公司制度——财务预支借款报销管理规定.doc

精选资料名言实业有限公司费用预支（借款）、报销流程及规定n 各项费用预支（借款）及报销基本流程 n 费用单据要求1. 为强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证，合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准；2. 特殊情况下无法开具发票的须开具收款收据，收款收据视为费用报销的原始单据，必须由收款单位填写，并加盖公章方为有效；3. 严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，必须经由上级主管批准且出具书面同意书后方可作为报销单据；4. 车辆过路费、加油费必须取得正规发票，并在背面注明车号、相关内容；5. 所有报销单据一律不准涂改，涂改的单据无效。n 费用单据整理要求1. 报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数；2. 单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面；3. 单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。n 单据填写规范1. “报销单”、“预支/借款单”一律采用碳黑或蓝色墨水笔填写；2. 报销（预支/借款）内容、数量、单价、金额均应填写清楚；3. 报销（预支/借款）金额大、小写必须填写清楚。n 报销或单据传递时效要求1. 费用单据原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务，否则财务部有权拒绝报销。n 差旅费报销1. 差旅费报销参照“差旅报销管理规定”执行；2. 报销差旅费时必须附上经批准的“出差计划申请表”，并且填写好“差旅报销单”，方能报销；n 员工预支/借款管理规定1. 员工借款执行“前款不清，后款不借”的原则；2. 员工借款时，必须填写“预支/借款单”，报部门负责人审核后送总经理或相关人员审批，财务方可给予办理预支/借款手续；3. 员工当月借款应于借款日起10天内全额返还，有特殊情况的，必需书面申请延缓还款并进行审批，否则，财务部将先行从员工的工资中扣除借款。4. 员工借款不得超过月工资的30%，若有需要可申请预支（不包括私人借款）。一、支付每一笔款项，不论金额大小均应由财务总监会同总经理签字。 二、无论何种付款，出纳都须凭审核后的支付证明单支付，支付证明单应分别由经手人、部门主管、财务总监及总经理签字。 三、员工借款流程及有关规定1流程：填写“借款单”交部门主管签名交财务总监及总经理审批到出纳处取款 2一次借支现金2000元（含2000元）以上须提前一天知会财务部。 3“借款单”上须详细列明借款用途，若借差旅费须向财务部提交“出差申请单”。 4员工须在实际支出后二天内到财务部办理报账。报账后结欠部分金额应在支出得到批准后当天补交。 5前次借款未清者，不得再借款。 6借款超过一个月未还的，从当月工资中扣除。第二部分销售与货款管理 一、公司的销售业务采取收付实现制方式，赊销应采取得总经理的书面同意，并由直接责任人追回赊销款。超过规定时间末追回赊销款的，对直接责任人处以未追回赊销款的 2%的罚金。（与部门规定发生出入时，以部门规定为准） 二、部门根据经营目标和市场预测，编制销售计划。 三、销售部门负责制订价格目录或定价办法及退货、折扣、折让等问题的处理规定，由财务部门进行审核监督。 第三部分购货与付款管理 一、购货由行政部统一办理，其他部门未经授权不得兼办。购货与付款业务一般请按以下程序办理：订货付款 到货验收。 二、行政部须与供货商签订购销合同，合同要条款清楚、责任明确、内容全面，做到按合同承付货款有据，拒付有理。 三、购货付款手续由产品部门按规定到财务部门办理。原则上财务部只能在采购订货单、验收单、发票无误的情况下付款。对于先付款后收发票的情况，应先由经办人办理借款手续，待发票到后至财务部办理核销手续。第四部分固定资产的管理 一、实行行政部门、使用部门和财务部综合核算管理的分工负责制。 1财产行政部门-负责固定资产登记管理、购置、处置和报废。 2财产使用部门-负责固定资产的合理使用，并对财产的安全性负责。 3财产核算部门-为公司财务部，负责固定资产的核算，不定期对资产进行盘点。第五部分各项费用支出标准及报销程序A.各项费用支出标准一、办公费 办公用品由行政部统一购买、发放。各部门于每月 25日前将本部门需领用的办公品清单交行政部。二、差旅费 出差申请程序1部门主管级（含部门主管）以下人员出差必须填写“出差申请单”，“出差申请单”须取得直接管理层的批准。 2员工出差归来应及时到行政部销假，财务部以此作为出差补助的核算标准。 差旅费标准1.出差费用标准：（报销时采取标准限额内凭票据实报实销的制度） (2)交通费用标准 a. 公司职员出差乘坐车、船、飞机的等标准则按实际情况需求而定。b.市内交通费在陪同客户、携带货物或急赶时间可以乘坐的士。 (3)伙食费用标准惠州本市： 15元 其他城市： 暂未定 三、业务招待费用 1严格控制业务招待费用，部门主管以下职员不容许发生业务招待费。业务招待费支出前，须填制“业务招待费申请单”，经主管，总经理签字后交财务部（广告部、编辑部、公关部依其部门制度办事）。招待所发生的费用应严格控制在限额内，无特殊情况超额者，超额部分由个人负担。 2未附“业务招待费申请单”的业务招待费一律不予报销（如遇特殊情况必须电话申请）。 B报销程序及其他规定一、报销程序填写“差旅费报销单”或“费用报销单” 交部门主管签名 交行政部审核 交财务总监及总经理审批 到出纳处领款。二、领取报销款时间每周一、二、三、四、五三、关于报销单据1.员工报销须取得合法、有效凭证（发票），发票上必须加盖销货单位的“财务专用章”、“发票专用章”；所购物品必须在发票上有明确的数量、单价，如发票上未能列明所有数量单价的，必须附上销货单位的正式明细单；发票上必须有事项发生的明确日期；任何修改过的发票都不予报销。 2.报销人须在发票后签名，并注明用途。所有凭证必须呈鱼鳞状地整齐粘贴于“报销单据粘贴单”上。对不合格的报销单，行政部有权退回要求其重填。 3.“差旅费报销单”仅用于报销出差所用食宿费、交通费及出差补助(不包括业务招待费)，其他费用报销请用“费用报销单”。n 费用预支（借款）单填写示范 预 支（借 款）单 借款 预支预支（借款）部门预支（借款）人预支（借款）事由预支（借款）日期还款日期预支（借款）金额 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分千百十万千百十元角分董事长审批总经办财务部行政部部门主管预支（借款）人n 一般报销单据填写示范报 销 单 据 粘 贴 单日期：