环境管理_自来水水费管理及办公系统应用介绍

目录目录 第一章第一章 办公系统特点办公系统特点3 第二章第二章 实施办公系统目的实施办公系统目的4 第三章第三章 自来水办公系统功能说明自来水办公系统功能说明4 第一节 系统特点5 第二节 各模块功能介绍6 一、 个人办公6 二、 行政管理10 三、 资源管理18 四、 公文管理24 五、 综合业务31 六、 公用信息43 七、 业务查询49 第四章第四章 企业办公系统开发平台企业办公系统开发平台52 第五章第五章 自来水公司办公系统建议网络结构图自来水公司办公系统建议网络结构图54 第六章第六章 收费系统概述收费系统概述55 第七章第七章 收费系统功能说明收费系统功能说明56 第一节 水表的安装56 一、 安装流程：56 二、 查询统计功能57 第二节 水表检修管理59 一、 定期检修流程.59 二、 临时检修流程59 三、 查询统计功能60 第三节 用户水表资料管理61 一、 用户水表资料的维护62 二、 用户基本资料维护62 第四节 各户水表读数录入63 一、 数据录入63 二、 查询统计功能64 第五节 水费管理65 一、 水费计算65 二、 水价资料维护67 第六节 用户交费67 一、 用户交费68 二、 自来水收费终端68 三、 费用对帐71 四、 交费认定71 五、 报表72 2 六、 统计功能72 第七节 催收欠费73 一、 查询欠费用户73 二、 催款通知单74 三、 统计功能74 第八节 操作员管理75 一、 操作员管理75 二、 操作权限管理76 第九节 操作日志查询77 第十节 数据同步78 第十一节 用户投诉管理78 一、 用户投诉管理79 二、 用户投诉查询79 第八章第八章 收费系统用户查询方式收费系统用户查询方式81 第一节 交费处查询81 第二节 语音查询83 第三节 多媒体触摸查询系统85 第四节 网上查询88 第九章第九章 系统的安全系统的安全性性93 第一节 访问控制与权限机制94 一、 系统级控制94 二、 软件级控制94 第二节 非法入侵防范95 一、 防火墙系统预防95 二、 入侵监测系统95 三、 日志审计分析96 四、 数据联动保护和报警96 第三节 灾难恢复机制96 第四节 网络安全的管理96 第 3 页 共 95 页 第一章第一章 办公系统特点办公系统特点 随着全球化市场竞争的日益激烈，我国民族工业将面临着前所未有的机遇和挑 战。加强企业信息化建设，通过深入应用世界领先的信息技术购建高效率的企业信 息基础设施，将为迎接即将来临的市场全球化激烈竞争做好充分准备。 自来水公司办公系统是通过先进成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质 量、高效率、智能化的办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公 效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现自来水公司的办公无纸化、 资源信息化、决策科学化。 自来水公司办公系统的特点如下： 办公系统重点在于提高企业的管理水平、间接产生经济效益；办公系统重点在于提高企业的管理水平、间接产生经济效益； 办公系统建立了企业内部通讯平台，方便企业内部信息的流通；办公系统建立了企业内部通讯平台，方便企业内部信息的流通； 办公系统提高企业办公效率，为公司实施体制改革、减员增效奠定了基办公系统提高企业办公效率，为公司实施体制改革、减员增效奠定了基 础；础； 办公系统本身就包容了公司文化部分，便于利用计算机系统的手段实施办公系统本身就包容了公司文化部分，便于利用计算机系统的手段实施 公司文化战略；公司文化战略； 办公系统重在管理文档类数据，如文书、科技档案资料、人事资料、客办公系统重在管理文档类数据，如文书、科技档案资料、人事资料、客 户资料、设备资料、市场信息等等。户资料、设备资料、市场信息等等。 4 第二章第二章 实施办公系统目的实施办公系统目的 建立公司内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台； 实现自来水公司内部市场动态信息的及时反馈、收集、指导生产良性循环； 实现自来水公司客户资源的及时积累、查询。 实现自来水公司科技图书、资料的有效管理。 促进自来水公司文化的建设，加强企业的凝聚力。 实现自来水公司内部文书、科技、人事、财务档案的有效管理； 自来水公司生产状况、项目进展、行政管理事物的督办查办； 网上收集自来水公司内部生产、行政信息形成电子刊物； 建立网上培训基地，使自来水公司职工能不断学习新知识； 内部日程安排、办事指南、通讯名录方便自来水公司工作人员办公； 第三章第三章 自来水办公系统功能说明自来水办公系统功能说明 自来水公司办公系统的主要目标是实现自来水公司办公及事务管理， 有效地提高公司办公效率、节约办公经费、创建企业文化。是办公系统与管理 信息系统的结合，系统的体系结构如下： 自来水公司 办公系统 个人办公 个人邮 件 待办事 宜 个人名 片 日程安 排 公用信息 通讯录 公告牌 日常信 息 网上论 坛 办事指 南 行政管 理公文 管理 人事管 理 学习园 地 规章制 度 办公费 用 业务查询 第 5 页 共 95 页 第一节第一节 系统特点系统特点 本系统是基于 Lotus Notes(Domino)开发的流程事务类管理系统，系统运行的服 务器端环境为 Lotus Notes(Domino)服务器，客户端环境是 Lotus Notes 或浏览器； 系统的主要特点如下： （1）自来水公司信息与办公业务相结合 自来水公司办公系统是传统办公业务和现代企业资源信息管理系统之间的边沿 学科，自来水公司办公系统不只限于传统办公业务的管理，还应包括公司资源信息 的管理。本系统包括了资源管理、行政管理等企业信息管理模块，以使公司办公系 统能够促进企业各种信息的管理，间接产生经济效益。 本系统在对传统办公业务管理模块中融入了计算机网络的新思维，如督办查办 系统，一个企业中完善的督办查办系统可以有效地提高企业的办事效率，通过企业 办公系统，督办查办事项的办理过程和结果不在需要书面请示汇报，只需通过办公 系统及时输入，主管领导就可以及时了解督查事项的办理过程，极大程度地提高工 作效率。 （2）可定制的工作流程 自来水公司办公系统中所有的流程类模块如公文管理、请示报告、督办查办等 均支持流程自定义功能，增加了企业办公系统的灵活性。系统可以满足不同行业、 不同规模的用户需求。 （3）WWW 风格的界面设计 系统采用了 WWW 风格的界面设计，界面友好、美观，使用方便，易学易用。 大大降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于企业内的信息系统建设。 资源管理 图书期 刊 办公用 品 客户档 案 科技档 案 设备管 理 采购信 息 市场动 态 综合业务 工作简 报 会议管 理 督办查 办 车辆管 理 请示报 告 公文管 理 发文系 统 文档管 理 收文系 统 6 （4）系统具有良好的跨平台特性 由于采用了 Lotus Notes、Java 等编程技术，系统可以在很多流行的平台上运 行，特别适合于企业内部网络。 （5）支持移动办公、异地办公 系统已经具备移动办公或异地办公的功能。当领导同志或工作人员 外出时只需要在笔记本电脑中装入本系统的环境及个人标识符文件即 可通过拨号上网远程访问企业办公系统，查看、办理本人的待办事宜， 查询企业最新文件。另外领导同志也可以在家用计算机中装入本系统 的环境，在家中处理自己的待办工作、查询信息。 （6）人性化界面设计 系统界面友好、美观，全中文化图形界面，使用方便，大大降低了 对使用者计算机知识的要求，按用户业务需求定制，易学易用，特别 适合于企业内部信息化建设。 第二节第二节 各模块功能介绍各模块功能介绍 一、 个人办公个人办公 待办事宜待办事宜 待办事宜系统是整个公司办公系统的重要组成部分，请示报告、督办查办、 会议管理等系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。待办事宜系统是企业办 公系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的请示、 信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜 系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工 第 7 页 共 95 页 作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办 理领导交办的事项，以免本人的工作延误(如图 1-1)。 图 1-1 内部邮件内部邮件 Notes 电子邮件系统是企业办公系统的基础，它不仅是系统各种流程衔接的纽 带，同时 Notes 邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流(如图 1-2)。 8 图 1-2 日程安排日程安排 日程安排系统的主要目的是记录各人的日程安排情况，通过计算机网络供内 部人员进行查询，以便领导及时掌握部门人员动向，为各部门安排本部门的相应工 作提供依据(图 1-3)。 图 1-3 名片夹名片夹 名片夹的主要目的是为保存、管理您通讯所用的个人、公司信息而设计的， 它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您个人的信息管理提供了极 大的方便，是您繁忙工作的好助手。 名片夹管理的是个人私有信息，用户只能查看自己创建的信息，不对他人共 享(图 1-4)。 第 9 页 共 95 页 图 1-4 用户的工作用户的工作 新建名片新建名片 1.在视图中单击“新增”按钮。 2.输入姓名、称谓、单位、电话、传真、家庭住址等信息。 3.单击“保存并关闭”按钮。(如下图) 10 修改名片修改名片 1.在视图中单击“新增”按钮。 2.修改姓名、称谓、单位、电话、传真、家庭住址等信息。 3.单击“保存并关闭”按钮。 二、二、 行政管理行政管理 人事管理人事管理 如果你是一位大型企业/集团公司的人力资源部的主管，面对堆积如山的人事档 案资料，如何才能迅速地从中获得您所需要的资料？如何才能真正做到“任人为贤” 、充分发挥员工潜力？如何才能当今社会计算机的迅速发展为人事管理提供了 崭新的方式和手段。人事管理系统正是基于为方便单位的人事档案管理而设计，每 个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。利用本系统可以进行公司的人事资料 的浏览，查询和分析，以便于单位内部的人力资源开发。 具有相应权限的用户负责人事信息的录入及维护， 授权用户可对入库的人事 档案资料进行浏览、查询和分析，以便及时了解职员情况。 人事管理模块提供了管理和查看审计信息管理系统中所有人员信息的功能。 模块的功能包括一般成员随时可以查阅自己或其他成员的信息，和系统管理员对人 员信息的输入、维护和管理。 1.人事管理包括四种显示方式（如图 2-1） ，可以在左边一栏选择，分别是： 所有人员、按部门、按职务、按角色和人员管理。 第 11 页 共 95 页 图 2-1 2.所有人员的显示方式按照人员编号的顺序显示所有人员。 需要查看某个人员的详细信息时，可以选定该人员，单击工具栏中的打 开按纽；或者双击该人员。需要退出某个人员详细信息页面时，请单击工具 栏中的退出按纽。 3.按部门是按照人员所在部门分类显示所有人员的显示方式。 首先显示了单位中所有的部门名称，包括“局长室” 、 “财政金融审计科” 等等。需要查看某个部门的所有人员时，请选定该部门，选择工具栏中的打 开按纽；或者双击该部门；或者单击该部门名称前面的三角形小箭头（见图 2-2） 。需要关闭该分类，请重复上述过程。 图 2-2 需要查看某个人员的详细信息时，请参照第 2 点。 4.按职务是按照人员所在职务分类显示所有人员的显示方式。 显示了单位中所有的职务名称，包括“局长” 、 “科长” 、 “科员”等等。 5.按角色是按照人员所在角色分类显示所有人员的显示方式。 12 显示了单位中所有的角色名称，包括“拟稿人” 、 “核稿人” 、 “签发人”等 等。 6. 人员管理是系统管理员独有的显示方式，与所有人员的显示方式 一样按照人员编号的顺序显示所有人员。在这种视图中有添加、修改、删 除人员的功能。 政策法规政策法规 政策法规数据库提供对国家各种政策法规以及部门内部规章制度的录入、查询 功能，可以按分类树的方式来管理和浏览。 具有相应权限的用户负责信息的录入及维护，所有员工均可随时浏览政策法规 上已发布的信息。未发布的信息只有录入人自己能看到。 超过有效期的信息系统将自动删除。(如下图) 使用本数据库的用户可分为两类：一般用户和管理员。本节将根据这两种用户 来分别介绍数据库的使用。 发布新政策发布新政策 第 13 页 共 95 页 1. 在视图中单击“新政策”按钮。 2. 设置政策的截止日期，则政策到期后，系统将自动将此政策归档。 3. 设置政策的发布范围，政策发布后系统将给在发布范围内的用户发送邮件 通知。发布范围可以是群组或个人，如果发布范围为空，则系统将给所有用户发送 邮件通知。 4. 如果选中只允许发布范围内的用户阅读此政策，则只有在发布范围内的用 户能阅读此政策，其他用户不能阅读。 5. 输入政策正文。 6单击“发布”按钮发布此政策。(如下图) 修改政策修改政策 1.打开需修改的政策，进入编辑状态。 2.修改需修改的地方。 3.保存并退出。 维护政策维护政策 14 管理员可修改并删除已发布的政策。 数据库管理数据库管理 只有在您的存取控制权限是“管理者”的前提下才可以执行下面的操作。本节 介绍权限设置和激活代理的操作方法。 权限设置权限设置 权限设置的操作步骤： 打开新建数据库的存取列表(选择“文件 - 数据库 - 存取控制”)。 如果您在存取列表中看到的“确认”按钮是灰色字体，表示您的存取级别不是 管理者，则无法进行以下操作。请与本数据库的管理者联系，增加您的管理者权限。 将您认为需要的用户的角色设置为“管理员” ，同时将他们的权限设置为至少 “作者”以上；建议把他们的存取权限设置为管理者。 缺省人员的权限为“作者” 。 学习园地学习园地 自来水公司通常会定期对员工进行培训，日积月累会有大量的培训资料，如有 效地管理起来可极大地方便用户查阅并提高工作效率。培训园地模块就是针对这种 情况开发的，用于管理部门内部的培训资料，有权限的用户负责录入供全体员工查 阅。 办公费用办公费用 自来水公司内部通常会有各种各样的费用，如：打字、复印、传真、EMS 及外 出登记等。办公费用管理就是用来管理这些日常费用的，它可以将这些繁杂的费用 有序的管理起来，对各部门的费用结算提供了依据。 指纹考勤系统指纹考勤系统 第 15 页 共 95 页 在人事档案管理的基础上建立一个先进的指纹考勤系统。指纹考勤系统是 利用人体指纹所具有的唯一性、排他性而研制的最新一代人事考勤系统。它克 服了传统打卡钟、磁卡、IC 卡等考勤方式存在的代打卡、卡丢失等不足和缺 陷，最为有效地杜绝了考勤管理中的人为因素充分体现了考勤管理的公正，避 免不必要的人事纠纷。为企业管理提供科学、可靠的考勤管理手段，是一个企 业体现其现代化管理、节约人力、提高效率、杜绝漏洞必要的技术手段。 软件系统功能简介：软件系统功能简介： 签到程序：签到程序： 签到程序供员工上下班时进行签到或签退使用，是指纹考勤系统采集考勤数据 的终端程序，在月末或其他需要的时候，这些考勤数据将通过各种途径汇集到考勤 管理系统，进行考勤计算和统计。 无需携带任何考勤卡； 只要轻轻一按手指就可以签到； 支持输入全部、部分考勤号码或不输入考勤号码直接验证指纹； 每一个考勤工作站可支持数千人或更多的指纹库。 可以非常方便地直接查询最新的考勤记录； 联网使用时可以自动汇集数据，可以同步网络时间(网络版)。 考勤管理系统考勤管理系统:(如下图如下图) 16 考勤管理系统汇集有各个考勤签到程序采集的考勤数据，根据员工的考勤时 间表进行汇总和统计，最终生成各种考勤报表。系统可以维护员工的各种信息、 维护出勤时间表和其他考勤设定。 可以管理各种复杂的上下班时间； 适应各种规模的单位、企业、工厂和公司的人力资源管理的需要。 根据管理的需要输出多种报表； 可以设定节假日的休息时间； 支持多个签到点考勤，可以连网使用(网络版)； 可以处理加班、病事假、临时外出或出差等多种例外情况； 支持输入考勤号码、验证指纹等多种签到方法的处理； 员工信息可以根据需要进行扩展； 方便查询考勤记录和出勤统计结果； 直观的图形化考勤时间表让您看了一目了然； 只需拖动鼠标，各种复杂的考勤时间表立即设置妥当； 第 17 页 共 95 页 可以让许多员工使用同一套考勤方案，大大降低了维护员工考勤时间表的工 作量； 您可以单独对某一个员工的出勤时间进行修正； 可以设置具有管理员身份的员工的各种操作权限。 指纹登记程序指纹登记程序: 集中采集员工指纹； 每个员工可以登录最多十枚指纹； 可以方便地修改考勤号码和签到方法； 图形化界面让您操作快捷方便。 网络版结构和建设方案网络版结构和建设方案: 采用 CLIENT/SERVER 服务器/工作站形式组成网络结构，服务器安装 sql server 数据库、指纹考勤管理程序、指纹录入程序、NT4.0 操作系统、远程管 理程序、网络通讯程序，考勤工作站安装指纹签到程序、WIN98、网络通讯 程序。 工作站同服务器的连接按照距离分别采用光纤、RS485/232、超 5 类非屏蔽双 绞线、细缆、MODEM/电话线等方法组成网络，如果工作站当地已有局域网 可以直接接入网络，通过局域网连接到考勤服务器。光纤连网方式费用高， 能实现长距离、高速传输数据；RS485/232 连网方式费用低廉，可传输 1200 米最大 1500 米，工作站和服务器两端各需要一次 RS485/232 的转换，传输速 度达到 116KBPS 到最大 480KBPS。采用超 5 类非屏蔽双绞线连接距离达到 95 米，需用 10/100M 网卡；细缆距离为 195 米，直接连接；电话线连接需使 用调制解调器，距离没有限制，速度为 56KBPS。 考勤服务器集中存储了员工指纹数据、员工信息、班次设置、签到记录等 所有数据，在服务器上完成对员工考勤班次设置、设置员工考勤工作站、记 录各考勤工作站的上传考勤数据、并即时查询考勤班次设置回馈考勤提示到 考勤地、统计考勤结果。 18 （系统示意图） 三、三、 资源管理资源管理 图书期刊图书期刊 图书期刊管理提供了图书、期刊信息查询、图书期刊网上借阅（借阅单网上填 写、提交、审核、批准、反馈） 、过期借阅自动催还，系统还提供了科学图书、期 刊资料类目的管理。 图书信息包括如下内容： 登记日期、登记编号、图书名称、分类、著者、译者、出版日期、出版单位、 发行单位、页数、单价、数量、在库数量、目录信息、所有者信息。 期刊信息包括如下内容： 分类名称、期刊名称、主办单位、年度、期数、出版日期、排架号、数量、在 库数量、目录信息、所有者信息。 办公用品办公用品 实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申 计计 算算 机机 刷卡终端刷卡终端 1刷卡终端刷卡终端 2刷卡终端刷卡终端 3刷卡终端刷卡终端 n 第 19 页 共 95 页 购单，经领导审批同意后方可购置，物品购置后由办公用品管理员登记入库，入库 保存后系统自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发 放后库存信息自动更新。 客户档案客户档案 公司内部往往会有许多合作客户及潜在客户资源，将这些资源有效的管理起 来，对于一个企业来说是至关重要的。客户档案管理就是针对这种需求而设计的。 市场人员定期将自己所掌握的客户详细信息（客户名称、行业、类别、联系方式等） 录入本系统，有相应权限的人可查看，这样避免了客户资源的流失，为企业进行市 场活动提供依据。 如何创建客户信息如何创建客户信息 在主导航器中单击，进入客户信息视图界面。如下图所示： 20 一、您如想新建客户信息，可在此视图界面上单击 按钮，随后进入 客户信息表单界面。 1. 选择客户类别 所谓客户类别是指客户与您在经济交往中发生的关系类别，客户信息表单 上方共给出四个类别选项。 其中一、二级代理选项是指客户作为您商品代理商的级别，客户与您是代 理关系。零售是指您将商品以零售的方式买给客户，客户与您是零售的关系。而项 目则表明您与客户之间是以签订项目来维系彼此间的利益关系。当您确定好客户类 别后，请您点重其中一个选项。 2. 录入客户信息 客户信息表单由单位信息和个人信息组成。在填写过程中应注意以下三点： (1) 单位名称、姓名、所在省市及地址不能为空。 第 21 页 共 95 页 (2) 客户类型及省/直辖市名称可在列表中选择，不必输入。 (3) 若通信地址与地址相同，则单击地址栏的小图标即可，不 必再次输入；单位总计一栏需填写电话区号，以后各电话传真号码不必再 次输入区号。 3. 当您认为客户信息表已填写完毕后,可单击 按钮，存盘退出到前一 界面；如不想退出而继续新建客户信息，可单击 按扭，完成操作； 如不想保留客户信息表单，则可直接按 按钮。 二、您如想修改已有客户信息，请在（图一）的视图窗格中，选中一个文档，然后 双击它，随后便会进入此文档所对应的客户信息表单，双击表单，表单即进入编辑 修改状态。 如何查询客户信息如何查询客户信息 您可通过三种方式对客户信息进行查询：导航窗格分类查询文档、搜索 条搜索特定文档、单击列标题查询。 一、导航窗格分类查询 单击导航窗格中的所有文档，则视图显示“编号”、“单位”、“姓名”、 “地区”、“类别”、“电话”、“传真”等各项目。查询结果如图一所示。 单击导航窗格中的按类别分类，则视图视图分为两层：第一层按客户类别 分类，分为一级代理、二级代理、零售、项目四类；第二层按编号排列客户，包括 “单位”、“姓名”、“电话”、“传真”、“地区”等项目。双击视图窗格中按 类别分类的折叠文档或单击三角符号，如：零售，则显示此零售类别下的客户主要 信息。分类查询结果如下图所示： 22 单击导航窗格中的按地域分类，则视图视图分为两层：第一层按客户所在 地区分类；第二层按编号排列客户，包括“单位”、“姓名”、“电话”、“传真” 、“地区”等项目。双击视图窗格中按地域分类的折叠文档或单击三角符号，如： 北京，则显示此地域类别下的客户主要信息。 二、搜索条查询 菜单选择“查看-搜索条”,则在按钮条上方出现一搜索条,单击 按钮，则可输入查询条件,保留后再单击按钮，实现特定文档查询。若想回到 搜索前视图，可单击 按钮。 三、列标题查询 单击视图窗格中带有三角符号的列标题，如：姓名列标题，则文档按姓名 的拼音先后顺序排列，您此时若想搜索某一文档可直接输入查询条件，如某人姓名， 敲回车键后，即可查询到需要的文档。 使用权限如下： 可查询单据的角色为：合同创建、销售统计、查询 第 23 页 共 95 页 如何打印如何打印 客户信息管理提供四种打印格式： 1. 打印单个客户信息： 在视图窗格中选定一个客户信息文档，单击 按钮。 2. 打印全部客户信息： 在导航器窗格中为视图显示选则一种分类方式，如按类别分类，单击 按钮。 科技档案科技档案 科技档案管理提供了科技档案信息查询、科技档案网上借阅（借阅单网上填写、 提交、审核、批准、反馈）、过期借阅自动催还，系统还提供了环境科学档案类目 的管理。 设备管理设备管理 实现公司仪器、设备有效管理，使决策者动态掌握设备资源。设备主要信息包 括：设备名称、型号、规格、数量、购买时间、购买价格、报废时间、使用者、当 前状态等。 采购信息采购信息 采购信息系统完成公司工程项目产品、公司内部使用物品采购详细信息的输入、 修改、查询，增加公司采购信息的透明度，避免多个采购员因为采购渠道不透明而 给公司带来损失。 市场动态市场动态 市场动态模块主要是针对公司内部的项目进展状况及与本公司相关的市场动态 情况而设计，其宗旨是为公司领导能随时跟踪项目的进展情况并提出相关建议和公 24 司内部员工共享公司的市场资源服务。系统具有较完善的权限控制，能满足企业的 市场信息方面的需求。 四、四、 公文管理公文管理 发文系统发文系统 完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、 领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳 动，提高办公效率。 系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。 系统支持笔迹保留，方便发文稿件修改。 本系统采用发文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需 经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。 本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记 录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。 1 拟稿人在主界面单击公文流转，进入公文流转模块主界面，如图 4-1 所示； 图 4-1 2 拟稿人单击新建发文，进入拟稿界面，类似于图 4-2 所示的画面； 第 25 页 共 95 页 图 4-2 3 输好后单击送核稿人核稿，将此公文发送给核稿人（如：科室负责人；分管 局长；副局长） ；系统会提示用户发给弹出一个对话框，如图 4-3，拟稿人从中 选择相应的核稿人来核稿。 图 4-3 4 核稿人打开公文流转数据库，选中需自己核稿的公文，双击鼠标，打开此公文， 单击编辑或双击文档，由阅读模式改为编辑模式，查看并修改此公文后(图 4-4)。 26 图 4-4 单击同意或不同意(图 4-5)，假设同意，输入批示信息后,单击送签发人签发,系 统将此公文发送到签发人（如：局长） ；如果核稿人不同意，单击不同意，再单 击退回给拟稿人,系统传还给拟稿人； 图 4-5 5 签发人打开此数据库，选中文档并双击鼠标打开此文档，修改好单击操作， 选择同意或不同意，假设同意，单击不同意，输入批示信息后系统，再单 击交收发员发文，系统将此公文发送到收发员；如果签发人不同意，单击不 同意，再单击退回给拟稿人,系统传还给拟稿人； 6 收发员打开此数据库，选中需自己登记的公文，双击鼠标，打开此公文，单击 编辑或双击文档，由阅读模式改为编辑模式，查看并登记此公文后(图 4-6)。 第 27 页 共 95 页 文件登记完成后，单击以其他格式显示,单击打印设置，收发员可以选择打印 机，及纸张（A4210*297） 。收发员也可单击页面设置，一般设置，上边距： 35mm，下边距：69mm,页脚：65mm。 图 4-6 文档打印完成后，单击送档案室归档； 档案管理员打开此数据库，选中需自己归档的公文，双击鼠标，打开此公文进 行归档。 收文系统收文系统 完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室 拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重 数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。 系统能够自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。 系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。 系统支持领导手写、语音批示，方便领导办公。 系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经 常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。 系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记 录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。 28 7 收发员在主界面单击公文流转，进入公文流转模块主界面，如图 4-7 所示； 图 4-7 8 收发员单击新建收文，进入收文界面，类似于图 4-8 所示的画面； 图 4-8 9 收发员可以输好“公文登记”后，还可以选择扫描所有的收到的文件，然后单 击引入，正文或附件，来引入正文或附件（图 4-9） 。输好后，收发员单击 送批阅人批阅，将此公文发送给批阅人（如：局长） ；系统会提示用户发给弹 出一个对话框，收发员从中选择相应的批阅人来批阅。 第 29 页 共 95 页 图 4-9 10批阅人打开公文流转数据库，选中需自己批阅的公文，双击鼠标，打开此 公文，查看此公文后(图 4-10)。 图 4-10 图 4-11 单击批阅(图 4-11)，批阅人单击阅办人选择一个或多个阅办人，单击经办 人选择一个或多个经办人，输入批示信息后,单击送阅办人批阅,系统将此公文 30 发送到阅办人（如：分管局长，科负责人） 。 12阅办人打开此数据库，选中需自己批阅的公文，双击鼠标，打开此公文，查看 此公文后。单击批阅（图 4-12） ，输入批示信息后,单击送经办人处理,系统将此 公文发送到经办人（如：一般科员） 。 图 4-12 13经办人打开此数据库，选中需自己办理的公文，双击鼠标，打开此公文，查看 此公文后。单击办理情况（图 4-12） ，输入办理情况后,单击送档案室归档,系统 将此公文发送到档案管理员。 14档案管理员打开此数据库，选中需自己归档的公文，双击鼠标，打开此公 文进行归档。 文档管理文档管理 文档管理系统是整个企业办公系统的重要组成部分，本系统的特点如下： 和文档手工管理类似，具有案卷管理、卷内目录、文件管理等功能。 收文系统接收的公文、发文系统的本单位发文自动归档到文档管理系统。 信息量大。收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单 位的相关政策、制度的制定具有指导意义。 信息及时、准确。文件从下发当天就可以进入办公系统，由于从编辑、采编都 第 31 页 共 95 页 采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。 便于重复引用。由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只 需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工 作效率。 五、五、 综合业务综合业务 请示报告请示报告 请示报告是各部门经由办公室（或别的职能部门）向单位领导请示、报告工作 的途径。请示报告系统的主要目的是利用计算机网络辅助办公室对各部门的请示、 报告进行登记、提交、信息反馈、查询、统计工作；实现各部门请示报告的生成、 部门意见的签署、办公室拟办意见的签署和领导批示等全过程的网上作业，实现流 程的实时监控，保证请示报告单的安全、快速运转。 本系统采用和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常 查看并办理待办事宜即可进行日常办公。 本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对请示报告单审批的整个流程进行跟 踪，详细记录请示报告的当前状态、请示报告审核的过程和领导审签意见。 工作简报工作简报 工作简报为各部门提供了发布本部门相关信息的途径，用于在单位内发布工作 动态、工作总结等。它与公告牌有所区别，公告牌常用于发布针对全体员工的信息， 而部门工作简报则主要针对本部门内部与工作相关的信息。在发布信息时，可指定 发布范围，只有属于发布范围内的人员可以查看。 超过有效期的信息系统将自动删除。 会议管理会议管理 会议管理子系统是整个企业办公系统的重要组成部分，本系统的特点如下： 建立了会议议题库；会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题 尽快得到处理。 提供了领导审核会议议题的功能；每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统 请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排。 32 提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库；可以对归档库中 的内容按指定的方式进行查询和统计。 提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪；系统通过待办事宜系统发出会议通 知单，用户对会议通知单的反馈信息包括：查看、反馈，这些宝贵的实时信息有助 于管理者对会议安排动态掌握。 一一. . 使用之前的初始化使用之前的初始化 在导航器上选择初始化会议主持人。进入会议事宜的视图后选择新建，然 后输入会议主持人的名单，并保存。 图 1 系统参数设置表单图 此表单域有两个：会议主持人、纪要审批。都是由本单位的地址本里选则出 来，一但选择完毕，退出后。上述两条记录将被加以限定或隐藏。 二二. . 表格的建立与使用表格的建立与使用 进入议程表格的视图后选择 新表格 按钮，您可按照您自己的需要，任意 输入新表格的名称和表格的形式，以备会议议程的安排的使用 第 33 页 共 95 页 图 2 会议系统初始化视图 进入新会议议程格式文档后，您将会看到格式名称、格式内容两个域， 第二个域的使用要借助操作按钮；例如： 图 3 编辑议程格式操作按钮图 当您写完名称以后，把光标置于第二个域内，按动 新建表格 按钮屏幕就会 34 出现创建表格的对话框，您可以确定表格的行数与列数， 然后按动编辑表格操作 编辑表格，也可删除行或列。编辑完成后存盘退出。 三三. . 会议前的安排会议前的安排 1. 进入新议程的表单进入新议程的表单 在导航器上选择按时间分类或按主持人分类，进入视图后，只有负责议程起 草的角色才有权利选择 新议程 按钮，别的人员将不会看到此按钮。 2. 对于表单中的主持人的限定对于表单中的主持人的限定 进入 新议程 表单，其主持人的参数已经限定，您可从中选择其一。 图 4 建立新议程视图 3. 创建新议程创建新议程 填写完各项空白后，按下 创建议程 按钮然后进入会议议程的新表单，选择 创建议程 按钮，屏幕上将弹出一个你已经编辑的表格名称表，你可从中选择合适 的表格，若您需要编辑表格，则可以按 编辑表格 按钮添加行或列，也可按 删除 行或列 按钮删除行或列。见下图。 第 35 页 共 95 页 图 5 新议程表单中引入表格的对话框图 4. 发送通知发送通知 编辑完议程后，你可以按 发送通知 按钮可以将这个议程发送至每一个与这 会议相关的人的工作站上。 5. 保存保存 按 存盘退出 按钮，系统将自动存盘和对读取权限自动完成设定。 图 6 新议程表格表单图 四四. . 会议后的总结会议后的总结 36 1. 会后总结的必要性会后总结的必要性 一次会议结束后，都要有纪要起草做会后总结，以备封档或查询。制作纪要 的具体方法如下。 图 7 会议纪要表单图 2. 怎样建立新会议纪要怎样建立新会议纪要 在导航器上选择按时间分类或按主持人分类，进入视图后选择 会议纪要 按 钮，您可以将这次会议的重要内容记录下来，并按 保存 按钮保存纪要。 第 37 页 共 95 页 图 8 显示建立会议纪要按钮视图 五五. . 关于会议记要的审批关于会议记要的审批 1. 关于纪要的审批的权限关于纪要的审批的权限 会议纪要的表单中，所有涉及到会议内容的域全部由原会议议程继承过来并 没有改动权，在没有审批之前，该会议除了少数有关决策人可审批，其他人则不能 看到或打开，即使能够打开此会议纪要的表单，如果没有权限，除 保存 按钮可以 使用以外，其他按钮均使用无效或被隐藏。 2. 保存键的使用保存键的使用 按动 保存 按钮系统即自动存盘并限定权限，保存后除纪要审批人外，其他 人无权查看。 3. 审批按钮的使用审批按钮的使用 只有会议记要经会议的主持人或有关领导审阅、批示后，按 审批认可 按钮， 该纪要才可公布或发给各与会者或其他读者予以审核，这时，阅后意见 按钮才会 弹出，读者若有意见可通过 NOTES 的电子邮件回发意见。 38 图 9 会议纪要表单按钮图 六六. . 与会者的意见与会者的意见 各与会者在看到会议纪要后，按下 阅后意见 按钮，填入自己的意见，并 能通过 NOTES 的电子邮件将您的意见发送给指定的工作站。见下图： 图 10 与会者的阅后意见表单图 七七. . 关于权限关于权限 第 39 页 共 95 页 本数据库对权限做了严格的规定，管理、录入各角色之间分工清晰、层次 分明，数据库角色分为四个： 图 11 存取控制列表图 1. 议程起草议程起草专门负责起草，相当于会议秘书。 2. 纪要起草纪要起草此角色相当于办公室主任，对会议的重要内容进行起草。 3. 纪要审批纪要审批此角色在单位中属于决策者，只有决策者才有权利审批会议 纪要，其他人没有权限。 4. 管理员管理员专门负责系统的设置及其更改。 督办查办督办查办 督办查办系统的主要目的是辅助督查部门进行督查的登记、发送、催办等工作。 督查员可以起草督查、督办通知单并指定主办、协办单位、办理期限，以待办事宜 的形式发送至主办单位、协办单位的待办事宜中；主办、协办单位查看督查、督办 事项，经过必要的督办查办事项办理过程后，可以针对督办查办事项填写办理意见、 办理结果；办理完毕后可以将督办、督办事项指定为“已经办结”；超过“办理期 限”的督办查办事项系统会自动发送电子邮件催办。督办查办办理完毕后督查员可 以将其归档。 40 如果主办、协办单位认为已经办结的事项，督查员认为还不满意，可以再次发 送本督办查办通知单，请主办、协办单位继续办理。 系统自动跟踪督办查办的整个过程，包括发送督办查办通知单、主办协办单位 填写办理意见或办理结果、标为已经办结。督查员可以掌握督查事项办理的全过程。 车辆管理车辆管理 对公司车辆基本信息进行统一管理，包括：车辆基本状况（名称、型号、车牌 号、产地、购车时间、车况、服务对象、司机等）、车辆每月费用状况（燃料费、 养路费、保险费、低耗费等）、车辆大修记录等。由调度部门对车辆基本信息进行 维护。 实现车辆调度的电子化。用车人可在本模块中填写用车申请单到调度部门申请 用车，根据实际派车情况实时更新车辆的目前使用情况（时间、车牌号、司机、用 车人、去向等）及预定情况，使用车人在申请用车前即了解目前可用的车辆信息。 一、查看用车单一、查看用车单 打开本数据库后 ，则近期内的车辆使用情况和申请情况就出现在页面上 了。如下图： 第 41 页 共 95 页 第一列显示批复情况，若申请前打了为同意，为不同意。第二列显示 重要程度，其中标有的用车单为重要不可变，标有为重要但可调整，标有为 一般可调整的用车单。 这里提供了三种查询方法：按编号，按用车时间，按用车部门。 1. 按编号按编号 单击按编号字段，则每一编号的用车情况就展示在页面上。如上图所示。 2. 按用车时间按用车时间 单击按时间字段，则每一天的每一时刻的用车情况就展示在页面上。如下图 所有用车单按时间排列，并且可以展开，阅读详细资料。 3. 按用车部门按用车部门 单击按部门字段，就可以了解各个部门的用车情况。如下图： 42 二、填写用车申请二、填写用车申请 如果您具有申请人角色，单击主页的 申请用车 按钮，进入用车单的填写 状态。如下图： 按照提示输入各项内容，系统允许使用每个空格右侧的小按钮来选择，填 写完毕，核实无误。然后单击邮寄申请，并选择审批人，就可以将申请发送了。 第 43 页 共 95 页 当审批人是否批准的邮件通知返回到邮箱后，您可以再打开数据库浏览一 下，若需要，双击文档则可以看到详细内容。 三、系统维护三、系统维护 该数据库有一些数据需要由管理员维护，象管理用车调度的审批人名录， 以及用车部门名录，可通过系统参数字段进行。第一次进入本库利用 新建参数 按 钮设置，以后可直接打开文档，利用 编辑 按钮工作。系统参数窗口如下图所示： 管理员可以通过单击小按钮来从单位内选择“车辆调度”和“用车部门” 的名称，未被选择的人与部门不具有相应权利。 注意：注意：不具有管理员身份的用户不能编辑系统参数 。 六、六、 公用信息公用信息 公告牌公告牌 44 公告牌是一个在网络中应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、 通告、批评、表扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业单位现有的公告栏功能 相似。 可自动跟踪查看人及查看时间，以便公告发布者及时掌握公告的阅览情况，这 对于一些重要的通知很重要。 超过有效期的信息系统将自动删除。 使用本数据库的用户可分为两类：一般用户和管理员。本节将根据这两种用 户来分别介绍数据库的使用。 发布新公告发布新公告 1.在视图中单击“新公告”按钮。 2.设置公告的截止日期，则公告到期后，系统将自动将此公告归档。 3.设置公告的发布范围，公告发布后系统将给在发布范围内的用户发送 邮件通知。发布范围可以是群组或个人，如果发布范围为空，则系统将给所 有用户发送邮件通知。 4.如果选中只允许发布范围内的用户阅读此公告，则只有在发布范围内 的用户能阅读此公告，其他用户不能阅读。 第 45 页 共 95 页 5.输入公告正文。 6.单击“发布”按钮发布此公告。 修改公告修改公告 1.打开需修改的公告，进入编辑状态。 2.修改需修改的地方。 3.保存并退出。 维护公告维护公告 管理员可修改并删除已发布的公告。 三、数据库管理三、数据库管理 只有在您的存取控制权限是“管理者”的前提下才可以执行下面的操作。本 节介绍权限设置和激活代理的操作方法。 权限设置权限设置 权限设置的操作步骤： 打开新建数据库的存取列表(选择“文件 - 数据库 - 存取控制”)。 如果您在存取列表中看到的“确认”按钮是灰色字体灰色字体，表示您的存取级 别不是管理者，则无法进行以下操作。请与本数据库的管理者联系，增 加您的管理者权限。 将您认为需要的用户的角色设置为“管理员管理员” ，同时将他们的权限设置为 至少“作者作者”以上；建议把他们的存取权限设置为管理者管理者。 缺省人员的权限为“作者” 。 网上论坛网上论坛 网上论坛为广大的网上用户提供了网上讨论感兴趣话题的广阔天空，在这里您 46 既可以开始一个新话题，也可以对其它用户提出的话题谈自己的看法、意见。为企 业办公系统内部提供了相互交流、相互学习的另外一条途径。(如下图) 一、数据库使用一、数据库使用 用户的工作用户的工作 新建讨论主题新建讨论主题 1.在视图中单击“新建讨论主题”按钮。 2.输入讨论的主题和分类 3.输入讨论正文。 4.单击“保存并关闭”按钮。(如下图) 第 47 页 共 95 页 答复讨论主题答复讨论主题 1.选择需要答复的讨论主题。 2. 在视图中单击“新建答复”按钮。 3.输入讨论的主题 4.输入讨论正文。 5. 单击“保存并关闭”按钮。 答复讨论主题的答复答复讨论主题的答复 1.选择需要答复的讨论主题。 2. 在视图中单击“新建答复的答复”按钮。 3.输入讨论的主题 4.输入讨论正文。 5. 单击“保存并关闭”按钮。 二、数据库管理二、数据库管理 只有在您的存取控制权限是“管理者”的前提下才可以执行下面的操作。本 节介绍权限设置和激活代理的操作方法。 48 权限设置权限设置 权限设置的操作步骤： 打开新建数据库的存取列表(选择“文件 - 数据库 - 存取控制”)。 如果您在存取列表中看到的“确认”按钮是灰色字体灰色字体，表示您的存取级 别不是管理者，则无法进行以下操作。请与本数据库的管理者联系，增 加您的管理者权限。 将您认为需要的用户的角色设置为“管理员管理员” ，同时将他们的权限设置为 至少“作者作者”以上；建议把他们的存取权限设置为管理者管理者。 缺省人员的权限为“作者” 。 注意：用户类型都为“个人个人” 。 办事指南办事指南 办公办事指南系统为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构 分布等信息。 通讯录通讯录 提供企业内各部门的通讯录列表，各部门有关人员将本部门人员的通讯录录入 并负责更新维护，这样企业所有员工均可从中方便查询到各部门人员的联系方法，