审查。“订单模板”是指已经公司相关专业部门、财务、法律审查，公司领导批准的格式化订单。（三）订单应当经合同双方签署确认后发生效力。纸质订单的签署人应当获得合法授权。纸质订单应当加盖公司合同专用章，也可以加盖部门章或采购专用章。第四十条【订单的关联控制】公司对框架协议与订单在内容、金额及时限等方面做关联控制，避免出现订单与框架协议约定不一致或超出框架协议约定范围的情况发生。具体应当满足以下要求：（一）在起草框架协议时，将订单模板作为框架协议的附件，订单模板中体现所依据的框架协议的名称、编号等基本信息；框架协议中明确约定订单的生效条件，并约定订单内容应与框架协议保持一致，否则订单无效。（二）在框架协议中约定其项下订单的总额（数量或金额）上限，并在管理信息系统中将每笔订单的数量或金额与框架协议中约定的总额上限相关联，当订单累计总额超出该框架协议中约定的上限时，订单无法发起。（三）在框架协议中约定有效期，并约定订单应在有效期内签订，否则订单无效。框架协议有效期应根据项目具体情况合理设定，不应过长。公司作为付款方的框架合同，一般情况下不超过2年。根据实际情况，需要订立超过2年的，应当在决策文件中明确相应的期限。（四）用信息化手段实现框架协议与订单在内容、数量、金额、时限等方面的关联和控制。第四十一条【订单的履行管理】订单执行部门应当严格按照框架协议和订单的约定行使权利、履行义务，并严格遵守公司合同管理制度中关于合同履行的管理要求。各公司应当建立“框架协议加订单”签约模式的履行评估机制，订单执行部门应当对框架协议的履行情况进行评估，评估内容包括供应商在框架协议有效期内的资信、履约等情况，评估结果应当作为是否续展与供应商合作期限的一项重要依据。第四十二条【订单的基础管理】框架合同编号和订单编号应当相互关联。订单发起部门应当负责将订单归集到框架协议项下。各公司应当根据本公司档案管理相关要求，建立订单归档流程，定期将订单归集到框架协议项下。订单执行部门应当妥善收集、保管订单的履行资料，并按照相关规定进行归档。第八章 合同补签治理第四十三条【补签的定义】补签合同是指在正式签订前已经开始实际履行的合同。公司应按照集团公司关于合同补签治理相关要求，对合同补签的进行严格管控。第四十四条 【适用特殊场景】合同原则上均应签订后才可开始履行，公司严格控制合同补签适用的场景，合同补签应至少符合以下特殊场景之一：1、紧急突发事件；2、采购需求紧急且谈判难度较大的稀缺性资源。第四十五条 【风险防范】补签合同应强化风险防范，补签合同涉及的事项在实际履行前应取得相应的审批。应结合实际合理设计补签合同的条款内