目标管理与时间管理.ppt

目 录,一、探讨时间管理的意义 二、学习时间管理的三大步骤 三、掌握时间管理的核心原则 四、处理日常干扰 五、提高效率的方法,时间管理不是什么?,时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划,常见的问题,这个来电话，那个来请示、投诉 比谁都忙，到处救火，工作越做越多 计划赶不上变化，或计划从未兑现过 对什么都不放心，每天忙于事务性工作 工作抓不住重点，也没空去想何为重点 总无法说“不”，因此总要打乱时间计划 ,测评结果,思考：谁偷走了我的时间？,时 光 大 盗,1、我失去了她（主动丢失） 没有计划 计划不合理 执行不力（拖延、走神、缺乏进取心）,2、你伤害了我（被动丢失） 他人打扰（电话、邮件、会议） 突发事件,时间管理三大步骤,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始 1、记录时间、认识自我（记录） 2、分析时间安排（分析） 3、编制时间计划表（管理 ）,一：时间记录和分析,目标： 分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的 分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 找出浪费的因素 方法：运用时间清单分析表 内容： 计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项,时间清单分析,二：工作分析,目标 分析你的工作，明确你的角色。 明确首要任务 明确什么对我的目标实现至关重要 方法：运用附件工作分析表 内容 生活中的首要任务 职业上首要任务 我的工作意义 我的工作首要任务,工作分析表,三：制定时间计划,目标:明确你的时间计划 方法：运用行动计划表 内容：对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单,行动计划表,備 忘 錄,时间管理的利器: to-do List,备忘录,紧急的事情 1.老板今天交待 2临时狀況,重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富,Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.紀念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期約会,时间计划表,时间管理的原则,原则一：80/20原则,20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,如何坚持这一原则？,列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力,常见误区： 面面俱到都想做好 完全主义都想做完 平均分配时间和精力,原则二：目标ABC,A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的 D: 不做,四象限原理解析,A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件,B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升,C：造成干扰的访问、电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事,D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动,原则三：排列优先次序,紧急,不紧急,重要,不重要,A：紧急 重要,B：不紧急 重要,C：紧急 不重要,D：不紧急 不重要,时间管理四象限,时间管理矩阵使用技巧：,不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； 尽量将每件事情一次性做对。,有效管理时间四大法则：*,法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用,法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则四：逐日调整 克服拖延 有头有尾 适当弹性 适当授权、寻求帮助,时间管理技巧,1、效率曲线抓住清静时间 2、拒绝拖延 3、锯齿效应-学会说“不” 4、巧用零散时间 5、管理从桌面开始“5S” 6、相似事情、连续处理 7、适度授权，例常工作流程化、标准化 8、注意与他人进行时间协作,典型效率曲线,100%,0,9:00,12:00,15:00,18:00,5“S”简报,处理日常干扰,处理日常干扰,A：如何处理意外来访 B：如何处理来电 C：如何拨打电话,提高效率的方法,如何提高效率,A：提高记忆力