分公司费用报批制度及流程.doc

精选资料第一节 分公司费用报批制度及流程摘自永2003财（规）字第0003号 为统一各分公司费用审批制度，更好地加强费用的统一监管和集中控制，特制订如下审批制度，各分公司如有补充修订，必需报财务管理中心审批备案后方可执行。总原则：预算内费用支出的合理化、合法化、规范化、总经理责任化；预算外费用支出实行报批制。分公司总经理对总裁下达的年度费用总额和费用率指标负责，执行各职能管理中心制定的各项费用标准和管理办法，或分公司结合实际自行制定的，经总部相关职能中心批准的标准。分公司各部门、门店制定费用预算或计划，由分公司财务部平衡，在总裁下达的年度费用总额和费用率指标内的总经理有权直接批准执行，超出的需总裁批准后执行。 一、人工费用费用内容：包括所有人员工资、奖金、促销费、饭贴、劳动保险费等支出基本原则：分公司必须根据总公司的薪金提取总额规定，制定相应人员工资、奖金标准，报总公司人事管理中心审批，交财务管理中心备案后实施。促销费开支必须报总部营销管理中心审批，经财务管理中心备案后实施。饭贴根据总部行政部规定进行发放。劳动保险费根据当地规定经总部行政部、财务管理中心审批后提取。报批流程：（分公司行政）人事行政部制工资报表-各部门经理审核-人事行政部经理核准- 财务部经理审核 - 总经理审批。报批流程：（门店）人事行政部制工资报表-各门店经理审核-人事行政部经理核准- 财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外人工费用）上报总部-总部行政部经理-集团主管副总裁二、物流费用1、运杂费用：指门店之间的商品调拨费用和配送费用等，包括：自有车通行费、停车费、燃料费等；外叫车费用。基本原则：自有车辆按照物流管理中心的规定进行规范管理，对购买的燃料财务上必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核消；购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。长期外叫车辆应签订合同，交付一定数量的押金，并交分公司财务部备案。报批流程：物流部经理核准（附运输清单）-财务部经理审核-总经理审批。2、保管费用：包括外仓租金、内仓租金、以及其他有关仓储支出等基本原则：分公司外借仓库的租赁合同，必须经物流管理中心总监、集团总裁审批，报财务管理中心备案后实施。报批流程：物流部仓库主管申请-物流部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外物流费用）上报总部-物流管理中心总监-集团总裁三、广告费用费用内容：包括各类媒体广告性、宣传性支出，DM、展台等支出以及应向厂方可收部分的收入。基本原则：分公司所有广告费用支出计划，均应报营销管理中心审批，并必须附广告收入清单，报送分公司财务部备案后，在计划内执行。报批流程：营销部市场科申请（附发票清单）-营销部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。(注:具体预批报批流程见永2003连(规)字第0301号关于广告费用审批流程的通知书.)注：由分公司营销部、市场科根据总部下达的销售计划制定广告计划和成本预算，经总经理审批后报总部营销管理中心核准广告内容。连锁管理中心审核传播途途径和传媒费用,每期广告费业务部都必须制定详细的回收计划并交财务部备案。财务部凭广告成本预算和应收计划进行支付，没有应收计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。 （超出预算外广告费用）上报总部-营销管理中心总监-连锁管理中心总监-集团总裁四、租赁费用1、租赁支出：有关经营性租赁店面的租赁费、管理费等基本原则：连锁管理中心根据公司发展需要负责门店的开发工作，包括选址、租赁费的谈判工作等；总部行政部负责审核合同条款的严谨性、合法性；租赁合同的最终由总裁签定。合同签定后原件必须交总部行政部统一管理，并交财务管理中心、分公司财务部、分公司人事行政部、分公司连锁管理部备案。公司自购经营用房的折旧费在管理报表中列入本费用中核算。报批流程：门店经理审核（附正规发票）-连锁管理部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。2、租赁收入：各供应商租赁摊位以及店面转租、展示厅等收入基本原则：转租合同交财务部备案 报批流程：门店经理审核（附正规发票）-营销管理部经理审核-总经理审批。五、办公费用基本原则：办公费用中电费原则上必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐；移动电话费按总公司报支标准报支，超报支标准的按预算外规定进行审批。1、水电费：用水、电、热、暖、冷气等费用。报批流程：（分公司行政）人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。报批流程：（门店）门店经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。2、固定电话：固定电话费及其初装、移机等费用报批流程：（分公司行政）人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。 报批流程：（门店）门店经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。3、移动通讯：手机费、寻呼费、入网费等 报批流程：部门（门店）经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。4、办公租金：各分公司以及区域自用办公地方的租金等（租赁合同必须经总部行政部经理，集团总裁审批）报批流程：人事行政部经理审核申请-财务部经理审核-总经理审批。5、纸张费用：印刷的各种帐表、购买的发票、打印纸等费用报批流程：部门（门店）经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。6、办公用品：办公用品、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用报批流程：人事行政干事制单（附清单）-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。（超出预算外所有办公费用）上报总部-总部行政部经理-集团主管副总裁六、税金及银行费用内容：工商年检费、各项税金缴纳、报表审计、税务财务等咨询费用、银行利息费用等。基本原则：对分公司发生的以上费用必须用书面请示财务管理中心总监，经审批后支付。报批流程：财务经理制单确认-总经理审批。 （超出预算外税金等）上报总部-集团总裁七、其他费用基本原则：出差费用中出租车费应严格控制，住宿费、出差补贴、外派补贴、乘坐标准按总公司规定报支；保险方案应报总经办主管领导确认后实施，并对返入部分进行入帐；发生的各项罚款、修理费用、商品盘亏等属个人责任的应由本人负责，不得作为费用列支。1、差旅费行政车辆: 行政生活车辆耗油费、过路过桥费、停车费、年检费、养路费、报批流程：车辆主管审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。出差费用: 因公出差发生的乘车费、月票费、住宿费、船票、机票等；出差补贴报批流程：部门经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。（报支额度按公司差旅费开支标准执行）租借宿舍: 因工作需要租借房屋的租金及相关费用报批流程： 人事行政干事制单-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。外派补贴：因工作需要总部外派外地分公司的各级管理人员的每月津贴由总部统一处理，并将发生额转入各分公司。2、招待费用: 因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送存货、外协商品补贴等 报批流程：部门经理预申请（填申请表）-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外招待费用）上报总部-总部行政部经理-集团主管副总裁3、保险费用：对分公司财产等投保而交纳的各项保费（保险计划必须由分公司人事行政部申请，经集团总裁办分管副主任、集团主管副总裁审批后执行） 报批流程：人事行政干事制单-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理维修以及购置的修理配件等 报批流程：（车辆）车管确认-物流部经理审核-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批 报批流程：（其它）门店经理-人事行政部经理审核-财务部经理审核-总经理审批 （超出预算外修理费用）上报总部-物流（人事行政）管理中心总监审核-集团主管副总裁总裁审批4、存货盈亏：库存商品的报损、报溢金额（不包括非正常损失）报批流程：（总仓）物流部经理审核-营销部经理确认-财务部经理确认-总经理审批。报批流程：（门店）门店经理审核-营销部经理确认-财务部经理确认-总经理审批上述报批只能列入待处理帐户。注：所有存货盈亏最终处理需报总部财务管理中心总监、集团总裁核准。5、装修费用：租借房屋以及经营店面的日常装修支出,自有产权房屋的装修改造等（装修费用必须将计划报总公司连锁管理中心、集团总裁审批后，在计划内列支）报批流程：门店经理审核-连锁管理部经理确认-财务部经理审核-总经理审批。 （超出预算外装修费用）上报总部-连锁管理中心总监-集团总裁6、咨询费、聘请中介机构费：向工商、税务、银行、统计、审计、消防等部门开展咨询业务的费用，聘请会计师事务所进行查帐、验资、资产评估、清帐发生的费用。报批流程：财务部经理确认-总经理审批-财务管理中心总监审核-集团总裁审批。7、工会经费：所属工会组织各种活动费用、疗养、所发放的奖品、生日蛋糕、工会探望职工的费用和补助等基本原则：工会费用使用计划必须上报总公司工会主席进行审批，并在计划内进行使用。报批流程：工会负责人-财务部经理确认-总经理审批。8、教育经费：用于职工培训费用、购买教材、参考资料等费用基本原则：外训人员需公司主管副总裁审批,到总部行政部办理手续并备案,购买相关参考资料（含录象、录音、光盘等）等必须由人事行政部进行登记后，方可报支，对职工参加相关培训必须签订服务期限合同，未签订的一律不得报支。报批流程：行政人事部核实登记-财务部经理审批-总经理审批。9、福利费：用于职工福利方面支出，如医药费报支等报批流程：行政管理部经理-财务部经理-总经理审批-分管副总裁审批。10、财产损失：固定资产、低易品正常报损、应收款项坏帐损失等基本原则：财产损失必须是除责任人赔偿外由公司承担的部分。报批流程：部门经理（行政部经理）申请-财务部经理审核-总经理审批-集团总裁审批。 八、各审批人职责1、出纳人员：对所有费用报销单据的合法性做最终的审核2、门店（部门）经理：对本门店（部门）人员所有费用内容发生的真实性、必要性、合理性审核3、物流部经理：对公司所有仓储运输过程中发生的一切费用的真实性、必要性、合规性审核4、连锁管理部经理：对所属范围内发生的费用的真实性、必要性、合规性进行审核5、人事行政部经理：对所属范围内发生的费用的真实性、必要性、合理性、合规性进行审核6、财务部经理：对公司所有费用报销的合理性、合法性以及真实有效性监控；负责对超出预算额度或总部有关职能部门规定的额度范围外的，向总部申报。7、分公司总经理：对公司在经营过程中所有费用预算的控制和审批8、职能中心总监：对各分管中心所有费用支出的计划性、平衡性进行审批。9、总部集团总裁：对董事会所授权的整个集团费用支出进行控制10.各分公司副总以上人员的个人费用支出报总部集团总裁审批11.严格费用入帐的及时性，按总公司规定，当月25日前费用必须在当月内报支，如因特殊情况，应先报分公司财务部备案。12.预批内容和流程参照总部的预批内容及流程。九、授权规定各审批人在符合以下条件的可以授权他人代为审批1.审批人外出时事前以书面形式将被授权人以及权限等报财务部和财务管理中心备案2.总经理对重要项目的授权