某能源环境有限公司管理标准

综合行政管理制度 编号：SDEE/MS-2011山东山大能源环境有限公司管理标准 SDEE/MS-2011综合行政管理制度2011-04-25发布 2011-04-25实行山东山大能源环境有限公司目 录第一章 总 则5第二章 考勤及请休假管理制度6一、考勤管理6二、请假、休假管理7三、出差管理9四、加班管理9第三章 公司印章管理制度10一、分类10二、基本要求10三、印章的使用10四、责任划分及归属11第四章 办公用品管理制度13一、职责归属13二、办公用品的分类13三、领用、发放及日常管理13第五章 资产管理制度14一、定义14二、管理部门14三、资产采购14四、资产的日常管理14五、资产的报废、毁损15六、资产的清查15七、资产的维护15第六章 公文及信件管理制度17一、公文与信息管理基本要求17二、收文规定17三、发文规定17第七章 行政会议管理制度19一、公司会议类别19二、周办公例会19三、部门例会19四、其他会议19五、会议纪律19六、会议纪要与决议19第八章 档案管理制度21一、总则21二、档案机构及其职责21三、档案的管理21四、档案备份制度26五、处理条例26六、责任27第九章 经济合同管理制度33一、总则33二、经济合同管理机构及其职责33三、经济合同的签订34四、经济合同的履行35五、经济合同纠纷的处理35六、经济合同档案保管35七、考核与奖罚36第十章 办公区管理制度37一、仪容风纪37二、接待管理37三、安全管理37四、卫生管理38五、水电管理38第十一章 车辆管理制度39一、车辆使用及调度39二、车辆安全管理39三、其他事情的处理40第十二章 保密制度41一、总则41二、基本要求41三、保密范围和密级确定41四、保密措施42五、责任与处罚43六、附则43第十三章 员工宿舍管理制度44一、总则44二、公司宿舍入住条件44三、基本要求44四、宿舍使用费用及标准44五、修缮44六、处罚规定45七、安全卫生45第十四章 奖惩制度46一、奖励46二、惩罚47三、其他5052山东山大能源环境有限公司 第一章 总 则 一、为确保公司良好的日常办公秩序，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。二、综合部是公司行政管理的综合机构。在综合部经理的直接领导下，参与政务，管理事务，搞好服务，确保公司各项任务的完成。三、综合部应面向领导、面向部门、面向员工做好服务，协助安排领导活动。及时完成领导交办的事务，协调各部门关系，提高办事效率为公司的后勤生活做好保障工作。第二章 考勤及请休假管理制度一、考勤管理（一）工作时间：1、周一至周五工作时间为：上午8:00-12：00；下午13:00-17:00。根据季节变化作适当调整，以实际公布时间为准。2、元旦、春节、五一、十一、中秋、清明、端午按国家法定节假日休假，为带薪假日。（二）考勤规定：1、公司上下班实行打卡制度，每月月初，综合部提取考勤机数据，对上月考勤情况进行汇总，作为员工上月工资调整的依据之一。不得虚假打卡，不得托人、代人打卡，一经发现当事双方均以警告论处。员工忘记打（带）卡，应及时到综合部填写“忘记打（带）卡登记表”，并由部门经理签字确认。每周忘记打卡累计不得超过三次（含三次）,超过三次的，按旷工半天处理；每周忘记带卡不得超过一次，超过一次的，按旷工半天处理（特殊情况另做说明）。工作期间，员工因公（私）事不能按时打卡的，应外出前（或回公司后一小时内）到综合部登记，没有按照要求登记的，视为迟到或早退。2、员工出差，应到部门经理处领取“出差派遣单”，并到综合部填写“出差登记表”作为考勤依据，出差回来后，及时登记归来时间。未按规定登记的，视同旷工。本人来不及填写“出差登记表”的，应打电话给综合部并请代为填写。考勤公布后，补登记“出差登记表”的，须由部门经理签字确认；未按规定补登记的，视为无效。3、员工工作期间外出的，须到综合部处填写“临时外出登记表”，说明外出原因、目的地及预计归来时间；未按规定登记的，视同迟到/早退/旷工。考勤公布以后，补登记“临时外出登记表”的，须由部门经理签字确认；未按规定补登记的，视为无效。4、公司原则上允许员工每月迟到、早退三次（每次迟到、早退时间5分钟）。迟到、早退时间超出规定的或次数超过三次的，按以下条款处罚：迟到、早退5分钟以内的扣除工资10元；5分钟至30分钟的扣除工资20元；超过30分钟至3个小时的，计为旷工半天；超过3个小时的，计为旷工1天。以上处罚在当月工资中扣除。5、如遇较大雨雪等恶劣天气情况或其它不可抗力原因引起全体或大部分员工迟到的，可以免责。6、员工连续旷工时间超过15天，或者一年内累计旷工时间超过30天的，解除劳动合同，公司不支付任何经济补偿金。7、综合部每月5号之前公布上个月的全部考勤；需要修改考勤的，须5号之前到综合部修改；如遇节假日、休假等特殊情况，在正常上班后两个工作日内，综合部公布上月考勤，修改考勤的时间为公布考勤后的一个工作日内。二、请假、休假管理（一）休假种类1、公司规定的休假种类有：每周公休假日、每年法定节假日、病假、事假、婚假、丧假、产假、带薪年假。其中婚假、产假包含公休假日天数。2、事假：员工因个人私事需要处理，不能正常上班者，可请事假，但视其请假理由与工作需要可以准假，也可以不准假，或缩短假期，或改变请假日期，事假应扣发工资。事假最低以半天为单位申请，请假超过两个小时即按请假半天计。试用期员工请事假天数每月不得超过两天，正式员工每月请事假不得超过三天（特殊情况时，可累计使用，每年不得超过20天）。3、病假：在本单位工作年限五年以下的病假最长为三个月；五年以上的病假最长为六个月。病假最低以半天为单位申请，请假超过两个小时即按半天计。4、婚假：正式员工结婚，可享受3天婚假。晚婚的员工，可享受17天婚假。属于再婚的员工，享受3天婚假。5、丧假：员工直系亲属（双方父母、配偶、子女）不幸去世，给予3天以内丧假（不含在途时间）。6、产假：公司在职女员工享受劳动法规定产假待遇。流产的，产假1530天。正常生育产假为90天，晚育的为150天。女员工子女不满1周岁的，每天给予两次哺乳时间，每次30分钟，可合并使用。公司正式在职男员工，在妻子生产期间，可享受7天的护理假。7、年休假：员工在公司连续工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。员工请事假累计20天以上，不享受当年的年休假；连续工作满1年不满10年的员工请病假累计2个月以上的，连续工作满10年不满20年的员工请病假累计3个月以上的，连续工作满20年以上的员工请病假累计4个月以上的，不享受当年的年休假。（二）请假/销假规定1、除每周公休假和每年法定节假日外，员工休假必需提前填写“请假单”，根据假期审批权限向上级主管报批，批准后的“请假单”交综合部备案。未办妥请假手续，不得离岗，否则以旷工论处。2、员工请假必须事先到综合部领取假条、办理请假手续，并将假条及时送交综合部备案，如因事情紧急未及时填写假条，可打电话至部门主管向部门请假，由部门代为办理请假手续。不按以上规定办理的，将视为旷工。3、请假员工按时到岗后必须及时到综合部进行销假（半小时内），超时销假的将按实际销假时间计算考勤。4、员工请假未按时到岗，超过请假时间两小时，需向部门办理补假手续并及时通知综合部，未及时办理补假者，超过时间计为旷工。5、员工申请病假一天以内（含），可直接填写假条；员工申请病假超过一天的，假条需附医院或诊所病假证明。无有效病假证明，按事假计。6、员工申请婚假/产假/年休假，需提前一周办理有关报批手续。7、如发现员工请假有虚假情况，所请假期以旷工论处。（三）请假审批权限 请假类别请假人员请假期限部门经理分管领导总经理事假/病假员工1天以内批准1-2天审核批准2天(含)以上审核审核批准部门经理2天以内批准2天(含)以上审核批准婚假全体员工根据规定审核审核批准丧假全体员工根据规定审核审核批准产假/护理假全体员工根据规定审核审核批准年休假员工1天以内批准1-2天审核批准2天(含)以上审核审核批准部门经理2天以内批准2天(含)以上审核批准（四）请假、休假及旷工期间待遇：参见薪酬管理制度。 三、出差管理1、员工因公出差应由部门经理统一安排调配，出差应填写“出差派遣单”，并经分管领导签字生效，出差过程中应正确安排时间，保证工作效率。出差归来应及时到公司报到。2、如在预定出差时间内未完成工作任务需延长出差时间，应及时与部门经理汇报工作进度说明情况，征得同意后方可适当延长出差时间并通知综合部。四、加班管理1、公司鼓励员工在规定的工作制内完成本职工作，不鼓励加班。2、员工因个人原因未能按时完成规定任务的情况下，自行增加工作时间以外的劳动不计入加班统计。3、确有特殊情况，工作需要加班的，必须由加班人提出申请，报部门经理认定、审批，未及时办理申请手续的应在事后两个工作日内补办手续。未经审批的自行加班不计入加班统计。4、所有员工的加班统计由部门经理、综合部认定后统一提交财务，作为加班费发放依据，在季度考核和年终考核时统一发放。附件： 请 假 单 年 月 日姓 名部 门职 务请假类别事假 病假 丧假 婚假 产假/陪产假 年休假 事 由请假时间 年 月 日 时至 年 月 日 时止，共计 天总经理： 分管领导： 部门经理： 请假人：销 假我已于 月 日 时到岗上班，特此销假。 综合部确认： 销假人：第三章 公司印章管理制度一、分类公司印章分为两类，其中涉及公司重要权利义务的印章为一类印章，包括公章、合同专用章、法人章、财务章，其余为二类印章，包括部门章等。二、基本要求（一）综合部负责公司各类印章的管理、刻制、发放、回收工作，并监督印章的保管和使用。（二）公司印章采取分级保管的办法，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管，不得转借他人。（三）公章、合同专用章由综合部统一保管使用；财务类印章由财务部保管使用；部门印章由部门自行保管使用，其中部门印章只适用于与部门内业务有关的事项，非业务性事项不得对外使用；原则上各部门不刻留部门印章，如根据工作需要刻留部门印章，须报经总经理批准后方可刻制。（四）公司建立印章管理卡（见附件），由综合部统一管理，专人领用和归还印章时须按要求在卡上予以登记。印章专管人员外出时间较长需要将印章暂时交由他人代管时，双方必须在印章管理卡上详细登记交接时间，并签字确认。印章临时管理人员负有与印章管理人员同样的保管责任。（五）员工离职或调动时，须办理归还印章手续。三、印章的使用（一）公司各级人员使用一类印章须按要求在OA办公系统“印章管理”栏填写用印申请，将需用印的文件上报至主管领导，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后（董事长、总经理）方可交印章保管人盖章。（二）印章保管人应对文件内容和用印申请上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。其中加盖印章的文件份数要与用印申请单上标明的份数相同，多余份数不予盖章。（三）在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。（四）用印后该用印申请作为用印凭据由印章保管人留存。（五）一类印章原则上不许带出公司，确因工作需要需将印章带出使用的，应在印章管理卡中载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。（六）经公司总经理签发的公文，无需上述程序，凭公文签发单用印，所发公文应在综合部留底、存档。（七）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需上述程序。（八）公司法定代表人对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。并根据实际工作需要对各印章的使用决定权进行授权。（九）涉及法律等重要事项需要使用印章的，必须由总经理或公司法律顾问签字后方可用印。四、责任划分及归属（一）印章保管人必须妥善保管印章，不准随身携带，严禁在空白信笺、纸张上盖章，以避免造成严重后果。 （二）印章保管人必须健全用印登记，对每次盖章日期、部门、内容、审批人、经手人等内容在用印登记簿上予以登记，以备查验。（三）任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。（四）违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分。造成严重损失或情节严重的，移送司法机关处理。附件： 印章管理卡序号印章名称保管部门保管人批准人保管日期归还日期归还确认附注：此卡由综合部留存。第四章 办公用品管理制度一、职责归属综合部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的配置、统计、采购、发放、维修、更新等工作。二、办公用品的分类本办法将办公用品分为定额类、非定额类两类，分列如下：（一）定额类用品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、口取纸、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、橡皮、夹子、印油、圆珠笔、签字笔、订书钉、文件夹、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、白板笔、米尺、印泥、印台、墨盒、打印纸、复印纸等。（二）非定额类用品：办公家具（不包括资产类办公家具）、装饰品、办公灯具、订书机、打孔机、计算器、成包的打印纸、复印纸及其他价值较高（单价超过10元）的办公用品。三、领用、发放及日常管理（一）综合部应本着节约、实用的原则，在保证质量和服务的前提下选取低价供应商，并与其签订长期合作协议，以降低整体采购和管理成本。（二）综合部应建立办公用品领用登记本，对定额类办公用品采取一次性领用登记制度；对非定额类办公用品，建立台账，员工或部门领用时，领用人或经办人需在台账上签字并注明领用日期。每月月底，综合部根据台账，将本月领用的各项非定额类办公用品按照领用人登记记入员工个人资产档案。员工离职时，应按个人资产档案记录将所领用的非定额类办公用品缴回综合部。（三）非定额类办公用品（纸类除外）各部门应指定责任人，自第一次发放起，如有损坏，必须以旧换新，不允许重复领用，遗失或人为损坏应由责任人负责赔偿。第五章 资产管理制度一、定义本制度所称资产包括公司所有固定资产、低值易耗品，不包括工程专用材料和办公用品。二、管理部门公司所有资产原则上由综合部统一购买和管理，生产部门急需或专用的生产、办公设备由综合部协助生产部门进行采购。三、资产采购（一）各部门需购买有关资产时，应填写资产采购申请表（见附件），由部门经理、分管领导和总经理审核签字后，报送综合部，统一进行采购，价值较高的资产应采用招标方式。（二）资产采购应本着节约、实用的原则，在保证正常使用的前提下，尽量压缩开支。综合部要严格控制资产的储备量，以降低资金占用。四、资产的日常管理（一）入库：资产购买后，由综合部办理入库手续，持入库单、购货发票及明细单到财务部门结算完毕后，综合部持财务部门退回的一联入库单登记资产明细账。（二）固定资产卡片：购买的固定资产由综合部按照规定建立固定资产卡片。（三）资产台账：综合部应建立资产台账，根据资产入库单、出库单等进行分类登记。为方便查询和确认，综合部应根据资产类别对公司所有资产进行编号（资产实物上应粘贴编号标签），并对应计入员工个人资产档案。资产台账作为资产的原始记录材料，仅登记资产的入库（购买）、出库（领用）及报废的情况，资产的使用过程在员工个人档案中记录。（四）员工个人资产档案：为了明确各项资产的责任归属，随时了解各项资产的去向和使用状况，综合部应根据员工领用资产的实际情况（参照资产台账、出库单等），建立员工个人资产档案。对每位员工领取的办公桌椅、橱柜、电脑、工具器具等进行详细汇总登记，并随时记录使用、调拨、调整、毁损、报废及缴回情况，实现对资产的动态管理。个人资产档案载明的每项资产的流动状况，均需由员工本人签字确认。（五）资产领用及出库：各部门领用资产时，应在出库单及个人资产档案上签字，综合部核对数量等内容无误，办理资产出库手续。（六）资产调配：1、调拨：已领用的资产需要在部门内部或各部门之间进行调拨或重新分配时，资产调出、调入双方应同时到综合部办理调拨手续，在各自个人资产档案上签字确认无误后方可办理资产转移手续。2、缴回：员工已领用的资产需要缴回时，应持资产到综合部办理缴回手续，并在个人资产档案上签字确认。五、资产的报废、毁损固定资产发生报废、毁损时，由使用人写出书面原因，经部门经理签字后，分别报送综合部和财务部，财务部、综合部和使用部门联合进行鉴定落实，如属责任人使用不当造成的，由责任人赔偿损失，如非责任人缘故，由财务部和综合部报经公司领导批准,由财务部报税务机关审批后方可办理核销手续，并进行相应账务处理。六、资产的清查公司应定期组织进行资产清查工作，以及时发现和纠正资产管理中存在的问题，保证账账、账实相符。资产清查每年进行一次，由公司财务部和综合部联合组织。账实不符的，应及时查明原因，妥善处理。对清查过程中发现有循私枉法、贪污受贿、私匿公物的，一经查处，立即解除劳动合同，情节严重的移交司法机关。七、资产的维护公司所有资产均属公共财物，由使用部门、使用人或保管部门负责维护。未经公司批准，任何部门或个人不得擅自拆除、调出、挪用和变卖。附件： 资产采购申请单年 月 日申请部门申请理由或说明品 名具体型号数量单价金 额使 用 人资 产 代 号合 计：部门经理审批分管副总综合部经理总经理审批注：此表作为固定资产、办公用品及其他物品的申请单，请各部门根据实际工作需要填写此表，由部门经理审核签字后交综合部，综合部经理审核批准后再行采购。办公用品领用单，主要针对领取比较贵重的物品。办公用品领用单年 月 日物品名称数 量使 用 人分管经理第六章 公文及信件管理制度一、公文与信息管理基本要求公司综合部是公司公文及信息处理的管理机构。公文及信息处理必须做到及时、准确、安全、保密。并努力提高公文及信息处理工作的效率和质量，行文要少而精，注重效用。公司所有公文及重要信息均应通过公司内部办公平台（OA）进行发布，综合部应确保该平台的畅通，使公司各种信息能够及时在相关范围内进行交流和传达。二、收文规定1、对于一般部门性公文，综合部进行登记后，可按照文件所属部门及时转至该部门经理或直接转至经办人，并由接收人在收文登记本上签字签收。2、对于涉及全局性的重要来文或无法判断部门归属的来文，需附来文处理单，送呈总经理批示。3、对于总经理批示办理的来文，综合部应在办理时限内随时进行跟踪和催办，并及时将办理结果反馈给总经理。4、对于总经理批办的公文，办理完毕后，综合部应将办理结果在来文处理单上进行详细记录，连同原文件一起整理归档，以备查考。三、发文规定1、拟稿与核稿：拟稿一般由具体经办人员执笔，拟稿人员拟稿完毕后，应认真填写公文审批单，与稿件原稿一并交送部门主管核稿。部门主管经审核修改无误后，签字确认。2、会签：公文内容涉及到公司其他部门的，拟稿人应主动征求相关部门意见，相关部门应认真审核公文内容，并在公文审批单上签署意见。3、审核把关：公文送交领导签发前，综合部将对拟好的文稿进行统一编号，并对公文的格式、用语等规范作最后的全面审核，以提高发文质量。 4、签发：公文经以上逐级审批无误后，由总经理予以签发。签发之日即为文件生效之日。5、打印与装订：文件经领导签发后，即为定稿。任何人不得随意更改。综合部依照公文格式打印初稿，交拟稿人或核稿人校对，经校对正确无误后，按照所需份数正式打印，并一一装订。6、用印：公文正式打印后，由综合部加盖公司公章。用印要做到位置恰当、字迹清晰，即“骑年盖月，上不压正文”。 7、存档：公文办理完毕后，综合部应把公文原稿、审批单、正式打印件（一般为一份，重要文件或经常利用的，应保存两份打印件）以及有关附件资料整理归档。除文件使用部门或使用人外，任何个人不得持有或保存原件。8、公司员工在复印或打印文件时，应如数填写复印打印登记表，并由行政助理协助操作完成相关的工作任务。第七章 行政会议管理制度一、公司会议类别总经理办公例会、生产协调例会、部门例会、专项会议及临时会议。二、周办公例会公司定于每周一上午9：30召开总经理办公例会，公司各部门负责人应准时参加，会议内容主要包括落实各部门上周工作完成情况，制订本周的工作计划，并就公司的一些重大事项做出决定。总经理办公例会散会后，由技术部、工程部中层管理人员参加生产协调例会，会议内容主要是对各工程项目中存在的问题进行协调解决。三、部门例会各部门根据实际情况，以实效为原则，召开部门工作例会，时间自定，由部门负责人主持，部门内部相关人员或全体参加，会议内容主要包括总结汇报本部门工作安排，传达公司有关精神，处理本部门有关问题，并做会议纪要上报分管副总经理和总经理。四、其他会议各部门如需召开技术研讨或工程开标会议时，应提前通知综合部，确定参加人员，以便合理安排会议室，避免会议重叠。五、会议纪律1、总经理办公例会无须正式通知，若规定参会人员不能参加，须提前1小时向综合部请假。2、其他会议如通知参加会议的人员不能按时参加，须提前4小时向会议组织者请假。3、由公司正式发文召开的会议，若规定参会人员不能参加会议，须于会前24小时提出书面申请，报公司总经理批准。4、会议期间与会人员应将手机打到振动或静音状态，不得随意走动或出入。六、会议纪要与决议公司周例会，综合部负责会议记录，当天整理完成会议纪要，经总经理审核签署发布。对于专业技术性较强的专题会议，由综合部经理事先与会议主持人商定一名会议记录员，会后在综合部协助下完成会议纪要。会议纪要应按规定存档并发至相关人员。形成决议的，应以公司正式文件形式下发执行。需要发布和存档的会议纪要，应当由会议主持人审核并签署；涉及重要内容的会议纪要应当由董事长审核签署。第八章 档案管理制度一、总则1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。2、本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、公司及各部门、员工有义务按照规定建立档案，并保证其完整性。4、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行电脑管理。二、档案机构及其职责1、综合部设专人负责公司档案的整理、保管、借阅等工作；公司各部门指定专人负责档案整理移交工作（即资料员）。2、档案管理工作由公司总经理统一领导，综合部负责接收、收集、整理、立卷、归档保管，由综合部保管档案和提供其利用工作，并监督各部门的档案工作。3、综合部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。三、档案的管理（一）整理办法：1、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2、步骤：A、收集文书档案：随时归档登记，次年年初将上一年的档案整理。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理记录。（1）技术部：a、技术协议三套：综合部1套（正件）+厂家1套（正件）+技术部1套；签订技术人员保留技术协议的电子版；提交技术协议时接收人和提交人要在“资料交接表（附件二）”登记签字。b、设计图纸：设计人员出底图后，由技术部资料员负责联系图纸的晒印，然后将蓝图及底图归档。资料员负责图纸的晒发登记、归档。资料员拿到蓝图后，需填写晒图登记表、图纸目录、图纸发放登记表、外发图纸应填写图纸交接单。图纸外发套数根据公司与各电厂所签合同要求，如项目为公司总包，图纸除外发电厂及现场项目部外，则还需发给技术部预算人员一套图纸。如项目为公司技术支持，则只需发放给电厂及施工单位。如果施工现场需要额外增加图纸套数，需到综合部填写“图纸加晒申请书”（附件十）晒图套数原则上为：合同所签提供图纸套数+公司预算人员1套（总包时）+3套（公司存档）综合部暂时协助技术部资料员的工作（填写晒发图纸登记表、资料交接单、图纸目录），移交图纸时在“资料交接表”上登记签字。c、项目工程结束后一个月内，资料员把已结束项目的底图、蓝图、施工图、竣工图整理后，移交综合部存档，并与“资料交接单”（附件三）核对，准确后双方签字确认。d、技术部资料员对工程设计原始资料、专业间互提条件、计算书、成品校审意见等中间过程形成的有保存价值的资料进行收集保存。按项目进展情况向综合部资料管理员移交。（2）工程部：a、采购合同的原件由综合部档管人员存档，工程部与财务部保留合同的复印件，工程总承包合同原件一份交由综合部档管人员存档，一份交由财务部；合同的编码按财务部编排的号码登记；提交合同原件时填写“资料交接表”。b、工程部在项目结束后将已结束项目的中标标书及合同评审表，整理后移交综合部，并填写“资料交接单”。（3）综合部：a、技术协议、各类合同的原件直接移交档案管理员随时登记并及时归档。b、每季度第一个月十日前将上季度对于公司有保存价值的书信、传真等文件整理汇编成册，移交档案管理员；并填写“资料交接单”。c、对于需要保存的成文会议（董事会议和公司普通会议）记录和决议，会议记录员整理后，及时移交档案管理员存档；并填写“资料交接单”。d、每年三月十日前将上一年需要归档的各类文件（有保存价值的书信、传真、成文会议记录和决议等）整理，存档。 财务部：每年三月十日前将三年以上的报表、记账凭证、账簿及工程承包合同等需要存档的文件，整理编号后填写“财务交接明细表”（附件一），移交综合部档管人员，由综合部档管人员存档（报表、记账凭证、账簿及工程承包合同等实物由财务自行保管，综合部档管员仅存档财务交接表）。B、整理 根据分类和成立时间整理。C、分类 根据工程、时间以及文件的内容进行分类。D、立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。（二）过程管理：1、公司及各下属子公司的各部门资料员做好平时文件的预立卷工作，按公司有关规定将需归档的文件整理后及时移交综合部保管，任何人不得据为己有。2、属于公司保管的档案：（1）技术部：技术协议的原件；已结束工程的图纸底图及蓝图；各个项目电子版的图纸（包括施工图及竣工图）及成文性文件；电子文档的交接由档案管理员与图纸设计人员直接交接，填写“电子文档交接表（图纸）/（文档）”（附件四）；除档案管理员外任何人不得收集图纸。（2）工程部：各类合同的原件。（3）咨询部：技术合同书。（4）综合部：财务部：凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证），账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿），财务报告（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告）和其他（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。董事会会议纪要及决策的原件；与律师事务所签订法律顾问合同；公司的证书及各项专利；对公司有重要保存价值的来往书信及传真；领导要求保存的其他文件及物品。3、属于部门保管的档案：资料员按照公司规定的归档时间把属于部门保管的文件整理汇编成册，与综合部核对后，把汇编的目录移交综合部，文件由各部门的资料员保管。4、属于部门保管的文件：（1）技术部：图纸晒发的登记表、资料交接表、正在施工的项目图纸的底图及蓝图。（2）工程部：采购合同的复印件；需要保存的招（投）标文件。（3）咨询部：各类技术报告；其他需要保存的文件。（4）综合部：当年的财务凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证），账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿），财务报告（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告）和其他（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）；采购合同的复印件。领导要求暂时保管的文件（传真及来往书信）；各部门人员资料；签订的其它协议。（三）监督：综合部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，以监督各部门及各部门档案的管理工作。（四）销毁：1、每年终了，档案管理人员应根据档案的保管年限，对已到期限，无保存价值的档案进行汇总造册，并拟写“档案销毁申请”（附件五）。2、销毁清册连同档案销毁工作报告一同报分管经理审核，经总经理批准。3、销毁档案需有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册（附件六）上注明“已销毁”字样和销毁日期，分别在销毁清册上签字。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明；经审查确认为无保存价值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人。4、档案销毁工作报告连同销毁清册，应及时归档，永久保存。5、对于不经常使用又不宜马上销毁的文件，由部门资料员整理并经部门负责人审批后移交综合部，登记填写“暂不销毁清单”（附件七）后，送往指定地点暂管。（五）公司档案的分类及编号：归档文件编号方法（1）技术部： a、技术协议的编号形式 SDEE-JX- 件号、页（张）号（两位数表示） 项目号（四位数字） 类别号 山大能源（固定） 项目号由年度号（以公元年号的最后两位表示）和本年度设计项目序号（两位数表示）组成。b、图纸编号按技术部的图纸编号方法编制。（2）工程部：a、采购合同、工程总承包合同编号由财务部统一编制；b、合同会签单的编号按工程部的编号方法编制。（3）咨询部：技术合同书及技术报告的编号形式件号、页号（两位数） 山大能源（固）类别号 SDEE-ZX- （4）财务：按照有关的财务规定编号（六）在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。（七）借阅规定：1、公司员工因工作需要需借阅有关档案时，应填写“资料查/借阅登记表（附件八），依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅；查阅未完工以及由各部门保存的资料，到综合部填写“资料查/借阅登记表”，在规定的查阅时间内归还，如不能在规定的时间归还，需在“资料查阅登记表”上注明归还的时间并经部门负责人同意；查阅完工并已移交综合部的文档，需要到综合部填写“资料查/借阅申请单”（附件九），经部门负责人审批签字后，方可借出，并限期归还；查阅带有“机密”或“绝密”字样的文件，须按规定的各级领导签字批准后，方可借阅；领导不方便签字时电话通知档案管理员后方可借阅，领导回公司后补签。 2、外单位借阅档案，须持有本单位介绍信，经综合部经理审核同意，方可到档案室借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容也须经总经理同意且审核后方能带出。 3、查/借阅未完工以及由各部门保存的资料的期限及已经移交综合部的文档借阅期限按登记的日期计算，到期归还；如需再借，应办理续借手续；借阅的文件不得带出公司；“机密”或“绝密”文件查/借阅期限按总经理批准的期限执行。 4、借阅人对所借档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、转借、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 5、档案员在档案借阅允许期限到期前三到五日，对借阅人提出借阅期限到期提示。6、图书借阅期限为三个月，如需再借需办理再借手续，不得转借。7、分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。四、档案备份制度1、公司所有有价值的文件、图纸、协议、合同等必须备份。2、各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理和保存。3、备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应由综合部保存。五、处理条例有下列行为之一，据情节轻重，给予50-200元罚款处理：1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案；2、擅自向外界提供、抄摘企业档案；3、涂改、伪造档案；4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；5、未按手续借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。若情节严重构成犯罪，依法追究刑事责任。六、责任1、本制度适用于本公司各部门员工。2、本制度监督责任部门为公司综合部，第一责任人为综合部档案管理人员，第二责任人为各部门指定的资料员。附件一：财务交接明细表附件二：资料交接表附件三：资料交接单附件四：电子文档交接表（图纸）（文档）附件五：档案销毁申请附件六：销毁清册附件七：暂不销毁清单附件八：资料查/借阅登记表附件九：资料查/借阅申请单附件十：图纸加晒申请单附件一：财务交接明细表提交人接收人交接内容：交接日期备注附件二：资料交接表（部门）序号名 称编 号份数提交人接收人日 期备注12345附件三：资料交接单提交人接收人交接内容：交接日期备注附件四：电子文档交接表（图纸）序号卷号图号提交人接收人日期备注电子文档交接表（文档）序号类 列编号提交人接收人日期备注附件五：档案销毁申请档案销毁申请 （部门）：根据公司的档案管理办法的规定，我部门现在 档案（资料）已失去存档价值，望批准。附：应予以销毁档案明细 部门年 月 日附件六：销毁清册 年度档案销毁清册序号销 毁日 期事 由所属部门类 别所 属年 度起 止卷 号套监销人备 注12345678910附件七：暂不销毁文件登记表序号文件名称保存期限部门资料员档案管理员日期备注12345附件八：资料查/借阅登记表序号项目文件名称编 号借阅人所属部门借阅日期归还日期保管人员备注附件九：资料查/借阅申请单借阅人所属部门借阅日期档案名称编 号所属部门经理签字备注附件十：图纸加晒申请单工程名称图纸编号数 量加晒理由申请人日 期部门负责人备 注第九章 经济合同管理制度一、总则（一）本办法旨在加强内部经济合同管理，规范公司签订、履行经济合同的全部活动，及时预防、解决经济合同纠纷，维护公司合法权益。（二）本办法所称经济合同是指公司在对外经营活动中签订的一切有关权利与义务的各类经济合同（协议书），包括采购合同、技术合同和工程合同等。（三）涉及劳动合同的有关合同管理由综合部另行规定，不在本办法管辖之内。（四）本办法所称经济合同管理是指公司通过合同管理机构组织合同承办部门按照法定代表人的授权或有关规定订立有关经济合同，监督、检查合同承办部门有关合同的履行，组织合同承办部门处理有关合同纠纷等活动。（五）合同承办部门是指具体提出合同签署动议，负责前期联络、洽谈和合同具体履行的部门，并定期就承办合同情况向合同管理机构报告。根据公司各部门的分工，各部门相应承办的合同分别如下：综合部：主要承办办公设备采购合同、房屋租赁合同、公司形象设计合同、与公共媒体合作合同；银行贷款合同、其他融资合同、验资审计及相关咨询服务合同； 市场部：主要承办与用户的销售合同以及有关市场调查的合同；工程部：主要承办工程设备及物资采购合同、工程监理合同；技术部：主要承办与技术开发、技术交流与合作、技术转让、项目研发等有关的合同。 咨询部：主要承办可行性研究、循环经济规划、清洁生产审核、环境影响评价、节能审计与节能评估等咨询业务有关的合同。 二、经济合同管理机构及其职责（一）公司的经济合同管理机构为综合部。综合部作为日常管理机构，全面负责办理公司经济合同的管理工作，向公司总经理负责。（二）合同管理机构的主要职责：综合部职责： 1、拟订经济合同管理办法，并适时提出修改完善建议；2、组织相关部门会同公司法律顾问制定公司各类经常、反复使用的合同标准模板；3、公司所有经济合同中涉及法律部分的内容的审定，联络公司法律顾问，组织律师审核合同文本；4、重大合同执行的监督、管理；5、组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；6、经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台账的设立、统计、上报等基础管理工作；7、合同章的管理；8、合同中涉及财务支付、结算手续的审定；9、参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作。三、经济合同的签订（一）以公司名义对外签订经济合同应当由公司法定代表人或其授权代表签署，其他人无权代表公司签订合同。除公司法定代表人或其授权代表同意外，公司各部门不得以本部门名义或以公司名义擅自对外签订合同或对外单位或个人提供经济担保。（二）授权代表签订合同的，除公司内部有关文件已明确授权外，必须由公司法定代表人签发法定代表人授权委托书。授权代表只能在授权范围内行使代理权，严禁越权代理。（三）签订经济合同前，承办部门应当详细了解对方当事人的主体资格和信用情况，查验对方签约单位法定代表人的身份证明、法定代表人授权委托书和营业执照等证明文件。（四）签订经济合同，必须采用书面形式。经济合同文本应当内容合法可行，主要条款完备，权利义务对等，文字表达准确。一般性经济合同由承办部门负责草拟工作，如公司已制订对应合同模板，应严格采用合同模板。所有合同文本，在最终签署前，均应由公司法律顾问审核。（五）经济合同内容涉及到公司其他部门的，合同承办部门应在签约前主动征求有关部门的意见。有关部门应当认真审核并签署意见。（六）合同承办部门承办的合同文本，须交企业法定代表人或其授权