《Access表的创建》PPT课件.ppt

第四课 表的创建,使用向导创建表,2019/7/20,2,其实表就是数据库中用来存放数据的场所。就像有很多人在操场上站队，这个队伍非常整齐，有一定数目的行和列，队列中的每个人，都在一定的行列位置上。当我们想叫某个人的时候，不用知道他的名字，只需要喊“第几行第几列的，出列”，这个人就会站出队伍。现在将这个队伍中的人换成数据，就构成了数据库中的“表”。 这些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很规则的行列位置。Access中的“表”和平常见的很多纸上的表格很像。 其实各种数据在计算机中是按照串的方式存放的。只是现在Access将这些数据读取出来以后，按照通常所接触的纸上表格那种行列方式将它们显示在屏幕上。这比较适合我们的生活习惯，对数据进行操作也比较容易，所以把它称为“表”，它可是数据库中最基本、最重要的一个部分。所以要想建立一个数据库，必须先要掌握建立表的方法。 建立一个表是很容易的。而且在Access中更是提供了几种方法来建立一个表。这些方法都很简单，也很实用。其中最简单的方法就是使用“表向导”来建立表了。 在Access中不光有表向导，还有查询向导、窗体向导、报表向导和页向导等。这些向导能在不同的工作中帮我们忙。现在我们就先用向导建立一个表。,开始建立自己的数据库啦！,从这一课开始，我们要学习表的建立了。,一、表向导简介,2019/7/20,3,二、什么是字段、记录和值?,在数据库中，对表的行和列都有特殊的叫法，每一列叫做一个“字段”。每个字段包含某一专题的信息。就像“通讯录”数据库中，“姓名”、“联系电话”这些都是表中所有行共有的属性，所以把这些列称为“姓名”字段和“联系电话”字段。 我们把表中的每一行叫做一个“记录”，每一个记录包含这行中的所有信息，就像在通讯录数据库中某个人全部的信息，但记录在数据库中并没有专门的记录名，常常用它所在的行数表示这是第几个记录。,？,2019/7/20,4,三、如何启动表向导,要建立表，首先必须要有一个数据库。现在建立一个空数据库叫做“客户订单数据库”，当我们把Access学完以后，这个“客户订单”数据库也建好了。 空数据库建好后就开始创建表。首先要在数据库窗口的对象列表中单击“表”这一项，将数据库的操作对象切换到“表”上，这样所做的工作才是针对表的操作，也才能在数据库中创建一个表。,2019/7/20,5,四、怎样选择新表中的字段,在“表向导”对话框中，我们要在“示例表”列表选择表名，然后在表的“示例字段”字段中选择相应的字段，再将这些选中的字段组成一个新的表。,2019/7/20,6,五、怎样在表向导中修改字段名,如果觉着示例字段的名字不太合适，也可以修改一下。在“新表中的字段”列表框下面有个“重命名字段.”按钮，用它可以修改字段名。,改表的名称,设置主键,2019/7/20,7,六、什么是主键？,在数据库中，常常不只是一个表，这些表之间也不是相互独立的。不同的表之间需要建立一种关系，才能将它们的数据相互沟通。而在这个沟通过程中，就需要表中有一个字段作为标志，不同的记录对应的字段取值不能相同，也不能是空白的。通过这个字段中不同的值可以区别各条记录。就像我们区别不同的人，每个人都有名字，但它却不能作为主键，因为人名很容易出现重复，而身份证号是每个人都不同的，所以可以根据它来区别不同的人。数据库的表中作为主键的字段就要像人的身份证号一样，必须是每个记录的值都不同，这样才能根据主键的值来确定不同的记录。,2019/7/20,8,七、怎样在表中跳转？,现在出现的表格就是刚才利用表向导创建的新表“客户资料表”，在这个表窗口中，最上面的标题栏显示了这个表的名称。标题栏下面是表中各个字段的字段名，下面的空行中可以输入新的记录，以后要把数据都输入到这个表里。把空表和有数据的表进行比较，就很容易看出数据在表中是如何放置的了。,2019/7/20,9,窗口左下角的几个按钮及其中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。“”按钮表示移动到下一条记录，“|”按钮表示跳到最后一条记录，“|*”按钮表示在这个表中新插入一个记录。这样只要单击这些按钮就可以进行相应的记录跳转了。单击按钮的时候，在“”和“”按钮之间的文本框中的数字有变化，它列出了当前记录在表中的行数，而且框里的数字还可以直接修改。把鼠标移动到文本框上，单击鼠标左键，就可以用键盘上的“Delete”键删去原来的数字，输入新的数字，按“回车键”就可以直接跳转到相应的记录上去了。比如输入“6”并按“回车键”，就会跳转到表中第六行的记录上。在表中，只能对当前的记录进行删除、修改等操作。当需要对表中的另一条记录中的值进行编辑的时候，首先要将当前的记录转换到那条记录上去。,2019/7/20,10,使用表设计器创建表,要使用表设计器来创建一个表，首先要打开表设计器。,一、怎样使用表设计器来创建表 表设计器是Access中设计表的工具，用表向导建立表的时候，它自动定义了各种字段的属性，而在表的设计器中则可以自己设计生成各种各样的表，并能对表中任何字段的属性进行设置，比如将表中的某个字段定义为数字类型而不是文本类型，那么这个字段就只能输入数字，而不能输入其他类型的数据。现在我们用表设计器来建立一个表。,对话框分为两个部分，上半部分是表设计器，下半部分用来定义表中字段的属性。,2019/7/20,11,在表中，这种由表格构成的窗口叫做表的“数据表视图”，是表最直观的一种表现方法。不管用什么方法生成的表最终都要切换到这个视图下才能进行数据的输入，而一个表建立得是否合理也会在这个视图中反映出来。但要为表设置主键，为字段设置数据类型和属性，就必须切换回“设计视图”才能实现相应的操作。,2019/7/20,12,二、怎样为表设置主键？,单击工具栏上的“视图”按钮，切换回表的设计视图，开始为表设置主键。,设置表的主键非常简单，比如要将“订单信息表”中的“订单号”字段作为表的“主键”，只要单击“订单号”这一行中的任何位置，将这行设为当前行，然后单击工具栏上的“主键”按钮，按钮会凹陷进去，在“订单号”一行最左面的方格中出现了一个“钥匙”符号，表示“订单号”这一字段成为表的主键了。,2019/7/20,13,三、怎样为表中的字段设置数据类型？,在Access中有“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE对象”、“超级链接”、“查阅向导”十种数据类型。各种数据类型中输入的是不同的数据。,在计算机中，数据有很多种类型，它们有着不同的用处，比如文本类型和备注类型，虽然都是用来存储文本，但是“文本”类型存储的字符数最多只能255个，而“备注”类型却可以存储64000个字符，如果把“备注”类型换成“文本”类型，则无法保存下全部的数据信息，把“文本”类型的数据存放在“备注”类型中，又势必造成很大的浪费。在Access中，不同的数据类型分配不同大小的数据空间，而每种数据类型的大小却是固定的。所以当我们在一个字段中输入一个值时，这个字段的大小不会随里面值的内容而变化。如果输入一个字符“A”，使用“文本”类型，这个值空出来的字符空间不会很多，但如果使用“备注”类型，则会空出63999个字符空间，这些空间不能再输入其它值的内容，就白白浪费了。 不同类型的数据在使用时也有差别，比如两个值“1234”和“2345”，在“数字”类型中是数字，在“文本”类型中就是文本了。如果将这两个值相加求和，那么用数字类型计算出来的结果是“3579”，而用文本类型相加的结果则是将两个数据联在一起成为“12342345”，可见它们的差别还是很大的。,2019/7/20,14,“订货单位”、“货物名称”和“经手人”定义为“文本”类型，“货物单价”和“订货金额”定义为“货币”类型，“订货数量”应是“数字”类型，“订货日期”则是“日期/时间”类型。,2019/7/20,15,四、怎样设置字段的属性（一）？,表设计器的下半部分都是用来设置表中字段的“字段属性”的，字段属性包括有“字段大小”、“格式”、“输入法模式”等，设置它们会对表中的数值产生影响。,先设置“订货单位”文本字段的各种属性，默认的“字段大小”为“50”，表示这个字段中最多可以输入50个字符。通常只需要十几个文字就足够表达一个“订货单位”的名称了，所以可将字段大小定为“25”。只要选中字段大小文本框，然后修改里面的数值就可以了。,2019/7/20,16,字段大小是字段的属性之一。现在设置另一个属性：输入时的“格式”。在Access 2003中，有几种文本格式符号，使用这些符号可以将表中的数据按照一定的格式进行处理。具体格式符号及其用法将在课后补充中介绍。在“格式”文本框中输入“-”则“订货单位”的名称会向右对齐。如果在“格式”输入“!”符号，名称就会自动向左对齐。 “输入法模式”属性是个选择性的属性，它共有三个选项“随意”、“输入法开启”、“输入法关闭”，选中“输入法开启”项，当光标移动到这个字段内的时候，屏幕上就会自动弹出首选的中文输入法，而选择“输入法关闭”时，则只能在这个字段内输入英文和数字。不同的字段采用不同的“输入法模式”可以减少启动或关闭中文输入法的次数。而选择“随意”就可以启动和关闭中文输入法。 下面的“输入掩码”可以控制输入到字段中的值，比如输入值的哪几位才能输入数字，什么地方必须输入大写字母等。如果要把某个字段输入的值作为密码，不让别的人看到时，就要在输入时将数据的每个字符显示成星号。这些都需要由设置字段的“输入掩码”属性来实现。设置字段的输入掩码，只要单击“输入掩码”文本框右面的“生成”按钮，就会出现“输入掩码向导”对话框，对话框上有一个列表框，比如要让这个文本字段的输入值以密码的方式输入，则单击列表框中的“密码”选项，然后单击“完成”按钮。 下面的“标题”属性一般情况下都不设，让它自动取这个字段的字段名，这样当在窗体上用到这个字段的时候就会把字段名作为它的标题来显示。“默认值”属性只要在它的文本框中输入某段文字，那么这个字段的值在没有重新输入之前，就会以所输入的文字作为该字段中的值。,2019/7/20,17,五、怎样设置字段的属性（二）？,“有效性规则”是为了检查字段中的值是否有效，可以在该字段的“有效性规则”框中输入一个表达式，Access会判断输入的值是否满足这个表达式，如果满足才能输入。输入违反该规则的字段值就无法将值输入到表中，并会提示我们不能输入与有效性规则相悖的数值。当然我们也可以单击这个属性输入文本框右面的“生成”按钮激活“表达式生成器”来生成这些表达式。而“有效性文本”这个属性中所填写的文字则是用来当用户输入错误的值时给用户的提示信息。,2019/7/20,18,在Access中“表达式生成器”就是用来生成表达式的一段特殊的程序模块。通过它可以很方便地编写数据库中的各种表达式。它的用法在以后的课程中会有比较详细的讲解。在填写一个表的时候，常常会遇到一些必须填写的重要字段，像这个表中的“订货数量”字段就必须填写，不然我们就无法知道这份订单究竟订了多少货，所以要将这个字段的“必填字段”属性设为“是”。而对于那些要求得不那么严格的数据就可以设定对应字段的“必填字段”属性为“否”。它下面的“允许空字符串”属性问我们是否让这个字段里存在“零长度字符串”，通常将它设置为“否”。 索引属性是表中一个重要的属性，当我们建立一个很大的数据库的时候，就会发现通过查询在表中检索一个数据信息很慢。通过分析发现，如果当我们要在一个表中的查询“订货单位”字段内的某个值时，会从整个表的开头一直查到末尾，如果能将表中额值进行排序，那同样的查询工作对“订货单位”字段检索的记录数就可以少很多，速度也自然会变得更快，所以很多表都需要建立索引，而“索引”字段就是为了定义是否将这个字段定义为表中的索引字段。“无”是不把这个字段作为索引，“有（有重复）”和“有（无重复）这两个选项都表示这个字段已经是表中的一个索引了，而“有（有重复）”允许在表的这个字段中存在同样的值，“有（无重复）”字段则表示在这个字段中绝对禁止相同的值。对于“订单信息表”，由于一个订货单位会多次订货，也就要签订多份订单，所以当我们要把这个字段作为表的索引时就需要将它的“索引”属性设为“有（有重复）”了。 最后一个是“UNICODE”(统一的字符编码标准,采用双字节对字符进行编码)属性，“UNICODE”是微软公司为了使一个产品在不同的国家各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码，使用这种16位代码时只需要一个UNICODE就可以存储一个中文文字