浅谈会计电算化目前存在的问题与对策

摘要会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作的现代化管理模式。具体地说，就是用电子计算机代替人工记账，应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印、输出会计账簿和报表的过程。我国会计电算化的起步比较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。在这30多年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点，以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物的不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。由于会计电算化是一项系统工程，在发展过程中有许多工作要做，有许多问题要及时解决，否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展。关键词：会计电算化 系统 存在问题 对策 AbstractAccounting computerization refers to the modern management mode in which the electronic computer technology is applied to accounting business processing work. Specifically, the process is as follows: to use computer to replace artificial record-keeping, to input by applying of accounting software, accounting data of accounting data processing, and print, output accounting books and statements process. Our country of accounting computerization started quite late, starting from the 1970s experienced trying stage, spontaneous development stage and organized, steady development stage, the current management accounting software development stage. In the last 30 years, great progress has been gained, commercial, generalized financial software has been widely used. Many accounting software have developed towards specialized, commercialized and socialized orbit. But due to the characteristic of financial work itself, as well as the rapid development of Internet, the rapid rise of e-commerce, etc., some ceaseless appearance of advanced, the modern things, put forward higher request to computerized accounting systems and make establishment of new financial system which conforms to modern enterprise development demand become urgent. Because the accounting computerization is a systematic project, in the development process, a lot of work has to do, many questions have to be timely solved, otherwise will seriously hinder the deeper development of our countrys accounting computerization. Key words: Accounting computerization system problem countermeasures 目录浅谈会计电算化目前存在的问题及解决对策我国会计电算化从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件发展阶段。在这30多年的发展过程中，我国会计电算化已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点，以及网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物的不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。由于会计电算化是一项系统工程，在发展过程中有许多工作要做，有许多问题要及时解决，否则将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展。一、会计电算化系统的优点（一）提高了会计工作的效率及会计信息的质量会计电算化系统以计算机作为信息处理工具，它利用计算机强大的数据处理能力，完成了大部分数据的计算、分类、存储等工作，从而提高了会计数据处理的速度和准确度。数据处理的自动化、程序化和规范化，提高了会计信息的及时性、可靠性和相关性，提高了会计工作的效率。这是会计电算化系统最显而易见的优点。在过去的手工会计系统中财务人员的主要工作是记账、算账、对账、报账等，会计人员要在这些方面耗费大量的精力，一笔经济业务发生后，其数据要在凭证及日记账、明细账、总账上登来登去。这种重复而繁琐的登记工作造成会计周期长、速度慢、效率低。同时，这些业务数据还要在各种报表中进行各种计算，这些计算虽然只是简单的加减运算，但是计算量大，计算速度慢，重复劳动多，工作量之繁重，事务工作之单调乏味，相信做过手工会计的人都深有体会。由于会计核算工作中要把数据多次重复地抄写与计算，因而很难保证不会出现错抄、漏抄和算错的情况，一旦出现差错往往很难发现，查找起来也相当困难，相信做过会计工作的人都曾经有过为找出几分钱的错误而通宵达旦的工作经历。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。采用会计电算化系统，提高了财务人员的工作效率，同时提高了会计信息的质量，使广大会计人员从繁重的会计核算和数据转抄中解放出来，其劳动强度大大降低。（二）促使财务人员转变工作职能由于采用会计电算化系统使财务人员的工作效率有了大幅度的提高，使财务人员有充分时间利用及时准确的会计信息参与企业管理与经营决策，有利于会计职能由“核算型”向“管理型”、“决策型”转变。而这种角色的转换则要求会计人员及时“充电”，以更新知识结构。比如会计电算化系统下的财务人员除要求具备财务专业知识及专业技能外，还应掌握一定的计算机、网络等方面的专业知识，具备上机处理基本业务核算工作的能力，掌握计算机的一般性故障排除方法和纠错方法。这就要求财务人员要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术，才能满足会计电算化系统进一步发展的需要。另外参与管理也要求财务人员更新自己的知识层面，补充业务及管理方面的知识，这样才能适应工作的要求，提高财务人员的综合素质，最终形成复合型人才。（三）改变了会计信息处理和使用的方式和方法会计电算化从原始凭单中获取会计的原始数据，然后对原始数据进行标准化处理，需要经过选择、登录和校验等步骤，避免同一数据的重复输入，要求做到数据一次输入，多方使用。会计电算化系统是系统出各类报表，查询功能强，及时迅速反映财务状况； 而手工会计手工出各类报表，并要手工记各类账户，工作量大，易出错，查询慢，资料保存不方便。会计电算化的数据处理过程由程序管理，无需人工干预。数据用文件的形式保存，记账凭证、账簿、会计报表以及其他会计资料均以文件形式组织存放在计算机内。文件的组织也不一定按凭证、日记账、明细账、总账等分别设置，甚至有的会计电算化只设置一个凭证文件，根本不存在机内账簿文件。查账时只是把筛选出的数据显示在屏幕上。 （四）系统与环境相适应 会计电算化处在企业及社会经济环境中，会计数据处理既要适应内部的需要，又要与外部环境相协调，比之手工会计系统，它更具适应外部环境变化的应变能力。（五）满足了企业管理的需要现在的企业越来越重视管理，向管理要效益已经成了企业提出的口号。财务管理作为各项管理的基础，需要为企业其他管理职能提供服务。现如今，在会计电算化系统下，工作量问题基本不存在，这就为企业提供了良好的条件。会计电算化的内部控制，随着数据处理方式和数据处理流程的变化而与手工会计系统的控制不同，不仅控制的内容更广泛，而且要求更严格。人工会计系统一般从三套账册的相互核对，通过账证相符、账账相符、账实相符的内部控制方式保证数据的正确；而会计电算化系统则有人员管理、口令控制、权限设置、权限分配等一系列内部控制手段以及内部管理制度来实现。例如，费用科目按部门设置明细，可以考核各部门的费用开支情况；销售类科目按地区设置明细，可以了解企业的市场情况；应收账款按供销人员设置二级科目，可以加强应收账款的管理，尽量避免坏账，呆账的发生。不可否认，现在越来越多企业已经采用了会计电算化系统，但“成也萧何，败也萧何”，同样是由会计电算化系统的特点引起的，在使用的过程中同时也发现了会计电算化系统的弊端。二、会计电算化系统的弊端（一）会计电算化系统一次性投入成本较高 会计电算化的商业通用软件再加上计算机的设备与配套设备（打印机、税控卡等）投入都在数万元，如果是中型生产企业使用ERP软件加上相关的网络投入，则费用会更高，考虑成本效益原则，一般的中小型企业也都比较单一，可以直接掌握经营需要的信息量的话，不投入大量资金建立会计电算化系统，当然这也是现阶段仍存在手工记账系统以及代理记账公司广泛存在的一个原因。（二）会计电算化系统运转、维护成本较高 有的人也许认为会计电算化系统建立后，就不用操心了，平时只要录入凭证即可。其实不然，为了维护电算化系统正常运转，在日常工作中，会不断产生维护成本。会计电算化系统的维护成本主要包括：1、硬件维护成本高，设备的正常维护升级、打印耗材的使用、存储介质的使用以及为保证会计电算化系统正常运转的配套设施的维护等。2、软件维护成本，杀毒软件、防火墙的升级更新和财务软件的升级换代以及程序员日常的维护成本。3、会计电算化系统为了加强会计控制而设置各项控制制度造成了管理上的成本增大，各项牵制制度的实行增强了会计监督的力度，也耗费了大量的管理资源。（三）会计电算化系统错误不易发觉实行会计电算化后，会计人员往往对于电子数据过于依赖，形成定性思维，认为计算机计算过的就是正确的，忽略了审核检查，再加上当前会计电算化内部控制制度不完善，不健全，执行不严格，各项管理规章不能满足业务发展需要，导致一些人有机可乘。利用安全内控制度的一些漏洞，对会计软件、数据等进行非法篡改、删除、破坏，以达到窃取秘密，非法转移资金，掩盖各种舞弊行为等非法目的，从而给企业造成严重损失。事中事后监督不力，目前会计电算化现有的稽核和监督工作大多是在会计记账完成后进行的，还未有与会计电算化系统同步运行的稽核监督软件面世。这使得会计业务的事中控制环节十分薄弱。曾有报道由于银行自动取款机出现程序错误，造成用户存款余额千余元的账户最终在数月中提取十万元的存款，而银行工作人员竟然毫无察觉。还有由于审核人员过于依赖系统数据，造成工资管理人员每月给自己加工资的事也时有发生。 （四）网络安全 网络安全对会计电算化信息系统以及远程网络传播构成极大的威胁。首先是企业资金结算的安全问题。企业在网上的财务活动日益增多，如：网上订购、网上销售、网上结算、网上理财、网上证券投资及外汇买卖等等。买卖双方均是不谋面的信息交流，完全凭借双方信誉进行交易活动。这样企业就面临着财务结算的安全问题。一些非法用户侵入他人计算机系统，通过网络非法转移电子资金及窃取密码盗窃银行存款，致使企业资金面临安全风险。其次是利用高科技手段非法窃取企业机密。特别是网络黑客非法侵入网络用户程序，捕获信息，或者通过窃取系统合法用户口令、密码，以此合法登陆，实现其非法目的，将会给企业造成不可估量的损失。 （五）会计电算化系统造成会计监督困难存储介质的不可直读性与原始凭证的痕迹的可消除性，造成会计电算化系统下舞弊隐蔽性高、防范困难，虽然会计电算化系统也有相应的保护机制（如密码保护、数据加密等），但是在原始证据上的保留存在着先天的不足，毕竟计算机数据证据的提取、保留、使用在法律上还有待完善，没有一套完整的提取程序和保护制度。而且，因为目前国内安装盗版WINDOWS和盗版数据库系统的情况很普遍，而盗版操作系统和数据库管理系统由于解密不完全或缺少重要文件的原因，经常会造成系统崩溃，直接影响到对会计电算化系统的支持。会计电算化环境下，内部人员的恶意行为，工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全。三、需要重视和解决的问题（一）要解决人们思想认识问题我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。，这种认识对会计电算化的发展十分不利。我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记帐。而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高，节省会计人员的时间和精力，转变会计工作职能，推动会计理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。比如具有数据集中存放和管理特征的“电算化会计”，采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，完全取消了各种会计明细分类帐和对帐操作，各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得。（二）要重视会计电算化理论的研究理论是行动的先导，会计电算化事业的发展依赖于电算化会计理论的发展，电算化会计理论研究的滞后，会制约会计电算化软件的成熟与发展，因此，电算化会计理论是指导、推动会计电算化在新的基础上不断完善和发展的实践指南。当前随着计算机网络技术的大规模应用和发展，以及会计核算业务量的增大、业务种类的繁多、对会计信息资料的分析与研究的深入，计算机单机处理的方式难以完成现有会计核算工作。同时，网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽，也使会计电算化系统出现许多新的特征。这些既推动现有会计信息系统的发展，同时也对现有的会计电算化系统的发展产生障碍。为此就提出了一个挑战性的课题，即会计电算化系统必然向网络化的方向发展。这就要求我们必须加强电算化会计理论的研究，建立较完备的电算化会计理论体系，以适应会计电算化迅速发展的需要。（三）要做好管理基础工作管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据。管理人员的现代化管理意识，要求在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企业管理制度，提高企业管理要求。还要修改扩建机房，选购、安装、调试设备，自行开发或购买会计软件，培训会计电算化人员，进行系统的试运行等等工作。以上所列的各项工作必须做好，否则电算化会计系统将不能正常工作，有损于会计电算化的整体效益并使其不能深入持久地开展下去，会计和企业管理现代化将无法实现。（四）要提高会计人员计算机操作业务素质目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。（五）要做好电算化会计档案管理工作1、电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。2、电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。3、电算化会计档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：（l）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需