财产清查的方法及其结果处理

第八章 财产清查第一节 财产清查概述一、 财产清查的概念财产清查是对各项财产、物资进行实地盘点和核对，查明财产物资、货币资金和结算款项的实有数额，确定其账面结存数额和实际结存数额是否一致，以保证账实相符的一种会计专门方法。 财产清查是内部牵制制度的一个部分，其目的在于定期确定内部牵制制度执行是否有效。在企业日常工作中，在考虑成本、效益的前提下，可选择范围大小适宜、时机恰当的财产清查。也就是说，可按照财产清查实施的范围、时间间隔等把财产清查适当地进行分类。 财产清查，是通过实地盘点、核对、查询，确定各项财产物资、货币资金、往来款项的实际结存数，并与账存数核对，以保证账实相符的一种会计核算的专门方法。财产清查是指通过对实物、现金的实地盘点和对银行存款、往来账款的核对，来确定各财产物资和往来账项的实有数，并查明账存数和实有数是否相符的一种专门方法。造成账实不符的主要原因（1）自然因素 （2）人为因素造成账实不符的正常原因有：财产在保管过程中，由于发生物理和化学变化从而引起财产物资在数量上的自然损耗、自然溢余或质量上的变化；因于企业和银行对收付款项入账时间不同形成未达账项而引起的银行存款数额不符。造成账实不符的非正常原因有：在收发财产时，由于计量、检验不准，造成品种、数量或质量上的差误；在核算和管理方面，由于手续不健全和制度不严密而发生的错收错付；因管理不善或责任者的过失而发生的财产毁损、变质或短缺；因不法分子的营私舞弊、贪污盗窃等非法行为而产生的财产损失。二、 财产清查的作用、意义（一）作用1.财产清查是检查会计信息系统运行正常与否的有效保证 会计以凭证形式输入资金运动发出的初始信息，经过确认、分类、记录、整理和汇总，最后以财务报表为载体输出供决策之用的真实可靠的财务信息。在对会计信息质量的要求中，财务报表信息的可靠性最为重要。 为避免信息在传输过程中受主客观因素干扰而失真，复式簿记系统本身就有一定的内部控制机制发挥前馈控制作用。为了进一步核实日常核算信息(主要是簿记信息)是否如实反映情况，在编制财务报表前还要进行财产清查。 如总分类账与总分类账间要遵循复式记账原理进行复式记账，结果凡是各账户借贷两方面的金额都应保持发生额合计和余额合计的平衡；总分类账与其所属的明细分类账间要实行平行登记原则，结果是同一项经济业务的数据通过两个通道传输和记录，以便于相互核对等。 通过财产清查，可查明各项财产物资的实际结存数，并与账簿记录相核对，以发现记账中的错误，确定账实是否相符。若不相符，要查明原因，分清责任，并按规定的手续及时调整账面数字，直至账实相符。只有这样，才能保证根据账簿信息编制的财务报表真实可靠，从而提高会计信息质量。 2.财产清查是检查是否有效的控制措施 建立合适的内部会计监督制度，特别是其中的内部牵制制度的目的之一是健全财产物资的管理制度，保护财产物资的安全与完整，提高经营效率。 内部会计监督制度是否执行、有效与否，又可通过财产清查这一方法来检查。通过财产清查，可以查明各项财产物资的保管情况，如是否完整，有无毁损、变质、被非法挪用、贪污、盗窃等；还可以查明各项财产物资的储备和利用情况，如有无储备不足，有无超储、积压、呆滞现象等；以便及时采取措施，堵塞漏洞，加强管理，建立建全有关内部牵制制度。 3.财产清查可促进资金加速周转 通过财产清查，特别是对债权债务的清查，可以促进其及时结算，及时发现坏账并予以处理。同时，可以及时发现企业财产物资超储积压、占用不合理等情况，以尽早采取措施利用或处理，促进企业合理占用资金，加速资金周转。（二）意义（1）确保会计资料的真实可靠。（2）保护财产物资的安全完整。（3）促进财产物资的有效使用。（4）确保财经纪律的贯彻执行。 三、 财产清查的种类1.按清查的对象和范围分为全面清查和局部清查两种。 全面清查，是指对全部财产进行盘点和核对。在以下几种情况下，需进行全面清查：（1）年终决算前，为了确保年终决算会计资料真实、正确，需进行一次全面清查；（2）单位撤销、分立、合并或改变隶属关系，需进行全面清查；（3）中外合资、国内联营，需进行全面清查；（4）开展清产核资，需要进行全面清查；（5）单位主要负责人调离工作，需要进行全面清查。局部清查，是指根据需要对一部分财产物资进行的清查，其清查的主要对象是流动性较大的财产，如现金、材料、在产品和产成品等。局部清查范围小，内容少，涉及的人也少，但专业性较强。一般有：（1）对于现金应由出纳员在每日业务终了时清点，做到日清月结；（2）对于银行存款和银行借款，应由出纳员每月同银行核对一次；（3）对于材料、在产品和产成品除年度清查外，应有计划地每月重点抽查，对于贵重的财产物资，应每月清查盘点一次；（4）对于债权债务，应在年度内至少核对一至二次，有问题应及时核对，及时解决。 2.按照财产清查的时间划分，有定期清查和不定期清查两种。定期清查，是指根据管理制度的规定或预先计划安排的时间对财产所进行的清查。这种清查的对象不定，可以是全面清查也可以是局部清查。一般是在年末、季末、或月度末结账时进行。不定期清查，是指根据需要所进行的临时清查。其清查对象是局部清查，如更换出纳员时对现金、银行存款所进行的清查；更换仓库保管员时对其所保管的财产物资进行的清查等等。其目的在于查明情况，分清责任。四、 财产清查前的准备工作（一）组织准备组建清查领导组织制定清查计划检查督促清查工作作出清查工作总结（二）业务准备会计部门的账簿资料准备物资保管部门的物资整理准备清查人员的清查量具、表格准备五、财产清查的程序1.建立组织2.学习规定3.确定对象、范围，明确任务4.制定方案5.先清查数量，后认定质量6.填制盘存单7.填制清查报告表第二节 财产清查的方法（一）实物财产的清查方法清查方法：实地盘点法技术推算法抽样盘存法函证核对法清查手续：应填写“盘存单”和“实存账存对比表”。 (重要的原始凭证)（二）应收、应付款的清查清查方法： 询证核对法清查手续： 应填写“往来款项对账单”。（三）货币资金的清查1.库存现金的清查清查方法实地盘点法。清查手续填写“库存现金盘点报告表”。2.银行存款的清查清查方法与银行“对账单”核对。清查手续若存在“未达账项”，应编制“银行存款余额调节表”。 一、 财产物资的盘存制度(一) 永续盘存制账面盘存制是指通过设置各种财产物资品种明细账，平时对各项财产物资的收入和发出逐笔逐日连续登记，并随时结出账面结存数的核算方法。账面盘存制是指通过设置各种财产物资品种明细账，平时对各项财产物资的收入和发出逐笔逐日连续登记，并随时结出账面结存数的核算方法。永续盘存制下期末存货数量、成本及本期发出存货成本的计算期末存货结存成本的确定，如果各批存货价格一致：期末存货结存成本的确定，如果各批存货价格不一致（二）实地盘存制企业平时对实物资产只登记增加数，不登记减少数，期末结账时，通过实地盘存，确定财产物资的实存数，再倒挤推算出实物资产的减少数，并据以登记入账的方法。两种盘存制度之比较二、 各种货币资金的清查方法(一) 货币资金的清查方法货币现金的清查：包括对库存现金、银行存款和各种有价证券的清查。这里讲库存现金和银行存款的清查。 1.库存现金的清查：（1）采用实地盘点的方法。确定库存现金的实存数，再与现金日记账的账面余额核对，以查明盈亏情况。（2）清查时出纳人员必须在场。（3）不能用不具法律效力的借条、收据充抵库存现金。不能用白条抵库（4）现金盘点后，应根据盘点的结果及现金日记账核对的情况，填制“现金盘点报告表”。 “现金盘点报告表”是重要的原始凭证，它既起确定实有数的作用，又起实有数与账面数对比的作用。“现金盘点报告表”应由盘点人和出纳员共同签章方能生效。 2、银行存款的清查：（1）对账单法银行存款的清查与库存现金的清查方法不同，不是采用实地盘点法，而是采用对账单法。对账单法，是将自身的账簿记录与对方开给的对账单进行核对，或根据账簿记录给对方开出对账单，提供给对方进行核对的财产清查方法。适用于银行存款和往来款项的清查银行存款清查的对账单法，是指存款单位将其银行存款日记账与开户银行送给该存款单位的对账单进行逐笔核对，以查明有无未达账项及其具体情况的财产清查方法。（2）未达账项实际工作中，银行存款日记账的余额与对账单的余额往往不一致，原因有二：一是企业与银行双方或一方记账有错误；二是存在未达账项。所谓未达账项是指由于存款单位与银行之间对于同一项业务，由于取得凭证的时间不同，导致记账时间不一致，而发生的一方已取得结算凭证而登记入账，但另一方由于尚未取得结算凭证而尚未入账的款项。未达账项有以下四种：1.企业已收、银行未收款。（企收银未收）2.企业已付、银行未付款。（企付银未付）3.银行已收、企业未收款。（银收企未收）4.银行已付、企业未付款。（银付企未付）“企收银未收”、“银付企未付”两种未达账项使“银行存款日记账的余额”大于“对账单的余额”；“ 企付银未付”、“ 银收企未收” 两种未达账项使“银行存款日记账的余额”小于“对账单的余额” (3)银行存款余额调节表在与银行对账时，应首先查明有无未达账项，如果有未达账项就应采取编制“银行存款余额调节表”的方式，对企业和开户银行双方的银行存款账面余额进行调整，以消除未达账项的存在对“本企业银行存款日记账账面余额”和“银行对账单余额”的影响。“银行存款余额调节表”是为了核对企业与其开户银行双方记录的企业银行存款账面余额而编制的，列示有双方未达账项的一种表格。 “银行存款余额调节表”不是原始凭证，只是在对账时为了消除未达账项的影响而编制的，企业无需据此编制会计分录、调整账户记录。“银行存款余额调节表”的调节思路为：银行存款日记账余额+银收企未收-银付企未付=调节后存款余额对账单的余额+企收银未收-企付银未付=调节后存款余额“银行存款余额调节表”的编制方法首先，将银行存款日记账与银行对账单中的业务逐日逐笔核对，同一笔业务双方都有记录的，在金额旁边用铅笔划上“”符号。其次，编制“银行存款余额调节表”。将在银行存款日记账中未划“”符号的未达账项，及银行对账单中未划“”符号的未达账项都填入“银行存款余额调节表”中。计算出调整后企业账面余额和调整后银行对账单余额，两者相等，说明银行存款日记账准确无误。该调整表不能作为调整“银行存款日记账”记录的依据。调节后的存款余额是企业可以动用的银行存款的最高额度【例】假定光大公司2008年10月31日银行存款日记账的余额为17040元，开户银行对账单的存款余额为17340元。经核对，有下列几项未达账项：（1）公司开出现金支票320元，并已做减少银行存款入账，但持票人尚未去银行提取，银行尚未入账。（2）公司委托开户银行代收款960元，银行已收到并入账，公司尚未接到收款通知，尚未入账。（3）开户银行在公司的存款内扣除借款利息80元，并已作为减少公司存款入账，公司尚未接到通知，尚未入账。（4）公司于月末将收到的转账支票900元解入银行，并已作为增加银行存款入账，而银行尚未入账。对于银行存款的清查，注意如下几点：（1）经调节后，若双方账目没有差错，调节后存款余额应该相符，且其金额表示企业可动用的银行存款实有数；若不符，则表示本单位及开户银行的一方或双方存在记账错误，应进一步查明原因，采用正确的方法进行更正。（2）编制银行存款余额调节表的目的是为了消除未达账项的影响，核对银行存款账目有无错误。该表本身并非原始凭证，不能根据该表在银行存款日记账上登记，而要等到银行转来有关原始凭证后再按记账程序登记入账。（3）在清查过程中，若发现长期存在的未达账项，应查明原因及时处理。注意：1、“银行存款余额调节表”只起对账作用，不能作为调节银行存款日记账账面余额的凭证。应在有关结算凭证到达后，再据记账凭证登记银行存款日记账。2、经过未达账项调整后的余额才是企业当时实际可以动用的存款数额。 三、 往来款项的清查方法往来款项是指单位与其他单位或个人之间的各种应收账款、应付账款、预收账款、预付账款及其他应收、应付款项。往来款项的清查一般采取“查询核实法”进行清查。即派人或通讯，向结算往来单位核实账目，按每一往来单位编制“往来款项对账单”一式两份，派人或发函送达对方。 往来款项清查结束后，应将清查结果编制“往来款项清查结果报告表”。对其中有财务纠纷的款项，以及无法收回或无法清偿的款项，应详细说明情况，报请财产清查小组或上级处理，以便尽快了结这些逾期的债权、债务。往来款项清查结果经研究后，应按规定和批准意见处理。（催收 归还 协商 核销） 四、 实务的清查实物资产的清查是对各种原材料、在产品、半成品、产成品、固定资产等在数量和质量上进行的清查。实物资产清查时，实物资产的保管员必须在场，并参加盘点工作。（一）实地盘点实物资产的清查应从数量和质量两个方面进行。实物资产的质量主要运用物理的、化学的方法，通过技术检测手段或凭直觉对实物资产的品质、性能进行鉴定。实物资产的数量主要运用实地盘点法。实地盘点实物资产的技术方法有：1.逐一盘点法。逐一盘点法就是在实物资产的存放地点逐一对其点数或运用度量衡工具（过称）确定被清查实物的实有数的方法。2.测量计算盘点法。测量计算盘点法是对某些存量大，但存放较有规则的实物资产，通过测量其体积，以单位体积换算成重量，从而求出其实有数的方法。该方法主要适应于那些大量成堆、价廉笨重且不能逐项点清的物资，如露天堆放的煤、砂石等。3.抽样盘点法。抽样盘点法是对某些价值小、数量多、不便逐一清点的财产，采用从总体或总量中抽取少量样品，确定其样品数量，然后再推算总体数量的方法。（二）登记盘存单为了明确经济责任，各项财产物资盘点结果，应如实登记在“盘存单”上，并由盘点人和实物保管人员同时签章，作为各项财产物资实存数额的书面证明。（三）编制实存账存对比表发现某些财产物资账实不符，应填制“实存账存对比表”，确定财产物资盘盈或盘亏数额。实存账存对比表是财产清查的重要报表，是调整账簿记录的原始凭证，也是分析差异原因，明确经济责任的重要依据。第三节 财产清查结果的处理一、财产清查的结果有三种情况：（1）实存数大于账存数，即盘盈；（2）实存数小于账存数，即盘亏；（3）实存数等于账存数，账实相符。财产清查结果的处理一般指的是对账实不符盘盈、盘亏情况的处理。但对账实相符中如财产物资发生变质、霉烂及毁损时，也是其处理的对象。二、财产清查结果处理的要求1.分析产生差异的原因和性质，提出处理建议。2.积极处理多余、积压物资、清理往来款项。3.总结经验教训，提出改进措施，建立健全各项管理制度。4.根据清查结果，调整账簿记录，做到账实相符。三、财产清查结果的账务处理对于财产清查中发现的账实不符的账务处理分两步进行：（1）报请批准前的账务处理。财产清查中发现的盘盈、盘亏，在报经有关领导审批之前，应基于客观性原则，根据财产盘盈、盘亏的数字，编制会计分录，在账簿上如实反映，使各项财产物资的账存数同实存数完全一致。（2）批准后的账务处理。经批准后根据差异发生的原因和批准处理意见，将处理结果编制会计分录，并据以登记有关账簿。一、“待处理财产损益”账户的设置过渡科目待处理财产损溢为反映和监督在财产清查中查明的各种财产物资盘盈、盘亏和毁损及其处理情况，应设置“待处理财产损溢”账户。本账户可设“待处理财产损溢待处理流动资产损益”和“待处理财产损溢待处理固定资产损益”两个明细账户。该账户借方登记待处理的盘亏、毁损数，及经批准后待处理财产盘盈的转销数；贷方登记待处理的盘盈数，及经批准后的待处理财产盘亏、毁损的转销数。若余额在借方，表示尚待批准处理的财产盘亏和毁损数；若余额在贷方，表示尚待批准处理的。二、财产盘盈盘亏的核算1.流动资产（现金、原材料、库存商品等）清查结果的处理。（1）盘盈： 批准前：借记“原材料”、“库存商品”、“现金”科目，贷记“待处理财产损益”；批准后：对于盘盈的现金，借记“待处理财产损益”，贷记“营业外收入”；对于盘盈的原材料，冲减管理费用。（2）盘亏： 批准前：借记“待处理财产损益”，贷记“原材料”、“库存商品”、“固定资产”科目；批准后：能查明原因的，要由有关人员承担责任的，借记“其他应收款”，贷记“待处理财产损益”；原因不明的或正常耗损的，借记“管理费用”，贷记“待处理财产损益”，但是对于以外损失的原材料，计入“营业外支出”【例】光大公司在现金清查中发现库存现金较账面余额多出40元。 借：库存现金 40 贷：待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 40【例】经反复核查，上述现金长款原因不明，经批准转作营业外收入处理。 借：待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 40 贷：营业外收入 40【例】现金清查中，发现库存现金较账面余额短缺130元。 借：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 130 贷：库存现金 130【例】经查，上述现金短款其中100元属于出纳小李的责任，应由小张赔偿；其余部分属于无法查明的其他原因，经批准作为管理费用处理。 借：其他应收款小李 100 管理费用 30 贷：待处理财产损溢 待处理流动资产损溢 130【例】收到小李赔款100元。 借：库存现金 100 贷：其他应收款小李 100【例】光大公司在财产清查中发现甲材料盘盈10千克，每千克市场价格为100元，经查，属于计量器具不准造成。批准前： 借：原材料甲材料 1000 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 1000批准转销后：借：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 1000 贷：管理费用 1000【例】光大公司在存货清查中发现乙材料盘亏8千克，实际单位成本90元，经查，属于一般经营损失。批准前： 借：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 720 贷：原材料甲材料 720批准转销后： 借：管理费用 720 贷：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 720【例】光大公司在存货清查中，存放丙材料的仓库由于火灾，丙材料毁损100千克，实际单位成本50元。毁损材料由保险公司赔偿4000元。批准前： 借：待处理财产损溢待处理流动资产损溢 5000 贷：原材料丙材料 5000 批准转销后： 借