成品油零售管理业务控制矩阵.doc

4.6成品油零售管理业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值控制点相关资料相关制度索引会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.持证上岗1.1经营风险：未按规定持证上岗，影响工作质量。1.1 加油站站长和计量员要持证上岗,资格证由省(市)分公司颁发。分（子）公司4相应资质证书1.14.42. 需求计划1.1经营风险：未及时上报，影响正常经营。2.1 加油站计量人员(站长)将库存和出库情况上报二次物流中心（配送中心），二次物流中心（配送中心）统一组织资源配送。分（子）公司3加油站库存保管账；1.14.41.1经营风险：结算方式不符合规定，造成损失。2.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。分（子）公司3销售发票1.14.43. 接卸入库及日常库存管理1.1经营风险：未按规定流程卸油作业和损耗认定，造成损失。3.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负责，按照卸油程序检查表流程完成卸油作业。计量人员按照罐车实际计量数填制加油站进油核对单，由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后接卸。运输损耗在定额范围内互不找补，定额损耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实际数量，由承运单位承担超耗损失。分（子）公司经办计量4加油站进油核对单或配送单1.14.41.13.2经营风险：未按规定进行数量管理，造成损失。合规风险：计量精度不符合国家规定。3.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管理责任人；记账人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司经理批准后除外）。建立计量器具、储油罐、加油机（流量表）档案，并定期校检，确保计量精度符合管理要求。分（子）公司记账计量3加油站岗位责任制；加油机检测记录1.14.41.13.3经营风险、合规风险：油品质量不合格，违反国家标准，造成损失。3.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输必须专车专用。接卸操作过程中，确保接卸品种和库存品种相一致，杜绝混油事故发生。储油罐定期进行清洗，油罐清洁度符合油品质量要求。分（子）公司2加油站站长岗位责任制；清洗记录1.14.44. 价格执行1.11.22.13.1经营风险、合规风险：未按通知调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。4.1 省（市）分公司（区外销售公司）价格领导小组（经理任组长）依照股份公司下达的调价通知，按照浮动率，结合当地情况，制定各地市零售执行价格。分（子）公司5价格文件1.14.4营业收入1.11.23.1经营风险、合规风险：未按通知调价，违反国家成品油价格有关规定，造成损失。4.2 加油站严格按规定的价格执行。实行中国石化加油卡联网的加油站由各公司卡管中心价格调整操作人员按要求进行调价操作；没有实行加油卡联网的加油站接到调价通知后，按规定的时点，上级部门组织人员准时抄录加油机（流量表）的泵码数，由加油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制调价当日的加油站销售日报表时，依据原始凭证按不同的单价分段填写升数和金额。分（子）公司经办审核6泵码记录；加油站销售日报表1.14.45. 加油与销售1.11.2经营风险：付油不符合客户要求，造成损失。5.1 加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。分（子）公司31.14.41.32.1经营风险、财务风险：未按规定核对，造成损失，影响财务报告。5.2 加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵回罐数、修机走空数、油品质量检测抽检数）核对一致后，填制加油站交接班表，由交接双方当值班长签字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）签字监交。如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。分（子）公司3加油站交接班表1.14.4营业收入营业成本6. 结算与收款1.31.42.1经营风险、财务风险：货款未及时上缴银行，造成损失，影响财务报告。6.1 现金付款售油：加油站统一配备投币式保险柜，保险柜固定安装。保险柜钥匙和密码分开保管。加油站按管理办法的要求规范使用。客户加油后，加油人员根据加油量收取销售款，及时将销售款投入投币式保险柜。每日交接班时现金收入数与加油站交接班表现金付油数相等。当地没有银行的海上、内河网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收；其他加油站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收。未交款之前，交由收银员负责保管，放入专用保险柜中，站长监管。财务人员定期抽查加油站，监控资金上缴情况，核对交款凭证，确保资金及时足额上缴。分（子）公司经办审核8加油站付油日报表；加油站销售日报表；交款凭证1.14.42.14.10货币资金营业收入1.31.42.1经营风险、财务风险：超预收款加油，造成损失，影响财务报告。6.2 预收货款售油：客户在加油站上级分公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证。加油人员接到有效加油凭证后付油。分（子）公司6预收款管理台账预收款项货币资金1.31.42.1经营风险、财务风险：未按规定实施信用管理，造成损失，影响财务报告。6.3 赊销售油：由地市公司（或聘请社会中介机构）按照省（市）分公司（区外销售公司）信用政策，根据客户的资金、购买、信用等状况，实时监控客户资信，建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求，拟定客户具体信用限额和时限，按规定权限审批。公司与购油结算协议清款责任人签订货款回笼责任书。在落实清款责任人后，与客户签订购油结算协议，并商定加油凭证。客户在指定加油站加油，按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录的购油结算协议客户登记账，加油时，加油人员严格执行购油结算协议。分（子）公司经办审核审批8客户信用动态档案；购油结算协议；货款回笼责任书购油结算协议客户登记账应收账款7. 销售日结1.12.1经营风险、财务风险：未按规定编制报表，造成财务信息、管理信息失真。7.1 记账人员以加油站交接班表为依据，结合加油站进油核对单和计量员检尺的同期油罐库存数，填制加油站销售日报表、加油站付油日报表，由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账。分（子）公司记账计量经办审核5加油站销售日报表；加油站付油日报表；加油站库存商品明细分类账；加油站油品分罐保管登记账2.14.1营业收入1.31.42.1经营风险、财务风险：未按规定编报报表，造成管理信息失真，影响财务报告。7.2 城区及有条件的非城区加油站当日报送加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证；地处偏远、交通不便的加油站点，除当日电告营业情况外，每周至少报送一次加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证。分（子）公司5加油站销售日报表；加油站付油日报表2.14.1货币资金营业收入8. 财务记账2.1财务风险：核算方式不正确，造成财务信息失真。8.1 独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。分（子）公司51.6.11营业收入2.1财务风险：未按规定进行会计核算，影响财务报告。8.2 【非ERP】 财务人员根据加油站上报的加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，及时复核后按股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证需经不相容岗位人员稽核。【ERP】按照ERP系统运行及应用规范，将加油站销售数据导入ERP系统。财务人员根据加油站销售日报表、加油站付油日报表和交款凭证，复核系统内数据，并进行相关账务处理。会计凭证需经不相容岗位人员稽核。分（子）公司经办审核审批5加油站销售日报表；加油站付油日报表；交款凭证1.6.112.10.1货币资金应收账款存货营业收入9. 月末盘点1.32.1经营风险、财务风险：未按规定进行盘点，核销损溢，造成损失，影响财务报告。9.1 月末结账时，地市公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。加油站记账人员根据加油站油品分罐保管登记账填制加油站商品盘点月报表，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”，报数质量管理部门审核，经地市公司分管经理批准后，凭此单登记加油站库存商品明细分类账、加油站油品分罐保管登记账中“核销损溢”栏。定额损耗至少每季度核销一次，超定额损耗部分按存货盘亏处置权限进行审批。分（子）公司记账计量审核审批7加油站商品盘点月报表；核销损溢审批表1.14.4存货管理费用营业外支出10 营销分析1.11.2经营风险：分析不及时、不准确，导致管理信息失真。10.1 地市公司至少每月召开营销分析会议，分管经理和相关职能部门及片区经理参加，分析当期销售情况，提出改进意见，制定完成下月零售经营目标的营销措施，并形成书面记录。分（子）公司5会议纪要11 加油站管理1.21.33.4经营风险：未按规定进行加油站新建、收购、改造、关闭、拆除工作，造成损失和管理信息失真。11.1 加油站新建、收购、改造须经各级零管部门予以确认。加油站规划、选址、设计、验收、证照办理及交付使用等环节须由各级零管部门予以确认。满足加油站登记证申领条件的新增加油站，分公司基建部门须及时向油品销售事业部办理申领手续；零售管理部门须及时办理登记证变更手续。加油站关闭、拆除时需由油品销售事业部批复同