分公司管理办法(同名16657).doc

浙商基金管理有限公司上海分公司管理办法浙商基金管理有限公司上海分公司管理办法第一章 总则第一条 为了加强管理，规范行为，在服从公司整体发展战略的基础上，充分利用上海分公司的地域优势，切实做好各项工作，为公司业务发展提供高效、及时、全面的服务，特制定本办法。第二条 本办法根据公司章程、内部控制大纲及其他相关制度制定。第三条 本办法适用于上海分公司。第二章 组织架构第四条 上海分公司不具备法人资格，不独立核算。第五条 组织结构图为（见图一）：图一 分公司组织结构图第六条 上海分公司为总公司下属一级部门，上海分公司负责人接受总经理的直接领导。第七条 市场部在上海分公司设置华东渠道销售岗、机构销售岗、营销策划岗，分别负责华东区渠道销售的开拓及维护、基金市场营销策划，以及在公司总部的指导和管理下按照基金销售适用性相关的制度和程序进行市场渠道的拓展与维护。第八条 上海分公司市场部人员直接向分管市场的副总经理汇报。第三章 分公司职责第九条 上海分公司主要负责与所在地监管机构的沟通与联系，市场渠道的拓展和维护。第十条 上海分公司主要职责：（一）了解国家宏观政策，为公司投资决策提供宏观经济信息；（二）与监管部门、其它机构等的各种对外沟通与联络工作；（三）负责协助全国市场开发和产品销售工作，包括渠道开发及维护、机构客户开发及维护、营销策划等；（四）协助公司其他业务部门在上海开展工作；（五）公司授权且中国证监会允许经营的其它业务。第十一条 上海分公司负责人岗位职责：（一）贯彻落实公司规章制度，监督分公司员工执行；（二）负责组织制定并落实上海分公司规章制度；（三）制定日常工作计划，并组织落实；（四）及时向公司领导及所在地中国证监会派出机构汇报情况；（五）根据上海的地域优势，创造性地开展日常工作，为公司整体业务发展服务；（六）公司领导交办的其它工作。第十二条 营销策划岗的主要职责：（一）负责媒体推广及宣传广告业务；（二）负责产品营销宣传材料的设计制作及物流；（三）制定各种产品市场推广活动计划，与销售人员共同完成客户的开发；（四）根据公司产品开发规划，了解各种国内、国际交流与合作机会并协助进行相关活动；（五）跟踪分析营销宣传动态及其发展趋势，提出有针对性建议；（六）跟踪、评估、总结营销策划效果；（七）部门总监交办的其他工作。第十三条 渠道销售岗的主要职责：（一）进行渠道调研，对各渠道的整体情况、基金业务情况以及其他与渠道合作相关的方面作出综合价值评估，提交评估报告；（二）根据整体营销战略规划制定渠道拓展与组合计划，配合营销策划人员进行阶段性营销活动中针对各渠道的营销方案策划；（三）负责与渠道总部的关系维护，建立与渠道总部相关部室的密切联系，协调、处理渠道总部的营销需求；（四）对渠道营销人员进行定期或不定期基金产品及营销培训；（五）及时向渠道传递基金政策、产品信息、营销活动规则、公司报告刊物等各类与基金营销相关的信息资料；（六）按照渠道营销方案中制定的内容，执行并落实对渠道的佣金分成等具体事宜；（七）在渠道有需求的情况下，协调公司相关部门协助渠道进行重点客户的开发、维护与服务工作；（八）协调部门相关人员共同建设渠道维护系统，有效管理渠道人员的相关信息，形成数据库和定期的分析报告；（九）结合各渠道业务特点和发展动态，积极探索渠道营销创新思路与措施；（十）部门总监交办的其他工作。第十四条 机构销售岗的主要职责：（一）负责机构客户的开发、维护和服务工作，制定及组织实施公司机构客户开发的目标、计划和方案；（二）收集、整理、完善机构客户信息，建立机构客户信息数据库；（三）与所管辖的机构客户进行经常性的联系沟通，宣传推荐本公司，并形成相应的走访制度；（四）在职权范围内，统一协调机构客户与公司的各项业务合作，并及时解决双方合作过程中遇到的问题，与机构客户建立长期信任的合作关系；（五）积极开拓新的客户资源，不断增加基金规模和数量；（六）根据公司市场发展策略和需要，协助制定机构客户维护及拓展策略、工作计划提出费用预算等；（七）根据公司和部门的安排，策划、组织针对核心客户的业务推介会、研讨会等活动；（八）部门总监交办的其他工作。第十五条 上海分公司各工作岗位，应职责明确，做到各守其职，各负其责，在既内控严格又高效有序的原则下，除不相容岗位外，经监察稽核部审核，在实际工作中可实行一人多岗。第四章 印章管理第十六条 上海分公司应根据需要提出刻印申请，经审批后由公司统一刻制，由公司发放并发文授权持有和保管。第十七条 上海分公司公章、印鉴章由上海分公司负责人或指定专人保管；业务专用章由业务岗位负责人或其指定专人保管；财务专用章由财务人员保管。财务专用章和印鉴章不得由同一人同时保管。任何岗位和个人未经授权，不得私自持有和保管印章。上海分公司应将印章及保管人清单交综合管理部备案，并及时更新。第十八条 未经公司授权，上海分公司印章不得用于对外签署可能使公司承担责任、义务的所有合同、协议等文件。第十九条 用印前，印章保管人需查询用印审批流程，在确认审批流程已结束的情况下方可用印，不得擅自用印。第二十条 公司监察稽核部对上海分公司印章管理、使用情况进行检查。第二十一条 其他事宜遵照公司印章管理办法执行。第五章 档案管理第二十二条 上海分公司的档案管理工作接受公司综合管理部的指示、指导和检查，执行公司档案管理制度。第二十三条 上海分公司经营活动中形成的行政类材料由行政秘书负责管理，业务类材料由各业务岗位负责保管，并及时移交公司归口业务部门。第二十四条 上海分公司档案材料应按年度移交综合管理部，每年第一季度将上年度档案移交完毕。第二十五条 有关档案材料的销毁必需在档案移交综合管理后，由综合管理部负责进行，或经公司授权后，综合管理部人员在场监销情况下，由上海分公司销毁。第六章 财务管理第二十六条 上海分公司为非独立核算单位。日常各项业务的收入、支出纳入公司统一核算范围，执行公司财务管理制度。第二十七条 上海分公司费用开支项目实行审批制度，根据公司费用报销流程规定经审批后予以报销。财务人员应根据公司相关规章制度对费用开支的合规性、合法性进行详细审核。对于未完成审批流程的开支项目，财务人员有权不予报销费用。第二十八条 以上海分公司名义开立的结算账户由公司财务统一管理，并由公司财务人员进行每月的对账工作。第七章 固定资产管理第二十九条 上海分公司应指定专人负责有关实物的管理，并将相关情况及时报公司综合管理部备案。第三十条 购置固定资产须发起申请流程报公司审批并执行公司采购管理制度。凡需购买电脑设备的，须由公司运营保障部统一购置（特殊情况，报经公司总经理审核批准）。第三十一条 固定资产由使用人履行领用手续后，方可使用并负保管责任。第三十二条 固定资产管理人应做好登记建卡工作，并定期清查盘点、稽查内审、,防止丢失、损坏。第三十三条 公司综合管理部财务人员负责上海分公司固定资产的价值管理。第三十四条 上海分公司固定资产管理人应于每年末对固定资产进行清查盘点，并就盘盈、盘亏、报废、毁损等情况向上海分公司负责人提交报告，并报送公司综合管理部。第八章 内部风险控制第三十五条 上海分公司应建立安全保卫责任制，指定专人兼管安全保卫工作，加强制度建设，逐步实现科学化、规范化管理。第三十六条 上海分公司应加强重点、要害部位的安全防范。要采取人防和技防相结合的原则，确保安全可靠。第三十七条 公司监察稽核部负责定期或不定期对上海分公司各项经营、管理活动进行检查、评价，对风险事项和法律纠纷进行评估和处理。第三十八条 监察稽核部对于监察中发现的或认为具有潜在可能的问题出具监察报告，向总经理、督察长及时报告。第三十九条 上海分公司如发生紧急事件、灾难性事件或对公司声誉、正常运营以及长期发展造成不利影响的事件投资者闹事、群体性事件、灾害事故及其他意外事件应第一时间报告总经理、督察长，并根据公司突发事件管理办法进行处理。第四十条 上海分公司重要办公场所要形成有形区隔，相互隔开并设置门禁系统，工作人员无故不得相互串岗。第四十一条 上海分公司工作人员的移动电话、掌上电脑等移动通讯工具和无线上网设备管理根据公司相关制度执行。第四十二条 未经授权，上海分公司工作人员工作时间禁止使用MSN、QQ等各类即时通信工具。第四十三条 上海分公司实施内外网分离，入网电脑纳入公司监测系统。第四十四条 上海分公司所有固定电话应进入电话录音系统，包括内外之间通话、内部电话之间通话在办公时间内都应全面录音，录音资料管理根据公司电话录音系统管理办法进行。第四十五条 上海分公司所有大门、重要业务岗位应有录像监控系统，录像资料根据公司录像监控系统管理办法进行。第九章 销售业务风险控制第四十六条 上海分公司在从事基金销售业务时应严格执行基金销售管理办法及公司关于销售业务管理的相关规定。所有涉及基金宣传推介活动等一切与销售有关的人员必须具备基金从业资格。第四十七条 上海分公司应严格执行公司销售适用性管理办法，坚持投资人利益优先原则，在销售基金产品和相关产品的过程中，注重根据基金投资人的风险承受能力销售不同风险等级的产品，把适合的产品卖给合适的基金投资人。第四十八条 上海分公司与渠道合作开展基金销售业务时，应严格执行公司代销机构管理规定，根据规定的渠道选择程序和标准确定代销机构，对代销机构的业务资格等方面进行审慎调查，保证代销机构已取得中国证监会颁发的基金代销业务资格，对代销渠道在人员培训及水平、基金销售能力和客户服务的水平等方面作出总体评估，并做好代销机构的管理工作。第四十九条 上海分公司使用或提供给渠道的宣传推介材料应由公司总部统一制作，在对外宣传前事先应经监察稽核部审核、督察长审查出具合规意见书，并报中国证监会备案，事后及时送交监察稽核部存档保管。第五十条 上海分公司销售基金时，应当按照基金合同的约定和招募说明书的规定向投资人收取销售费用；未经基金合同约定，不得向投资人收取额外费用；未经招募说明书载明并公告，不得对不同投资人适用不同费率。第五十一条 上海分公司应组织人员不定期走访各销售渠道，审查代销渠道开展销售活动的合规性。对发现代销机构未按照基金合同的约定和招募说明书的规定向投资人收取销售费用，代销渠道销售人员进行营销活动时采取抽奖、回扣或者送实物、保险、基金份额等方式销售基金，承诺收益，在基金合同约定之外的日期或者时间办理基金份额的申购、赎回或者转换等法律法规禁止的行为的，应及时报告公司监察稽核部和督察长，并要求代销机构停止上述行为。第五十二条 上海分公司营销人员应遵守以下行为规范：1、营销人员提供售前服务时，应充分了解客户的财务状况、风险偏好、投资目标，并应如实告知产品投资特点、公司的投资能力及投资过程中可