时间管理与个人效率.ppt

时间管理与个人效率,课程结构与目标,我们为什么需要时间管理的技巧 ? - 因为: 我们需要明确了解我们的价值观, 我们需要有效率地扮演我们的角色, 我们需要工作与生活达到平衡, 我们需要知道如何处理压力, 我们需要知道如何作出正确的决定, 我们需要工作中的带头人及生活中的成功人士 ,课程重点,角色,价值观, 重点, 时间管理,平衡的生活,处理压力,学习方法. . . . .,忠实于自己 / 开放式思维,思考題：价值观与优先权,举例：你通知多年未见的朋友们本周六来你家 BBQ聚会, 可是在周六的早上，你的老板打电话给 你，说你的下属在工厂打架，要你马上去 工厂妥善处理。 你去还是不去？,价值观是每个人思维及行动的根本。她形成了我们的世界观及人生观，是我们判断是非好坏，以及行动取舍的标准。 每个人都有不同的价值观。,价值观 指导我们行动的根本出发点,价值观的内容通常有：,价值观检验,1 首先，认真地想一下自己的价值观包含有哪些内容？ 2 在三张纸片上各写下你最重要的价值之一， 现在的情况是,自我检查,我的个人目标中是否反映了我的价值观？ 我为这些价值做了什么努力吗？ 我是否把大多数时间都花在了这些努力上？ 如果回答是“否”，或不肯定，那么我们真的 要考虑一下我们的时间管理技巧了！*,你要成为什么样的人 ? 你想拥有什么 ? 为此，你打算如何行动 ?,我们的角色 设立个人的目标,个人的处事为人：要对我遇到的每一个人和蔼可亲。 要做到这一点，我必須首先学会了解別人，不断地学习如何与人们沟通。 所以我与人们打交道时必須友好，宽容，不带任何偏见。,举例 - 生活中的做人准则,我在Molex 公司的职责是向学员们传授知识，交流经验，从而使他们能具备所需的知识与技能，成为公司的优秀员工。,举例 - 工作中的做人准则,1/2,为达到这个目标，我必须不断学习新知识，新技术和新的思维与管理技巧。 我必須以开放的思维方式开展我的培训课程，了解我的学员，与大家交流分享经验，认真讲好每一堂课。,2/2,课堂练习 (10): 写一下每个人自己的目标与准则 (工作及生活的各一) 注： 这只是写给自己的，可以不向別人展示，但是记住每隔半年，1年，3年，5年你会看到自己向目标所走过的路程。,时间管理的4代方法,效率与效果,讨论：有何不同?,四代时间管理方法的比较,前三代注重效率，计划，合理安排 而第四代更注重效果，优先权，从而争取 平衡的生活及自我实现。,一旦你能改进你的时间管理技巧，你就能 实现符合自己意愿的平衡的生活,优先权 简单说，就是把我们的任务都按轻、重、缓、急来分类， 然后把有限的时间和精力优先用于最重要的事情。 为什么 新挑战的需要，实现自我的需要。,如何集中我们有限的时间与精力？,时间管理4象限分类法,(III) 假象类,(IV) 浪费类,(I) 紧急类,紧急的,不紧急的,重要的,不重要的,谁负责管理我们的时间? 你是象自己所认为的那样管理/利用你的时间吗? 请听管理大师比得的故事 ,分组讨论,列出你的日常工作 (某一天或一周) 解释你如何将其按时间管理的4个象 限来分类。 在时间管理的4代方法之中，哪一种 最适合你？为什么？,(15 分钟讨论，分享与提高),浪费时间的4种主要习惯,事情不管巨细，不愿委托给别人，自己一概包办； 对所有请求不加区别一概接受 办事习惯拖延 成为电话的奴隶,对症下药 - 1,管理大师比得说过：以他90多岁高龄的经验，尚未发现有哪位杰出的经理能同时做好两件事的。 所以我们最好的选择是把自己的事情按轻重缓急的次序处理，可以委派给下属或团队的事务尽管理放心委派，只要你的安排得当，事情仍会办得象你的要求一样好。,对症下药 - 2,接受所有的请求必然分散精力以至于力所不及。 要确定哪些是你必须马上做的以及哪些是你需要 做的。对其他的事务，如果力不能及，请学会说 “不”！,思考：如何说“不”？ *,对症下药 - 3,记住两点： 龟兔赛跑，乌龟羸在不弃不舍，步步向前。 如果事务较大，可化整为零，切不可今天拖 明天，明天何其多。 2. 记住完成任务后好好犒劳自己！,对症下药 - 4,如果你在专注于办理某件重要事务，可能的话， 请别人替你接听电话，或利用电话的录音功能 代答，然后找时间一并回复,时间管理小贴士,发挥团队精神，尽可能把事务委派给团队一起做； 将办公桌安排有序，东西放在固定的地方，需要 时举手即得。 充分利用现代科技的便利，如电话，电邮，录音， 短讯免得自己跑来跑去，浪费时间； 聪明地利用时间，如在旅行中，可以起草电邮， 工作计划，业务报告,1/5,避免完美主义 想等待一个完美的时间和完美的环境来开始工作是永远等不到的； 会议要开得有意义 走出会议室时一定要清楚将要做的事务，同时要记住：会议上决定的事情并不一定全是你必須做的！ 记住时间管理4象限的分类法，尽量避免第4象限的事务； 适当地给自己留有个人的时间，并避免被其他事务占用！,2/5,控制你的书面工作量 在你决定要用到某张纸时才接触它，而且每一张纸只需用一次，不完成不要将其放开； 减少电话的干扰； 善用时间 你占用时间就要利用她来工作，不要让它白白从你的手指之间溜掉！ 不要畏难，不要拖延，必要时化整为零，先着手容易的事务直至完成。,3/5,对第三及第四象限的事务学会说 不!,4/5,勇于自信 如果你尽自己的能力管理你的时间，那就没有什么需要过于担心的事情。请相信你自己的能力！ 守时。珍惜时间就是珍惜生命！ 少许诺，多办事，决不要多许诺而不兑现！,5/5,记住Pareto 的 “80 - 20 原理”,80%的销售额来自于你20%的客户客戶； 80%的投诉来自于你20%的客户； 80%你所穿用的衣服只占你衣柜中衣服的20% 世界上20%的人占有80%的财富； 你的时间有80%用在第三和第四象限，而只有 20%的时间用在第一和第二象限,如果你可以將80%的時間集中於 20%的事务上 你就可大大提高你的工作效率， 从而给自己安排平衡、丰富而健 康的生活！,平衡生活的4要素,压 力,压力来自于内部及外部环境的不断变化， 它对我们的身体和精神上都会产生相当的影响。 处理得好，会起到积极的作用，处理得不好， 则会议让人十分消极,压力的类型： 生存压力； 环境及工作压力； 身体及精神压力 参考Maslow的需求等级*,处理压力 *,基本原则： 首先得判断是否受到压力的影响 * 其次分析压力来自何处 转移注意力以避免过激反应 (90/10 rule) 学习控制引导压力的方法 增强自己的抗压能力(身体，精神，心理 ),压力图示,培训，度假，团队 *,以积极的态度对待 压力，把压力当作 挑战，从而充实自 己，增长才干。,90/10 规则,发生在我们身上的事情，其结果有10% 是我 们无法控制的。但其余90% 的结果如何却取 决于我们如何反应。 看看下面的例子: 又开始了一个美好的早晨 ,有用的格言,忍一忍风平浪静，退一步海阔天空,改变自己乃改变一切之首,发怒离危险仅一步之遥,不要在力不能及的事情上浪费时间,小 结,时间管理有不同的方法，个人可根据需要来决定 如何取舍或结合使用。,时间管理的技巧是提高个人效率的根本，但并不 是人人都意识到其重要性，也不清楚自己在如何 利用时间。