合同签订管理规范

文件名称：合同签订管理规范版本：A页次：11of16文件状态：受控文件文件编号：PU-I-011 版次：1生效日期： 一、 目的：为加强酒店合同签订管理，特制定本制度二、酒店签订合同主要分类序号合同名称合同标的简要说明合同向必须包括的基本条款1供货合同（也可称为：购销合同，产品合同，买卖合同，供货协议书等）包括酒店所需采购的所有物品，物品的分类可参阅“行政办公室管理制度（编号为2002-008（V01）1合同签订双方名称、地址、联络人2货物名称、数量、单价（需注明是否为含税价）（若为种类较多的物品，则可另编制“物品报价单“作为该合同的附件）3交货地点4货物质量保证条款5结算方式及付款方式6违约责任7解决合同纠纷方式8合同生效期限9合同份数，签订双方各执份数2维修保养合同包括酒店各类需维修保养的设备、物品等，例如：电梯的维修保养合同、洗衣设备维修保养合同、电脑信息系统维护合同、银器保养合同等1合同签订双方名称、地址、联络人2需维修保养设备、物品的描述。维修保养费用（需注明是否为含税）3维修保养服务方式4维修保养的质量保证条款5结算方式及付款方式6违约责任7解决合同纠纷方式8合同生效日期9合同份数，签订双方合执份数3工程施工合同包括装修、建筑合同等1合同签订双方名称、地址、联络人2工程范围3建设工期4竣工时间5工程质量6工程造价（需注明是否含税价）7技术资料8材料和设备供应责任，拨款和结算，竣工验收量保修和保证期9违约责任10解决合同纠纷方式序号合同名称合同标的简要说明合同必须包括的基本条款4设备安装合同包括酒店各类设备的安装，例如：洗衣设备安装合同、发电机安装合同等1合同签订双方名称、地址、联络人2需安装设备的描述。安装价格（需注明是否为含税价）3安装工期4验收标准5保修服务期限6结算方式及付款方式7违约责任8解决合同纠纷方式9合同生效期限10合同份数，签订双方各执份数5其它合同除上述合同标的之年的物品或事项等。例如：租赁合同等1合同签订双方名称、地址、联络人2合同标的3合同价格（需注明是否为含税价）4结算方式及付款方式5违约责任6解决合同纠纷方式7合同生效期限8合同份数，签订双方各执份数三、签订合同的范围1以下酒店需长期固定采购的物品，均需确定2至3家长期合作的供应商。序号申请部门物品类别合同评审期限1餐饮部菜类、冻品、三鸟肉食、方面等副食品每月2货仓部餐料、大米、面粉、香烟、咖啡、酒水类每月3客房部客房用品、清洁用品、纸巾每半年4人力资源部员工食堂蔬菜、肉食等每月5行政办A文具 B矿泉水每半年6工程部A五金类B煤气C柴油每半年每半年根据市场行情调整2维修保养、工程施工、设备安装等必须签订合同，需至少寻找3家以上的供应商进行比较选择。3除上述“1”及“2”项必须签订合同外，其它杂项物品的采购（或其它协议等），若交易金额超过5000元，则均需与供应商签订相应的合同，需至少寻找3家以上的供应商进行比较选择。四、签订合同程序及原则1签订程序合同审核单合同名称：合同签订方：合同标的：顺序审核部门签名日期1申购部门负责人 年 月 日2采购部负责人年 月 日3法律顾问年 月 日4总经理年 月 日5董事年 月 日2签订合同基本原则1） 所有合同必须附上述的合同审核单2） 与新供应商签订合同前，必需验证供应商的营业执照的年检等事项。若供应商所供应的物品、或设备、或建筑等事项需要相应的政府证明文件，则签订合同前也需验证相应的政府证明文件。并将营业执照及相关的政府证明文件作为合同的附件。3） 酒店总经理为在合同上签名的唯一获授权人。总经理签名的合同方为有效合同。除酒店长期常规采购的物品（即上述“三”中的描述的物品）的合同范围外的其它合同，若单项合同总金额超|过（ ）万元人民币，则需由董事审批后方生效。五、合同执行1合同文件的分发及及保存期限部门原件/复印件份数保存期限财务部原件15年合同事事项执行部门复印件1合同期限行政办复印件1合同期限2各部门需对所有合同文件集中归档六、合同的定期评审1上述“三”，“1”项所描述的物品对应的合同评审期限参照上述的“合同评审期限”2其余合同均为每半年评审一次3合同内容执行部门、采购部、财务部对供应商的价格、服务情况