某公司盘点计划手册

x xx x 公公司司盘盘点点手手册册 目 录 2005 年 9 月盘点计划书1-5 一. 盘点时间.1 二. 存货冻结时间.1 三. 盘点参加人员.2 四. 盘点范围.2-3 五. 盘点比例.3 六. 盘点方式.3 七. 盘点表编制方式.3 八. 盘点前的准备事项.3-4 九. 盘点注意事项.4 十. 仓库盘点核对流程.4 十一.盘点结束的后续工作4-5 十二.其它注意事项.5 盘点单据作业流程.6-9 一. 盘点单据必备清单.6 二. 盘点单据收发明细.6 三. 盘点单据收发操作细则.6-7 四. 盘点单据使用规范.7-9 1. 手工/机制盘点表.7 2. 盘点表使用清单7 3. 零用金盘点表 7-8 4. 银行存款盘点明细表8 5. 物料盘点表8 6. 存入保证金盘点表8 7. 固定资产盘点明细表8 8. 列管资产盘点明细表9 9. 广宣用品盘点明细表9 10.盘点日存货单据截止号码清单9 11.盘点绩效评分表9 仓库盘点绩效评分标准.10 办公室（含样品室）及区部盘点绩效评分标准.11 盘点培训计划.12 附表.13-25 附表 1 手工/机制盘点表 13 附表 2 盘点表使用清单14 附表 3 零用金盘点表15 附表 4 银行存款盘点明细表16 附表 5 物料盘点表17 附表 6 物料盘点表18 附表 7 固定资产盘点明细表19 附表 8 列管资产盘点明细表20 附表 9 广宣用品盘点明细表21 附表 10 盘点日存货单据截止号码清单22 附表 11 仓库盘点绩效评分表23 附表 12 办公室（含样品室及区部）盘点绩效评分表24 附表 13 2005 年 9 月总部盘点行程表.25 2005 年 9 月盘点计划书 一、 盘点时间 经过财务部、业务部、物流部、商品部采购组的充分沟通后，9 月大盘点时间设定如下： 1、昆山总仓、白云总仓、在大货仓内的样品及物料及广宣用品： 整理货品时间：9 月 8-9 日；初、复盘时间：9 月 10-11 日；监盘时间：9 月 12 日。 2、固定资产、列管资产、昆山物料仓的产成品及在制品、在办公室内的样品及物料及 广宣用品： 初、复盘时间：9 月 27-28 日；监盘时间：9 月 29 日。 存放在总仓之广宣用品、物料监盘时间与货品盘点时间一样，存放在办公室 的广宣用品、物料监盘时间与固定资产列管资产盘点时间一样。 管理部须在 9 月 14 日前向各部门提供固定资产及列管资产明细表，部门主 管须在初盘时间 9 月 22 日前补齐有关“资产异动单”及“物料借用单”等。 如部门主管未能及时作补强工作而拖延盘点时间的，部门主管将承担行政责 任。 监盘完毕后至 9 月 30 日出货之业绩计算在 9 月份。 3、货币资金 初、复盘时间：9 月 30 日；监盘时间：9 月 30 日 二、存货冻结时间 1 1、 对于总仓之存货冻结时间，根据以往盘点经验及商品进仓时间，经过与业务 部、物流部、采购部沟通后，达成以下共识： 白云总仓、昆山总仓：仓库进货冻结日为 9 月 5 日 18：00 财务审单截止日9月6日17：00，仓库收单截止日9月6日18：00，出货冻结 日9月7日24：00 2 2、 存货解冻时间：监盘结束后存货同步解冻。 特别注意事项： 1) 为配合存货冻结，请总部业务部、物流部协调一致，若两个总仓之间调拨出货 方要充分估算存货运输时间，确保收货方在初盘前做好进仓入库，不要形成 “在途存货” 。 2) 仓库如果在进货冻结之后尚有进货，请单独存放，不再开箱验收，等监盘完成 后再验收入库。 3) 因区部样品是在 9 月 27 日至 9 月 29 日盘点，故请两个总仓调拨出货给区部时， 要充分估算区部存货运输时间，确保区部在初盘前做好进仓入库，不要形成 “在途存货” 。 三、三、 盘点参加人员 本次盘点由总部财务副协理负责，各部门主管对部门负责。 1、初盘人员：各仓库人员、各部门主管指派人员 负 责 人：仓库主管、部门主管 2、复盘人员：各仓库人员、部门主管指派人员、各行政部门人员 负 责 人：部门主管 3、监盘人员：财务人员 负 责 人：财务副协理 *裕晟七区办事处初、复、监盘均由区部人员完成，监盘人员规定如下： 1、现金、银行存款：由区经理（区副理）负责监盘； 2、固定资产、列管资产或其他：由区部财务负责监盘。 四、四、 盘点范围 一） 存货 1、商品 1) 库存商品 2) 样品（样品室） 2、广宣用品（市场部） 仅指库存广宣用品，如：促销用的赠品或供客户自购之广宣用品或专案订购 货品，如货架、模特儿、衣架、折叠凳、笔记本、纸袋等有价货品。 （POP、 目录等印刷品不用盘点） 3、 物料（市场部） 仅指库存物料，如：促销用的赠品或供客户自购之市场仓迷你鞋、腰带、员 工服、比赛服、公文包、裁判服、篮球赛球衣、其他。 特别注意事项：广宣用品一经领用（自用） ，均归属“列管资产” 。 二） 货币资金 1、 零用金 2、 银行存款 3、 存出保证金凭据（押金收据） 三） 固定资产 四） 列管资产（含各部门自用之广宣用品、模具） 备注： 1、货品在盘点期间不可外借，盘点期间外借未能归还者（如电脑、UPS、模 具等）可凭借单据证明，否则视为不存在。 2、各部门主管对所辖部门的固定资产、列管资产有保管责任，故在 9 月 14 日前管理部将各部门所属之固定资产、列管资产明细交予各部门主管，各部 门主管需指定专门负责人进行初盘，初盘无误后将资产明细交由管理部并协 助其进行复盘，监盘时由管理部人员陪盘。 3、各部门样品、广宣用品、其它物品存放在各仓库及办公室者，请盘点前清 理完毕，过期物品未予处理者或不能使用又不报废或有损坏资产而不在盘点 表加以说明者，监盘人员有权扣分，情节重大者，部门主管予以行政处分。 4、昆山财务依 9 月 12 日盘点数加 9 月 13 日-9 月 30 日的进、出货品明细做 货品调节表，调节至 9 月 30 日的库存数，提交给各单位以此为期末库存数。 5、存出保证金明细请昆山财务组分别提供给各区部财务及广州出纳朱惠祺。 6、要求存出保证金收条之复印件上记录存放点及保管人。 7、要求存出保证金收条需与合同日期相匹配。 五、五、 盘点比例 1、 初盘比例：100% 2、 复盘比例：100% 3、 监盘比例：70%（如出现差异需加盘至 100%） 六、六、 盘点方式 本次仓库盘点初、复、监盘均采用手工盘点。 七、七、 盘点表编制方式 采用由总部财务提供之规定盘点表式打印（机制一式四联） 。 （注意：盘点表要编序号，编号采用 2 位号码） 八、八、 盘点前的准备事项 1. 8 月 30 日总部财务咨询各相关部门初、复、监盘时间及封仓时间。 2. 9 月 2 日总部财务与总部业务、物流、采购经过充分沟通后确定了盘点时间及 封仓时间。 3. 9 月 5 日确定监盘人员名单并将盘点计划送审。 4. 预计 9 月 7 日前将“2005 年 9 月盘点计划书”及各项盘点所需表、单（样表） FAX 及 EMAIL 至各相关部门。 5. 9 月 20 日（预计）： 1） 裕晟总部、昆山分别召开盘点人员培训会议，内容包括盘点表及各式其它 表、单之规范填写及相关注意事项（具体详见：盘点培训计划 ） 。 2） 检视财务人员样品帐是否登记齐备，如未执行将记处分。 九、九、 盘点注意事项 1. 监盘比例为 70（以数量计） ，若有异常情况，则加盘到 100%，以确保盘点质 量。 2. 各仓库于盘点前应将残鞋、B 品等库存商品分开堆放，分别填写盘点表。 3. 盘点期间库存商品不可借出在外（除非事前报告财务部并有凭据证明） ，否则视 为不存在。 4. 各存货点负责人（仓库主管等）必须如实填写“盘点日存货单据截止号码清单” （交易时间不可违反各存货点之存货冻结时间） ，并务必于监盘前附上表中所列 截止单据之复印件，若有漏附单据行为，该单位负责人予以警告处分。 5. 监盘时若发现某个货号与复盘有差异，则需对此货号重盘一次。 6. 监盘完毕，各权责主管必须签名确认。 总仓、商品部样品仓、广宣用品、各部门固定资产及列管资产、各区盘点完 毕，由部门主管在盘点表表尾之“主管”栏右侧角签名确认， “部门最高主管” 栏右侧角由部门最高权责主管签名确认。 7. 广宣用品盘点： 1） 各部门自用之广宣用品，视同“列管资产”盘点。 2） 总部市场部尚未领用之库存广宣用品（未编货号类） ，如货架、模特儿等 必须严格进行盘点，请市场部认真填写“广宣用品盘点表” 。 十、十、 仓库盘点核对作业流程 1. 物流部根据 “仓库盘点表”的货号、规格、监盘实盘数输入元盛系统中。 2. 财务部审查元盛系统的数据与仓库盘点表的正确性。 3. 财务部审核元盛系统的“盘盈盘亏单”的正确性。 十一、盘点结束的后续工作 1 监盘完毕，盘点表经各部门最高主管签名后，监盘人将盘点表一、二联带回 （寄回）昆山财务邓士金。 2. 其它盘点所需填写之表、单，如盘点表使用清单、零用金盘点表、银行存款盘 点明细表、固定资产盘点明细表、列管资产盘点明细表、广宣用品盘点明细表、 盘点日存货单据截止号码清单、盘点绩效评分表、现金借支单的复印件、银行 对帐单复印件、银行余额调节表等，也应由各部门最高主管签名确认后，由监 盘人将原件或复印件带回（寄回）昆山财务，以便香港总公司、台湾总公司会 计师进行查核。 3. 总部监盘人员需于 10 月 14 日前提报各自的盘点报告，以初步总结盘点情况、 盘点费用，总部在 10 月 17 日（初定）由财务部王副协理于例会上向各行政部 门主管（需盘点部门）监盘人员等总结盘点报告；区部盘点会议请区部自行安 排，但报告必须在 10 月 13 日前传给总部财务何洁菁及昆山财务邓士金。 十二、其它注意事项 1. 监盘人员只需自带计算器、笔、 盘点操作手册等， 盘点单据必备清单所 列的各种表、单由各部门提供，无需自带。 2. 监盘人员须详细阅读盘点操作手册之各项规定，熟悉各种表、单之填写， 以利监盘工作的顺利进行。 3. 存货盘点应确实执行，执行结果依奖惩方案办理，监盘人员应本着“公平、公 正、合理”的原则，严格按照盘点绩效评分标准所列条款，确实填写存货 盘点绩效评分表并带回（寄回）总部财务，不得徇私舞弊，否则，一经发现， 将以记过以上处分。 4. 监盘人员应注意人身安全，切勿只身行动，各监盘组长应确实掌握组员动向， 如有特殊情况，需向财务王经理报备。盘点工作完成后之行为安全，责任自负。 盘点单据作业流程 一. 盘点单据必备清单 1、机制盘点表（一式四联） 2、盘点表使用清单（复印件） 3、零用金盘点表（复印件） 4、银行存款盘点明细表（复印件） 5、存出保证金盘点 表（复印件） 6、物料盘点表（复印件） 7、固定资产盘点明细表（复印件） 8、列管资产盘点明细表（复印件） 9、广宣用品盘点明细表（复印件） 10、盘点日存货单据截止号码清单（复印件） 11、盘点绩效评分表（复印件） 二. 盘点单据收发明细 一）盘点前单据的发放： 1、上述“盘点单据必备清单”第 1-10 点所列之单据样表，由总部财 务在 9 月 6 日前向各部门提供（E-MIAL） 。 二）盘点后单据的回收： 1、总部财务及裕元集团共需资料： 1) 机制盘点表（第一联、第二联） 2) 盘点表使用清单 3) 零用金盘点表 4) 银行存款盘点明细表 5) 存出保证金盘点表 6) 物料盘点表 7) 固定资产盘点明细表 8) 列管资产盘点明细表 9) 广宣用品盘点明细表 10)盘点日存货单据截止号码清单（清单后需附上存货截止单据之原件） 11)现金借支单的复印件 12)银行对帐单复印件 13)银行余额调节表 2、总部财务所需资料： 1) 盘点绩效评分表 三）部门保存资料 “盘点单据必备清单”之所有表、单（对口的） ，各部门均需妥善保管，以便 备查。 三. 盘点单据收发操作细则 1、总部财务准备好各项盘点单据之样表， EMAIL 至各部门。 2、初盘后按格式机制盘点表，作为复盘及监盘之依据 3、各存货点完成机制盘点表后，领/制表经手人必须在“盘点表使用清单”上填写 各项必填栏位，并在“领表人签名”处签名确认。 4、各部门相关责任人需在初盘前将“盘点单据必备清单”之相关单据（上述“盘 点单据必备清单”第 3-9 点所列之单据）认真填写，以备初、复盘。 5、监盘时，各部门需分发“盘点单据必备清单”之所有单据（除“盘点表使用清 单”外）予各监盘人。 特别注意事项： “盘点日存货单据截止号码清单”上所列之截止单据，务必附上复印件 。 6、每一存货点监盘结束后，监盘人需根据监盘的实际情况如实填写各项表、单， 当日监盘完毕，需回到办公室，应将填写完毕的相关表、单交回各部门指定盘 点负责人，各相关权责主管签名确认后，由各部门指定盘点负责人将各项表、 单分类整理。 7、各项表、单整理后，监盘人要对照“盘点表使用清单” ，核实各存货点之盘点表， 确定完整无误后，在“收表人签名”处签名确认。 8、监盘人查核上述盘点后单据的回收所列之全部表、单是否全数收回，如确已收 齐，将所有需带回表、单带回总部财务即可。 四. 盘点单据使用规范 以下“盘点单据使用规范”中所有单据之样表表尾的“主管”栏，如无特 别说明，均指各部门之最高权责主管，如副协理、经理等。 1. 机制盘点表 1)盘点表要连号使用（必须标示“全？页，第？页” ） 。 2)盘点表头的填写： A、 公司名称统一用裕晟，单位名称必须完整填写，不可填简称，裕晟/仓库 /样品室等项必须详细填写，如裕晟白云总仓、裕晟鞋品部样品室等。 B、 填写盘点日期，指初盘日。 3)盘点表体内容的填写： A、 盘点表之序号、货号要完整写出，不能简写，序号为自编流水号(两位)， 货品尺码要对应填写。 B、 盘点数量的填写：初盘人、复盘人必须分别在初盘数、复盘数及相对应 之合计数一栏填上正确数量；监盘人必须在监盘数、盘盈、盘亏及相对 应之合计数各栏填上正确数量（如未出现盘盈、盘亏现象，则此二栏可 省略不填） 。 4)盘点表尾的填写： 3初盘人：由初盘经手人填写； 4复盘人：由复盘经手人填写； 5主 管：由部门主管填写； 6监盘人：由监盘经手人填写； 7部门最高主管：由部门最高权责主管填写。 5)第一、二联由监盘人带回。 2. 盘点表使用清单 1) 盘点表使用清单，由盘点规划人（何洁菁）统一保管，白云总仓与样品共填 写一份、昆山总仓与物料仓填写一份，其它区、部不用填写。 2) 各存货点的机制盘点表打印出来后，必须由领表人到各指定盘点负责人处填 报“盘点表使用清单” ，盘点区域名称、盘点表总页数，领表日期等必填栏 应全部填写，并需在“领表人签名”处签名确认。 3) “收表人签名”处，必须由监盘人签名确认。 4) 监盘人要对照“盘点表使用清单” ，核实盘点表，完整无缺带回总部财务。 5) “盘点负责人”栏位需由各区及各部门指定的盘点负责人签名确认， “主管” 栏由各部门权责主管签名确认。 3. 零用金盘点表 1) 必须填写单位名称、截止日期、币别等栏位。 2) 现金小计：应填写库存现金合计，按面值及张数分别填写，并需与现金日记 帐余额相核对。 3) 借支单：填写尚未冲帐之借款单。 4) 费用行存折：应填写费用银行存折余额，并需与银行对帐单及银行日记帐核 对。 5) 未报销单据：应填写已支付但尚未申请拨补之费用单据合计金额。 6) 账列数合计：应填写“现金+借支单+费用行存折+未报销单据”之合计数，即 前述四项之总额。 7) 定额零用金：总部无定额零用金，则无需填写。 8) 盘盈亏金额： 稽核标准：帐列数=现金+借支单+费用行存折+未报销单据=定额零用金 A、帐列数定额零用金0表示正常“盘盈亏”应填写“0” ； B、帐列数定额零用金0表示盘盈“盘盈亏”应填写“正数” ； C、帐列数定额零用金0表示盘亏“盘盈亏”应填写“负数” 。 9) 相关人员需在表尾签名确认。 4. 银行存款盘点明细表 1) 填写单位名称、截止日期。 2) 由出纳对照银行对帐单、存折，将截止日期之各个银行帐号余额一一填写， 并注明每个帐号余额之日期；监盘人到达后必须逐一对照银行对帐单、存折、 银行余额调节表进行核对，并需将此余额与银行存款日记帐之余额进行核对。 3) 相关人员需在表尾签名确认。 5. 存出保证金盘点表 1）填写单位名称、截止日期。 2）初盘人、复盘人、监盘人需在表中相应位置填写初盘数、复盘数、监盘数 3）如复盘数与监盘数出现差异，需将监盘结果标注在“差异数及备注”处。 4）相关人员需在表尾签名确认。 6. 物料盘点表 1）填写单位名称、截止日期。 2）初盘人、复盘人、监盘人需在表中相应位置填写初盘数、复盘数、监盘数 3）如复盘数与监盘数出现差异，需将监盘结果标注在“差异数及备注”处。 4）相关人员需在表尾签名确认。 7. 固定资产盘点明细表 管理部须在 9 月 14 日前向各部门提供固定资产及列管资产明细表，部门主 管须在初盘时间 9 月 22 日前补齐有关“资产异动单”及“物料借用单”等。 1) 填写单位名称、截止日期。 2) 各部门务必在初盘前向所属管理部要求提供“固定资产盘点明细表” ，完整地 填写金蝶帐面代码、资产编号、资产名称、规格型号、购买日期、单位、数 量、帐面价值、存放地点、所属部门等各栏。 3) 初盘人、复盘人、监盘人需在表中相应位置填写初盘数、复盘数、监盘数。 4) 监盘人在监盘时要对照此表核对固定资产实际存在情况，如复盘数与监盘数 出现差异，需将监盘结果标注在“差异数量及原因”处。 5) 监盘人需将固定资产编号贴标情况作详细说明，如正常，破损、脱落、未贴 标等。 6) 资产编号需按总部管理部的固定资产编码原则统一使用，不能漏记。 7) 相关人员需在表尾签名确认。 请管理部跟踪各区部之资产标签及资产编号等是否与总部管理部一致，若未 执行请管理部在初盘前统一。 8. 列管资产盘点明细表 1) 填写单位名称、截止日期。 2) 初盘前管理部需编制“列管资产盘点明细表” ，完整地填写资产编号、资产名 称、规格型号、购买日期、单位、数量、存放地点、所属部门等各栏。 3) 初盘人、复盘人、监盘人需在表中相应位置填写初盘数、复盘数、监盘数。 4) 监盘人在监盘时要对照此表核对列管资产实际存在情况，如复盘数与监盘数 出现差异，需将监盘结果标注在“差异数量及原因”处。 5) 监盘人需将列管资产编号贴标情况作详细说明，如正常，破损、脱落、未贴 标等。 6) 资产编号需按总部管理部的固定资产编码原则统一使用，不能漏记。 7) 相关人员需在表尾签名确认。 9. 广宣用品盘点明细表 1）填写单位名称、截止日期。 2）必须严格填写广宣用品名称、规格型号、单位、数量、存放地点等栏。 3）初盘人、复盘人、监盘人需在表中相应位置填写初盘数、复盘数、监盘数。 4）相关人员需在表尾签名确认。 注：市场部寄存于总仓的 CBA 赞助货品、衣架、纸袋不在此表反映，须编 制“机制盘点表” 。 10. 盘点日存货单据截止号码清单 1）要在初盘前，按各存货点分别填写此表。 2）确切填写“单据号码” 、 “交易日期” 、 “交易对象”等。 注：存货截止单据指“所有有关存货单据的最后一张单据，即：初盘日之前 使用的最后一张单据，在初盘日之后使用的单据均列入下个月。 3）相关人员需在表尾签名确认。 11. 盘点绩效评分表 1）监盘人须对照盘点绩效评分标准 ，根据监盘时的实际情况公平、公正、合 理地进行评分，并认真填写评核总结； 2）相关人员需在表尾签名确认。 3）总部财务将根据此表的分数汇总评分，并参考存货盘点差异汇总，综合评核 各部门存货控管绩效，并排出名次予以奖惩。 仓库盘点绩效评分标准 评分要项 所占比 分 评分参考标准 1.存货盘点有无差异40 分1.实物与盘点表记录数量出现差异，每一个扣 3 分 2.每串号一个扣 2 分 3.每串尺码一个扣 1 分 2.存货是否漏盘(或重复盘 点) 10 分漏盘(或重复盘)，每出现一个货号扣 1 分 3.存货区域整理状况5 分1.存货整理混乱扣 3 分 2.存货应放置干净、整洁，否則扣 2 分 4.有无违反存货冻结规定5 分查看存货最后使用单据是否符合各存货点的存货冻结时 间，一经发现违反情况存在，则 5 分全扣 5.有无分类别区分摆放残 次品、B 品、样品等 5 分1.残次品必须严格区分，已报废的需在盘点前离仓，此 项占 2 分 2.B 品及样品分别标识，此项占 3 分 6.各类表、单是否如实、 准确填写 5 分各类表、单如有涂改、误填，发现一个扣 0.5 分 7.固定资产、列管资产是 否完整 15 分1.与固定资产明细表核对,固定资产缺失一个扣 3 分；列 管资产缺失一个扣 3 分 2.与固定资产明细表核对编码，编码错误一个扣 1 分 8.市场部之库存广宣用品 盘点是否确实执行，盘点 是否仔细、完整 5 分1.未确实执行,扣 3 分