时间管理和计划(集团国际化班).ppt

时间管理与 工作计划安排,中国石油国际化人才培训中心 2013年2月19日,张 永 军,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方法和原则,如何制定工作计划,一、时间管理的基本概念,经营就是用有限的资源去创造出更多资源 的过程。,定义,有形 资源,无形 资源,财,人,物,技,讯,时,一、时间管理的基本概念,时间是上帝赋予每个人最平等的财 富和资源。,1天=24小时=1440分钟=86400秒钟 时间就是效率！ 时间就是金钱! 时间就是生命！ 一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴,如果每天都有86400元进入你的银行账户，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？,一、时间管理的基本概念,一、时间管理的基本概念,时间作为一种资源的特征：,时间不能独立存在，只能依附在人或物的身上。,特征一,特征二,特征三,时间与速度相关，速度快，则时间资源容量相对就大,时间是无形的，使用越合理，其价值体现就越大。,一、时间管理的基本概念,时间管理所探索的是如何在一定时间容量下，完成更多、更好的工作。,时间管理就是对“人生事件”的管理，管理的是 承载时间的载体人和物。 时间管理=效率管理=绩效管理,一、时间管理的基本概念,小游戏 看看自己还有多少工作时间？ 第一步：准备一长条纸，用笔将它划成十等份； 第二步：你的年龄？按年龄撕去纸条前部分；（假设你今年40岁） 第三步：你能活多少岁？按寿命把后部分撕掉；（假设能活94岁） 第四步：你多少岁退休？按退休年龄撕去后面（把撕下部门放在桌子上），剩下部分是你可以用来工作的时间； 第五步：按每天工作八小时，则2/3时间是休息或娱乐，再撕掉剩余纸条的2/3。另1/3就是仅有工作时间（为1/3*206.67年）。,0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100岁,你现在的年龄,天堂,退休生活,休息娱乐,你还有约6.67年的工作时间。若再考虑节假日和周末，你还有6.67年*365天6.67年*114天=1674.17天=4.58年工作时间。,一、时间管理的基本概念,当今社会，人们有一 些普遍认识或感觉： 一、工作时间太短，有做不完的事； 二、娱乐时间不够，生活太紧张； 三、沟通时间不够，冷淡了好多朋友； 四、与家人在一起的时间不够，影响了亲情。,不会时间管理，效率有问题； 想干的事太多，资源总量有限。,一、时间管理的基本概念,测试一下你的时间管理是否合理？ 看看得多少分？,计分规则：“从不”计0、“有时”计1、“经常”计2、“总是”计3分。 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列一个办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我必须处理更重要事情时，我会说“不”,总结你的时间掌控情况,一、时间管理的基本概念,一、时间管理的基本概念,整理整顿不足：,电话线、鼠标线和计算机电源线混杂在一起,文件盒中充满着无关的资料。待批阅文件插在其中，被遗忘了。,文件数量在膨胀，未随时更新。,废纸等杂物未随时清理。,记录本、宣传品、电话本混在放在一起。,一、时间管理的基本概念,理顺桌面电线。,及时整理文件盒，避免遗忘工作，漏批文件。,文件及时批阅、随时更新。,杂物及时清理。,日常工作随时记录，备忘。,整理整顿不足：,一、时间管理的基本概念,工作缺乏计划：, 东一榔头西一棒子 想到什么做什么 容易遗忘重要事情,常见现象, 计划没有变化快，没必要做计划 磨刀耽误砍柴功,思想误区, 忽视“计划”在管理和日常生活中的 作用，或不会制定工作计划等。,根 源,一、时间管理的基本概念,组织工作不当：, 职责权限不清，工作内容重复 “事必躬亲，亲力而为” 沟通不良； 工作没延续性等,常见现象, 有告诉人的功夫，自己早干完了 他人干错了，自己还得重干等,思想误区, 不会授权，抓不住重点等,根 源,一、时间管理的基本概念,时间控制不够：, 习惯拖延时间 不会处理不速之客的打扰 泛滥的“会议病”困扰等,常见现象, 时间有的是，不用精打细算 自由自在，顺其自然,思想误区, 没有时间控制理念，不会时间 排序，紧急与重要事情处理不当等,根 源,一、时间管理的基本概念,一、时间管理的基本概念,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方法和原则,如何制定工作计划,二、时间管理的方法和原则,80/20原则：生活中80%的结果几乎源于20%的活动。20%的工作占整个工作80%的价值。,启示： 确定工作目标； 确定实现目标的重要工作； 集中人、才、物做好20% 的重要活动。,二、时间管理的方法和原则,原则来源：半个世纪前，查尔斯.史瓦（伯利钢铁公司总裁）问管理顾问李爱菲：如何在办公时间内做更多、更好的事。顾问给出了优先顺序原则。数星期后，效果明显，总裁支付了2. 5万￥。,优先顺序原则：把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6” 。工作开始，先全力做好标号为“1”的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推,启示：按照工作职责和绩效考核要素，把自己的诸多工作按照重要度排序，突出重点，注重大局,二、时间管理的方法和原则,四象限理论：,重要度,紧急性,A：重要而且紧急 战略制定、危机、市场 急迫的问题等,C：紧急但不重要 不速之客、信件或 报告、参加会议或讲话、电话,D：不重要不紧急 烦琐的日常小事、某些电话、无趣的活动、浪费时间之事等。,B：重要但不紧急 改进产能、防患未然、建立人际关系、科学研究和技术创新等,立即处理,设定截止时间，变为重要,尽量合理安排（授权、沟通、延缓），不打断重要事,还要浪费时间吗？,二、时间管理的方法和原则,莫法特休息法：从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,启示：每隔一段时间就变换不同的工作内容，会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样以来，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松，提高工作效率和效益。,二、时间管理的方法和原则,启发：凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，直奔主题、直奔结果。,麦肯锡：一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要选择最重要的信息归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。,二、时间管理的方法和原则,案例：哈佛大学针对“目标管理”（25年）的跟踪调查（对象是一群智力、学历、环境都差不多的人）,25年后调查结果： 27%没有目标者：社会最底层，抱怨整个世界； 60目标模糊者：社会中下层，安稳地生活与工作； 10有清晰但较短期目标者：成为各行业的专业人士； 3有清晰且长期目标者：成为社会各界的顶尖人士。,二、时间管理的方法和原则,二、时间管理的方法和原则,工作目标的分类：必须做的、应该做的、不值得 做的等三类。 目标管理的SMART原则： Specific 具体明确的； Measurable - 可以衡量的； Achievable - 可以达成的； Realistic 现实可行的； Time Bound - 有时间限制的。,二、时间管理的方法和原则,活动（事件）之间的逻辑关系：,二、时间管理的方法和原则,项目网络图,在确定活动之间逻辑关系的前提下，结合具备的资源情况，得出活动之间的先后顺序，并用网络图表示出来，指导项目的完成。,最早结束日期,最早开始日期,筹备计划,10,1,客房准备,20,11,餐饮准备,25,11,康乐准备,30,11,总结情况,35,31,10天浪荡时间,5天浪荡时间,活动描述,VIP接待筹备网络图：,a. 有用的东西定位放。 b. 带着建议开会，带着任务离开。 c. 每个电话都当做一个国际长途。 d. 当天的事情当天完成。 e. 丢弃无用的东西要快、狠。 f. 事后处理不如事前预防。,二、时间管理的方法和原则,目 录,时间管理的基本概念,时间管理的方法和原则,如何制定工作计划,在实际行动之前预先对目标和行动方案作出选择和具体安排，计划是预测与构想，即预先进行的行动安排； 围绕预期的目标，采取具体行动措施 随着目标的调整进行动态调整。,工作计划 工作目标 行动措施,长期目标 中期目标 短期目标,企业目标 部门目标 个人目标,时间,设定人,三、如何制定工作计划,必须做的 应该做的 不值得做的,重要度,凡事预则立，不预则废！ 中国古语,计划是一个管理者的首 要职能！ 西方管理学家德鲁克,研究表明，明确的、能实现的目标可以对人产生积极的激励作用； 工作计划可以给予员工明确的工作方向，从而使员工更好 的完成工作！ 工作计划可以使自己合理安排自己工作的轻重缓急，高效完成工作任 务，获得成功的满足感与成就感。,三、如何制定工作计划,管理的职能 1、计划职能；2、组织职能 3、决策职能；4、指挥职能 5、协调职能；6、控制职能 7、创新职能。,工作计划,通过什麽样的行动？利用什麽样的资源， 可以完成既定目标？ 若发生特殊状况，我通过什麽行动，利用什麽样的资源来应对？,三、如何制定工作计划,要素5W2H What（要做什么） Why（为什么要做） When（何时做） Where（何地做） Who（谁来做） How（如何做） How much（需多大代价）,三、如何制定工作计划,三、如何制定工作计划,“SMARTE”原则：,Specific：目标具体的 Measurable：可衡量的 Attaina