管理信息系统第6章管理信息系统的系统分析.ppt

第六章 管理信息系统的系统分析,6.1 系统分析的概念 6.2 现行系统调查 6.3 数据流程分析 6.4 数据字典 6.5 处理逻辑的表达 6.6 新逻辑模型的提出 6.7 系统说明书,6.1 系统分析的概念,系统分析的含义、目标和特点 系统分析的任务：汇总系统调查中所得文档资料，对 组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析。 系统分析的内容：业务和数据的流程是否通畅，是否 合理；数据、业务过程和实现管理功能之间的关系；老系统 管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等； 系统分析的目标：发现、识别和定义需求的过程，其 主体和核心是需求分析； 系统分析工作的特点：内在性、概念性、一致性；,6.1 系统分析的概念,系统分析各阶段的主要活动 系统分析的主要活动有：系统初步调查、可行 性分析、系统详细调查、新系统逻辑方案提出；每 项活动的目标、关键问题、主要成果以及涉及的管 理决策问题如图P175; 系统的可行性研究报告和系统说明书，是可行 研究的依据；,6.2 现行系统调查,管理信息系统开发思路,6.2 现行系统调查,调查内容 开发新系统，必须先向用户单位的各级领导、业务人员进行深入的多种调查，其内容如下：,调查方法 调查方式 重点询问方式：就是通过调查了解到促使企业的各个岗位成功的“ 关键成功因子” 的问卷，列出若干个可能的问题，自顶向下地、尽可能全面地对用户进行提问，然后分门别类地对询问的结果进行归纳，找出其企业管理工作成败的“关键因子”。 例：问卷举例：,6.2 现行系统调查,6.2 现行系统调查,全面业务需求分析的问卷调查方式 对企业的全面业务需求调查可采用事先设计调查表，通过企业业务人员填写这些调查表进行，这种调查方法一般用于对基层业务管理部门的业务调查。 业务需求调查的填表方法要求设计能够全面了解业务情况并能够进行一致性和完备性检查的一组调查表。检查发现填表是否正确，是否完全描述了所调查部门的机构任务、信息等方面的情况. 通过实践，业务需求调查的填表方法一般要设计三张表格，即：组织机构调查表、目标功能调查表、信息需求调查表。,6.2 现行系统调查,深入实际的调查方式 通过问卷调查和填表方式的调查后，需要对调查结果进 行整理、分析。一旦在整理过程中发现结果前后有矛盾或不一 致时，就必须带着问题到实际的工作岗位上工作一段时间，摸 清详细的业务和数据流程，弄清问题所在，并解决之。,6.2 现行系统调查,调查要领 有的放矢：开发人员要和用户共同制定调查进度的计 划，以便事先安排时间、地点和内容，并通知有关人员做好 准备。 调查顺序： 先自上而下作初步调查，在了解总体和全 局的基础上，再由下到上地进行详细调查。 数量概念：定量化分析； 研究分析：调查中应对收集到的大量的原始素材分类整 理分析； 调查态度：为了取得理想的调查效果，开发人员应该始 终具备虚心、耐心、细心、恒心等良好的性格修养和调查态 度，并掌握一定的提问技巧。,图表工具 组织结构树形图 系统的组织结构是指组织内部的部门划分及它们的相 互关系。信息的流动关系是以组织结构为背景的，而且总是 伴随着组织部门之间的物流、资金流和资料流而发生的； 组织结构图是用来描述组织的总体结构以及组织内部 各部分之间的联系。 要建立管理信息系统，就必须知道现行 系统的组织机构设置情况和它们之间的隶属关系。当然，最 为关心的是那些与计算机管理有关的机构和关系。 下面看一个工厂的组织结构图；,6.2 现行系统调查,6.2 现行系统调查,现场工作流程图,6.2 现行系统调查,现行系统业务流程图 业务流程图（Transaction Flow Diagram, TFD）就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。 业务流程图的绘制是按照业务的实际处理步骤和过程进行的。 现行系统流程图的符号,6.2 现行系统调查,图书采购现行系统流程图,现行系统的概况表和概况图 外文图书采购现行系统概况表,6.2 现行系统调查,输入： 处理： 订书目录（供书单位） 选择图书 书 籍（供书单位） 订购查重 发 票（供书单位） 打印订单 验收 进书查重 数据存储： 登总帐 订单存根 打印查重卡 查重卡片 订书统计 图书总帐 进书统计 输出： 订单（供书单位） 发票（已核对）（财务科） 已登记书籍（编目室） 订书、进书统计表 （图书馆领导） 进重的书（外单位）,6.2 现行系统调查,外文图书采购现行系统概况图,6.2 现行系统调查,现行系统数据调查表 案例： 东方汽车配件公司是一个销售公司，从生产厂家批发购进汽车配件，然后再向汽车修理部门或使用单位出售。 该公司有五个业务部门：销售办公室、仓库、发货组、会计室、采购办公室。其中销售办公室和仓库部门的业务是： 销售办公室：接收顾客订单，校验订单，将不合格订单退回顾客，校验过程中检查库存记录，将缺货订单和可供货订单分开。对于缺货项目列出缺货通知单交采购办公室，并保存缺货订单待以后处理；对于可供货订单进行库存修改和开备货单交仓库。当收到进货通知单后，修改库存记录和处理缺货记录，并填写曾缺货现可供货的备货单交仓库，将已处理的缺货订单存档保存。在填写备货单时，均要查阅顾客档案。 仓库：根据备货单备货，登台帐，修改库存，并开一式四份发货单，一份留底，三份连同配件交发货组。在备货的同时，要检查每种配件的库存水平，如果库存水平已达“再订货水平”、“危险水平”、“缺货水平”，要填写再订货通知单交采购办公室。当收到进货通知单和新购入的配件后，要登帐和上架。,组织机构图 ： 业务流程图：,6.2 现行系统调查,系统信息调查表,6.3 数据流程分析,数据流程图的概念 数据流程图：是把数据在组织（或原系统）内部的流动 情况抽象地独立出来，舍去了具体组织机构、信息载体、处 理工作、物资、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务 的数据处理模式。主要包括对信息的流动、传递、处理、存 储等的分析； 数据流程分析的目的：是要发现和解决数据流通中的问 题，如：数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不 合理等等。一个畅通的数据流程是今后新系统用以实现这个 业务处理过程的基础。 数据流程图具有抽象性，表现在它完全舍去了具体的物 质（如业务流程图中的车间、人员等）；,6.3 数据流程分析,数据流图由四种基本符号组成： 下图是一个简单的数据流图， 它表示数据X从源S流出， 经P加工转换成Y， 接着经P加工转换为Z， 在加工过程中从F中读取数据。,6.3 数据流程分析,数据流程图的基本符号 外部项 外部项是指不受系统控制，在系统以外的事物或人，它 表达了该系统数据的外部来源或去处； 同一个外部项可以在一张图上出现若干次，但是要在 该外部项符号在右下角画上一个小斜线，表示是重复项；,如果重复的外部项不止一个，而有多个，那么其表示方法如下：,6.3 数据流程分析,a,a,b,b,6.3 数据流程分析,数据流 数据流是指处理功能的输入或输出。它用来表示一中间数据流值，但不能用来改变数据值。数据流是模拟系统数据在系统中传递过程的工具。 在数据流程图中用一个水平箭头或垂直箭头表示，箭头指出数据的流动方向，箭线旁注明数据流名； 数据流可以由某一个外部项产生，也可以由某一个处理 逻辑产生，也可以来自某个数据存储。,处理逻辑 处理逻辑符号由三部分组成：表示部分、功能描述和功能执行部分；加工处理是对数据进行的操作，它把流入的数据流转换为流出的数据流。每个加工处理都应取一个名字表示它的含义，并规定一个编号用来标识该加工在层次分解中的位置。,6.3 数据流程分析,6.3 数据流程分析,数据存储 “数据存储”指出了数据保存的地方；数据存储是存贮数据的工具。数据存储名应与它的内容一致，写在开口长条内。从数据存储流入或流出数据流时，数据流方向是很重要的。如果是读数据存储，则数据流的方向应从数据存储流出，写数据存储时则相反；如果是又读又写，则数据流是双向的。,6.3 数据流程分析,6.3 数据流程分析,自顶向下扩展 合理编号 分层数据流图的顶层称为0层,称它是第1层的父图，而第1层既是0层图的子图，又是第2层图的父图，依此类推。 约定第1层图的父图号为0，编号只写加工编号1、2、3.，下面各层由父图号1、1.1等加上子加工的编号1、2、3.组成。按上述规则，图的编号即能反映出它所属的层次以及它的父图编号的信息，还能反映子加工的处理信息。例如1表示第1层图的1号加工处理，1.1、1.2、1.3.表示父图为1号加工的子加工，1.3.1、1.3.2、1.3.3.表示父图号为1.3加工的子加工。,6.3 数据流程分析,注意子图与父图的平衡 子图与父图的数据流必须平衡，这是分层数据流的重要性质。这里的平衡指的是子图的输入、输出数据流必须与父图中对应加工的输入、输出数据流相同。,6.3 数据流程分析,局部文件 父图和子图是平衡的，但子图中的文件W并没在父图中出现。这是由于对文件W的读、写完全局限在加工3.3之内，在父图中各个加工之间的界面上不出现，该文件是子图的局部文件或为临时文件。,6.3 数据流程分析,数据流图的示例：顶层数据流程图,6.3 数据流程分析,百货商店业务管理系统数据流程图一级分解,6.3 数据流程分析,销售处理二级数据流程,1,2,3,6.3 数据流程分析,采购处理二级数据流程,6.3 数据流程分析,会计处理二级数据流程,6.3 数据流程分析,数据流程图正确性原则： 数据守恒 数据存储,6.3 数据流程分析,子父图平衡 不是说完全相同，而是组合起来应该是相同的； 处理逻辑与数据流 处理逻辑和数据流的名字必须体现被命名对象的全部内容而不是一部分。对于处理逻辑的名字，应检查它的含义与被处理逻辑的输入/输出数据流是否匹配。 一个处理逻辑的输出数据流仅由它的输入数据流确定，这个规则绝不能违背。数据不守恒的错误有两种，一是漏掉某些输入数据流，二是某些输入数据流在处理逻辑内部没有被使用。,6.3 数据流程分析,其他原则 外部项与外部项之间不能有数据流，数据流必 须是与处理逻辑相关； 存储与存储之间不能有数据流； 外部项与存储之间不能有数据流； 对于一个处理逻辑而言，输入与输出的名称不 能相同， 任何一个加工必须有输入与输出；,数据字典 在数据流图的基础上，对其中的每个数据流、文件和数据项加以定义， 把这些定义的集合称为数据字典(Data Dictionary)。数据流图是系统的大框架，而数据字典则是对数据流图中每个成分的精确描述。 数据字典由多种数据描述卡片组成，一般主要有：数据元素卡片、数据结构卡片、数据流卡片、数据存储卡片、处理过程卡片。数据字典的建立并不能在系统分析阶段就完成，其还要在系统设计和实施阶段进行大量的补充或修改； 数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述；,6.4 数据字典,实例应用高校学籍管理,学籍管理系统,新生名单,报表,毕业生登 记表,边学边做，高校学籍管理DFD,学籍表,新生名单,成绩单,报表,毕业生登记表,奖惩报告,学生注册留级退学名单,成绩,奖惩结论,“学籍管理系统”的展开,成绩 统计,期末 成绩,期末成绩单,学生成绩,获奖名单,退留名单,P2“成绩管理”的展开,退留名单,期末 成绩单,获奖名单,学生成绩,2.2“成绩分析”的展开,数据元素卡片,6.4 数据字典,数据结构卡片,6.4 数据字典,名称：学生登记卡 总编号：2-03 说明：新生入学时填写的卡片 编 号：008 结构： 有关的数据流、数据存储 学号 新生登记表 姓名 学籍表 曾用名 入学日期 出生日期 数量： 性别 每年约1000份 民族 家庭地址 联系电话 本人简历,数据流卡片,6.4 数据字典,名称：期末成绩单 总编号：3-05 说明：学期结束时，任课教师填写的成绩单 编 号：005 数据来源：教师 数据去向：登记期末成绩、统计成绩 包含的数据结构： 流通量：200份/学期 科目名称 考试/考查 学生成绩* 学号 姓名 成绩 任课教师,数据存储卡片,6.4 数据字典,名称：学生成绩 总编号：4-02 说明：学期结束时，按班汇集学生各科成绩 编 号：D2 结构： 班级 学生成绩 有关数据流： 学号 姓名 信息量：150份/学期 成绩 有无立即查询：有 科目名称 考试/考查,处理过程卡片,6.4 数据字典,名称：填写成绩单 总编号：5-007 说明：通知学生成绩，有补考科目的说明补考日期 编 号：P2.1.4 输入：D2 P2.1.4 输出：P2.1.4 学生（成绩通知单） 处理：查D2（成绩一览表），打印每个学生的成绩通知单，若有不及格科目，不够直接留级，则在“成绩通知”中填写补考科目、时间；若直接留级则注明留级。,6.4 数据字典,数据字典示例 百货商店业务数据流字典部分清单,6.4 数据字典,百货商店业务数据存储字典部分清单,6.4 数据字典,百货商店业务数据处理字典清单,6.4 数据字典,百货商店业务数据元素部分,6.5 处理逻辑的表达,上一小节，我们讨论了利用数据字典来对数据流图加以定 义。本节讨论如何对数据流图中的处理逻辑进行描述。上层的 数据流程图表达系统的主要逻辑功能，随着自顶向下逐层展 开，表达的功能越来越具体，直到最底层的数据流程图，系统 的全部逻辑功能被详细地表达出来。因此，系统的最小功能单 元就是最底层数据流程图中的每个处理加工，称为基本处理 (功能单元)。对基本处理的说明称为小说明或“基本说明“。 处理逻辑是指用户对这个加工的逻辑要求，即输出数据 流与输入据流之间的逻辑关系。,6.5 处理逻辑的表达,编写基本说明应注意以下几条规则： 数据流程图中的每一个基本处理，都必须有一个基本说明； 基本说明表达一个基本处理对数据流的转换路径，即指出这个功能单元的输入数据流、输出数据流以及其间的处理步骤； 基本说明表达一个功能单元的转换策略，不表达执行这项策略的方法； 用一组标准的方法书写基本说明，既要简单明确，又要具有较高的可读性。,6.5 处理逻辑的表达,结构化语言 判断语句 判断语句类似结构化程序设计中的判断结构，其一般形式是： 如果 条件 则 动作A 否则(条件不成立) 动作B 判断语句中的“如果”、“否则”要成对出现，以避免多重判断嵌套时产生二义性外，书写时每层要对齐，以便阅读。,6.5 处理逻辑的表达,例如，某公司给购货在5万元以上的顾客以不同的折扣 率。如果这样的顾客最近3个月无欠款，则折扣率为15；虽 然有欠款但与公司已经有10年以上的贸易关系，则折扣率为 10，否则折扣率为5。公司的折扣政策用判断语句表达如 下： 如果 购货额在5万元以上 则 如果 最近3个月无欠款 则 折扣率为15 否则 如果 与公司交易10年以上 则 折扣率为10 否则 折扣率为5 否则 无折扣,6.5 处理逻辑的表达,判定树 若一个动作的执行不只是依赖一个条件，而是与多个条件有关，那末这项策略的表达就比较复杂。如果用前面介绍的判断语句，就有多重嵌套。层次一多，可读性就下降。用判定树来表示，可以更直观一些。,6.5 处理逻辑的表达,判定表 一些条件较多、在每个条件下取值也较多的判定问题，可以用判定表表示。其优点是能把各种组合情况一个不漏地表示出来，有时还能帮助发现遗漏和矛盾的情况。,6.5 处理逻辑的表达,6.5 处理逻辑的表达,实例：某厂对一部分职工重新分配工作，分配 原则是： 1、年龄不满20岁，文化程度是小学者脱产学习，文化程 度是中学者当电工。 2、年龄满20岁但不足50岁，文化程度是小学或中学者， 男性当钳工，女性当车工；文化程度是大学者当技术员。 3、年龄满50岁及50岁以上，文化程度是小学或中学者当 材料员，文化程度是大学者当技术员。,6.5 处理逻辑的表达,分析这个原则，实际上考虑3个因素：性别、年龄、文化 程度。它们的取值范围分别是： 性别：男，女 年龄：青年(小于20岁)，中年(满20岁而不足50岁)， 老年(满50岁及以上) 文化程度：小学，中学，大学 这三个条件，根据它们的取值范围，可以组合2X3X3=18 种情况。 这个规则共提供六种不同的工作：脱产学习、当电工、 当钳工、当车工、当技术员、当材料员。我们称这是六种行 动。不同的条件组合，采取不同的行动。,6.5 处理逻辑的表达,6.5 处理逻辑的表达,6.5 处理逻辑的表达,6.5 处理逻辑的表达,判定表表示为判定树：,6.5 处理逻辑的表达,用判定表来描述决策问题，通常经过以下几个 步骤： -分析决策问题涉及几个条件； -分析每个条件取值的集合； -列出条件的各种可能组合； -分析决策问题涉及几个可能的行动； -做出有条件组合的判定表； -决定各种条件组合的行动； -按合并规则化简判定表。,6.5 处理逻辑的表达,习题：某校关于学生升留级的规定为：“一学期有三门考试 课程不及格者，直接留级；一学期考试和考查四门课程不及 格者，不予补考，直接留级”。 这里涉及到了三种可能的行动：直接留级、补考、升级； 条件涉及两个方面：考试不及格门数，考查不及格门数； 条件取值分析：,6.5 处理逻辑的表达,这里，共有2*3=6种，列出的判定表如下：,6.5 处理逻辑的表达,三种表达工具的比较： 这三种表达逻辑的工具各有千秋，除我们谈到的几个方面外，从直观性、可修改性等方面的比较。,6.6 新系统逻辑模型,系统分析阶段的任务是明确系统功能。通过对 现行系统的调查分析，抽象出现行系统的逻辑模 型，分析其存在的问题，如某些数据流向不合理， 某些数据存储有不必要的冗余，某些处理原则不合 理，等等。产生这些问题有各种各样的原因，有的 可能是习惯遗留下来的问题，有的可能是以前的技 术落后造成的，还有些可能是某种体制不合理造成 的，等等。,6.6 新系统逻辑模型,调查分析中，要抓住系统运行的“瓶颈“，即影响系统的关键之处。 新系统来自原系统，比原系统更合理，效率更高。但对原系统的变动要切实可行，能较快带来效率，要尽可能循序渐进。 从形式上讲，新系统的逻辑模型与旧系统的逻辑模型相比变化不大，可能只是在一个或几个处理中引进新技术，改变几处数据的流程，或者改变某些数据存储的组织方式。 此外，系统分析员应准备多个方案，客观地指出各种方案的利弊得失，如投资、收益、技术上的难易程度等等。,6.7 系统说明书,系统说明书的内容 作为系统分析阶段的技术文档，系统说明书通常包括 以下三方面的内容。 1、引言 说明项目名称、目标、功能、背景、引用资料(如核准 的计划任务书或合同)、本文所用的专门术语等。 2、项目概述 (1)项目的主要工作内容 简要说明本项目在系统分析阶段所进行的各项工作的 主要内容这些是建立新系统逻辑模型的必要条件，而逻辑模 型是书写系统说明书的基础。,6.7 系统说明书,(2)现行系统的调查情况 新系统是在现行系统基础上建立起来的。设计新系统之 前，必须对现系统调查清楚，掌握现系统的真实情况，了解 用户的要求和问题所在。 列出现系统的目标、主要功能、组织结构、用户要求等 等，并简要指出主要问题所在。以数据流程图为主要工具， 说明现行信息系统的概况。 数据字典、判定表等往往篇幅较大，可作为附件。但是 由它们得到的主要结论，如主要的业务量、总的数据存储 等，应列在正文中。,6.7 系统说明书,(3)新系统的逻辑模型 通过对现行系统的分析，找出现行系统的主要问题所在，进行必要的 改动，即得到新系统的逻辑模型。 新系统的逻辑模型也通过相应的数据流程图加以说明。数据字典等 有变动也要给出相应说明。 3、实施计划 (1)工作任务的分解 指对开发中应完成的各项工作，按子系