公文写作_行政事务与公文写作课程讲义

行政事务与公文写作（教 案）主讲教师：张晓春 副教授深圳大学高尔夫学院2009年2月2009年7月行政事务与公文写作课程目录概 述上 编 行政事务第一章 行政工作的作用 一、枢纽作用 二、助手作用 三、参谋作用 四、信息、耳目作用 五、协调作用 六、门面、窗口作用第二章 行政工作特点和基本规律 一、行政工作特点 二、行政工作基本规律三、行政管理工作原则1、服务原则2、按章办事原则3、效能原则第三章 行政人员素养 一、才干素养 1、精明的办事本领 2、较强的文字表达能力 3、特殊技能 4、提高工作效率 二、智能素养 1、知识积累 2、思维训练 3、临机智力训练 4、记忆训练 5、反思（自省）能力 三、心理素养 1、培养乐观幽默的心态 2、培植自信心 3、鼓励竞争精神，防止妒嫉心理 四、职业道德 1、树立为事业埋头苦干的献身精神 2、遵守纪律的自觉性 3、谦和平等的人际关系 五、调查研究 1、调查研究是基本任务与基本工作方法 2、调查研究的内容与范围 (1)基本情况调查(2)专题性调查(3)经验性调查(4)临时性事件与事故调查3、调查研究的准备(1)明确调查研究的目的与对象 (2)制订计划，拟好提纲 (3)调查研究的方法 4、调查研究的方法(1)调查的方式与方法(2)研究的方法第四章 行政事务综论一、会务工作（一）会务工作的种类与作用1、会务工作的种类2、会务工作的作用（二）会务工作的原则与内容1、会务工作的原则2、会务工作的内容（三）端正会风，提高会议质量1、会风不正的主要表现2、端正会风的措施二、文档工作（一）公文处理1、公文处理的意义与要求2、公文处理的程序(1)来文处理程序(2)发文处理程序（二）档案工作1、档案工作的基本内容和基本原则2、档案的基本管理(1)立卷的意义与范围A.文书立卷的意义B.范围与方法(2)案卷的整理与归档（三）保密工作下 编 公文写作第一章 公文写作基本理论一、公文写作的特点二、公文写作的基本要求三、提高写作水平的途径与方法第二章 公文写作常用文体分类一、公文写作的概念（广义、狭义）二、行政公文的分类第三章 行政公文的格式、行文规则一、行政公文的格式要求二、行政公文的行文规则第四章 行政公文的写作要求一、行政公文主旨的确立二、行政公文材料的收集三、行政公文结构的安排四、行政公文语言的把握第五章 行政公文常用种类的写作分别重点讲授通知、通报、报告、请示、函、会议纪要、批复等常用行政公文文种的写作特点和要求。第六章 其他常用公文种类的写作分别重点讲授计划、总结、会议记录、经济合同等常用文种的写作特点和要求。努力了的才叫梦想，不努力的就是空想！如果你一直空想的话，无论看多少正能量语录，也赶不走满满的负能量！你还是原地踏步的你，一直在看别人进步。29上 编 行政事务第一章 行政工作的作用一、枢纽作用 行政工作既是每一个具体岗位，又勾连上下左右。是整个行政管理系统当中不可或缺的重要组成部分。二、助手作用专指为部门领导工作中担负的具体办事方面的职责要求。三、参谋作用实质上是为领导决策服务的功能表现。四、信息、耳目作用行政人员要立足本职岗位，为领导的决策和决策的施行采集上报有关信息，通过调查研究，提供参考材料。五、协调作用在本职工作中涉及向上以及平级其他岗位的工作落实中发挥重要作用。六、门面、窗口作用虽然大家从事各自的不同岗位工作，但对外来说，每一个人都是工作具体单位的门面与窗口，要高度重视。第二章 行政工作特点和基本规律一、行政工作特点（一）从属性从工作角度上来讲，行政工作、尤其是行政事务工作从属性非常突出。我们要深切意识到这一重要属性和特点，才能弄清出发点，有针对性地开展好自己的工作。（二）事务性行政工作往往是很具体的工作任务。尽管有时相当琐碎，但却非常重要。如办公室秘书在考虑一次重要接待或重要会议时要事无巨细，不可遗漏任何细节并且都要予以落实，才能取得工作的完满。（三）被动性与主动性相结合行政工作首先是被动性的，因为在具体的工作岗位上要受到来自不同等级的上级部门或领导的直接指挥，按照企业发展的总体规划统筹考虑确定岗位及其职责。但同时行政工作又是具有主动性的，因为一个没有创新意识和创新能力的人是无法取得进步与发展对个人而言，无法推动企业向更高的水平和绩效发展对整体而言。如何处理好两者之间的关系，要学会立足本职工作来进行创新，要有思想、有思路，不断尝试换位思考，提高自己的理论素养和能力水平。二、行政工作基本规律行政工作的基本规律就是：按照本单位、企业发展的总体规划，在从事的岗位基础上有创造性地做好本职工作。随着本单位、企业的不断发展扩大，事业日渐兴旺昌盛，对行政人员的基本要求随之不断提高，对大家的素质要求等等也随之不断提高。我们必须适应这样的变化和要求，否则只能被淘汰。三、行政管理工作原则（一）服务原则（二）按章办事原则（三）效能原则第三章 行政人员素养一、才干素养（一）精明的办事本领办事能力是一个习惯性的说法，它是综合能力的体现。其中包括：专业能力指熟悉专业业务工作；理解与领会能力含有高度的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力以及睿智的品评力等；条理与驾驭能力；口语表达能力；应变能力（临机处理能力）；交际公关能力等。（二）较强的文字表达能力不仅要具备基础写作的一般要求，更重要的是要符合公文写作的特殊要求。（在“公文写作”课程中详细讲授）（三）特殊技能如外语、计算机技术等等。（四）提高工作效率所谓效率是数量与质量的同步协调关系达到最佳状态的实际反映。缺少任何一个方面都不可取。二、智能素养（一）知识积累主要包括：第一，政治理论和政策法规方面的知识；第二，业务知识；第三，历史文化以及逻辑思维等方面的知识等等。（二）思维训练人的智能高低是由思维能力的开发程度所决定的。加强智能训练的途径之一就是积极参加社会实践以及工作实践，加强思维训练。思维训练主要包括语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的综合训练。其中语言能力体现思维水平，因为语言是表达思想、进行交际的工具，没有思维就没有语言，没有语言也表达不出思维结果，两者相辅相成。（三）临机智力训练临机智力就是临机处置智能。它包括了应变能力，但又不仅限于此。而是包含在一切情况下所反映出来的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经验和思维力作为后盾，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。其改善，一是靠思维开发，更重要的是在实际工作中摸索与积累。（四）记忆训练对行政人员来说，要具备很强的记忆力，必须善于认人、记人、记事。（五）反思（自省）能力一个人要善于随时回顾自己的言行举止，善于总结自己的成功经验和失败的教训，特别是要善于发现自己的过失和不足。孔子云：“吾日三省吾身。”三、心理素养（一）培养乐观幽默的心态所谓乐观，是处事抱有积极的态度，而不是轻薄，更不是夸夸其谈，哗众取宠；而幽默，则是人类超越动物的心智的体现，常常表现为一种语言艺术。幽默是一种自信心的表现，反过来又能够有助于增强自信心。我们的工作中要讲究严肃认真，但并不妨碍乐观和幽默。它们是一副身心健康剂，还是融洽人际关系、密切交往效果的优化剂。要做到乐观与幽默，就要能够容人，就要有宽怀大度，遇事冷静。（二）培植自信心 信心是做好工作的一个重要的心理因素。要摒弃拘谨、沮丧、怨气等不良情绪，这些都是自信心不强的表现。信心来自于对自己、对环境的清醒分析，而不是盲目自信。知己知彼。（三）鼓励竞争精神，防止妒嫉心理竞争精神和嫉妒心理是社会现象，有时往往会被人们混为一谈，但实际上有本质的区别。因为竞争带来的是积极的成果，而嫉妒则只能是有百弊而无一利。竞争是社会发展的动力，是积极因素，事业的成功和个人的发展无不与竞争息息相关。而嫉妒则是病态的心理，其根源是自私，常常是因为自己不如别人而产生。更有甚者，嫉妒往往与不学无术划上等号！四、职业道德职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。（一）树立为事业埋头苦干的献身精神 这是职业道德的原动力，是其基础和保证。（二）遵守纪律的自觉性其一，严格按规章办事；其二，务必按职权办事。（三）谦和平等的人际关系 在工作单位当中，行政人员所必须遵守的原则是正直、公允、谦虚、平等。对上要正直、公平、亲和、尊敬；对下要谦虚、平等。五、调查研究（一）调查研究是基本任务与基本工作方法1、调查研究是行政工作的一项基本任务和基本工作方法。2、调查研究是锻炼自己工作能力的重要途径。（二）调查研究的内容与范围1、基本情况调查2、专题性调查3、经验性调查4、临时性事件与事故调查（三）调查研究的准备1、明确调查研究的目的与对象2、制订计划，拟好提纲（三）调查研究的方法1、调查的方式与方法：观察法、问卷法、访问法、文献法、实验法、普查法、个案法、抽样法等等。2、研究的方法：信息交合、比较分析、系统分析、矛盾分析、本质分析、预测分析等等。第四章 行政事务综论一、会务工作（一）会务工作的种类与作用1、会务工作的种类2、会务工作的作用（二）会务工作的原则与内容1、会务工作的原则2、会务工作的内容（三）端正会风，提高会议质量1、会风不正的主要表现2、端正会风的措施二、文档工作（一）公文处理1、公文处理的意义与要求2、公文处理的程序(1)来文处理程序：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、督办、立卷归档；(2)发文处理程序：拟稿、文稿呈批、登记或编号、印制与分发、立卷归档。（二）档案工作1、档案工作的基本内容和基本原则2、档案的基本管理(1)立卷的意义与范围A.文书立卷的意义查找作用；安全作用、基础作用。B.范围与方法范围；方法：作者特征；问题特征；时间特征；名称特征；通讯者特征；地区特征。(2)案卷的整理与归档三、保密工作下 编 公文写作第一章 公文写作概论公务文书，简称公文，是应用文体中使用广泛而又具有特殊写作要求的一类文体。公文写作是研究各类公文的写作规律、办法和探索公文写作能力形成及提高途径的一门学科。学习公文写作，可以全面认识公文写作规律，掌握公文的写作方法，明确公文写作的特殊要求，了解公文写作能力形成及提高途径，培养较强的公文阅读与评鉴能力，能写规范的公务文书。一、公文写作的特点公文写作既具有基础写作、应用写作的一般特点，又有自身特点。具体来说，以下五个方面：1、写作的受命性。公文写作一般没有写作者的主动的写作愿望，大多数是在机关单位负责人授意下，按照领导者的意图，或依据决策层和全体成员的意愿，“遵命”而写作。这就要求写作时必须为机关立言，做“传声筒”，不能自作主张，抒发己见。2、目的的专指性。写作活动一定有一定的目的。与一般写作活动不同，写作公文有特定的明确的指向。一篇公文最终是否发挥效用，关键在于写作者能否对写作意图有准确的把握，是否围绕写作目的在行文中加以具体表述。公文写作目的不明确，就会成为一纸空文，毫无价值。3、读者的确定性。任何文体都有一定的读者对象。公文有特定的读者，其中行政公文的读者十分明确，要用“主送机关”、“抄送机关”和“阅读范围”等项目加以确定。要求考虑不同对象，采用不同文体，运用不同表达方式，甚至考虑不同的语气措词。4、写作的集体性。一般写作基本上是个体活动。而公文写作则是一个集体参与的过程：有的由写作班子完成；有的由集体讨论，个人执笔；即使个人起草也要经过层层审核修改。5、写作的程式化。与一般写作的追求创新有所区别，公文写作必须使用一种相对固定的规范程式。公文有特定的体裁格式，国家有关部门对公文格式和发文稿纸等都用国家标准加以规定，除了维护行政公文的严肃性以外，还能起到方便起草、方便处理的作用，可以有效地保证公文的高质量和公文写作的高效率。从以上五个方面的特点可以看出，要写出一份有规范的有质量的公文，必须明确写作意图和读者对象，摒弃主观意念，按照一定的公文程式，遵循一定的行文规范来写作。二、公文写作的基本要求1、真实。“真实是公文的生命”。这是一个重要标志。公文首先在内容上要真实准确地反映党和国家的政策法令。公文的真实性还表现在符合实际上，反映问题要真实，提出意见、建议要合理，作出结论要符合客观规律。2、规范。公文的体裁需要合乎规范。大多数公文的外部组织在长期使用中由约定俗成而渐趋归一，包括格式构成、文面版式、用纸装订，都要合乎规范，不能随便变更，更不能标新立异。国家机关部门还专门制定行政公文规范性文件加以约束。（国务院办公厅国家行政机关公文处理办法“以下简称办法”2000年12月修订公布）3、实用。行文内容上，事项要明确，计划要可行，意见要中肯，建议要科学，要求要合理，态度要明朗，结论要正确等等，都是公文要实用的具体要求。行文形式上，公文要用规范的格式，直接、单一、简明，开门见山、直截了当、实事求是，行文要简捷明快。实用是一份有质量的公文价值的最终体现。三、提高公文写作水平的途径提高公文写作的能力，途径有很多。这里主要强调知识储备和实践训练两方面。1、知识储备。主要通过广泛阅读来实现。首先是理论书籍。其次是公文写作知识。公文写作理论是公文写作规律的总结和概括，对公文写作有一定的指导意义。另外还要多阅读公文范例，可以培养一些感应认识，尤其是一些近似的文体。2、实践训练。多练是写作学习中反复阐述的一条提高写作能力的基本途径，公文写作也不例外。首先要打好扎实的写作基本功，能写出内容充实、观点正确、结构严谨、表达有力、语言流畅的文章。再结合公文写作的要求，多做训练，不断提高公文写作的熟练程度，提高写作速度。公文写作有时有较强的时间性，由不得写作者从容写作、反复推敲，要求手快，熟练地拿出成品。严格来说，公文写作的要求也是相当高的。第二章 公文写作常用文体的分类一、公文的狭义、广义概念公文分为狭义、广义两种不同的概念范围。从广义上说，公文是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务，有一定格式的应用文。从狭义上说，公文特指“行政公文”。二、行政公文的分类1、从内容性质及其作用上看，公文大致分为三类：(1)专用公文：一定工作部门在一定业务范围内，根据公文办理的特殊需要专门使用的公文，如经济合同、外交照会、公诉书、商品广告等等；(2)技术公文：教学、科研、生产、基建等领域根据公文办理需要使用的公文，如说明书、图纸等等；(3)通用公文：指机关单位根据公务活动的需要而使用的公文。分为一般事务文书（如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等）和行政公文（根据2000年12月国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法规定，行政公文分为13种，分别是：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。2、从行文方向上看，也可分为三类：(1)下行文：上级机关单位向下级机关单位行文，如命令（令）、决定、意见、通知、批复等；(2)平行文：平级单位、不相隶属单位之间互相行文，如函；(3)上行文：下级机关单位向上级机关单位行文，如报告、请示、议案等。第三章 行政公文的格式与行文规则一、行政公文的格式公文格式指的是公文的外部组织形式，包括公文的用纸、装订与公文文面结构。公文格式是在长期的治理社会、管理国家、办理公务的过程中形成的。国家行政机关公文处理办法第三章“公文格式”对公文格式的各个方面作了明确而具体的规定：第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4（210mm*97mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。完整的公文格式是由文头、主文、文尾三大部分组成的。各个部分、各个项目围绕主题部分的正文，从不同方面、不同角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机的系统，为公文在传递过程中能够得到正确的处理，发挥各自应有的作用。1、文头部分文头又称版头，由文件名称、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。其中发文字号简称文号，指某一公文在发文机关一个年度中发文总号中的实际顺序号，由发文机关代字、年份、序号三部分组成，如“中发2002205号”等；发文字号的作用有三：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。秘密等级分为“绝密”、“机密”；紧急公文根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。上行文应当注明签发人、会签人姓名。2、主文部分主文是文件最主要的部分，由标题、主送机关、正文、附件、成文时间等项目组成。办法规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”完整的公文标题是由发文机关、事由和文种等三要素组成。主送机关是指负责处理、执行公文的机关。3、文尾部分由附注、抄送机关（指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关）、主题词（是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语）、印刷部分、印发时间组成。（二）行政公文的行文规则办法第四章专门介绍行文规则。所谓行文规则，就是行文的规矩、要求和原则。实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。第十三条 行文应当确有必要，注重效用。第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示“、”意见”和“报告”。第二十三条 受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。具体分别来说：1、实效的规则。第13条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”2、行文根据规则。第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。”（党政之间一般不互相行文）。3、政府各部门行文规则。第15条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”4、抄送规则。第20条规定：“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”第23条还规定：“受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”5、协商一致规则。第19条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”6、联合行文规则。第16条规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”7、请示规则。第21条规定：“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。”主要有：(1)不得越级请示。(2)只写一个主送机关。(3)一文一事。(4)不得同时抄送下级机关。凡是请示事项，一般是本机关职权范围内无权、无力、无法办理的事情。有各种处理的可能性。如果同时抄送下级机关，尚不具有执行效力和行政约束力，极易造成工作上的被动。(5)不直接送领导者个人。第22条规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示“、”意见”和“报告”。8、“报告”中不得夹带请示事项。第21条有规定：“报告”不得夹带请示事项。报告是用来汇报工作、反映情况、提出建议的公文文种，一般上级机关不予批复。*第四章 行政公文的写作要求一、行政公文的主旨确立“诗言志”、“文以载道”，文章的中心思想或基本观点，一般被称为主题，在公文中被称为“主旨”。它是公文撰写者通过公文的全部内容表达出来的对有关公务事项的基本看法和办理的行为意向。“意犹帅也，无帅之师，谓之乌合。”公文必须有主旨，写公文必须首先确立主旨。清人刘熙载艺概文概中有“古人意在笔先，故得举止闲暇。后人意在笔后，故至于手忙脚乱。”如何确立主旨呢？公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是人们对接触到的各种各样的材料产生的各种各样的感受的反复分析、认真研究中形成的、确定的。如何进行分析研究？毛泽东的“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的认识事物本质的科学的思考方法，也是公文写作中形成观念，确定主旨的正确的分析研究方法。“去粗取精”就是摒弃事物的那些粗糙的、偶然的成份，只选取那些能够反映事物本质的精华；“去伪存真”就是舍弃事物的虚妄的惑人的假象，只留下能反映事物本来面目的部分；“由此及彼”是通过事物彼此间的联系去探寻事务的内在联系；“由表及里”是透过事物的表面现象去认识事物的本质特征。所谓“改造制作工夫”就是运用头脑分析综合能力，通过对材料连贯起来的思索，实现由物质到精神，由感性到理性的“飞跃”，形成能够反映事物的本质的、内在联系的思想观点。确立主旨的要求：1、要符合党和国家的政策、法令。如有些公司对于搜身、检查私人物品甚至出现事件集中审查、不准离开等等规定，直接违反宪法和刑法等。2、要符合机关领导的意图。正确理解、准确把握领导交给的任务，在分析和收集材料中不断领会领导的意图。3、主旨要单一、鲜明，有强烈的针对性。揭示矛盾内在联系，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，用精警的语言把观点鲜明的表达出来。二、行政公文的材料收集公文材料是确立公文主旨、表现行文目的的依据和基础。包含现实生活中收集、积累起来的人、事、情况、数据等等（原始材料、素材），也包括经过选择写进公文的人、事、情况、数据等等（题材材料）。材料在公文中是不可缺少的。它是公文主旨形成的基础，是说明公文主旨的支柱。如一个单位要建一座宿舍楼，向上级请示批准，在公文中至少要有两方面的具体材料：一方面是本单位有多少部门、多少职工，无房户有多少、困难户有多少这是上级审核的必备数据，另一方面是要请示建楼所需资金预算有多少，建楼资金的来源，原来地段居民的安置和迁移情况等等。只写含混的住房困难等等是缺乏必要的具体、实在的材料，任何上级是不可能批准的。公文材料的收集：一是各种文件资料及各种信息，二是周围现实中的人、事、情况、问题。进行收集的办法就是开展调查，它包括：没有特定目标的经常性调查基本情况调查和有特定目的性的调查为特定公文的撰写而进行的有针对性的调查。开展调查可以采用：文献调查法，填表法，问卷法，访谈法，座谈法，实地观察法等等。调查的要求：一是要有甘当小学生的态度；二是随时记录、分类、汇总材料。占有了一些材料，就要对调查资料进行分类整理，通过审查、检验，区分资料的真假和粗细，保证资料的真实；在此基础上，根据调查的性质、内容和特征，将相异的资料区分开来，将相同或相近的资料合为一类。然后按照需要和各类资料的逻辑联系，依一定次序排列汇总。收集材料过程要“多多益善”，使用中涉及选择材料的问题。怎样选择材料？首要的是选材为了说明主旨需要。选择材料就要把不能有效地说明主旨观点的材料舍去，毫不吝惜。同时还要求必须确实，有代表性。确实就是真实、确切“事实真实”。如果事实的真实性方面出现问题，就有可能被别人在论据方面驳倒（反驳可以从论点、论据、论证方式三方面入手）。三、行政公文的结构安排如果说，主旨是文章的灵魂，材料是文章的血肉，那么结构是文章的骨骼。公文的结构与一般文章不同，首先是要求不同，公文区别于一般文章结构要求多样富于变化，而强调格式化、程式化；其次是内容不同，公文除了一般文章的安排材料以外还有格式安排问题。按照有关文件的规定，公文结构的特点和要求是：开门见山，条理清楚，层次分明，以数字表明段落和项目。安排公文结构的原则是：一要正确地反映公务活动发展规律和内在联系，二要为说明主旨服务，三要适合公文文种要求。安排公文结构的方法主要有：一、层次安排：并列，递进；二、段落安排：并列、递进；三、连接、转折的方法：普遍使用序数，经常使用表示衔接和转接的词语和句式；四、头尾圆合的方法“凤头豹尾”开头要“直”忌“曲”，可用交代式、结论式、概述式、简介式，而结尾可采用期请式、总结式、说明式、号召式。四、行政公文的语言把握语言是表达公文内容必不可少的重要因素。公文有自己长期形成的鲜明的语言特色。公文是机关办事的依据，要求实话实说，简洁明白，注重用词造句但不尚形容夸饰；要求生动但不追求情节的曲折离奇和绘声绘色。多用叙述、说明、议论的方法，不用描写、抒情。叙述多用直叙、概叙，极少使用倒叙、插叙、补叙、回叙、预叙、详叙等。公文语言受制于公文的性质、内容和功能，其特点是：明晰、准确、简朴、庄重。所谓明晰，就是意思明白、清楚，不晦涩，无歧义。（见例二分析）要实现语言的明晰，特别要注意选用含意确定、自己明白的词语，要选用通俗易懂的词语。所谓准确，就是能恰如其份地说明情况、阐述做法、表达思想。这里只从锤炼词语来看。首先是要分辨词类；其次要精心辨析词义，如“成绩、成果、成效、成就”，“毛病、缺点、错误、罪行”，“批评、批判、斗争”，“喜爱、热爱、酷爱”，“窃、偷”（书面语与口语）。所谓简朴，就是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂、不浮华藻饰。所谓庄重，就是端庄、郑重。要求要使用规范的书面语言，一般不使用口语、方言、土语，如广东的“早造、晚造”等等使用不恰当；恰当使用专用语，包括开头用语（根据、按照）、承启用语（为此、遵照、特作、拟采取）、结尾用语（以上、特此、上述）、称谓用语（本、你、该）、经办用语（经、现将、责成）、引叙用语（收悉、现接）、表态用语（照办、应该、原则同意）、期请用语（请、恳请、切盼）、批转用语（批示、阅批、转发）、征询用语（当否、如无不当）、期复用语（请回复）等。第五章 行政公文常用种类的写作第一节 命令（令）一、命令（令）的概念及特点命令（令）是行政公文中规格较高的一种文体。它是依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。军事机关经常使用的“命令”是军事文书，铁路、港口、工厂工作作业使用的“命令”只是一种工作术语，人事调动中的“调令”是一种工作凭据，不属于行政机关命令的范畴。其特点就是具有鲜明的强制性。二、命令（令）的类型（一）发布令用于发布依照有关法律制定的行政法规和规章。（二）行政令用于公布重大强制性行政措施。（三）嘉奖令用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及人员。三、命令（令）的写作（一）标题（二）发文字号。有相当部分的命令（令）的发文字号只标注顺序号（某一任期的顺序号）。（三）正文。主要包括命令原由和事项两部分。有的比较简单，内容单一；有的相对具体详细。但都有语言表达非常精炼准确，语气坚决，充分体现强制性、权威性的特点。多用陈述语气、祈使语气。（四）落款。一般是签署发令机关名称或发令人职务姓名。发布令多署发令人姓名。第二节 决定一、决定的概念决定是对重大事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当决定事项的公文。从这个规定上看，可以说其概念包含四个方面内容：一是对某些重大事项作出安排。这里的重大事项是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，如中共中央关于加快农业发展若干问题的决定等等。二是对重大行动作出安排，如中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定等等。三是奖励或惩戒有关单位或人员，如国务院关于2009年度国家科学技术奖励的决定。四是上级机关变更或撤销下级机关不适当的决定事项二、决定的特点主要有两个特点：（一）制约性。主要表现在领导性、指挥性和强制性上。因为决定比较集中地体现上级领导机关的意志，要求下级机关无条件执行。另外决定有时也会起到法规作用，往往是法规的延伸和补充，具有强制性和行政约束力。（二）稳定性。主要表现在内容上。决定行文之后，要求在相当长的时期内贯彻执行。三、决定的类型一般分为两大类型：（一）知照性决定。一般指表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定或某一具体事项的决定等等。内容比较单一，简明扼要。（二）指挥性决定。主要指关于重大事项和行动的决定以及一些带有规定性质的决定。一般容量很大，篇幅较长，能充分体现领导机关意图，详细阐述有关方针政策，对重大行动提出政策措施要求，在规定的范围内贯彻执行。四、决定的内容与写法决定的正文一般包括两方面的内容：一是决定原由，二是决定事项。篇幅随内容而定。语言表达上，要语气坚决、鲜明、准确，决不能模棱两可，含糊不清。写法上一般有三种：略写原由，详写事项；详写原由，略写事项；不写原由，只写事项。五、决定写作的要求（一）标题要完整、规范。事由要准确概括出来。（二）时间标注要准确。决定的时间标注要注意：一是成文日期要以会议通过日期或领导人签发日期为准；二是决定的时间一般要标注在标题下面，用括号括起来。不能标在文尾。（三）原由要准确、合理。原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚，简明扼要，有理有据，令人信服。（四）事项要明确、清楚。内容比较复杂的事项要一条一条进行表述，主要的重要的放在前面，次要的一般的放在后面，内容上符合逻辑。第三节 公告一、公告的概念和特点公告适用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项。”其特点是：（一）发布内容重要。所谓重要，就是指事关全局，或在国内外能够产生重大影响的事项。法定事项是指按法律程序批准确定的重大事项。（二）发布范围广泛。（三）发文机关级别高。全国人大、国务院，各级政府，或者是法定的职能部门等等。新华社就经常受权。企事业单位，法院等发布的公告属于专门的文书，不是行政公文。二、公告的写作公告的内容单一，篇幅不长，多用条款，表达直截了当，没有议论，不需说明，更不能抒情。语言风格是简洁明快，朴实无华，郑重严肃，通俗明白。标题：一般要求写明发文机关、事由和文种。正文：一般由原由、事项两部分组成。原由一般精炼简明，也有直接写事项的。公告事项要根据内容多寡确定表达方式。内容较多，分列条款。第四节 通告2000年颁布实施的办法才将公告与通告分为两种公文。一、通告的概念办法规定，适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文叫通告。使用很普遍。二、通告的特点（一）内容具体，业务性强。通告的事项一般比较具体且多为业务方面，使用频率很高。（二）有限制的行文对象。面向“社会各有关方面”，一般为国内。（三）有广泛的发文机关。（四）独特的发布方式。一般不用文本形式印发，而是张贴或报纸等媒体刊载。三、通告的写作一般包括标题、正文、落款署时几个部分。（一）标题。三种情况皆可。（二）正文。包括原由、事项、结尾。原由是发布通告的原因、根据、目的；事项是通告的具体内容，比较单一、简单；结尾也叫结语，以惯用语居多。四、通告的要求（一）不要将通告写成通知。这是两种不同的公文，特点、作用和受文对象范围都不相同。要注意区分。（二）发文目的要明确。（三）通告事项要符合政策法规。第五节 通知通知是公务活动中最常用的一种公文，使用频率最高、适用范围最广。一、通知的概念和特点通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。其特点是：（一）使用范围的广泛性。（二）文种功用的指导性。上级机关和组织向下级机关、组织用通知行文，都明显体现出指导性，特别是部署布置工作、批转和转发文件等等。明确阐述处理某些问题的原则和方法，说明需要做的事情，以及怎样做、达到什么要求等等。重在具体部署。（三）行文方向的不确定性。一般作下行文，但也用于平级单位、不相隶属单位之间。平行文的通知不能带有指示性和指导性，只能表述告知性或周知性内容。二、通知的适用范围（一）批转公文。（二）转发公文。（三）传达事项。（四）任免人员。三、通知的分类通常分为：一般事项性通知、批示性通知、指示性通知和会议通知。1、一般事项性通知。主要用于向下级机关、单位或有关人员知照一般事项，如作息时间、报送材料、设立或撤销机构、人员职务任免等。其写作比较简单，只要写清楚通知缘由和通知事项即可。2、批示性通知。主要适用于发布行政法规和规章，批转下级机关公文，转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文。包括：(1)知照经过本机关通过，并以本机关名义发布施行的法规性文件；(2)向下级知照经过本机关承认、肯定、认定的本机关所属业务部门或下级机关所制订的文件；(3)转发上级机关或同级机关或不相隶属机关的文件，要求下属单位贯彻执行或参照执行。此类通知的功能一般在文件标题上反映出来（关于印发XXXX的通知，批转XXXX关于XXXX请示的通知，关于转发XXXX的通知，关于实行XXXX制度的通知，）。其批语正文包括：提出意见或评价并作出处理决定；指明通知事项的意义；提出执行要求和希望。3、指示性通知。主要适用于指导下级机关工作，要求下级机关办理有关事项，或不适宜发布命令、指示的事项。其写作包括：通知缘由，通知事项，执行要求。4、会议通知。指组织召开会议的机关向参加会议的机关、单位行文，告知其会议内容、时间、地点和会议要求的公文。其内容单一，要求把参加会议的有关事项写清楚。一般包括：会议名称、内容、地点、参加范围、会期，报到时间、地点，需携带文件、材料等等。四、通知的写作各种通知有不同的写法。（一）通知标题的写法通知的标题有完全式和省略式两种写法。完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题，如广东省人民政府办公厅转发省财政厅关于临时出国人员用汇管理细则的通知。而省略式标题则是根据需要省略前面一项或两项成份的标题，一般有三种情况：(1)省略发文机关，这种比较常用，如关于县级市经济管理权限的通知等，但是联合行文一般不能省略。(2)省略发文机关和事由，只写通知，使用于发文范围小、内容简单的通知。(3)省略文种。一般公文绝对不可省略文种，这里所指就是可以适当省略在转发文件中的标题中的“通知”。如“XX县人民政府关于转发市关于转发的通知的通知”。标题四个层次用了三个“关于转发”、四个“通知”，很是重叠。可以根据办法规定改为：“XX县人民政府转发人事部关于XXX同志恢复名誉后享受XX级待遇的通知”。省掉中间层。（二）通知正文。一般包括原由、事项、要求三个部分。通知的主体在事项部分。1、转发性通知一般被称为“批语”，表明态度，提出贯彻执行的要求，非常简洁。2、事项性通知要使受文单位了解通知的内容，即事项，做什么，怎样做，有什么要求等等。开门见山，突出重点，详略得当，以叙述为主，适当分析、说理。抓住关键，阐明道理。第六节 通报.通报是为表彰先进、批评错误、传达重要情况所发的一种下行文。其特点是：1、典型性（主要特点），通报的事件无论正面、反面，都必须具有一定的典型意义，主要是要达到教育引导或警戒大多数人的作用。2、普发性与限制性。有些通报涉及面广，教育作用大，发送单位广泛，并可公开发表。但也有的通报涉及面小，且有机密，对阅读和传达范围有具体规定。据此有内部通报、普发通报之分。3、教育性与指导性。通报的作用重在提供榜样、借鉴，使下级机关与全体人员提高思想认识、自觉地有所依循。通报可以分为：表彰性通报、批评性通报、情况通报和事故通报。通报的写法一般由四部分组成：1、标题，有规范的完整标题，也有不完整的、由事由加文种的标题，如关于XXX的通报；2、主送单位，普发性通报不写主送单位；3、正文：一般由引言、事实（要求写事迹或错误事实）、分析处理部分（恰如其分地分析先进性或错误本质，有的还写出事迹或犯错误的原因，并提出处理意见。表扬性通报要写出给予精神或物质奖励，批评性通报要写出处分决定）；4、结尾。写作通报要注意以下问题：1、注意时效性。要及时抓住时机，失去时效性就没有行文意义了；2、注意指导性。不能事事发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。就是选择典型。3、注意真实性。所涉及事例必须是客观存在的，经过反复调查，事实真实可靠，绝对不能允许捏造和虚构，也不能夸大或缩小。第七节 议案议案是一种适用范围比较特定的行政公文。办法规定：各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的公文叫议案。议案的特点：第一，内容的法规性和政策性。第二，行文的定向性。议案的类型：第一种，立法议案，简称法案。第二种，政治议案，指提请审议办理重大政治事项和重大问题方案或意见的议案。第三种，任免议案。议案的写作：1、结构。与一般的行政公文不同，一般包括发文字号、标题、主送机关、正文、签署、日期等等。2、其正文部分主要包括：(1)标题由发文机关、事由、文种构成，不能省略；(2)正文原由、事项、结语；(3)签署。议案的写作要求：第一，要熟悉国家的法律、法规和党的方针政策。第二，语言要求准确、精炼、庄重。第八节 报告一、报告的概念和分类（一）报告的概念报告主要是用来向上级机关陈述事项，它是使用频率较高的一种上行文。（二）报告的分类报告的种类按内容来划分，可分为：工作报告、情况报告、建议报告及答复、报送报告。1、工作报告指汇报工作的报告。如汇报工作进展/成绩、经验、存在问题及打算，汇报上级交办事项的结果等等。如关于我省清理整顿公司工作的报告；2、情况报告指向上级机关反映情况的报告，即及时把本地区、本单位发生的重大问题，在一定范围内带倾向性的情况，包括会议的情况，向上级机关报告。它不限于某一具体工作，只讲客观存在的或突然发生的情况。其时效性强，发生事情要及时向上级机关报告，如铁道部关于193次旅客列车发生重大颠覆事故的报告；3、建议报告指提出工作建议。一般要求上级予以认可，而且大部分经批准都可以批转下级机关执行。要求其政策性很强，工作意见或解决办法经上级批转下来就变成上级机关的意志，体现了上级机关的意图。起草此类报告的机关要从大局出发。如关于试办中国南方食糖批发市场的报告，要注意与请示区别开来（后述）；4、答复报告指答复上级查询事项的报告，如上级领导对群众来信来访反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关。5、报送报告是向上级机关报送文件或物件时随文随物而写的报告。二、报告的写作报告一般由标题、主送机关、正文、附件、发文单位和发文日期等几部分组成。标题应能够简明扼要地概括正文的内容；主送机关只有一个，如需其他领导或部门阅知可用抄送的形式。正文可分为开头、主体、结尾三部分。工作报告开头要写清主导思想和政策依据，主体要写清工作进展和效果（包括基本做法及主要经验，存在问题及今后打算等等）；情况报告在开头要写明发生了什么新情况、新问题，主体写发生原因、问题性质及处理意见；答复报告开头则要摆出上级询问问题，主体写具体的答复。三、报告的写作要求1、掌握材料，熟悉情况。好的报告既要有情况、又说明，又要有判断、有分析、有建议，这就要求写作者首先要全面收集材料，并进行科学分析整理，做到言之有物；其次写作者要有一定的政策理论水平，熟悉相关政策法规，并结合实际情况