某保险公司办公自动化系统使用说明书

中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统使用说明书（系统管理员卷）使用说明书（系统管理员卷） 目目 录录 1系统安装设置4 1.1 辅助软件4 1.2 安装 JDK.4 1.3 安装应用服务器4 1.4 拷贝应用程序到指定的路径5 1.5 安装数据库5 2.公文管理7 2.1 基础数据维护7 功能简介.7 使用说明.7 2.2 公文传输基础数据的维护14 功能简介.14 使用说明.14 3.系统管理19 3.1 人员管理19 功能简介.19 使用说明.19 3.2 组织机构22 功能简介.22 使用说明.22 3.3 角色管理30 功能简介.30 使用说明.30 3.4 工作流管理33 功能简介.33 使用说明.33 3.5 基础数据41 功能简介.41 使用说明.41 3.6 菜单管理42 功能简介.42 使用说明.42 3.7 系统配置45 功能简介.45 使用说明.45 3.8 公文交换邮件的配置过程52 4.用户客户端的设置及常见问题54 4.1 IE 浏览器的设置.54 4.2 配置 office 办公软件.58 4.3 常见问题59 前前 言言 二十一世纪的计算机应用技术已经发展成为以 Internet 技术为核心的阶段。 中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统的实施可以帮助中国人寿保险股份 有限公司规范内部工作流程，加强工作计划性，提高协同办公工作效率。 中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统融合了当前最为先进的 Internet/Intranet 技术与现代管理思想，真正实现了客户端的零配置，实现了完 全的移动协同办公与业务处理功能。 中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统严格遵循国家有关办公规范， 整个系统具有高度的规范性和专业性等特点。 中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统用户操作手册分为系统管理员 操作手册和普通用户使用操作手册。本手册是专门为系统管理员配置、管理中 国人寿保险股份有限公司办公自动化系统而准备的，分为公文管理中的基础数 据维护和系统管理两大主要部分，本说明书主要对本系统的系统管理部分和正 常运行中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统各个功能模块需要针对各个 功能模块进行的设置和维护工作进行了详细的介绍，力图使系统管理员能够通 过对本书的学习而熟练掌握中国人寿保险股份有限公司办公自动化系统的日常 管理和维护工作。 1系统安装设置系统安装设置 本部分描述了 Windows 与 Linux 平台上安装和配置办公自动化系统的步骤， 对除了安装操作系统和 Oracle 以外的所有过程都进行了描述。其中，办公自 动化系统应该在中文环境下运行，因此建议安装 Linux 的时候，选择中文语言 包并默认使用中文启动系统。 1.1 推荐的辅助软件推荐的辅助软件及其版本及其版本 在软件开发及其应用过程中需要用相关的辅助软件，经过严格测试后推荐 以下版本的软件。 服务器操作系统Windows 2000 sever 版、Red Hat Linux 7.3 及以上版本 数据库Oracle 817 及其以上版本 应用服务器Resin 2.1.4 Internet 浏览器IE6.0 文件编辑器Office2000、Office XP、Acrobat Reader 5.0 及以上版本 应用程序编译工 具 apache-ant-1.6.2 JDKjdk1.4.2_06（JDK 的版本不做任何限制，居于性能考虑， 推荐使用 1.4.2.* 以上，1.5.*以下的版本） 应用程序包chinalifeoa 1.2 安装安装 JDK 将 JDK 安装到自己选择的路径,系统中的安装路径为 c: jdk1.4.2_06。Windows 下安装 JDK 修改环境变量 鼠标右键单击“我的电脑”“高级”“环境变量”; 设置 JAVA_HOME 变量的值为“c: jdk1.4.2_06” （JDK 的安装路 径） ； 设置 PATH 变量的值，加上“c: jdk1.4.2_06bin” 。 1 在 root 用户下安装 JDK，将 JDK 安装到自己选择的路径。 然后进行下步操作： # rpm ivh jdk-1_4_2_06-linux.rpm 2返回到 root 路径下 # cd 3 修改 root 配置文件，在 path 上加入 java 的 bin 路径，并加入 JAVA_HOME=/user/java/jdk1.4.2_06 的环境变量 # vi .bash_profile 在文件.bash_profile 中加入的内容如下： JAVA_HOME=/usr/java/jdk1.4.2_06 export $JAVA_HOME PATH=$PATH:/usr/java/j2sdk1.4.2_06/bin export $PATH Linux 下安装 JDK 4检查 JDK 安装是否成功 # java version 1.3 安装应用服务器安装应用服务器 1将 Resin 拷贝到合适的路径，比如 c:Resin。 2修改 Resin 的配置文件confresin.conf，Resin 的配置文件需要修 改如下内容： 。 Window s 下安装 Resin 3设置 Resin 的 http 端口，缺省为 8080。 Resin： Http 端口设置： 1在 root 用户下安装 Resin，解包到/home 下。 # tar xzf resin-1.2.4.tar.gz c /home 2请参考 Windows 的 resin 配置文件的修改方法，修改 /home/resin/conf/resin.conf 文件。 Linux 下 安装 Resin 3# /home/resin/bin/httpd.sh start（resin 启动命令） # /home/resin/bin/httpd.sh stop（resin 停止命令） 1.4 编译器编译器 Ant 的安装和配置的安装和配置 1将 Ant 拷贝到合适的路径下，例如：c:ant。Window s 下安装 Ant 2参考 Linux 环境下修改 ant 环境变量，设置 PATH 变量的值。 1解包到/home 下： # tar xzvf jakarta-ant-1.3-bin.tar.gz s /home 2回到 root 用户路径 # cd Linux 下安装 Ant3修改登录配置文件，path 中加入/home/jakarta-ant-1.3/bin 的 ant 路 径 # vi bash_profile PATH=$PATH: /home/jakarta-ant-1.3/bin export $PATH 1.5 拷贝应用程序到指定的路径拷贝应用程序到指定的路径 Windows 下安装办公自动化软件下安装办公自动化软件 将应用程序拷贝到 c:chinalifeoa 目录下，此目录可以根据情况的不同进行 相 应的调整。 Linux 下安装办公自动化软件下安装办公自动化软件 1# cd /home 2# mkdir public-html 将 OA 的文件夹传到 Linux 系统下的/home/public-html/下。 按照下列要求修改 OA 系统的配置文件 /WEB-INF/conf/perties 使系统能正确连接数据库。 zotn.db.connectionmanager.zotnoa.url=.101（数据库服务器地址） jdbc:oracle:thin: 01（数据库服务器地址）:1521:ora1(数据库实 例名) zotn.db.connectionmanager.zotnoa.dbusername=chinalifeoa（用户名） zotn.db.connectionmanager.zotnoa.dbpassword=chinalifeoa (密 码) 1.6 安装数据库安装数据库 Windows 下创建数据库并导入数据下创建数据库并导入数据 （以（以 oracle817 为例）为例） 1、打开 dos 窗口 c:sqlplus system/manager 回车进入 oracle 的操作界面，以下与数据库有 关的操作必须均在此环境内完成； 2、用“select * from v$datafile”语句查看系统数据库数据文件的缺省安装 位置，为创建 tablespace 作准备； 3、根据系统路径使用如下的 SQL 语句为 OA 创建一个表空间； SQLcreate tablespace chinalifeoa datafile C:ORACLEORADATAora1 chinalifeoa.DBF size 200m; 如果要删除已有的用户、表空间并清除数据文件，可以使用如下的 SQL 语句： SQLdrop user username CASCADE; drop user chinalifeoa CASCADE; SQLdrop tablespace tablespacename; drop tablespace chinalifeoa; 4、创建名为 chinalifeoa 密码为 chinalifeoa 的用户，该用户是新建表空间 chinalifeoa 的使用者，缺省可以使用 200m 的 chinalife 表空间； SQLcreate user chinalifeoa identified by chinalifeoa default tablespace chinalifeoa quota 200m on chinalifeoa； 5、给 chinalifeoa 用户赋予连接权限； grant connect to chinalifeoa; grant resource to chinalifeoa; 6、测试新建的用户是否能够连接数据库； SQLconnect chinalifeoa/chinalifeoa; 7、导入数据。 SQLimport chinalifeoa/chinalifeoa; 系统提示：导入文件: EXPDAT.DMPc:chinalifeoa.dmp 回车 系统提示：输入插入缓冲区大小（最小为 8192 ) 30720回车 系统提示：输入插入缓冲区大小（最小为 8192 ) 30720 经由常规路径导出由 EXPORT:V08.01.07 创建的文件 已经完成 ZHS16GBK 字符集和 ZHS16GBK NCHAR 字符集中的导入 系统提示：只列出导入文件的内容(yes/no)：no 回车 系统提示：输入插入缓冲区大小（最小为 8192 ) 30720回车 系统提示：由于对象已存在, 忽略创建错误(yes/no)：no回车 系统提示：导入权限(yes/no)：yes回车 系统提示：导入表数据(yes/no)：yes回车 系统提示：导入整个导出文件(yes/no)：no回车 系统提示：用户名: chinalifeoa 回车 系统提示：输入表 (T) 或分区 (T: P) 名称。空列表表示用户的所有表 回车 即完成数据文件的导入！ LINUX 下创建数据库下创建数据库用户并导入数据用户并导入数据 1以管理员身份登录 oracle shellsqlplus system/managerservicename 注：servicename 在 oracle 安装的本机上执行可以省略，如果是其他机器上 要通过 oracle client 的 Net8 Assistant 配置连接的名称。 2根据系统路径创建一个 200m 的表空间，大小根据实际环境调整。 Sqlcreate tablespace zotnoa datafile /home/u01/app/oracle/oradata/oracle/zotnoa.dbf size 200m; 3创建名为 oauser 密码为 password 的用户，是新建表空间 zotnoa 的使用 者，缺省可以使用 200m zotnoa 表空间 Sqlcreate user oauser identified by password default tablespace zotnoa quota 200m on zotnoa； 4给 oauser 授予连接的权限 sqlgrant connect to oauser; sqlconnect oauser/password; 用户创建成功后，在 oracle 用户下，按照导入数据的步骤，将基础数据导 入到新建的用户中参照 windows 导入数据的方法。 2.公文管理公文管理 2.1 基础数据维护基础数据维护 功能简介功能简介 公文基础数据维护模块可以对公文管理中的基础数据如机关代字、意见类 型、公文模板和模板类型等基本数据进行维护。 使用说明使用说明 机关代字机关代字 机关代字由综合文秘和文印室相关人员进行维护。 点击“公文管理”“基础数据”“机关代字”进入图 2-1-1 所示的机 关代字的维护页面： 图 2-1-1：机关代字维护 上图所示的页面中显示了当前已经存在的“机关代字”信息列表。在列表 的最上面一行可以点击“新增机关代字”按钮，输入新的“机关代字”信息， 输入完成后单击“保存”按钮，保存新添加的“机关代字”信息，点击“返回” 按钮放弃所做的输入。 意见类型意见类型 点击“公文管理”“基础数据”“意见类型”进入意见类型的维护页 面： 页面中显示了当前已经存在的意见类型的列表。在列表的最上面点击“添 加”可以输入新的意见类型信息，输入类型名称、代码、显示规则、排序号以 及类型说明等信息，完成后点击“提交”按钮，保存新添加的意见类型信息， 点击“取消”按钮，放弃所做的输入。这里所定义的意见类型将在定义工作流 的时候使用到，具体的使用方法将在系统管理的工作流设置部分进行介绍。 图 2-1-2：意见类型列表 公文模板公文模板 点击“公文管理” “基础数据”“公文模板”进入维护公文模板的页 面，这个页面显示了现有的公文模板的列表，这里的公文模板的 ID 将在工作 流定义中使用，具体的使用方法将在工作流和公文模板相绑定的时候详细介绍。 图 2-1-3：公文模板列表 点击“添加”按钮，添加新的模板，系统显示如下页面，输入模板的相关 信息，点击“确定”按钮，将新模板保存到数据库中，点击“返回”按钮，放 弃添加，返回模板列表页面。 图 2-1-4：添加新公文模板 在模板列表中相应的模板的操作栏中点击“编辑”按钮，对模板信息进行 修改，点击“删除”按钮，删除这一模板。 模板类型模板类型 模板类型管理维护系统中的模板类型，由系统根据需求自动生成该列表。 其中的各种配置由初始化一次性完成，因此系统管理员不需要对该表进行修改。 图 2-1-5 公文模板类型列表 成文模板成文模板 针对特殊的公文类型，有可能需要专门定制成文模板用于生成红头文件， 单击“公文管理”“基础数据” “成文模板” ，系统显示已有的成文模板 列表，如图 2-1-6 所示。如果要添加成文模板，可以单击“系统管理” “基础数据” ，系统显示如图 2-1-7 所示页面，单击图中用圆角矩形选中的 “成文模板”图标，系统显示图 2-1-8 所示基础数据设置页面，我们可以在这 里添加新的成文模板或者对已有的成文模板进行修改。要添加新的成文模板， 直接在图 2-1-8 页面的“添加新值”栏内输入新的成文模板的名称， “排序号” 和“当前值”并单击“添加”操作即可完成对成文模板的添加。如果要修改已 有的成文模板，只要直接修改对应的模板的名称并单击“保存修改”按钮即可。 这里有一点需要说明的是在添加和修改成文模板时不要将“排序号”和“当前 值”设置为“1” ，因为“1”是系统保留使用的数值，说明该成文模板已经存 在了，如果是新添加的成文模板，模板文件肯定是还没有上传，所以不要将这 两个栏目的值设置为“1” ，在添加完成文模板名称以后，可以通过“公文管理” “成文模板”来上传成文模板文件，单击图 2-1-6 页面中的“更新文件” 按钮，系统显示如图 2-1-9 所示更新成文模板文件的页面，单击图中用圆角矩 形选中的“浏览”按钮从文件系统中选择模板文件并单击“上传文件”按钮即 可完成模板文件的上传操作，上传完模板文件后，图 2-1-8 中对应的基础数据 设置中对应的模板名称的“当前值”会被系统自动置为“1” ，这也就是为什么 要求大家不要在添加新的成文模板的时候将将“排序号”和“当前值”设置为 “1”的原因。 图 2-1-6：成文模板列表 图 2-1-7：添加成文模板 图 2-1-8：基础数据设置 图 2-1-9：更新成文模板文件 2.2 公文传输基础数据的维护公文传输基础数据的维护 功能简介功能简介 公文传输系统主要是建立总公司与分公司之间的公文传输的桥梁，主要有 两种方式，首先，分公司与总公司均使用本 OA 系统，则可以分别可以通过已 经建立的邮件系统传输公文；其次，分公司没有使用本 OA 系统，则可以通过 远程登录到总公司系统中进行收发文。 使用说明使用说明 在人寿股份有限公司 OA 系统中，将没有安装部署 OA 系统的分公司（用 户）添加到组织机构中；对已安装部署 OA 系统的分公司（用户） ，在“外单 位管理中”模块中进行定义和维护。 添加没有安装添加没有安装 OA 系统的分公司（收发文用户）系统的分公司（收发文用户） 点击系统管理组织机构菜单项，进入组织机构维护管理页面。 图：2-2-2 创建分公司用户 在该机构树下添加各 分公司用户 点击上图中的组织机构中的“各省市分公司”项，即可显示该机构中的所 有分公司用户。可以修改、删除已有的分公司信息，设定登录密码。点击图 2- 2-3 中的“添加新员工” ，即可添加新的分公司用户信息。 图：2-2-3 已创建分公司用户 图：2-2-4 创建分公司用户 保存后即可完成添加操作，然后点击下图中的“启动”链接，启用该分公 司用户。 图：2-2-5 启用分公司用户 点击该链接，正 式启用该用户 添加已安装添加已安装 OA 系统的分公司（用户）系统的分公司（用户） 点击上图中的“外单位管理”菜单项，进入分公司（用户）维护管理页面。 图：2-2-6 添加已经启用 OA 系统的外单位用户 进入外单位用户列表可以编辑和删除已有的分公司信息，点击按 钮添加新的分公司。 图：2-2-6 外单位用户列表 填写外单位信息项保存后即可完成外单位收文的配置操作。 图：2-2-7 外单位用户列表 3.系统管理系统管理 3.1 人员管理人员管理 功能简介功能简介 人员管理提供对中国人寿保险股份有限公司全部工作人员的基本信息的维 护和管理，主要提供人员信息的添加、修改和查询功能。 使用说明使用说明 添加人员添加人员 如果有新的人员加入中国人寿保险股份有限公司，我们需要在人员管理中 添加该人员的信息。选择“系统管理”“人员管理” ，系统显示如图 3-1-1 所示页面，本页面主要包括三个部分，左边上部分是“人员查找”工具，我们 可以通过“人员查找”工具进行人员定位，查找相关的人员信息；如果已经知 道人员所在的具体的部门，我们也可以通过左下部分的组织机构树来定位具体 的人员；页面的右面部分是人员列表，我们可以通过单击“添加”按钮添加人 员记录，可以单击人员信息条目后的“”图标查看人员信息和 对人员信息进行编辑修改。 图 3-1-1：人员管理 图 3-1-2：添加人员信息 单击图 3-1-1 所示页面上的“添加”按钮，系统显示如图 3-1-2 所示添加 人员信息页面，注意后面有“*”标记的条目是必须填写的， “显示次序”条 目是标记该人员在部门中的排列顺序，每个人员的显示顺序栏目内的信息应该 遵循 10、20、30 的规律填写，本显示顺序只对同一部门内的人员有效。填写 完人员信息以后单击图 3-1-2 所示的“确定”按钮即可完成对人员信息的添加。 人员查找人员查找 如果需要在系统中查找特定人员的信息，那么可以通过以下的两种方式来 进行。第一种方式是通过在图 3-1-1 所示页面的“人员查找”工具中输入相应 的人员的信息来进行查找。如图 3-1-3 所示，我们通过“人员查找”工具在系 统中查找姓名为“王宪章”的公司领导，输入相应的信息以后单击图上的“搜 索”按钮，系统显示所有满足条件的人员信息列表，如图 3-1-4 所示。如果已 经知道要查找的人员所属的部门，我们可以直接通过系统提供的组织机构图来 定位人员信息，如图 3-1-5 所示的是定位总经理室王宪章的过程。 图 3-1-3：人员查找 图 3-1-4：人员查找结果列表 图 3-1-5：通过组织机构进行人员查找 查看人员信息查看人员信息 单击人员信息条目后的“”图标查看人员信息和对人员信息进行编 辑修改。 3.2 组织机构组织机构 功能简介功能简介 组织机构实现对整个中国人寿保险股份有限公司的组织机构和组织中人员 信息的维护 和管理。 使用说明使用说明 添加新部门添加新部门 为了适应变化的工作需要，系统在组织机构中提供了添加新部门的功能， 选择要添加的新部门的上级部门，如图 3-2-1 所示，直接单击图中左侧的部门 的名称，单击图中的“添加新部门”按钮添加新的部门，如果要对当前部门的 信息进行修改则可以单击“编辑本部门”按钮。 单击“添加新部门” ，系统显示如图 3-2-2 所示的部门信息对话框，填写部 门代号、部门全称、显示顺序、部门简介等信息，确定上级部门，系统自动提 供了当前部门作为新建部门的缺省的上级部门，部门信息中的显示顺序信息确 定该部门在它的上级部门所包含的所有的子部门中的排列顺序，顺序号之间一 般保留一定的空位以防止由于添加而导致的大量的部门显示顺序的调整。 图 3-2-1：组织机构列表 图 3-2-2：部门信息 编辑本部门编辑本部门 如果要对某一个部门的信息进行修改编辑，我们可以选择好部门，比如我 们可以单击组织机构中的中国人寿股份有限公司下对应的部门名称，系统显示 如图 3-2-3 所示页面。单击中国人寿对应组织机构部门后的“编辑”操作，系 统显示如图 3-2-4 所示部门信息页面，直接修改部门的相关信息并单击“确认” 按钮即可实现对部门信息的修改。如果要修改选定部门的子部门的信息，直接 单击相应的子部门后的“编辑”操作即可。 图 3-2-3：选定部门 图 3-2-4：部门信息 删除部门删除部门 删除部门的时候需要先选定要删除部门的上级部门，系统显示该上级部门 所有的子部门的列表，直接单击对应的子部门后的“删除”操作即可完成对部 门信息的删除。 添加人员添加人员 选择好部门，比如我们要在中国人寿办公室添加一名员工，可以通过单击 办公室前的“”图标查看办公室所有的处室，选择公文管理处，系统显示如 图 3-2-5 所示页面，单击图中用圆角矩形选中的“添加新员工”操作，系统显 示如图 3-2-6 所示添加人员信息的页面，按照人员管理中一样的方式填写人员 的信息并单击“确认”即可完成部门中人员信息的添加，一般提倡在组织机构 中进行人员信息的添加。 图 3-2-5：添加员工 图 3-2-6：填写员工信息 添加新岗位添加新岗位 如图 3-2-5 所示，我们可以通过系统提供的“添加新岗位”操作根据需要 给部门中的人员划分不同的岗位，单击图 3-2-5 中的“添加新岗位”操作系统 显示如图 3-2-7 所示页面。 图 3-2-7：添加新岗位 员工信息维护员工信息维护 这里所说的信息维护包括重置系统用户密码，赋予用户系统中不同的角色， 编辑修改用户的登录名、邮件地址、部门中的显示顺序，禁用用户或者将用户 彻底从系统中删除。 重置用户密码重置用户密码 用户忘记自己的密码的时候可以通过系统管理员将其密码重置，单击图 3- 2-8 所示页面的人员信息后面的“密码”操作，系统显示如图 3-2-9 所示的密码 重置页面，直接输入两次新的密码并确认即可完成用户密码的重置工作。 图 3-2-8：员工信息维护操作 图 3-2-9：重置用户密码 角色授予角色授予 单击图 3-2-8 所示页面的人员信息后面的“角色”操作，系统显示如图 3- 2-10 所示页面，该页面中列出了系统中的所有的角色名称，我们同时也可以看 到当前用户所属的角色的情况，可以选中角色前的复选框并单击该页面下方的 “提交”按钮将当前用户添加到新的角色中。这里的角色在角色管理中设置。 图 3-2-10：角色授予 编辑用户信息编辑用户信息 单击图 3-2-8 所示页面中对应的人员后的“编辑”操作，系统显示如图 3- 2-11 所示页面，可以调整用户的登录名、用户在部门内的显示顺序以及用户的 邮件地址信息。 图 3-2-11：用户信息调整 禁用用户禁用用户 单击图 3-2-8 页面中用户后的“禁用”按钮禁用选定的用户。 彻底删除用户彻底删除用户 单击图 3-2-8 页面中用户后的“彻底删除”按钮将用户的信息彻底删除。 3.3 角色管理角色管理 功能简介功能简介 角色管理用于将中国人寿的所有用户按照不同的岗位职责进行划分，例如 将所有的公司领导归到“公司领导”角色中，这样当需要给公司领导授权的时 候就不需要对每一个人进行授权，只需要对“公司领导”角色进行授权即可， 所有在“公司领导”角色中的人员都具有“公司领导”角色所具有的权限。典 型的应用是工作流应用和菜单管理中，比如只有公司领导才可以签发的公文， 那么将 该类公文的签发权限统一授予公司领导角色就可以了，我们不需要对 每个用户进行授权。同样，在对系统的访问权限进行授权的时候也要用到角色。 使用说明使用说明 在这一部分中将对系统中已有的角色的情况进行说明，这样就可以使系统 管理员在使用角色的时候不至于发生混乱。 单击“系统管理”“角色管理” ，系统显示当前所有的角色的列表， 如图 3-3-1 所示。我们可以单击图示的“添加角色”按钮添加新的角色，也可 以给选定的角色添加用户。添加角色和添加用户只要按照系统提示的方式进行 操作即可，这里需要注意的是如果要将一个用户从一个角色中移出去的话需要 选定该角色，单击要移出的用户后面的“收回”操作，这样就可以将该用户从 角色中移出去了。 图 3-3-1：系统角色列表 添加角色添加角色 单击上图的“添加角色”操作，系统显示如图 3-3-2 所示页面，填写相应 的信息并单击提交即可。 图 3-3-2：添加新角色 添加用户添加用户 给角色中添加用户，先选定一个角色，如图 3-3-3 所示选定“部门领导” 角色，单击“添加用户”操作，系统显示如图 3-3-4 所示页面，单击各个部门 后的“选择用户”操作选择人员添加到角色中即可。 图 3-3-3：选定角色添加用户 图 3-3-4：给选定的角色添加用户 角色信息维护角色信息维护 可以通过图 3-3-3 中提供的保存和删除操作修改角色信息或者删除角色， 也可以对角色进行系统授权。 角色说明角色说明 本系统的复杂性造成系统中有很多的角色，很多角色的含义非常明显，我 这里就不一一说明，下面对部分角色给予一定的说明。 公司领导：中国人寿所有的公司领导； 部门领导：中国人寿所有部门的部门领导； 处室领导：部门内各处室的负责人； 公告发布用户：可以发布公告； 部门综合岗：每个部门的综合人员； 办公室核稿：负责文件核稿的人员； 会议室管理员：负责审核会议室申请； 领导信息管理用户：负责管理领导活动安排等信息； 公文管理：公文管理用户，本角色的用户可以查看中国人寿保险股份有限 公司的所有的公文并可以删除无用的公文文件； 公文浏览：本角色的用户可以查看中国人寿保险股份有限公司的所有的公 文； 一、二级浏览：本角色的用户可以浏览公司文件以及流经本部门的文件； 二级浏览：本部门起草的及流经本部门的文件。 书生盖章用户：负责文件电子印章的用户； 总经理信箱查看用户组：有权限查看总经理信箱内容的用户。 3.4 工作流管理工作流管理 功能简介功能简介 进行系统中要使用的工作流的设置。 使用说明使用说明 设置了组织机构、人员和角色以后，我们就可以设置系统中要使用的工作 流了。 工作流管理工作流管理 查看工作流列表查看工作流列表 单击“系统管理” “工作流定义” ，系统显示已有的工作流列表，如 图 3-4-1 所示。可以单击工作流编码查看工作流，也可以单击工作流条目后的 “编辑”操作编辑工作流，当然也可以通过“删除”操作删除工作流文件。 图 3-4-1：工作流列表 添加工作流添加工作流 单击上图中的“添加”按钮，系统显示如图 3-4-3 所示页面。填写相应的 工作流信息并创建相应的节点可以完成工作流的创建工作，下面以中国人寿部 门协调单审批流程为例来说明在创建工作流过程中的注意点。如图 3-4-4 所示 的公文流程。 图 3-4-3：工作流信息 图 3-4-4：工作流创建实例 首先填写工作流的信息，如工作流编号，本例中是 BMXT，工作流英文名 称、中文名称和工作流说明。这些信息填写完成以后进入实际的工作流创建阶 段，在创建工作流之前，先将工作流创建工具中的常用的图标的含义介绍一下。 工作流定义工具中提供的图标如图 3-4-5 所示。其中上一排的图标的意义 大家都应该明白，这里就不再赘述，主要是下一排的图标。第一个图标 “”用来创建工作流的第一个节点，如图 3-4-4 中的“起草”节点，第二个 图标“”用来创建工作流的结束点。如图 3-4-4 中的“文印”节点，可以看 到这两个节点的形状和颜色也和别的节点有所区别。 “”图标用来创建普通 的活动节点，常用的工作流中一般就涉及到这几个图标，其它的图标的功能目 前的工作流中还没有启用，因此暂不描述。 图 3-4-5：工作流图标 工作流节点定义工作流节点定义 描述了定义工作流要使用的节点以后可以开始工作流的定义工作。单击图 3-4-5 中的“活动”工具图标，然后，在工作流定义区域单击鼠标左键，在工 作流定义框中自动出现一个活动，这里需要注意的是第一个节点要通过 “”图标来创建，而结束节点则需要通过第二个图标“”来创建。创建 了节点之后就可以设置节点的属性了。以图 3-4-4 中“本处室审核”节点为例 来描述节点属性的设置。鼠标左键双击该节点，系统显示如图 3-4-6 所示页面， 单击“一般”附签，将节点的名称由“活动”改为“本处室审核” ，本页面的 其它内容不需要修改；单击“设置”附签，系统显示如图 3-4-7 所示页面，在 本页面中需要选择本节点的处理类型（一般选择“可选择处理” ） ，在操作栏中 选择系统中定义好的意见类型（有关意见类型的定义请参见公文管理基础 数据维护中意见类型定义部分） ；“条件”附签内的内容不需要设置；单击 “组织/资源”附签来确定本节点的处理人，可以制定部门、人员或者角色，在 本例中即是指定了处室领导作为本节点的处理人，如图 3-4-8 所示；单击“变 量”附签，系统显示如图 3-4-9 所示节点变量定义图，具体的变量设置的情况 可以参考图 3-4-10 中提供的节点变量说明进行节点的变量设置。例如在本节点 中因为处室领导需要打印审批单，因此在本节点加了“PRINT”变量。在节点 属性设置中需要说明的是节点处理人的选择，在使用部门进行下一个处理人定 位的时候有一点小的技巧，可以通过系统提供的一些变量的组合可以过滤掉一 些不相干的部门和人员。比如 s 表示与前一节点人员同部门，s0 表示与前一节 点部门平级的部门，这个技巧在确定送其他处室会签的时候经常用到，s-1 表 示前一节点部门的上级部门等等。比如本流程中有一个处室意见节点，所有的 处室领导都可以进行本处室审核操作，那么究竟该如何确定拟稿人的处室领导， 可以采用如图 3-4-11 所示，首先在“部门”“预定义”中填写 s，再双击 “角色”对应的空白文本框，弹出角色列表，选中“处室领导”角色确定进行 本处室的组织/资源定义。 图 3-4-6：节点属性设置一般 图 3-4-7：节点属性设置设置 图 3-4-8：节点处理人设置 图 3-4-9：节点变量定义 图 3-4-10：节点变量说明 图 3-4-11：组织/资源的优化 流转路线确定流转路线确定 如图 3-4-12 所示，将鼠标放在图标中间的小红点上等鼠标的形状变成一个 向上的箭头，按住鼠标左键，将鼠标拖放到另外的节点上放开鼠标即可建立当 前节点到目标节点的连线，如果要在本节点进行多次流转，可以将鼠标再回到 本节点并放开鼠标左键即可。 图 3-4-12：节点连线定义 文档模板定义文档模板定义 定义好工作流以后，还需要将工作流与公文模板进行绑定才可以使用工作 流，文档模板定义在公文管理基础数据管理的公文模板部分已经进行了介 绍，具体的使用方法请参考公文模板的定义方式。我们假设已经定义好了公文 模板。单击“公文管理”“基础数据”“公文模板”进入公文模板列表， 如图 3-4-13 所示。 图 3-4-13：公文模板列表 单击“系统管理” “工作流模板绑定” ，系统显示如图 3-4-14 所示页 面，在最下方的空格内填写公文模板的 ID 和工作流的编号并提交即可，这样 只需要在菜单中添加相应的菜单项我们就可以使用定义好的工作流了，关于菜 单项的添加方式将在菜单管理中介绍。 图 3-4-14：文档模板定义 3.5 基础数据基础数据 功能简介功能简介 系统中一些模块中基础数据的维护。 使用说明使用说明 单击“系统管理”“基础数据”可以对系统中人力资源管理、通讯录 等模块中的基础数据进行维护和管理，这一部分分别在各个相应的功能模块中 进行了描述，系统管理员可以根据需要对这些基础数据进行维护，主要包括： 人力资源管理中的岗位类型、行政职务、学历、学位、考核种类、合同类 别、政治面貌、招聘渠道、党员身份、奖惩类型、职称种类和考勤种类； 通讯录的分组类型； 档案的相关要素； 事务管理的事务类型； 公文管理的密级、缓急、文种、保管期限、类型、状态、会议类型、通知 类型、预警天数、成文模板和传真等级； 会议经费的类别管理； 印章种类及申请事由的管理。 3.6 菜单管理菜单管理 功能简介功能简介 对菜单项的调整和菜单权限的管理。 使用说明使用说明 菜单管理主要包括两个部分的工作，菜单项的位置的调整和权限的控制。 菜单管理菜单管理 如图 3-6-1 所示进行菜单项位置的调整。单击“系统管理”“菜单管 理”系统显示菜单项列表。因为菜单的添加一般都需要知道新加的菜单的 URL，这部分工作一般由开发人员进行处理。系统管理员进行的菜单项的设置 中主要是进行菜单项的位置的调整，比如可以单击菜单项后的“编辑”按钮编 辑当前的菜单项，系统显示如图 3-6-2 所示页面，可以通过修改菜单项的上一 级模块来更改菜单项在系统中的位置进而控制该菜单项所属的级数，即该菜单 是一级菜单还是二级菜单等等，也可以通过“删除”操作删除当前的菜单项。 如果菜单中还包含子菜单，那么图 3-6-2 中菜单项的对象子类型就应该是“中 间容器”而不是“最终容器” 。 图 3-6-1：菜单项列表 图 3-6-2：编辑菜单项 添加菜单项添加菜单项 如果系统中添加了新的功能，可以通过系统管理中的菜单管理功能来添加 新的菜单项到系统中，单击图 3-6-1 所示页面上的“添加”按钮添加菜单项， 系统显示如图 3-6-3 所示页面。填写对象名称、对象编码、对象顺序，确定对 象的类型和对象子类型并确定需要将本菜单放到哪一个菜单项下面即将本菜单 作为哪个菜单项的子菜单，这里需要注意的是对象的连接需要从开发人员处获 得，对象的编码必须要填写。填写完成以后单击图中的“保存”按钮即可完成 菜单项的添加。 图 3-6-3：添加菜单项 菜单项授权菜单项授权 单击菜单项后的“权限”操作，系统显示如图 3-6-3 所示页面，可以通过 该页面给菜单项授权，菜单项授权的方式和给文件柜授权的方式完全一致。系 统管理员需要根据各个应用的实际情况确定给哪些用户授予什么样的访问系统 的权限。 图 3-6-3：菜单项授权 3.7 系统配置系统配置 功能简介功能简介 供系统管理员进行系统设置使用。 使用说明使用说明 通过“系统管理”“系统配置”进入系统配置界面如图 3-7-1。系统配 置分为系统设置、安全设置、组织机构，公文管理、首页设置、信息交流、角 色管理、领导办公和邮件系统等模块的配置。现在我们来重点了解几个配置信 息的功能作用。首先进入“系统设置”的配置界面，如图 3-7-2 图：3-7-1 系统配置界面 图：3-7-2“系统设置”的配置界面 图：3-7-3“安全设置”的配置界面 图：3-7-4“组织机构”的配置界面 图：3-7-5“公文管理”的配置界面 图：3-7-6“首页设置”的配置界面 图：3-7-7“领导办公”的配置界面 为了方便系统管理员对系统进行设置，特对本系统中的系统设置条目进行 如下的简要的说明。 系统配置定义 系统架构配置定义条目 系统管理系统管理 计划会议预算标准，用来计算会议预算。 zotn.meetplan.stdbudget=260 领导交办中是否强制使用短消息提醒 zotn.leader.jiaoban.ifEnabled=true 授权给特定角色管理在线用户，默认角色是“系统管理” 。 zotn.system.online.role=系统管理 是否连接短信息系统，缺省为 false，如果设置了短消息系统则为 true。 zotn.system.startup.sms = true 限制文件柜最大可上传文件的大小，单位（M） 。 zotn.file.upload.maxsize=10 ZotnClientLib 组件配置：在编辑文件时（DOC、WPS、Excel） ，定时保存 并上传正在编辑的文件到服务器中，设定保存的时间间隔，单位是（分钟） 。 zotn.system.ZotnClient.TimerInternal=10 系统组织结构分级情况，组织机构分级层数。 是否连接短信息系统缺省为 false，如果设置了短信则为 true zotn.system.startup.sms=true 安全设置安全设置 用户口令的编码方式，缺省的编码方式是“SHA” ，系统支持“SHA”和 “MD5”的两种编码。 zotn.system.secure.passwords.algorithm=MD5 密码的最小长度 zotn.security.password.length = 6 公文管理公文管理 工作流中需要拟稿人（公文起草人）作校对处理的结点名称，会特殊处理， 直接送起草人； zotn.gongwen.collate_point = 送起草人 公文分发时是否带相关意见； zotn.system.gongwen_distribute_showmind = true 公文文件类型； zotn.system.gwFileType=word 公文浏览角色，本角色的用户具有查看系统中所有公文的权限； zotn.gongwwen.query.gwBrowse =公文浏览 公文系统角色，具有“一二级浏览”角色的用户可以查看所有公司级文件 和流经本部门的文件； zotn.gongwwen.query.gwOneandTwo =一二级浏览 流经过的文退回到起点是否允许被起草人删除,如果起草人是管理员则该参 数不起作用 zotn.system.msv.backtostart_permit_delete = false 本角色的用户可以查看所有流经本部门的文件。 zotn.gongwwen.query.gwTwo =二级浏览 用户是否可以查询到所有流经本处室的公文; zotn.msv.query.CanViewAllFlowedFile = true “一级收文管理”角色中的用户可以查看所有的公司收文和部门的收文文 件。 zotn.gongwwen.recipe.role_first = 一级收文管理 “二级收文管理”角色中的用户可以查看本部门的所有的收文文件。 zotn.gongwwen.recipe.role_second = 二级收文管理 首页设置首页设置 首页代办显示的条数，当用户“待阅件”显示条数为“0”的时候，配置 读取“|”前边的数值作为显示待办的条数，否则配置读取“|”后边的数值作 为显示待办的条数； .zotn.home.todo_count=12|7 首页新闻、公告、待办的是否显示以及显示顺序。 如果是 bulletin,todo,news 表示显示顺序依次为公告、待办、新闻，如果是 news、bulletin 表示只显示新闻，公告； zotn.homepage.content = news,bulletin,todo 首页显示的静态公告的条数，目前的设置是 4 条。 zotn.system.bulltein_static_count = 4 首页显示的滚动公告的条数，目前的设置是 4 条。 zotn.system.bulletin_active_count = 4 角色管理角色管理 具有该角色的用户可以使用短信强制性对用户进行提醒，默认为“公司领 导”角色的用户 zotn.role.todo_sms_forced = 公司领导 可以起草计划会议的用户角色 zotn.system.meetplan.create = 部门综合岗 负责计划会议办公室人员角色 zotn.system.meetplan.sign = 办公室核稿 计划会议汇总角色 zotn.system.meetplan.modify = 会议计划汇总 领导信箱管理员角色 zotn.leadMailBox.manager.role = 领导信箱管理角色 邮件系统邮件系统 默认收发邮件的邮箱地址 zotn.system.mail.default_send_mail_address = 默认的发送邮件的 SMTP 主机是否需要用户验证 zotn.system.mail.default_send_smtp_auth = false 默认的发送邮件的 SMTP 主机 zotn.system.mail.default_send_host = 默认的发送邮件的用户的密码 zotn.system.mail.default_send_user_password = 默认的发送邮件的用户名 zotn.system.mail.default_send_user = shouwenyuan 更新配置文件更新配置文件 在系统运行过程中有可能要对某些配置参数作一些必要的调整以适应变化 的情况，这时候系统管理员可以参照上述的对系统参数的说明，根据实际的情 况对系统的参数进行调整，调整以后可以通过如图 9-8-1 所示的“重新装载系 统配置”操作更新系统配置和保存配置文件的更改。 图 9-8-1：系统配置更新操作 3.8 公文交换邮件的配置过程公文交换邮件的配置过程 修改配置文件修改配置文件 实现公文交换的先决条件是首先需要监听邮箱的结果，这个结果包括文 件传输及文件签收情