XX有限公司ERP系统需求规格说明书.docx

ERP系统需求规格说明书需 求 规 格 说 明 书 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 目 录 1、 引言 . 4 1.1、 编写目的 . 4 1.2、 读者对象 . 4 1.3、 编写原则 . 4 1.4、 项目背景 . 4 1.5、 定义 . 5 1.6、 参考资料 . 5 1.7、 变更历史 . 5 2、 任务概述 . 6 2.1、 目标 . 6 2.2、 用户特点 . 6 2.3、 假定和约束 . 6 3、 用户需求调研 . 7 3.1、 用户简介 . 7 3.2、 组织机构 . 7 3.3、 现有作业流程 . 7 3.4、 原始需求 . 8 3.5、 需求调研整理 . 8 4、 系统需求分析 . 9 4.1、 系统总体需求分析 . 9 4.1.1、 系统总体需求概述 . 9 4.1.2、 系统总体流程图 . 10 4.2、 基础数据需求分析 . 11 4.2.1、 基础数据用例图 . 11 4.2.2、 部门维护用例说明 . 13 4.2.3、 人员维护用例说明 . 14 4.2.4、 仓库维护用例说明 . 15 4.2.5、 计量单位维护用例说明 . 15 4.2.6、 物料类别维护用例说明 . 16 4.2.7、 物料维护用例说明 . 17 4.2.8、 客户类别维护用例说明 . 18 4.2.9、 客户资料维护用例说明 . 18 4.2.10、 供应商类别维护用例说明 . 19 4.2.11、 供应商资料维护用例说明 . 20 4.2.12、 单据类型维护用例说明 . 21 4.3、 库存子系统需求分析 . 22 4.3.1、 库存子系统流程图 . 22 4.3.2、 库存子系统用例图 . 23 4.3.3、 入库用例说明 . 23 4.3.4、 出库用例说明 . 24 4.3.5、 调拨用例说明 . 25 第 2 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4.3.6、 盘点用例说明 . 26 4.3.7、 库存成本调整用例说明 . 27 4.3.8、 库存报表需求 . 29 4.3.8.1、 库存台账 . 29 4.3.8.2、 库存进出明细表 . 30 4.3.8.3、 库存品呆滞分析表 . 31 4.4、 销售子系统需求分析 . 33 4.4.1、 销售子系统流程图 . 33 4.4.2、 销售子系统用例图 . 35 4.4.3、 报价用例说明 . 35 4.4.4、 订购用例说明 . 36 4.4.5、 出货用例说明 . 38 4.4.6、 退货用例说明 . 39 4.4.7、 预收款用例说明 . 41 4.4.8、 应收冲款用例说明 . 42 4.4.9、 销售报表需求 . 43 4.4.9.1、 销售日报表 . 43 4.4.9.2、 销售分析表 . 44 4.4.9.3、 销售排行表 . 45 4.4.9.4、 应收账款明细表 . 46 4.4.9.5、 应收账款账龄分析表 . 47 4.5、 采购子系统需求分析 . 48 4.5.1、 采购子系统流程图 . 48 4.5.2、 采购子系统用例图， . 49 4.5.3、 请购用例说明 . 49 4.5.4、 询价用例说明 . 50 4.5.5、 采购订货用例说明 . 52 4.5.6、 采购入库用例说明 . 54 4.5.7、 采购退货用例说明 . 56 4.5.8、 采购费用分摊用例说明 . 58 4.5.9、 预付款用例说明 . 59 4.5.10、 应付冲款用例说明 . 61 4.5.11、 采购报表需求 . 62 4.5.11.1、 采购日报表 . 62 4.5.11.2、 采购排行表 . 63 4.5.11.3、 应付账款明细表 . 64 4.6、 系统性能需求 . 65 4.6.1、 安全性需求 . 65 4.6.2、 响应速度需求 . 65 4.6.3、 运行环境需求 . 65 第 3 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 1、 引言 1.1、 编写目的 对开发软件的主功能、性能进行完整的描述，为软件人员后续开发铺平道路，为和客户交流提供基础。 1.2、 读者对象 湖南神品电脑有限公司各部门负责人，包括:总经理、财务主管、销售主管、采购主管、仓库主管。以及本软件系统的所有开发人员。 1.3、 编写原则 本详细需求包括整体说明、功能性需求、接口需求、非功能需求、设计约束、质量需求及安全环境 1. 整体说明包括系统的功能结构，用户特征; 2. 功能性需求包含了系统的所有功能需求; 3. 接口需求描述了系统与其他系统的接口; 4. 非功能性需求包括可靠性、性能、提交形式、包装需求、文档需求、界面需求、兼容性需求、可服务性需求、可重用性需求、安全性需求、可测试性需求、安装需求、帮助系统需求; 5. 设计约束包括条件约束、适用的标准、许可需求、法律、版权及其他声明; 6. 质量需求或验收标准包括了内部发布标准及用户验收标准。 7. 系统所支持的运行安全环境。 1.4、 项目背景 湖南神品电脑有限公司由于在实际管理中，信息化程度低，几乎所有的业务都采用手工操作，导致了以下问题:管理效率低下，指令不能及时传达，信息反馈缓慢，从而延误商机，物料管理混乱，产生大量浪费，等等。为解决这些问题，特委托我株洲创新有限公司为湖南神品电脑有限公司实施ERP项目。 第 4 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 1.5、 定义 ERP:企业资源计划. 1.6、 参考资料 企业资源计划设计方案 企业资源计划项目审批表 湖南神品电脑公司有关规章制度 1.7、 变更历史 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 2、 任务概述 2.1、 目标 对公司的物流、资金流、信息流进行全面整合，以此为出发点，要实现的具体目标有: 1、对公司的组织结构进行改进，使部门权限更加清晰合理; 2、对公司的业务流程进行整理，剔除不合理的部分; 3、实现公司办公的自动化，最大限度的消除业务流程中手工作业。 2.2、 用户特点 用户只具备最基础的计算机操作能力，只有少数的计算机维护人员才有专业的计算机水平。 2.3、 假定和约束 第 6 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 3、 用户需求调研 3.1、 用户简介 本系统主要为湖南神品电脑开发，原来为上ERP之前，他们公司大部分用的都是手工操作。虽然营业额在提高，但是利润却不见同比增长。 3.2、 组织机构 总经理 副总 生产 经理 助理 财务部 直销部 渠道部 服务 综合管生产部 研发部 储运部 采购部 中心 理部 一车间 二车间 三车间 质保课 神品电脑组织架构图 3.3、 现有作业流程 采购部 1、 采购部接到请购单后先由采购部经理审核，通过后交由采购部其他人员执行。请购单一般由采购部人员填制，这是很不合规矩的。 2、 采购人员查找相关供应商的信息、进行询价。由于该公司没有建立完善的往来档案管理，所以要找到以前的采购信息，不仅很花时间，也费人力。 3、 采购人员询价回来之后，由经理决定从哪家供应商进货。与供应商直接接触的只有采购人员，他们提供的资料不能保证真实有效。 4、 货物送到交由供应部验收。 供应部(仓储组) 第 7 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 1、 先对货物进行清点，核对数目和金额。 2、 办理入库，登记库存台帐。 3、 办理出库，登记库存台帐。仓储管理不严格，基本上其他部门的人去领料，只要登记部门和名字就行了，没有任何出库凭证。也没有对员工资料进行核实。 4、 商品在使用时发现问题，不经过仓库，直接联系供应商退货。这样无法掌控实际库存和应付金额。 5、 仓储固定会进行期末盘点，不过多数出现盘亏现象，找不到原因。 营销部 1、 业务人员出去跑业务，客户资料一般都由他们掌握，企业没有及时的完善客户资料，通常会因为业务人员的离职丢失客户。 2、 业务人员会对大单提高折扣，有时候大单的盈利还没有小单可观。权限设置不严格，如果折扣大于一定点(例如8.5折)，应该有营销部经理、副总来审核。 3、 业务部一般是根据订单量来计算工资，所以业务人员签下订单后，很少对客户催款，造成一些坏账和死账。业务人员掌握客户的规模、实力、历史交易情况、是否守信用。应该合理的评定客户的信用度。 3.4、 原始需求 1、 建立完善的往来资料，例如:客户资料、供应商资料。 2、 能够方便的查询以往的历史采购记录和历史交易记录。 3、 希望能够制定合理的流程，保证仓储根据单子出库和入库。 4、 能够对客户的信用额度进行合理的评定。 5、 对于采购的物品要设置审核，采购人不能自己填写请购单。 3.5、 需求调研整理 第 8 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4、 系统需求分析 4.1、 系统总体需求分析 4.1.1、 系统总体需求概述 第 9 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4.1.2、 系统总体流程图 第 10 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4.2、 基础数据需求分析 4.2.1、 基础数据用例图 【部门维护用例图】 【人员维护用例图】 第 11 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 【仓库维护用例图】 【单据类型维护用例图】 第 12 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4.2.2、 部门维护用例说明 编号 BS11 具体描述 根据企业的需求制定，如:因公司扩大，需要添加人事部、公司重组要把采购和帐款分为两个部门等等。 部门在企业的日常运作中必须用到，如:员工的管理，单据的生成和审核等等。 优先级 高。 角色 管理员(公司高层) 前置条件 1.企业的需求。 后置条件 1.添加部门成功，删除部门成功，修改部门成功。 输入 1. 部门编号 2. 部门名称 3. 英文名称 4. 编制人数 5. 工资方案 6. 日期 7. 备注 输出 1. 显示操作结果(成功或失败)。 2. 添加部门，删除部门，修改部门。 基本路径 1. 填写部门信息。 2. 添加部门，删除部门，修改部门。 3. 保存部门信息。 扩展路径 1. 填写部门信息不合理。 2. 操作失败。 第 13 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 异常处理 特殊需求(补(注意:除添加外，其他操作对象应该事先存在，删除时有人员信息的充说明) 部门不能删除) 4.2.3、 人员维护用例说明 编号 BS12 具体描述 人员维护是对企业内部人员的调整，人事部经理或公司高层可以对企业人员进行添加、修改、查询。 优先级 高 角色 人事部管理员 前置条件 1. 必须是人事部管理员或高层的管理员才能对人员进行调整 2. 添加时，必须填写必填信息，才能添加 3. 修改、查询时，必须有该人员存在 后置条件 无 输入 基本资料: 1. 人员编号(系统自动产生，格式:10001) 2. 人员姓名 3. 所属部门 4. 性别 5. 身份证号码(15位或18位) 6. 就职状态(试用，转正，离职) 7. 行事历 8. 发薪方式(现金，银行) 9. 联系电话 10. 入职日期 详细资料: 11. 转正日期 12. 婚姻状况(未婚，离婚，已婚，丧偶) 13. 学历(高中/中专、大专、本科、硕士、博士) 14. 职务 15. 国籍 16. 籍贯 17. 离职日期 18. 联系地址 19. 合同起始日期 20. 合同终止日期 21. 试用期长 输出 显示操作结果，如:添加成功、修改成功等。 基本路径 1. 填写必填信息(即基本资料)，没有填写，则无法添加员工。 第 14 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 2. 修改:企业人员资料变化。 3. 查询:查询相关人员的资料。 4. 不能删除 ，只是修改员工状态为离职。 扩展路径 1. 没有填写必填信息。 2. 身份证格式填写不正确。 异常处理 1. 操作错误，重新填写。 特殊需求(补(注意:除添加外，其他操作对象应该事先存在) 充说明) 4.2.4、 仓库维护用例说明 编号 BS21 具体描述 维护仓库基本信息，包括仓库编号，位置，地址，名称等。 优先级 高 角色 仓库管理员 前置条件 系统管理员登陆 后置条件 显示库管理员对仓库信息的操作结果。如:修改仓库信息成功等。 输入 1.仓库编号 2.仓库名称 3.仓库地址 4.联系人员 5.联系电话 6.备注 7.仓库类型 (比如 成品库，材料库) 输出 操作结果 基本路径 填入基本仓库信息 、产品库存数量的清点、物料的分类 扩展路径 1. 不能添加相同名称的仓库 2. 修改仓库，该仓库必须存在。 3. 不能删除有库存信息的仓库 异常处理 特殊需求(补(注意:除添加外，其他操作对象应该事先存在) 充说明) 4.2.5、 计量单位维护用例说明 编号 BS22 具体描述 计量单位是用来计算与核对企业物料数量,是货币的单位或者商品单位，位则无法保存物料主文件,有关货币的单据就无法生效.可以对计量单位 第 15 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 进行修改,也可以添加新的计量单位. 优先级 高 角色 管理员 前置条件 某些物料或货币需要新的计量单位来表示才能正确进行计算。 物料或货币的计量单位描述的准确性不够时。 后置条件 计量单位被修改，或保存。 输入 1. 编号 2. 名称 3. 英文名称 4. 修改日期 5. 换算率 6. 单位符号 7. 备注 输出 新增计量单位显示(新增成功则会显示新增的内容，失败一般是提示单位编号不能为中文)。 查询计量单位:计量单位的名称，编号，英文名称等。 基本路径 添加计量单位: 1.共用资料中的物料资料中添加计量单位 2.输入需要的计量单位信息后,并保存。 3.产生新的计量单位信息 扩展路径 在单位编号栏输入中文,提示单位编号不能为中文,计量单位新增失败. 币别编号不能输入中文，提示币别编号不能为中文，新增操作失败。 异常处理 特殊需求(补 充说明) 4.2.6、 物料类别维护用例说明 编号 BS24 具体描述 将采购人员新采购的物料依不同性质进行分类，然后在按类别对物料进行维护，仓库人员可对物料类别进行添、删、查、改。它通过对物料类别的添加能更好的方便仓库人员在领料的时候进行区分，在一定的基础上对物控人员也带来方便查询等功能。总之，物料类别就是把物料按性质进行分类用来更高效、更方便、更快捷的管理物料，保证入库的物料条理有序。 优先级 高 角色 仓库管理员 前置条件 管理员登陆 后置条件 在仓库没有该性质的物料分类时进行添加 输入 1. 类别编号(不可空白，例:A001，A002，B001可使用字母或数字，类别编号一经使用就不能进行修改) 2. 类别名称(根据物料的名称进行填写) 第 16 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 3. 英文名称(选填) 4. 备注 输出 操作成功或失败,在填写物料信息时，显示物料类别信息 基本路径 先查看自己仓库是否有同性质的物料分类，没有就对其进行添加 1( 制单 2( 填写基本数据 3. 保存数据 扩展路径 如果有次性质的分类就在原来的基础上添加，因为物料分类不能重复。当然在次类别下有物料的话，也不能对其进行修改。必须项没有填写正确，单据无法保存。在无法保存的时候底部应该提示什么地方没有填写正确，无法保存。 异常处理 特殊需求(补 充说明) 4.2.7、 物料维护用例说明 编号 BS25 具体描述 物料维护用例是对企业所有形态物品进行维护。它通过对“物料主文件设定”的添加、修改、查询和删除实现对物料的维护。用例是用来更快捷、方便、高效的管理物料，保证生产、采购作业的顺利进行。 优先级 高 角色 仓库管理员 前置条件 管理员登录 后置条件 输入 1. 基本输入: 2. 物料编号(必填) 3. 物料类别(必填) 4. 物料名称(必填) 5. 计量单位(必填) 6. 规格型号 7. 条形码编号 8. 英文品名 9. 建议售价 10. 售价A 11. 售价B 12. 售价C 13. 售价D 14. 售价E 15. 标准进价 16. 物料形态 第 17 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 17. 采购提前期 18. 主供应商 19. 平均成本 20. 标准成本 21. 物料说明 输出 所需的物料信息(如:基本资料、存量总信息、存量明细信息、交易资料、物料描述等)。 基本路径 如查询 输入查询条件 显示结果 扩展路径 物料编号不能重复，否则添加失败;物料编号不能被修改;如果该物料库存不为0或正在使用，不能被删除。 异常处理 特殊需求(补 充说明) 4.2.8、 客户类别维护用例说明 编号 BS31 具体描述 将客户进行分类;在填写往来资料详细信息及销售的单据中使用 优先级 高 角色 销售人员 前置条件 无 后置条件 无 输入 1. 类别编号 2. 类别名称 3. 备注 输出 显示类别信息，保存类别信息 基本路径 填制往来类别资料应填制的正确内容，产生新的类别资料。 扩展路径 无 异常处理 已存在重复资料，则提示 业务规则 无 特殊需求(补无 充说明) 4.2.9、 客户资料维护用例说明 编号 BS32 具体描述 用来及时的根据销售需求来制定客户的详细信息;在销售交易单据中以 第 18 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 便查询客户的信息 优先级 高 角色 销售人员 前置条件 必须与公司有来往的客户 后置条件 无 输入 1. 全称 2. 编号 3. 简称 4. 类别 5. 地址 6. 负责人 7. 联系电话 8. 银行账号 9. 开户银行 10. 业务人员 11. 资本额 12. 电子邮件 13. 传真号码 14. 最近拜访日 15. 拜访日 16. 客户建立日期 17. 终止交易日 4.2.10、 供应商类别维护用例说明 编号 BS33 具体描述 供应商类别设定是将供应商依不同性质分门别类以便查询，若不需区分供应商类别时仍需设定一个。可以对往来的供货商进行添、删、该、查，通过类别的设定，我们可以更好的清楚那些是企业的重点供货商，方便企业对供应商进行区别，分类管理。供应商类别由采购员进行 优先级 低 角色 采购员 前置条件 后置条件 输入 类别编号 类别名称 英文名称 备注 输出 查看类别信息 基本路径 填制往来类别资料必填制的正确内容(编号和类型名称)及选填内容，产生新的类别资料 扩展路径 第 19 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 异常处理 提交后如有重复名称则设定失败，提示用户重新输入; 如有重复编号则显示编号内容，并提示 业务规则 供应商类型编码为2码流水码 特殊需求(补 充说明) 4.2.11、 供应商资料维护用例说明 编号 BS34 具体描述 供应商主文件设定为各套系统所共用。它是计算机管理交易单据时不可或缺的资料，未输入供应商主文件则无法输入交易资料。当企业有新的业务往来对象或单位时，相应部门的人员便可添加其资料，方便以后用来调阅查询。当往来对象的资料有变更时，可对其资料进行修改或删除操作。客户资料由销售业务员来输入和维护;供应商资料由采购员来输入和维护。 优先级 高 角色 采购员 前置条件 后置条件 1、 供应商编号 输入 2、 供应商全称 3、 英文全称 4、 账款归属 5、 类别 6、 地区 基本资料: 7、 负责人 8、 联系人 9、 联系电话一 10、 联系电话二 11、 银行账号 12、 开户银行 13、 采购人员(谁填写的) 14、 电子邮件 采购信息: 15、 最近采购入库日 16、 最近采购退货日 17、 单价是否含税 付款信息: 18、 账款额度 19、 每月终结 20、 信用等级 21、 预付款 第 20 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 22、 应付款 23、 地址 输出 查看供货商相关信息 基本路径 1. 填制往来资料应填制的正确内容 2. 产生新往来资料 扩展路径 如有重复名称则设定失败，提示用户; 如有重复编号则显示对应编号内容，并提示 异常处理 业务规则 供应商编码原则:取供应商的拼音首字母(尽量取3码以内)作为编码，首字母重复的，加流水码以区别 地区编码规则:取1位字母识别码+ 2码流水码字母识别码目前仅使用C代表中国 特殊需求(补 充说明) 4.2.12、 单据类型维护用例说明 编号 BS41 具体描述 单据类型维护，指的是采购请购类型设定、采购询价类型设定、采购入库类型设定、采购订单类型设定、采购退货类型设定、销售订单类型设定、销售出库类型设定、销售退货类型设定、销售报价类型设定、其它入库单设定、其它出库设定。添加单据的类型主要是为了更详细的说明单据的作用及用途，方便相关人员的查询和调用。单据类型的变更可由相关人员进行修改或删除。 采购设定是由采购人员维护;销售设定是由销售人员维护;仓库设定是由仓库管理员维护。 优先级 高 角色 销售业务员，采购员，仓管员 前置条件 登录系统 后置条件 输入 填写类别编号(必添)，类型名称(必添)，备注(选填) 输出 查看类别编号，类型名称，备注信息 基本路径 1.填制单据类型应填制的正确内容(编号和类型名称) 2.产生新的类别资料 扩展路径 如有重复名称则设定失败，提示用户; 如有重复编号则显示对应编号内容，并提示 异常处理 特殊需求(补 充说明) 第 21 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4.3、 库存子系统需求分析 4.3.1、 库存子系统流程图 第 22 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 4.3.2、 库存子系统用例图 4.3.3、 入库用例说明 编号 ST11 具体描述 企业中的产品，原材料，采购件等物料入库时必须满足以下几点才可以办理入库手续: 必须持有相应的单据(采购单，退货单等)，才能办理，否则无法办理入库手续 2.根据相应的订单选择入库类型(拆解入库、借入、借出归还、生产消耗件退料等)，才能办理入库手续，否则不能办 3. 优先级 高 角色 仓库管理员 前置条件 1 仓库信息 2 人员信息 3 物料信息 4 部门信息 后置条件 影响库存量，成本，公司资金周转周期等 输入 1.供应商 2.单据日期 第 23 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 3.单据号码 4.入库类型 5.仓库 6.采购人员 7.所属部门 8.制单人员 9.复核人员 10.是否审核 -入库明细- 1.物料编号 2.物料名称 3数量 4.单价 5.总价 6.单位名称 7.规格型号 8.备注 9.栏号 输出 1. 入库单据，库存数量增加 2. 库存台帐变化(数量增加，金额增加) 基本路径 1. 制订入库单据(仓库名称，入库类型，单据日期，单据号码等等) 2. 审批单据并生效，库存数量增加 扩展路径 1. 仓库名没有输入，不允许提交入库 2. 库存数据与单据信息是否符合 异常处理 业务规则 特殊需求(补无 充说明) 4.3.4、 出库用例说明 编号 ST12 具体描述 根据出库单据来选择仓库进行出货，前提是此出库单据必须经过了审批才能进行仓库出货。 优先级 高 角色 仓库管理员 前置条件 1. 仓库信息 2. 人员信息 后置条件 1. 库存数量减少 第 24 页 共 65 页 XX有限公司ERP系统需求规格说明书 2. 库存帐台变化 输入 1. 客户 2. 单据日期 3. 送货地址 4. 单据号码 5. 销售出库类型 6. 仓库 7. 业务人员 8. 所属部门 9. 制单人员 10. 复核人员 11. 备注 1