企业会计电算化在实施中应注意事项

目 录一、我国会计电算化经历的几个阶段1二、企业会计电算化国内外发展1三、当前我国企业会计电算化在实施中存在的主要问题3（一）企业对实现会计电算化的重要性认识不足3（二）实施会计电算化后，相应的会计制度的改革力度缓慢3（三）财务软件及管理软件系统内部衔接性差4（四）重视财务功能功能，忽视管理功能4（五）数据的实时共享性差，安全保密性弱4（六）缺乏合格的会计电算化的专业人才5四、针对会计电算化存在的问题提出以下对策5（一）做好会计基础工作，重视会计电算化工作的实施5（二）建立健全完善的会计电算化管理制度5（三）加强会计信息系统的安全性，保密性6（四）培养复合型会计人才，加强软件开发人员与会计人员的充分沟通7（五）做好会计电算化后的档案管理8（六）关注会计电算化的发展方向8五、我国会计电算化的趋势及展望9六、结束语10参考文献11企业会计电算化在实施中应注意的问题 摘要：会计电算化是指把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。会计电算化同时也是用计算机代替人工记帐、算帐、报帐以及部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析和判断过程。但随着财务工作及网络的迅速发展，电子商务的迅速兴起一些新情况、新问题不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求，建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。关健字：会计电算化 一、我国会计电算化经历的几个阶段我国会计电算化工作起始于70年代末，经历了实验准备阶段、自发发展阶段、稳步发展阶段、深入发展阶段。1983年以前，我国会计电算化工作以理论研究和试验准备为主。以1979年财政部直接参与和支持长春第一汽车制造厂进行的会计电算化项目为代表，此阶段主要是单项会计业务的电算化，比较普遍的是对工资的核算。此阶段发展比较缓慢。19831987年，国务院成立了电子振兴领导小组，以此为契机，不少单位自主开发了一些电算化软件并应用于具体的工作中，各大专院校开始培养会计电算化专门人才，会计电算化理论研究开始受到重视，但此阶段会计电算化发展比较盲目，重复开发现象严重。19871990年，随着IT技术的发展，在财政部的支持下相继出现了一批专业的会计软件公司，通用会计软件的研制得到发展，商品化会计软件市场初步形成，使我国的会计电算化工作走向了持续稳步发展的轨道。1990年至今，随着信息技术和财政部一系列制度法规的出台，我国的会计电算化开始由原来的单纯的核算向综合管理迈进。在这20多年的发展过程中，会计电算化在我国得到了迅速的普及和提高，全国数以万计的企业单位已经用财会软件代替手工核算。会计电算化以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎。二、企业会计电算化国内外发展国外会计电算化的发展经历了四个阶段:单项会计核算业务电算化;会计综合数据处理的全部电算化;建立了网络化的、以管理为重心的会计信息系统或企业管理信息系统;建立了会计或企业管理决策支持系统和专家系统。决策支持系统是以计算机存储的信息和决策模型为基础，协助管理者解决具有多样化和不确定性问题的，以进行管理控制、计划和分析并制定高层管理决策和策略。据统计，美国1983年，55%的新程序是用于管理控制、计划和分析，用于核算的仅占45%，这说明国外已进人了决策支持系统的开发和应用阶段。 国外的会计软件主要是面向市场的销售分析和预测系统、供货发票系统;面向生产的成本计算和分析系统、存货控制系统、应收几款管理系统;面向人事管理的雇员住处系统、工资系统、劳动力资源会计系统;面向现金管理的现金收支系统、支票核对系统;面向采购管理的采购与验收系统、应付帐款系统、固定资产核算系统;面向财务管理的财务报表系统、年度财务计划系统和预算控制系统等。目前，西方对电算化的研究主要集中于将电算化运用在企业的开发方面，而对应用管理的方面的论述则很少，在Accounting Information Technology and Business Solutions(HollanderA.S,1999)一书中，主要讲述“如何用创造性的方法来对用户提供会计、信息技术及业务解决方案的服务以及理解现代会计信息系统的目标、体系结构和开发方法”。（出版者序），对于电算化的管理和实施，几乎没有涉及，而由Robert A Leitch和K. Roscoe Davis编写的Accounting Information system(Prentice-hall,inc.1990)讨论的是如何设计电算化环境下的业务流程，对讨论工资、帐务、销售等子模块的数据流，业务流的分析和设计，而没有从一个管理者的角度加以论述。我国的会计电算化工作从20世纪70年代末期开始，至今已20多年，经历了实验准备阶段、自发发展阶段、稳步发展阶段、深入发展阶段。目前我国已初步形成了会计软件产业，通过国家级评审的会计软件已达30多个，通过省级评审的会计软件也有200多个，据1992年底财政部调查，开展会计电算化工作的单位约占被调查单位的20%左右，但地区、部门行业之间发展很不平衡，有的地区和部门已达50%以上，可有的才刚刚开始会计电算化工作。在已开展会计电算化的单位中，大部分单位开发和应用的是部分会计核算子系统，其中尤以工资、帐务、报表子系统为主，单机应用为主，只有很少的单位全部会计核算工作实现电算化并彻底甩掉手工记账。国内有关电算化方面的论述，主要集中在模块的程序设计和软件的开发、操作运用上,只不过所采用的计算机语言由前几年的Dbase到Foxbase，一直到Windows环境下的Visual fox,以及Delphi等等，这大概是因为由于财政部门对会计人员有电算化上岗证的要求，导致这一部分市场需求旺盛。从学术和专业角度来看，清华大学1999年出版的管理信息系统从电算化的系统分析和设计角度，全面介绍了计算机软硬件知识，管理信息系统（主要是电算化系统）各个模块的设计理念数据流、业务流，是一本电算化系统设计人员的好教材，但该书仍然缺少针对当今管理过程所出现问题的分析。当今能找到电算化实施和日常管理方面的论文，主要散见于一些专业性的期刊和报纸，如中国会计电算化、会计研究对此作全面论述的较少，而由于我国会计电算化的飞速发展，又急需作出系统的分析。三、当前我国企业会计电算化在实施中存在的主要问题（一）企业对实现会计电算化的重要性认识不足由于我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到其意义及重要性。一部分的企业管理者以及会计人员认为实现会计电算化的目的只是为了让会计人员从复杂的手工劳动中解放出来，只是为了减轻会计人员的工作量，提高劳动效率，提高信息输出的速度，而没有认识到会计电算化建设是企业信息化建设的重要组成部分；还有的企业只满足于眼前的现状，认为不加强企业的会计信息化建设，企业也能搞好；甚至有的企业发展了，但是管理水平仍然停留在原来的水平上，管理手段和措施没有多大的变化。会计工作不仅与财会部门有关，而且还涉及到单位的其他部门，需要他们的支持，领导的支持是协调好各方面关系的保证，会计电算化工作的开展，需要高技术的人才、各种计算机设备和大量的资金，没有领导的支持，就不能提供全面的保障。有的领导认为电算化是会计部门的事，不愿意为电算化提供额外的经费和工作支持，对电算化工作重视不够，建立的计算机系统不能与其他部门计算机系统相联、共享信息，这往往会造成资源的浪费。（二）实施会计电算化后，相应的会计制度的改革力度缓慢会计电算化是我国乃至世界会计发展的新兴领域，现代信息技术也为会计信息化的发展奠定了技术基础。但是许多与会计电算化有关的问题仍处于不断的探索、改进和修正的过程。而与之配套的政策、法规也还不够完善，缺少能够使计算机确保自身安全、健康发展的法律制度。这就为会计人员正确记录、反映商务活动的实质，及时提供准确的财务报告带来了极大的困难，同时也增加了会计电算化的不确定性、风险性。我国会计电算化虽然得到了很大的发展，但其理论尚不成体系，一些教材上的内容基本是技术方法的使用，还谈不上是指导性的成熟理论。现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从帐户设置、帐户登记方法和帐务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点，财务会计制度做出相应的修改，目前大多数企业把主要精力放在软件使用上，财务会计制度的滞后影响了会计电算化的发展。依据会计电算化的特点，制定岗位责任管理、操作管理、维护管理、机房管理、档案管理、财务管理和计算机病毒的防治等制度，确保系统高效、安全的工作。（三）财务软件及管理软件系统内部衔接性差由于当前许多财务软件都着重开发财务处理和报表管理，主要解决记帐和报表处理效率问题。对于成本核算、市场预测等功能开发力度小，使得在处理此类问题时，需要先将财务管理的有关数据输出，经人工核算后再重新输入，就是说从一个处理系统到另一个系统，不能自动转换数据格式，使得软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。缺乏统一性和协调性，形成各自为战的局面，信息交流不畅。有限的人力、财力并没有充分发挥作用，一些单位通过会计电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门以及外界单位有效利用。（四）重视财务功能功能，忽视管理功能一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算帐、报帐工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计会计电算化的单位却存在着重视报帐功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全。限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。（五）数据的实时共享性差，安全保密性弱就目前计算机网络技术上数据库技术发展水平来看，我们完全有可能在会计电算化软件中实现数据的高度实时共享，但遗憾的是目前许多软件还只是保留在单个用户级的水平。它们所谓“网络版”只不过是实现了文件服务方式的数据传送，数据的共享是靠传送数据文件的方式来实现，而不是采用数据库服务器的方式，真正实现数据库高度实时共享。另外，我国目前会计电算化软件的数据安全保密性弱。财务数据在很大程度上关系着企业的生存与发展，但是几乎所有的软件开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上，很少放在数据的安全保密上。数据往往完全暴露在所有用户的面前，只要会打开计算机，即使算不是电脑高手，往往也可以随意查询、修改数据，甚至可以有意地破坏数据，系统一旦瘫痪，或受病毒侵袭，恢复起来比较困难。（六）缺乏合格的会计电算化的专业人才会计电算化涉及计算机、会计、管理等方面的专业知识，目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，不能灵活运用软件满足工作需要，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，只能找软件的维护人员，而维护人员又基本是计算机专业出身，对财务知识知之较少，双方不能很好地配合。即使有一部分人通过会计电算化的考试也只是掌握一些对计算机的基本应用，不能灵活地运用软件处理会计数据，进行财务信息的加工和分析，满足各方财务信息的需求。四、针对会计电算化存在的问题提出以下对策（一）做好会计基础工作，重视会计电算化工作的实施会计基础工作主要指会计制度是否健全、核算体系是否规范、基础数据是否准确完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，所以要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。需要特别指出的是，在网络环境下，会计电算化系统要求原始会计数据标准化和规范化，所有录入到电脑里面的会计信息必须代码化，以便于电脑集中处理。无论是通用的商品软件还是针对本单位定点开发的，亦或是通用与定点开发相结合的会计软件，都具备处理数字信息快捷、准确的特点，这也是计算机技术的优势所在。企业实行会计电算化，在建帐之初，会计人员应遵循财务会计制度的要求，选择好适合本企业的会计核算方法及核算体系。尤其是会计科目设置方面，除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总帐科目外，还要根据本单位的实际业务，设置二级科目甚至三级、四级科目，做到名称简洁，编码遵循软件要求，尽可能在初始阶段考虑周全，因为建帐以后，有了数据的科目将不能再修改名称和编码。（二）建立健全完善的会计电算化管理制度完善的会计化管理制度是保证会计信息真实和完整的手段，也是会计电算化高效事实的前提。实行会计电算化后，由于传统的手工核算由计算机核算代替，各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行，保证会计信息的准确性和会计帐簿的延续性，单位必须要有相应的内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位，只是增加了电算化系统维护岗位（保证计算机软件、硬件的正常运行，管理机内会计数据，不实际操作会计数据），企业原有的内部会计管理体系以及会计人员岗位责任制、帐务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都需要进行修订。按照财政部内部会计控制规范-基本规范的要求，建立内部会计管理制度应遵循的原则包括：符合国家法律、法规规定和单位内部实际情况：全面性、广泛性、适应性原则；内部牵制原则；不相容岗位分离原则。各企业在实施会计电算化之初，即按照财政部颁布的会计电算化工作规范要求，建立严格的管理制度。包括：1、会计电算化岗位责任制。主要是对会计电算化信息系统人员的规划及划分职责对出纳人员、凭证编制人员（软件操作人员）、审核记帐人员、电脑维护人员、电算主管、数据分析员的工作职责进行明确。2、会计电算化操作管理制度。主要包括操作规程、操作权限、操作记录、代码设计标准、管理制度及内部制度。明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据，日常备份等。3、软件、硬件和数据管理制度。对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储、软件修改、故障排除、运行日志等做具体规定。4、电算化会计档案管理制度。对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等做出详细规定。5、会计电算化内部控制制度。按照不相容岗位分离的原则，明确实行电算化后的业务流程，规定软件操作的权限管理，禁止出纳人员上机操作，会计人员调离岗位应做好交接手续。（三）加强会计信息系统的安全性，保密性会计软件必须从存放在服务器和磁盘等设施上的数据安全和在传输过程中信息安全两个方面入手，着重考虑内部控制的安全性问题。建立健全的内部控制，建立数据保护机构，由专门的工作人员来管理数据，而对非相关人员在非必要的情况下不给予查看数据的权利。同时，采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份识别、授权等措施，来增强网络安全防范的能力。目前，计算机病毒很猖獗，其中有借以炫耀自己技术的病毒制作者，更多是受利益驱动的病毒制造者，不管出于何种目的，都会对计算机系统的安全造成极大的危害，从而造成巨大的损失。虽然现在一般企业的计算机系统都安装了各种不同的防毒杀毒软件，但计算机病毒更新变异很快，常常让人防不胜防，因此除了及时更新防毒杀毒软件、安装防火墙之外，还要定期检测、清除病毒。与此同时，要加强对外来存储盘的检测，不乱拷贝存储盘，不使用未经检测的存储盘。在实际工作中，注意提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识，提高计算机使用的安全意识，也是保证会计电算化安全运行的有力措施。做好日常会计数据备份，并且双备份，方可确保万无一失。（四）培养复合型会计人才，加强软件开发人员与会计人员的充分沟通工欲善其事，必先利其器。要使用现代化的计算机技术开展工作，需要会计人员具备一定的计算机基础理论知识和基本操作技能。会计电算化光有精湛的计算机技术人员或者光有经验丰富的会计业务人员或管理人员是远远不够的，应是这三者的结合。现代的管理软件特别强调服务，这里的服务更多的是咨询、二次开发和可户化工作。要针对单位会计人员的特点和工作要求，科学地确定培训内容，做到教育对象层次化、知识结构系统化，更新会计人员的知识，使会计人员具有创新思维、高素质的一线应用，系统维护以及懂得二次开发技术。因此，企业要真正做到会计电算化，就要造就一大批既精通计算机技术，又专于财务管理知识，能够熟练地进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息的需求的“会计-计算机-管理“型的复合型人才，促进会计电算化的顺利发展。软件开发人员还应该与会计人员充分沟通，优势互补。企业的会计人员对本单位的业务情况、会计核算、财务管理、工作比较熟悉，对本企业实施会计电算化所要达到的效能和目的比较清晰，只是由于不同专业领域的局限，不了解解决问题的途径，更不清楚会计核算软件通过何中途径来解决本单位的具体问题。软件开发人员对于计算机程序、自己开发的专业软件所具备的功能了如指掌，而对要运用该软件的具体单位的具体业务并不熟悉，软件本身具备的功能未必适合使用单位，使用单位也未必具备运行该专业软件的客观条件。因此，在决定使用商品软件或使用针对本企业开发的财务会计软件时，软件管理人员或开发人员与本单位的实际需求人员应进行广泛的沟通和协商，要针对行业特点和单位的施加业务、具体的会计核算要求、财务管理的需要反复讨论，明确陈述，交换意见，避免日后使用上的不便以及造成软件频繁的修改，确保企业会计电算化工作的正常进行。在实际工作中，企业应用的会计电算化软件也是在不断更新、完善的，因为企业的经营业务、会计核算方法以及财务管理要求都会发生变化。软件管理人员或开发人员应根据使用单位的意见和发展状况，在满足会计需求的过程中，不断增删具体的功能。拓展进一步发展的空间，以便更好地发挥出软件的优势，更好地服务于企业。（五）做好会计电算化后的档案管理会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表和财务分析资料等专业数据。按照会计档案管理办法的要求，企业每年形成的会计档案，由财务部门装订成册，整理立卷，在年度终了后，编造清册，移交档案部门保管。财务部门一般只保留一年的会计档案。由激光打印机打印的会计凭证、会计帐簿及会计报表等资料，字迹清晰，保存期长，与手工核算时所形成的会计档案一样，因此可以作为正式的会计档案保存。对于存储会计数据的介质如磁盘、U盘、移动硬盘、光盘，往往需要防潮、防磁、防尘等，而一般企业单位的档案部门并不具备保存这些介质档案所需要的条件。目前存储介质的质量问题也不能确保其中数据的安全，即使工作中已进行了双备份并分别两处保管，也不能保证存储的会计数据的长期安全，因此不适宜作为长期的会计档案保存。会计人员或其他需求人员在查询会计档案时，还是习惯于书面资料的清晰明了。鉴于此，企业可以每日打印资料盘存表、科目汇总表，每月打印银行日记帐、往来帐簿，不定期打印需要的会计帐簿。尽量不使用软盘而使用移动硬盘等比较稳定的存储介质，保证机内数据和电算化系统的安全。年末结转完毕，再打印出需要归档的全部会计帐簿，装订成册后，在帐簿启用表上盖章、签字、贴花后，编造清单等待移交单位档案部门归档。（六）关注会计电算化的发展方向实行会计电算化是建立现代企业制度和提高会计工作质量的一项重要工作。会计电算化将会计人员从繁杂的记帐、算帐、报帐中解脱出来，大大减轻了工作负担，提高了会计核算的工作效率，部分替代人工完成了对会计信息的分析、决策，对财务管理工作有一定的促进作用。目前，很多企业的会计电算化仍局限于会计信息的事后反馈，对企业管理尚无实质性的改善，会计信息化对管理控制、决策支持方面的作用远未发挥出来，一方面有会计软件本身的缺陷，一方面是会计人员缺乏相应的技能，对会计信息化的利用程度不高，使用不充分。会计电算化的短期发展方向是会计管理电算化和会计决策电算化，会计人员由传统的核算、事后反馈向事中控制、事前预测的复合型管理转变。企业在稳步推进会计电算化的同时，还应逐步推进会计信息化的进程。会计信息化的未来发展方向应按照国家经贸委的要求，加强现代信息技术的应用，密切跟踪信息技术的发展，积极采取现代信息技术手段，通过运用企业资源规划（ERP）等计算机管理系统，实现企业内部管理的信息化。企业资源规划是将企业各部门包括财务、会计、生产、物料管理、品质管理、销售与分销、人力资源管理等利用信息技术进行整合，连接成一个整体。其管理思想的核心是实现对整个供应链和企业内部流程的有效管理。依托ERP等信息技术在会计领域中的不断应用，会计电算化包括的内容将发生根本改变，会计电算化在企业经营管理中的作用将得到充分的发挥。五、我国会计电算化的趋势及展望随着我国经济的发展和经济管理体制的改革，会计管理不断提出新的需求，会计数据处理技术的改进和提高，为实现这些新的需求提供了可能性。会计数据处理电算化以后，会计信息系统未来发展趋势将会具有哪些特征？展望未来，将会有以下几个主要方面：（1）财务管理系统功能上的综合化和技术上的集成化。要管好财务，开展预测、决策、控制、分析，不仅需要财会数据，而且还必须有供、产、销、劳资、物资、设备等多方面经济业务信息。因而要开发与建立“管理型”会计软件，必须把会计作为一个子系统，建立以财务管理为核心的企业全面管理信息系统。同时还要建立决策支持系统、内部控制系统等，形成一个综合化、集成化，互相衔接、数据共享统一的信息系统，适应社会主义市场经济条件下的财务管理和分析需求。（2）信息系统数据的大量化、多作化和输出的多元化。为了满足企事业单位管理上的需求，需要内部数据、外部数据；当前数据、历史和未来发展的数据；反映企事业单位生产经营活动以及市场、物价、金融、投资等有关方面的数据。系统的数据量明显加大。实现会计电算化以后不仅能够集中大量数据科学有序地加以存储，并且能够利用数据库等系统技术进行归类、排序、重组、分析、查询、调取等灵活地加以处理，进行多作分析与观察，实现信息系统输出的多元化，不仅可以按旬、周、日输出必要的信息，还可以根据实时处理结果，随时输出管理上需要的针对性信息。（3）对会计软件专业公司提出了更高的要求。如前所述，随着会计软件向“管理型”发展，会计软件开发设计难度不断加大，与此同时，随着计算机技术日新月异飞速发展和新的经济管理制度的频频出台，要求会计软件更新换代的节奏日趋加快，会计软件公司必然会激烈地竞争。软件公司集中向设计力量强大、资金完善，实力雄厚的大型化企业发展是必然趋势，这是会计软件发展客观要求所决定的，这有利于会计软件开发向更大规模、更高水平方向发展，也有利于我国会计电算化事业向更高的层次前进。（4）会计电算化发展新领域网络会计。现代信息技术尤其是网络技术在会计领域的应用和发展，预示着会计技术手段由会计电算化进一步跨越到会计信息化阶段。作为会计发展史上的又一个里程碑，会计信息化是一次“质”的飞跃，其本质是会计与现代信息技术相融合的一个发展过程，真正的网络会计形成过程。（5）ERP财务软件发展趋势。所谓ERP是英文Enterp