桐梓火电工程建设讲.ppt

项目档案的管理, 井亚莉 2010.11, 贵州华电桐梓发电公司,一、项目档案的构成 二、项目档案的管理 三、项目档案的编制 四、项目档案中的质量通病 五、项目档案工作的重点 六、创优材料的申报,什么是项目档案 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件材料。 项目档案：指项目文件经过鉴定、整理、归档转化而来的。,五 归： 归什么？（归档范围问题） 谁来归？（管理责任划分问题） 归给谁？（档案归属流向问题） 何时归？（归档时间问题） 怎么归？（整理方法问题）,三 要： 该有的要有（该归的，归的齐全，不该归的不归） 有的要能快速找到（整理符合规律，索引清晰有序、操作熟练） 要符合要求（遵循国标、行标，要经得起任何检查）,一、项目档案的构成 按照项目全过程，可划分为四个阶段：前期、准备阶段、项目建设阶段、竣工阶段、生产、科研四个阶段。,1、立项文件（项目核准、可行性研究、项目评估、投资等文件） 2、建设用地文件（选址、用地审批、征、拆迁等） 3、设计文件（设计基础、初设、施工图设计及变更等）,项目档案的内容,4、招投标、合同文件（工程、设备、材料等物资类招投标及建设工程合同、设备合同、材料等物资购买合同、技术服务、咨询合同等） 5、工程准备文件（“五通一平”、用水审批、临建设施、项目开工审批等）路、电、邮、通讯、水，也有将邮政、电讯合一起称四通。,6、工程管理等文件（项目安全、质量管理、质量监督、资金管控、财务及物资管理） 7、施工文件（基础、土建施工、安装与调试等） 8、监理文件（设计监理、施工监理、设备监造等）,9、竣工图及设备文件（修改，审签后的竣工图纸，设备出厂及设备竣工图等文件） 10、启动、竣工验收文件（验收启动、竣工交接、验收、总结与评价，遗留、尾工，决算与审计、达标、创优报批等）,11、生产运行文件（生产准备、生产许可、安全评价、风险评估、生产安全、规程、规范等） 12、项目科研文件（专利、工法、QC、四新、科技成果及应用）,十二项内容 15项目前期、准备阶段 6-9项目建设阶段； 10-竣工及验收阶段； 11-12生产、科研阶段,二、 项目档案的管理 管理原则（三制、三统一）： 项目应实行项目档案法人负责制、项目档案管理领导负责制和监理审核制。实行统一领导、统一制度、统一管理，分级负责的原则。,建设单位（项目法人）： 应健全档案管理体制，负责对参建单位的档案工作进行业务指导；制定完整的档案规章制度；组织、汇总、审核项目档案的整理、移交、归档和专项验收等工作。,分 工,勘察设计单位： 在合同范围内，负责在项目勘察设计活动中，各个设计阶段形成的文件、图纸及变更等文件材料，向建设单位移交。,监理（监造）单位： 应根据合同约定，对监理工作范围内形成的监理文件向建设单位移交。其他应审核的文件材料、图纸、电子文件等，签署审查意见。,施工（调试）单位： 根据合同对承包范围内形成的项目文件材料，按质量验评标准分专业、分系统（调试分阶段），以单位工程为基本单元，进行收集、整理，向建设单位移交。,工程管理单位（受项目法人委托也叫“委建单位” 或总承包单位） 受法人委托和领导，代法人行驶项目建设管理工作，档案管理工作在法人的领导下全权负责。,三、项目档案的编制 1、 编制原则： 由形成单位负责整编（合同规定的除外）。归档项目文件应齐全、完整，签章手续完备，分类科学，组卷、编目、装具符合规范要求，便于查询 。,三、项目档案的编制 2、编制要求： 围绕达标创优从宏观至微观“知行合一” 遵循标准（国标、行业标准并重，有冲突时以国家标准为准，未注日期的引用文件，应按其最新版本应用）。,电力工程达标投产档案管理考核标准2006版 中国电力优质工程奖评选办法（2010版） 重大建设项目档案验收办法（档发【2006】2 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 50328 建设工程文件归档整理规范 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB 50319 工程建设监理规定 DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定,3、编制程序： 收集、整理、分类、组卷、编目、排架。这是档案整理工作的六要素。档案工作的六要素就是把排架归入编目中，再加保管利用。,收 集： 项目文件形成于项目建设的全过程，项目文件应按形成的先后顺序或项目的完成情况及时进行收集。收集的难点在于，职责不清，责任不明，没有收集范围或收集范围不细。,收集范围根据： DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中的归档范围和保管期限表，参考火电企业档案分类规则6-9大类在中电建协新的规范出台前，仍执行原国家电力公司（总文档200229号文件） 建设单位需结合具体项目形成文件的情况进行补充，制定切实可行的、具有操作性的实施细则和具体规定。,整 理： 按照一定的规则，把文件材料经过科学的分类，进行组合、排列，使其系统化、有序化的一个过程，再通过编制方便的检索工具，以达到方便的提供利用的目的。 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 （2008版）,归档要求： GB/T11822-2008 1. 归档文件，应为原件。文件材料归档后不得更改。 2. 因故无原件的，可归具有凭证作用的文件材料。 3. 非纸质文件，应与其文字说明一并归档。 4. 永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档。 5. 文件载体、字迹，应符合耐久性要求。,6. 归档分数，一般一式一份。重要、利用频繁、有专门需要的适当增加份数。 7.两个以上单位合作完成的项目（留存要求）：主办单位存全套文件，协办单位存相关正本文件（若签订合同、协议的，应按规定执行）。 8. 检查内容： （1）齐全、完整（真实、准确在各专业） （2）归档文件质量（参见陈秀菊电力企业档案管理规范操作指南 （3）编写归档情况说明指南 P125 （4）编制移交清册及交接手续 指南 P126,音像等电子材料归档要求： 逻辑归档适时进行（网上进行，存储格式和位置暂时不变），物理归档统一进行（定期完成，拷贝到耐久性的载体上，只读、一次写、不可擦写光盘，硬磁盘等） 照片，六要素缺一不可（事由、时间、地点、人物或事件、背景、摄影者等）永久、长期保存的应洗出纸质照片保存。,分 类： 是整理的第一步，按照一定的规则，选定材料的属性（或特征）区分分类对象，将具有共同属性或特征和某种联系的分类对象集合在一起的过程。 火电企业档案分类规则6-9大类 总文档200229号文件,组 卷： 将若干文件，按其形成规律和有机联系组合成一个单元，以盒或卷的形式集合在一起，便于保护和存取。 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 （2008版）,组卷应注意的问题： 1、案卷的厚度适宜 2、土建、设备安装按单位工程 3、按 “事由”组合 4、材料类目（材料证书），可按材料的种类、型号等相对应的文件进行组卷。 5、设计变更,按专业单位工程组卷 6、文件“闭环”即关闭“事由”的参建单位进行整理并归档。,编 目： 是将文件和案卷，按照一定的规则，进行档案著录，并将条目组成规定格式的目录的过程。,排 架： 是将整理完毕，装入盒内的档案，按照分类的规则，进行有序上柜排列的过程。 原则与目的： 1、应与分类规则保持一致。 2、升序排列。 3、要方便调阅和归位。,四、项目档案中的质量通病 1、文件不全 2、文件质量欠佳 3、原件问题 4、签字问题 5、竣工图问题 6、闭环问题 7、移交问题；,解决对策： 从源头抓，从初期抓。通过广泛宣传，让更多的人了解档案要求，让每一个经手人明白自己的责任。从形成时抓起，在过程中监督，审核时把关。,五、项目档案工作重点 为项目建设、竣工投产、达标投产、创优质工程等应做的工作。,1、指导、收集、整编项目档案； 2、组织项目档案的专项验收； 3、按照项目达标投产考核表、创优检查表对档案进行适应性编目，为迅速调卷和方便检查。,建设项目达标投产档案索引 工程建设项目创优档案索引,档案人员要对文件材料形成、积累、归档，进行全过程的监督指导，要坚持原则，严格把关，不放过因任何可能造成文件材料不齐全、质量不合格的点。从历次达标、专项验收的情况不难看出，档案人员业务能力、指导的深度与档案的齐全、质量好坏有很大的关系。业务指导要贯穿于项目管理全过程之中。,电力书店有售,六、创优“申报材料” 中国电力优质工程奖（行优） 一、申报材料要求（主申报单位完成）： 1.齐全，填写完整、清晰，内容真实。签署意见具体、准确，签名及印章齐全、有效。 2.申报表（参见表）独立装订一册。 3.申报材料装订成册并编制目录，且与页码相对应。 4.纸质材料1份、电子版1份（JPEG格式吋数码彩照、附简要说明）；DVD光盘1张。,申报材料独立装订成册 包括以下内容（纸质）： 工程质量创优简介（1500字以内；提供画册： 800字以内） 一、工程概况： （1）工程地理位置 （2）建设规模、投资规模 （3）工程建设的合法性文件（见下页） （4）开工时间、竣工时间。,工程建设合法性证明文件（影印件） 1. 项目核准、规划许可证 2. 土地使用证 3. 移交生产签证书 4. 环保专项验收证书 5. 建设期无较大安全事故证明 6. 档案专项验收证书 7. 消防专项验收证书 8. 竣工财务决算审计报告（首页、结论页、盖章页） 9. 工程竣工验收签证书 其他文件（例）： 达标投产证书； 工程投产后质量 监督评价意见。,“行优”申报材料 二、工程质量管理符合性： 1.有效性、安全性、工程质量管理策划、措施等： （1）建筑（单位工程数量、质量优良的符合性） （2）安装（单位工程数量、质量优良的符合性） 符合工程规范、标准；防止通病。 符合性质量策划：差异性质量；工艺亮点；专业。 差异性：全寿命周期的安全可靠；洁净性施工、实施与管理；10大新技术的推广应用。 三、 性能、技术指标的先进性: 功能、性能 四 、“四新”应用、获奖情况（差异性）：技术进步、专利、科技成果、工法（国内首创、省内首次） 五、 经济效益、社会效益：,“行优”申报材料（照片） 吋数码彩照（12张）： 反映工程质量全貌、反映工程亮点。,“行优”申报材料（照片） 工程全貌（外景） 3张 工程结构、安全 3张 主体设备安装 2张 工程独具特色部位 4张 要求： 1.粘贴在A4纸上（见照片粘贴页）； 2.电子版（照片应有简明题名、说明。格式应JPEG、3M及以上，不得用Word文档、PDF扫描件）。,“行优”申报材料（ DVD光盘） 1. 内容通过画面和解说反映。参见 “工程质量创优简介”：工程质量难点亮点，重点展现：地基基础、主体结构、设备安装、推广应用新技术等。 2. 配有解说词（解说词语音铿锵清晰，语速留下记忆、配乐轻盈） 3播放时间5分钟。,工程专项验收等其他基本条件不完全一致 1、行业优质工程评审办法中：核查政府有关部门，如环保、消防、劳动卫生、档案、审计等部门出具的书面意见（或文件）。 2、国家优质工程评审条件中：金质奖的项目，须获得国家级优秀设计金奖：评选国家国家优质工程银质奖的项目，应获得省、部级以上优秀设计奖(或同级别评奖部门开具的证明文书)。 3、国家档案行业标准DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中：环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件,国优（含金奖）申报材料 1. 申报的工程项目必须提供工程简介； 2. DVD光盘一张（一般815分钟）内容主要包括： （1）立项、合法性介绍、工程概况2分钟左右； （2）工程质量控制措施与方案（含组织方案、技术方案等 2分钟左右）； （3）主要施工过程介绍（2分钟左右）； （4）工程重要、特色部位介绍（1分钟左右）； （5）隐蔽部位的施工质量控制措施介绍（1分钟左右）； （6）节能、环保措施介绍（1分钟左右）等。,“鲁班” 奖DVD申报主要材料 报送要求（限时5分钟）： （1）要求一式两份，在网上传输的同时，按规定时间寄送到中国建筑业协会质量安全部。 （2）工程质量的难点、亮点：通过画面和解说反映，重