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档案基础知识培训,目录,档案器具,科技类-基建档案基础知识,目录,会计档案基础知识,档案与档案工作的概述,档案是直接形成的历史纪录。,具有原始性、记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。,档案具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。,档案是什么？,档案是什么？,档案的演变,档案的演变,文案 案卷 薄书,商代,周代,秦代,唐宋,档案的名称,中,卷 案,册,转化为档案的条件,文件转化为档案的三个条件：,档案工作概述,档案工作的内容,档案工作概述,档案工作的基本原则 “统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”,档案基本术语,办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。,归档,保管期限,全宗,案卷,由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。,对档案划定的存留年限，根据档案类型划分为定期和永久。,一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。,档案基本术语,按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。,综合档案馆,专业档案馆,档案资料目录中心,文件中心,介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。,管理特定范围专业档案的档案馆。,集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。,档案基本术语,根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。,档案实体分类,立卷,档号,立档单位,构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。,将若干文件接形成规律和有机联系组成案卷的过程。,以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。,档案基本术语,编目,条目,主题词,目录,由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。,反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。,在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组,按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。,目录,档案的八大业务流程,档案八大业务流程,档案工作的内容,档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。,档案的检索,检索的内容 1、存储：著录标引、组织检索工具 2、查找：确定查找内容、查找操作 中国档案分类法、中国档案主题词表、档案著录规则,按载体分,按功能分,按体例分,检索工具的种类,常用的检索工具,案卷目录,卷内文件目录,分类目录,主题卡片,人名索引,文号目录等,档案的鉴定,区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定。档案鉴定是对价值的评价和预测。 在档案整理中的鉴定环节已简化到档案整理中的分类环节,销毁档案的批准和监销制度,档案的编研,内容,种类,档案参考资料的主要种类,编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料,大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。,法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编。,档案的利用,档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 档案利用档案部门 利用档案利用者 档案利用是档案整个过程中最终环节,档案的利用,提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务,利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。,档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案。,档案利用 的分类,档案的利用,方式：,档案的利用,档案的统计,档案的保管,保护档案就是使档案在存放和使用中不受或少受人为或自然因素的损害，最大限度地延长档案的使用寿命。,档案的防护,档案的防护包括以下两个方面。,档案的防护,保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等） 有条件的档案室、馆，档案存放地温湿度要求应根据档案的重要性和载体等因素区别对待。 要对有破损的纸质档案、照片档案进行裱糊和修复；有条件的机关，对整理好的档案要进行消毒处理。,档案的防护,1、以纸质档案为例：温度控制在1424度，冬天不低于14度，夏天不高于24度；湿度控制在45%60%。 照片、音像磁带等特殊载体的档案则要达到各自保存所需的环境要求。,2、防水、防潮、防火、防日光及紫外线照射 档案存放地避免地势低洼地带（特别是地下室）；有条件的室馆应配备自动防火报警系统或气体灭火器；避免阳光直射，会造成字迹褪色和纸张发黄、易碎。,档案的防护,3、防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等） 定期检查档案是否有虫害，在档案柜里放防霉、防虫的药物；如发现有虫害，则及时清理或驱虫，如果虫害严重则要告知上级管理部门或请专业驱虫单位处理。 保持档案室的干净整洁，避免因室内清洁问题引起鼠害。,档案的防护,4、对档案场馆建筑材料和档案盒的要求： 按国家档案局要求，档案库房的门要密闭、牢固、保温、防火，达到4小时以上的耐火极限；与其它部分之间的隔墙应采用非燃烧体建筑材料和库房楼板，耐火极限也要不低于4小时；不密闭的门要加胶条密闭； 不能保温隔热的门要换成隔热保温的门。其次是窗，机关档案库房的窗户外边要安装铁栅栏，采用双层密闭塑钢窗，向阳的窗户要采用双层遮光窗帘，达到防潮、保温、防尘、防风、防雨、防晒、防盗的要求； 用来通风的窗户，应安装纱窗。国家档案局要求制作档案盒的牛皮纸要做去酸处理，这样做，有利于档案实体安全的保护。,档案的防护,档案信息的安全防范越来越受到档案管理单位的重视,对本机关发文的处理，实行纸质文件与电子文件一并归档；对机关收文的处理，需要长期保存的，若是收到的纸质文件随即扫描成电子文件，若是网上收到的电子文件，随即下载转换成纸质文件脱机保存。,凡是带密级的文件不准上网，在网上发的电子文件都是无密级的，这样做更有利于重要文件与重要档案信息安全的保护。,档案数字化中的信息防护,目录,档案器具,档案器具档案柜、密集架,档案器具档案盒,档案器具装订工具,打孔机,档案针,档案装订针,档案器具档案章,打码机,目录,文书档案的整理,档案的分类,按照内容性质普遍分为以下三类：,文 书 档 案,文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。,档案的分类,科 技 档 案,科研档案是指科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。,档案的分类,专 门 档 案,机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。 国家公布基础专业档案目录，两批各50个。包括会计档案、人事档案、婚姻档案、诉讼档案、病历档案等共100个专业档案类别。,档案的分类,1、归档文件和备查资料的区分,档案的收集,批复,申请,处理意见,实施,2、文件处理流程是否已经完结,档案的收集,3、相关事件的连续性,4、收集的时机 按时间：各部门定期向档案部门移交相关归档材料，一年一交（次年第一季度）。 按问题：重要项目或活动、会议，完结一项收集一项。,按“卷”整理 按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。,按“件”整理 按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。,文书档案整理的方法,文书档案整理流程,装 订,排 列,编 号,编 目,装 盒,分 类,上 架,类别的设置,按各单位实际情况设置档案类别，如文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、照片档案等。,文书档案整理流程,以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。,一般采用保管期限-年度-问题三级分类法。,在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。,文书档案整理流程,按“卷”分类：,对年度文件数量较多的单位，可选择年度-机构（问题）-保管期限的三级分类法,年度文件数量不多的单位，可选择年度-保管期限的二级分类法,文书档案整理流程,按“件”分类：,保管期限：档案保管的时间，根据档案内容的重要性把档案分类成三个保管期限.,文书档案整理流程,10年,30年,永久,短期（15年）,长期（16-50年）,永久,2008年文书档案开始实行新的保管期限,装 订,保管期限为短期（10年）的档案可以保留订书钉、回形针等金属装订物，保持原貌。 保管期限为长期（30年）和永久的档案则只能使用装订线或胶质装订物装订。 如果是已经装订好的整本的文档，装订针包裹在文档中间，重新装订会影响装订效果的，则可以不用重新装订，保持原状。,文书档案整理流程,排 列,归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，归档文件的排列按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列（时间或重要性）。,文书档案整理流程,编 号 将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置（包括全宗号、年度、保管期限、件号），盖章时应注意不能讲文件内容或批复、意见行文字遮盖。,编 目 编制归档文件目录，归档文件目录、件号、责任者、文号、题名 、日期、页数、备注 。,文书档案整理流程,装盒 包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 档案盒背脊和封面的填写（盖章）,上架 一般按从左到右的排列顺序。,文书档案整理流程,目录,文书类-人事档案基础知识,文书类-人事档案基础知识,人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、人党人团、资历、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。,定义：,（七）离退休管理,（五）劳动工资,（六）社会保险,（一）组织机构设置,（三）教育培训,（二）领导管理（干部管理）,（四）人才评价,人事档案归档范围,文书类-人事档案基础知识,归档方式,组 卷 方 式： （一）按分类进行组卷。 （二）按个人进行组卷。,档号编制规则,（一）年度（目录号）-分类号-案卷号（件号）；案卷号以年度流水。 （二）目录号-案卷号；案卷号以全宗流水。,文书类-人事档案基础知识,文书类-人事档案基础知识,特点,1. , ,3、真实性,2、现实性,直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要 标志。,人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真 实，才能为用人部门提供优质服务。,1、全面性,人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工 个人全貌。,文书类-人事档案基础知识,6、机密性,5、流动性,4、动态性,人事档案必须注意及时做好新材料的收集补充,“档随人走”,人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自 保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即 使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。,目录,文书类-合同档案基础知识,文书类-合同档案基础知识,归档方式,档案分类,排序,分一年一归和实时归档,合同内文件排序：合同审批表+合同正本+合同附件+有关合同往来文件 合同排序规则：机构名称或合同名称+合同编号+签订日期,按照年度、合同类别名称（分类名称）、保管期限分类,文书类-合同档案基础知识,分件,档号编制（一文一件）,年度（目录号）-机构（问题）-保管期限-件号，如2011-A01（问题=分类）-Y-0001。 注：件号以年度保管期限下大流水,委托书；合同审批表+合同正本+合同附件+有关合同往来文件；协议；补充协议。或将整套跟合同有关的文件分为一件，在著录字段“备注”项目注明，委托书、协议、补充协议及有关合同签订的文件。,文书类-合同档案基础知识,盒级著录字段,文书类-合同档案基础知识,文件级著录字段,文书类-合同档案基础知识,合同档案目录格式,注：除合同档案目录外，其他目录，如封面、脊背、备考表、底边与文书档案的目录格式相同。,目录,文书类-信访档案基础知识,文书类-信访档案基础知识,定义,归档原则,归档的文件材料，应当是具有一定查考利用价值的； 归档的文件必须按照文书档案的归档原则和方法进行整理归档； 凡是反映主要信访活动需要永久保存的档案，不得使档案原件分散。,信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中存在起来的具有文字、图表、声像等真实记录。,文书类-信访档案基础知识,归档范围,（一）中央和各级党政机关下达的有关信访方面的政策性文件、规定、指示、简报、电话记录、重要函件等； （二）本单位整理编印上送的重要信访摘报、综合摘报、简报、刊物（包括所附原信）和负责人的批示意见； （三）党政领导同志给群众的复信、复制件； （四）本单位直接办理或联合调查处理或向下交办的重要案件材料，包括申诉材料，负责人或上级机关的批示、函件、交办、催办函件和电话记录，查证材料，案性分析研究或联合办案会议记录，调查处理报告，结案报告，审理结案材料，领导批结件等；,文书类-信访档案基础知识,归档范围,（五）办信和接待来访的登记、记录材料，如来信登记卡片和簿册、接访记录等。 （六）信访工作会议的通知、报告、讲话、会议记录、简报、日程安排、参加人员名单及会议所发的典型材料； （七）信访部门的工作计划、总结、请示报告、业务建设资料、规章制度、统计报表等； （八）信访机构、人事变动方面的有关资料。,文书类-信访档案基础知识,（一）永久（50年以上）保存的档案： 1) 主要是领导机关的负责同志阅批的重要信访材料； 2) 有关信访方面的政策文件、规定、指示； 3) 信访工作会议文件； 4) 上级党政机关要报结果的案件； 5) 信访部门直接派人调查处理的案件； 6) 重大的农田、水利、山林纠纷等涉及面较大的案件； 7) 信访部门的规章制度、统计报表（年报）、简报等。,分类及保管期限划分原则,文书类-信访档案基础知识,分类及保管期限划分原则,（二）长期（16-50年）保存的档案： 1) 来信来访登记薄； 2) 要查报结果的案件和已结案的信访老户材料。,（三）短期（3-15年）保存的档案： 1) 不要报结果的信访转办单、为往便函； 2) 各地各部门的抄报材料； 3) 来访介绍信存根； 4) 不要下转的信件等。,文书类-信访档案基础知识,文件排序规则,按照信访类别、信访日期排序。,立卷：年度（目录号）-分类号（文书档案分类表里面的信访工作） -保管期限-案卷号（4位阿拉伯数字）。年度-保管期限下流水。 一文一件：年度（目录号）-分类号（类目号）-保管期限-件号。,档号编制规则,文书类-信访档案基础知识,整理规则（立卷）,对于群众来信来访材料的立卷，一般采用以下方法： （一）上送领导同志阅批的重要来信来访，应将为信来访的登记卡片、来信来访摘要或综合摘要（包括原稿、打印件）、领导人批示（如原件要发往承办单位，要将批示复印或抄录下来，如领导阅后退回存档的，原信也要一起保存）一起装订立卷，承办单位报来的调查处理报告，也要一起装订。这类材料以信访者立卷(一人一案)。 （二） 领导人有批示的重要信访，也可以按信访人为件，按领导人姓名组卷，即把某领导人阅批的来信来访材料，按时间顺序排列编号，分年组卷，单独存放。,文书类-信访档案基础知识,整理规则（立卷）,（三）本单位函送各级部门主要负责同志阅处和上级发函交办的信访案件，应将来信来访的摘要卡片、函件底稿（包括打印件）、承办单位主动报送的查处情况报告，收集在一起，按一人一案为一件，分年分地区组卷。 （四）本单位直接处理或立案交办（包括上级立案）要求报处理结果的信访案件，要将信访人的申诉材料（或摘要）、谈话记录、领导人对该案的批示、立案交办和催办函件、查证材料、调查报告、处理意见或决定、结案报告等全部收集整理立卷，按一人一案组卷。,文书类-信访档案基础知识,整理规则（立卷）,（五）一般信访，大都采用卡片和薄册登记，登记项目包括：信访人姓名、地址、内容摘要、受信人、承办单位、收信或转办日期、处理结果。卡片按年度、按地区装入卷盒保存，簿册按年度装订成卷。 （六）匿名信的立卷，一般采用收发信地点的省、市、地名称作为案件当事人的立卷。无名、无地址的，则以邮戳地址立卷。如属控告、揭发信，也可以按被告人姓名立卷，在姓名后面加括号注明系控告。,文书类-信访档案基础知识,整理规则（一文一件）,以一人一案为一件，装盒时按照分类名称进行装盒。如： （一）上送领导同志阅批的重要来信来访为一个分类； （二）本单位函送各级部门主要负责同志阅处和上级发函交办的信访 案件为一个分类； （三）一般信访为一个分类； （四）匿名信为一个分类。 注：将这些类另分开装盒，盒装满为止，一盒无法装完时可续装。,文书类-信访档案基础知识,著录字段与档案目录格式,与文书档案相同。,目录,科技类-基建档案基础知识,科技类-基建档案基础知识,定义：,科技类-基建档案基础知识,排列：,科技类-基建档案基础知识,分件：,科技类-基建档案基础知识,组卷方式：,科技类-基建档案基础知识,档号编制规则：,档案上架：,按工程类别、项目编号、案卷号的先后顺序进行排列。,科技类-基建档案基础知识,档案著录-项目级：,科技类-基建档案基础知识,图纸的折叠方法,演示！,目录,业务档案基础知识,业务档案基础知识,定义：,业务档案是指某单位、公司在从事各项业务过程中形成的各类文件、资料、凭证等。,注：这里主要了解保险行业业务档案的基础知识。,业务档案基础知识,保险行业业务档案：,指保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件材料。,业务档案基础知识,分件：,件：指归档业务文件的最小整理单位，一般以客户单次提交的业务申请及其相关的业务处理资料为一件。,业务档案基础知识,业务档案基础知识,排列编号：,按年度业务类型受理日期排序,著录字段：,目录,会计档案基础知识,实物档案基础知识,实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。,实物档案定义：,实物档案归档范围：,本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等 公务活动中获赠的纪念品； 上级领导知名人士的题词字画等； 本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品； 其它有保存价值的实物。,实物档案的整理,分类： 以“件”为单位进行整理，如一个奖杯为一件，一个奖状为一件，成套的实物为一件计。 实物多得单位可按类别分类，如奖旗类、证书类、印章类等。 保管期限一般为永久。,实物档案的整理,排列及编号： 实物归档时，需要分类的先分类别，然后再按归档时间顺序排列；不需要分类的直接按归档时间顺序排列。 编流水号，一件一号，在不影响实物品相的位置贴上标签，填写年度（形成时间）、编号、保管期限。,实物档案的整理,编目： 实物档案目录可设置编号、责任者、提名、年度 （形成时间）、数量、保管期限、存放地点等项目。 奖杯、奖牌、奖状的荣誉性实物在编写提名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级；纪念品、宣传品等实物在提名中要写明实物名称、公务活动名称；题词、字画应具体到人，如有需要还应注明该人的职务、单位，备注栏中填写字画、题词的规格；印章要在年度一栏填写印章的使用起止日期。,实物档案的保管,可折叠的或小于A4幅面的实物档案，贴好标签后分类别按顺序存放入实物档案盒中保管；较大的实物档案，贴好标签后按顺序存放入陈列柜或专用柜中保管，也可放入特制的装具里，置于单位走廊或会议室；停用的印章应先蘸红印泥盖在白纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的编号，再将印章写干净，装在特制的盒子里，印模向上，将印有印模的纸张一同归档。,目录,会计档案基础知识,照片档案基础知识,定义：,照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。,归档范围：,反映本单位主要职能活动工作成果和存在问题的资料； 各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重大活动的资料； 本单位有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的资料。 涉及本单位权益的资料。 与其他载体有密切联系的照片档案,归档范围：,记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案； 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光及民间风俗和著名人物的照片资料； 其它单位形成的与本单位有关的重要资料。 其它具有保存价值的资料。,编号：,按照形成年度、张号分别排列装册，一年一个流水号。 档号由声像档案代码、档案类别代号、年度、张号组成。,文字说明的编写：,文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。 编写文字说明的要求： (1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； (2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。(3)文字简洁、语言通顺； (3)时间用8位阿拉伯数字表示。,目录,会计档案基础知识,会计档案基础知识,会计档案的概念：,会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和