广州市出租屋档案管理办法.doc

广州市出租屋档案管理办法第一条 为了加强对出租屋档案的管理，有效地保护和利用出租屋档案，实现出租屋档案管理的科学化、规范化、制度化，充分发挥出租屋档案的作用，为城镇管理、治安管理、社会稳定和经济发展服务，根据中华人民共和国档案法、广东省档案管理规定和市政府有关规定，制定本办法。第二条 本市行政区域内的出租屋档案管理适用于本办法。第三条 本办法所称的出租屋档案，是指街道、镇出租屋管理服务中心（以下简称服务中心）受各级行政管理部门委托，在从事出租屋管理活动中直接形成的，具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。出租屋档案是维护出租屋管理活动历史真实面貌的一个重要内容，既是出租屋管理的专业档案，也是国家档案的组成部分。第四条 出租屋档案工作是出租屋管理工作的组成部分，各级出租屋管理机构都必须加强对档案工作的领导，将其纳入本单位工作计划，统筹安排，同步管理。第五条 出租屋档案工作由市出租屋管理工作领导小组办公室和市档案行政管理部门统筹规划、组织协调、统一制度；由各区、县级市出租屋管理工作领导小组办公室、档案行政管理部门和各级房地产主管部门分级负责监督指导；服务中心依照本办法管理档案。第六条 街道办事处、镇政府要加强对出租屋档案工作的领导，明确一名领导分管，服务中心要配备专（兼）职档案工作人员。档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，经过档案业务培训，持证上岗档案工作人员调离，必须办理档案交接手续。第七条 出租屋档案的收集、归档工作应列入出租屋管理工作程序和计划，纳入有关部门和人员工作职责范围，任何部门和个人均不得以任何借口拒绝归档或者据为已有。第八条 出租屋材料的归档范围包括在各项出租屋管理活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料（具体范围见附件1，具体整理方法和要求见附件2）。第九条 出租屋材料以服务中心为立档单位，以“农村及原城中村出租屋一栋一档，城市出租屋一套一档”为整理原则，所形成的材料分出租人材料和承租人材料两部分归档，实行动态管理。第十条 出租屋材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系。出租屋合同一经登记备案，就应同时建档；变更、修改、补充的文件材料应随时归档，确保出租屋档案的完整、准确、系统。第十一条 出租屋管理活动中形成的非纸质文件材料必须与纸质文件材料同步归档。第十二条 归档文件材料必须书写工整，字迹清晰耐久，表格统一规范（a4纸），禁止使用铅笔、圆珠笔等易褪色书写工具书写。第十三条 出租人、承租人材料目录和出租屋档案归档文件目录的编制要统一规范。出租人、承租人材料目录的编制见附件3和附件4，出租屋档案归档文件目录的编制见附件5。第十四条 服务中心必须按照中华人民共和国档案法等相关法规及本办法规定，建立科学的出租屋档案的收集、整理、鉴定销毁、统计、保管、利用、保密等各项管理制度。第十五条 服务中心必须有存放档案的场所和箱柜，必须配备防盗、防潮、防虫、防火等安全保管设施，定期检查档案的保管状况。第十六条 服务中心要逐步实现出租屋档案的数字化及网络化管理，提高工作效率。第十七条 服务中心要认真做好出租屋档案的登记和统计工作，建立档案管理台账。确保档案的安全有效利用，严格执行档案查阅利用制度，不得擅自公开出租屋信息。第十八条 销毁档案的鉴定工作，应由服务中心与有关部门的人员共同组成鉴定小组（组长由街道办事处、镇政府分管服务中心的领导担任），按规定对保管期已满的档案进行鉴定。凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案应登记造册，经组长批准后销毁。档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签名。销毁清册由本单位长期保存。第十九条 在出租屋档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由有关主管部门或本单位给予奖励。第二十条 档案工作人员、其他人员违反本办法规定，滥用职权、玩忽职守造成出租屋档案损毁、丢失或擅自公开出租屋信息的，按中华人民共和国档案法、档案法实施办法、广东省档案管理规定以及市政府有关规定予以处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第二十一条 本办法由市档案局、市出租屋管理工作领导小组办公室负责解释。第二十二条 本办法自发布之日起施行。附件1：出租屋档案归档范围及保管期限出租人材料全部长期保存，承租人材料在租赁合同解除、终止后保存5年鉴定销毁。（一）出租人材料1、广州市出租屋调查登记表（总表、分表一）2、房地产证或房地产共有（用）证、宅基地证、农村居民住宅建设用地批准书复印件等3、屋主、受委托人的身份证或回乡证、通行证、护照复印件及公证（委托）书4、房屋安全鉴定书、房屋安全鉴定建议书 5、出租屋治安、消防、计生、综合管理责任书6、广州市出租屋治安管理情况登记表7、广州市个人出租屋地方税费纳税（费）申报表8、消防审核证明9、营业执照或法人代码证、机构代码证、编委批准成立的文件、社团登记证明等复印件（单位出租类）10、法定代表人证明书、法人授权委托书（单位出租类）11、法定代表人、委托代理人身份证或回乡证、通行证、护照复印件（单位出租类）12、出租屋综合考评情况登记表、记分卡（二）承租人材料1、广州市出租屋租住人员调查登记表（分表二）2、广州市房地产租赁登记申请审批表3、租赁合同及附件4、租住人员身份证或暂住证、回乡证、通行证、护照复印件5、暂住人员登记表6、出租屋租住人员计划生育情况登记表、租住人员计生证复印件、租住人员准生证复印件（已婚育龄妇女）7、营业执照或法人代码证、机构代码证、编委批准成立的文件、社团登记证明等复印件（单位承租类）8、法定代表人证明书、法人授权委托书（单位承租类）9、法定代表人、委托代理人身份证或回乡证、通行证、护照复印件（单位承租类）10、变更、解除、终止租赁合同申请表11、已填满内容的出租屋租住人员登记交换册（三）其它1、日常巡查记录（归入文书档案，保存期15年）2、出租屋情况月报表（归入文书档案，保存期15年）3、出租屋情况年报表（归入文书档案，保存期50年）4、使用流动人员调配费和治安联防费的行政收费单据（归入会计档案，保存期5年）5、出租屋综合税完税证（归入会计档案，保存期10年）6、出租屋综合税征收情况登记表（归入会计档案，保存期5年）附件2：出租屋档案的整理方法和要求1 分类1.1 出租屋档案的分类结合行业特点，保持分类的唯一性和稳定性。以“农村及原城中村出租屋一栋一档，城市出租屋一套一档”为原则，所形成的材料分为出租人材料和承租人材料两部分，各自以“件”为单位整理归档。1.1.1 出租人材料是一户首次办理出租屋合同登记备案后，所形成的反映出租人和房屋情况的材料。1.1.2 承租人材料是一户在每办理一宗出租屋合同登记备案后，所形成的反映承租人情况的材料。1.2 出租屋档案归档文件（下称归档文件）采取年度件的方法进行分类。2 编号归档文件应按分类方法和排列顺序逐件编号，即在每件文件首页出租屋固定式目录中填写归档章，归档章的内容包括：分类号、年度号、件号。（见附件3）2.1 分类号：结合行政区划，按区、街（镇）、社区（村、片）、户（栋或套）逐级设置。（各区代号确定为越秀区a、东山区b、海珠区c、荔湾区d、天河区e、白云区f、黄埔区g、芳村区h、花都区i、番禺区j、开发区k、从化市l和增城市m）a a 01 01户（栋或套）社区（村、片）街道（镇）区2.2 年度号：归档文件形成年度（出租屋合同登记备案年）。2.3 件号：归档文件排列的先后顺序号。3 排列归档文件以件为单位，在分类号的最低一级类目（户）中，首次出租屋合同登记备案后，出租人材料排为第一件，从第二件开始排列承租人材料。承租人材料每件按年度时间排列。一宗一件，每年断号（即从第二年起，每年形成的承租人材料从第一件开始排列）。4 编目4.1 按照本办法要求编制出租人材料目录和承租人材料目录。（见附件3、4）4.2 按照档案整理的要求，归档文件应依据分类号和件号顺序编制出租屋归档文件目录。（见附件5）4.3 使用归档文件目录夹装订出租屋归档文件目录。5 装订5.1 出租人材料在成套文件齐全后，与出租人材料目录一起装订为一件，目录在前，文件在后。5.2 承租人材料在每宗出租屋合同解除或终止后，与承租人材料目录一起装订为一件，目录在前，文件在后。5.3 大于a4幅面的要按a4规格进行折叠，小于16开幅面的要用a4纸进行托裱；长期保管的要用不锈钢钉装订，短期保管的，装订材料不作统一要求。装订时，不得压字迹。6 装盒6.1 以“农村及原城中村出租屋一栋一档一盒或若干盒，城市出租屋一套一档一盒或若干盒”为原则，将归档文件按件号顺序装入档案盒。6.2 档案盒（见附件6）6.3 档案盒的填写档案盒的封面和背脊应标明立档单位全称或规范简称，档案盒的背脊应标明房屋地址、出租人、分类号。附件3：（年度号）（分类号）（件号）出租人材料目录出租人租赁时间使用性质编号文件名称页数备注01广州市出租屋调查登记表（总表、分表一）02房地产证或房地产共有（用）证、宅基地证、农村居民住宅建设用地批准书复印件等03屋主、受委托人的身份证或回乡证、通行证、护照复印件及公证委托书04房屋安全鉴定书、房屋安全鉴定建议书05出租屋治安、消防、计生、综合管理责任书06广州市出租屋治安管理情况登记表07广州市个人出租屋地方税费纳税（费）申报表08消防审核证明09营业执照或法人代码证、机构代码证、编委批准成立的文件、社团登记证明等复印件（单位出租类）10法定代表人证明书、法人授权委托书（单位出租类）11法定代表人、委托代理人身份证或回乡证、通行证、护照复印件（单位出租类）12出租屋综合考评情况登记表、记分卡13注：使用性质栏按房屋规划用途填写。分为：住宅、商业用房、办公用房、工业用房、仓库及其他用房。附件4：（年度号）（分类号）（件号）承 租 人 材 料 目 录出租人承租人租赁时间年 月至 年 月用途编号文件名称页数备注01广州市出租屋租住人员调查登记表（分表二）02广州市房地产租赁登记申请审批表03租赁合同及附件04租住人员身份证或暂住证、回乡证、通行证、护照复印件05暂住人员登记表06出租屋租住人员计划生育情况登记表、租住人员计生证复印件、租住人员准生证复印件（已婚育龄妇女）07营业执照或法人代码证、机构代码证、编委批准成立的文件、社团登记证明等复印件（单位承租类）08法定代表人证明书、法人授权委托书（单位承租类） 09法定代表人、委托代理人身份证或回乡证、通行证、护照复印件（单位承租类） 10变更、解除、终止租赁合同申请表11已填满内容的出租屋租住人员登记交