企业会计基本知识解析

非会计类干部会计知识讲座一、会计基本知识1、 会计的定义。以货币计量为手段，对会计主体（企业、事业单位等）的生产、经营和管理活动中的资金和资金运动进行准确、及时、全面、系统的核算、反映、监督和控制的管理活动。2、 会计主体的概念。所谓会计主体就是会计工作赖以生存的经济组织。如：机关、学校、科研院所、银行机构、保险、工业企业、商品流通企业、交通运输企业、建筑房地产开发企业、邮电通讯企业、餐饮服务企业、旅游宾馆企业、新闻出版及发行企业、广播电视电影制作及传播企业、矿山及油气开采企业、对外经济合作企业、个体工商企业、各类基金组织、政党组织、协会及学会、农业企业、非盈利事业单位等。3、 会计在企业中的地位：原始社会经济（会计基本上不存在）-封建社会经济（附属地位）-计划经济（计划管理的工具）-市场经济（管理者地位）-全球化时代经济（管理者兼咨询师地位）等各阶段会计的地位及作用概述。特征：地位越来越突出、作用越来越重要。心脏地位。企业维持正常生产经营需要资金，就象人体维持正常活动需要血液一样。所以，我们就把资金看作企业这个肌体的血液，人体的血液需要通过心脏进行加工，使其带氧、增压等循环到全身各部位；企业的血液需要通过财务加工使其更好的通达企业的生产经营的各个环节，以便加快资金的循环。所以财务在企业中处于心脏地位。4、 会计工作的特性。收集和接受经济主体运转过程中的全部信息，并对所掌握的信息进行科学地、及时地、连续地和全面地加工处理，以其简练的数字、准确反映出经济主体的完整面貌和内部特征。国际会计标准委员会称会计是一个信息系统。在这个信息系统中，企业的各部门、各岗位都属于信息子系统。企业的所有经济信息都通过这些子系统的输入端口进入信息中心加工处理程序，然后，再将这些经过科学加工处理的信息通过输出端口提供给所有用户。举例来说，会计的特性决定会计工作的结果-各种报表，就象行驶中汽车仪表盘一样重要，驾驶员一旦没有了仪表盘，那就只有凭感觉来控制车辆，这是十分危险的！同样的，企业的所有者和管理者离开了会计工作就象没有仪表盘的汽车，随时都会抛锚。会计资料的用户有：投资者、管理者、国家机关、债权人。对于这些用户，国家法律是保障他们索取企业会计资料权利的。还有一些企业和个人同样关注企业的会计资料：同行业竞争者、代理商、用户和供应商。但是，对于这些企业和个人，企业是没有提供会计资料义务的，而且应该对其保密，因为，一旦这些企业和个人获得了本企业的会计资料，必将会给企业带来极大的麻烦和困难！所以，无论是本企业的任何人，都不能向这些企业和个人提供任何有关本企业财务会计资料。其实，企业的其他部门也是这个信息系统的组成部分，是子系统，会计是这个系统的中央处理器，是信息加工中心。5、 原始记录-是经济业务发生时经办人员对该业务发生情况的客观性文字描述。例如：台帐记录、卡片记录、原始凭证等。企业各项经济活动中必须设置相应的管理岗位，具体负责在各类业务发生时对业务内容（业务名称、数量、价格、指标、经办人、审批人等）进行完整、准确、及时、系统的分类记录，以作为信息传递和加工的前提条件。这种原始记录的载体就是原始凭证，它具有唯一性，它是会计核算工作的原始资料和基本依据，所以叫作原始凭证。它是证明某项经济业务已经发生、明确经济业务内容和性质、经办人经济责任和确立该业务引起的各项经济关系的书面资料。企业的原始凭证又分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。自制原始凭证有：入库单、出库单、存货卡片、定额领料单、补充领料单、领料单、数量点验单、质量检验单、质检报告、工序间半成品转移单、盘点表、工时统计表、生产调度单、设备维修单、工资表、水电气费用结算单、销货发票等。外来原始凭证有：购货发票、银行收款凭证、送货单、现金收据、专用收据、运输票据、交通费凭证等。6、 原始凭证的重要性。原始凭证是企业管理基础工作的一项重要组成部分。会计就是根据企业的各项原始凭证填制“记帐凭证”，并且据以进行帐簿登记和报表编制。营销业务中的原始凭证有很多种：例如：购销合同、发货申请单、发货六联单、开票申请单、销货发票、出库单、对帐单、运输单据，以及收取的银行收、付款凭证等。这些凭证对于会计工作和会计人员来说十分重要，甚至是工作成败的关键。有句话：“巧妇难为无米之炊”，原始凭证对于会计来说，就是米。但有了米，还要检查米的质量，也就是看米是否过期变质、或带有杂质、是否伪劣等。同样的，会计人员在收到企业各部门人员送交来的原始凭证后，必须要进行认真细致的专业审查和鉴别，达到去伪存真、去粗取精的要求，然后才能作为会计信息处理的凭据。这就是为什么会计部门要对企业各部门、各岗位发生的原始凭证进行审核的原因。如果这些凭证不经审核、不辩真伪就一股脑地据以填制记帐凭证、登记帐簿和编制报表，那将导致企业财务数据失真，使会计工作失去核算、反映、监督和控制的职能，必然会给企业带来极大的混乱！首先，原始记录要内容完整。也就是记录的内容要反映经济业务发生的全部情况，例如：业务名称、规格型号、数量、单价、金额、经办人、制单人、检验人、发生日期、凭证编号等内容，如果是外来原始凭证，还要有公章。但是，我们公司有的原始凭证就经常出现内容不完整的情况。如：入库单、领料单、经济合同的订立、六联单填写等就不符合要求。其次，原始记录要填制及时。所谓及时，就是及时办理、及时传递。要求经济业务发生时必须当即办理原始记录，不得积压、拖延。企业的经济业务发生频繁，许多业务不及时办理原始记录，过后就有可能遗忘，以致长期不办理相关凭证，会计工作就无法准确反映，不准确、及时地反映就不可能进行及时、有效的监督和控制。有时，虽然办理记录及时、准确，但传递不及时，某些环节长期积压凭证，导致会计不能及时核算、反映，很多信息等传到财务部门时已事过境迁，因而失去监督和控制的作用。例如：六联单、发票就经常发生脱节。再次，原始凭证填制要准确。我们在日常工作中经常出现单据填制不准确。例如：经济合同中规定不细致、不准确，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货日期、交货方式、结算方式等内容都模糊不清。发货六联单内容不准确情况有：品名、规格型号（有的产品已经被淘汰很久了，业务人员还在使用此类规格型号）、价格（业务人员开出的发票往往和合同里规定的价格不一致、往往是价格下调）。这里面隐藏着许多问题：经济合同缺乏严肃性、价格调整权没有明确的规定和监督、经办人员在和购货单位或代理商交往过程中有可能会不经意的泄露企业的商业机密，扰乱了公司的营销政策和市场规则、造成企业的资产流失、引发购买者不愿意及时付款等等。7、 企业的概念。企业是集合土地、房屋、设备、原材料、人力、资金、时间和市场资源，以满足社会、企业和个人的生产、生活需要为目标，以不断创造盈利为其存在条件和终极目的的生产经营组织。企业分为法人企业和非法人企业。如：银行、电信、邮局、工厂、分公司等。不管是法人单位，还是非法人单位都需要会计机构和会计核算。这就要求我们的各级管理人员在做出一些重大决策时，一定要认真考虑会计机构和会计岗位建设问题，千万不可疏忽麻痹！8、 营销工作和销售收入。营销工作是企业为实现自身经济利益和满足社会各相关方面消费需求而参与市场竞争、实现商品交换的一系列有组织的经济活动。它绝对不是自发的、随机的和无意识的，而是有组织、有计划和有目标的经济活动。销售收入是企业通过价值交换而实现的资金 由商品形态到货币形态的转换。也就是由营销活动带来的买方资金连续不断的流入卖方企业的一种描述。因此，业务收入是企业获得源源不断现金流入的唯一正常渠道，企业实现的业务收入越多，其现金流就越充足，周转就越顺畅。业务收入是企业获得盈利的唯一渠道，企业要想获得更多的盈利，就必须要实现更多的业务收入，没有业务收入就不可能获得盈利，因为业务收入是企业实现盈利的必要条件，某种程度上就是利润的来源；所以千方百计获取营业收入对于企业意义重大。鉴于此，企业的相关利益人都十分关注企业的运作情况。如：投资人、债权人、供应商、用户、管理者和政府部门等。9、 收入的确认。会计原则： 收付实现制、权责发生制、持续经营、会计分期、实质重于形式等等（为了及时反映信息，必须进行会计分期）。发票的重要性。发票要及时开具，并送达对方单位或邮寄给对方单位财务部门，一定要有可核查的依据。用户采购的货物一经发出，必须在当月向其开出发票，并及时交给购货单位财务部门，以作为收款的法律凭证。发票的概念、用途和重要意义。发票是购销业务中货物控制权和风险实现转移的书面证明，而不是款项已经支付的证明。在日常经营活动中，一旦购货方财务部门收到销货方发票，并且已经进行了会计处理，那么，发票就成为销货方据以向购货方索取货款的法律凭证。发票实际上等同于现金，千万不可麻痹大意，因为，丢失发票就等于丢失现金，损失难以弥补。我们公司有些业务员发货后长期不向对方开具发票，或者，虽然开具了销售发票，但迟迟不交给对方单位记帐，这是十分危险的行为！（插入税务发票管理知识）会计准则在收入确认上采取“实质重于形式”的原则，是否确认收入，并不重视商品是否发出，价款是否收讫这些表面现象，而是重视企业是否已将所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；是否保留通常与所有权相联系的继续管理权；是否能够对已售出的商品实施控制；与交易相关的经济利益是否能够流入企业这些实质要件。可见在确认收入时，要求会计人员根据所掌握的情况作出适当的分析和判断。这就是会计人员的职业判断。（1） 风险。主要指商品由于贬值、损坏、被盗和报废等原因造成的损失。（2） 报酬。主要指商品中所包含的未来经济利益，包括商品因升值、销售或使用等给企业带来的经济利益。现在，我们有些管理干部也存在一些不正确认识，认为：我们向购货单位发出货物，可以不及时开具发票，等到需要催收货款时再开发票也不要紧，如果现在开了发票，对方又没有付款，那么，以后再索取货款就比较困难。其实，这表现出不懂基本的会计知识。恰恰是这种做法常常损害了企业的利益，例如：我们发货时一般是开出六联单，这六联单到达收货单位时往往是经办人给签一个字就行了，如不及时开发票交给购货单位财务部门，一旦经办人员走人了，对方单位就可能不认帐了，那就会导致企业损失。因为，这六联单上只是某个经办人签的个人名字，并没有加盖单位公章，所以，不能证明这是公司行为，不能证明该单位就是当然的债务人。你不信，你看我财务上没有任何该业务的记录，仓库里也没有任何这些货物，你查看我们公司员工名册上也没有这个人，你打官司都赢不了！到那时，业务人员你赔得起吗？10、 经济合同的重要性。-经济合同是明确购销双方权利、责任和义务，规定购销双方履行责任和义务的具体标准、程序和范围，保障双方权益的法律文件。到目前为止，很多企业间的经济纠纷或官司，大多都是出自于经济合同履行方面的问题。所以，很多大型企业都有自己统一格式的合同文本，并经常组织业务人员学习掌握和运用，标准条款以外的或超出格式要求的追加条款、调整条款，都应严格报上级部门领导批示或集中研究后给予答复。但有的企业，业务人员就有这样的权力，他们在外面签署了大量五花八门条款的合同，都是最后文本，不需要任何人审批，就可以轻松盖上企业的公章，并交由生产计划部门安排生产计划，这种轻率的行为往往给企业造成巨大损失！这种行为产生的原因就是管理手续的缺失和管理机制的不完善、不规范。签定合同是一件十分严肃的事情，需要公司、部门及相关人员认真对待，有句话说：“钱不是万能的，但没有钱是万万不能的。”我把这句话改为：“有合同不是万能的，但没有合同都是万万不能的。”只要不是一手钱一手货的购销业务，必须要订立购销合同。或者规定一个限额，超过这个限额就必须签定经济合同！同时还要对业务人员进行严格、认真的培训和持续的考核、奖罚。在谈判合同时，决不能漏出自己的底细，要保守企业的商业机密。哪些属于企业的商业机密呢？例如：产品的成本、销售利润率、价格浮动空间（价格政策）、价格审批权限和程序、业务人员奖励政策、重点客户的交易价格、业务人员的任务目标、个人的收入、企业各级领导的异常变动、相关领导的个人资料（性格爱好、生活规律、家庭住址、电话等）、企业的纳税资料、企业财务计划等等。这些信息是无论如何都不应该向客户、竞争对手、代理商和供货商等透漏的，这会造成工作上的极大被动。也会给企业带来意想不到的经济损失。11、 谈判、发货及对方收货应注意的事项。 谈判前，千万要摸清谈判对手（包括他代表的单位）的情况，甚至要实地探察，如果是大数量合同，谈判前应该到工商部门询问相关情况。谈判时，要分清对方是外行在漫天砍价，还是非常内行、准确充足，以便采取不同的方式进行谈判。即使是内行，你也不要沉不住气，要耐心。千万不要被别人一逼你就投降。在谈判合同时，结算方式是十分重要的事情，一定要慎重！特别是新用户，为了避免今后赖帐，可以要求对方支付一定比例的预付货款。 发货时一定要严格执行合同约定，不得自行改变供货名称、规格型号、供货时间、供货方式、供货数量、批次和质量标准等内容。发货单据上必须要写清楚购货单位全称、单位联系电话、单位地址、联系人和收货仓库等。 发货前，必须搞清楚购货单位经济性质、法人代表全称、文化程度、性别、性格、年龄、社会背景、家庭出身、婚姻状况等情况。 货物到达购货方后，必须及时组织验收，并取得收货方出具的质检、仓库入库凭证，要有这些部门的公章或负责人的签字。或者直接取得对方入库单据。 我方知道对方收货后，必须及时根据收货情况向购货方开具销售发票，及时交给对方财务部门，并在你自己的笔记本上记录下来，以便据以催收货款。 如对方不出具书面凭证，应提防被诈骗的可能，应千方百计索取有效凭据，以便于进行下一步的交涉，甚至起诉。 如果长时间收不到货款，必须由业务员和对方采购部门交涉，取得对方单位的恶意欠款的音像资料，交本公司法律顾问解决。 业务人员还应和财务部门加强联系，及时和对方单位进行对帐，并取得对方单位的对帐单。 对于长期没有往来业务的欠款单位，一定要提高警惕，经常了解其情况，避免欠款单位逃债。 发货单、购销合同和发票一定要书写规范、准确，名称一律要用全称，不得使用俗称、简称或别称。12、 和发票相关的会计知识。业务人员不得向购货单位承诺可以虚开发票（例如：多开数量、开字母发票、高开价格、变换品名等）。不得向对方单位承诺开具“张冠李戴”发票。对方丢失发票，我方不得承诺再补开发票。如果对方单位已经将进项税办理了税务抵扣，这样的发票不得再作废重开。对方单位还没有抵扣税，可以办理发票作废，但要及时收回发票联和抵扣联，并当月送交本公司财务部门。一定要提供购货单位的准确资料：如单位全称、准确经营地址、联系电话、联系人姓名、开户银行、帐号、国税号和地税号等。我方一旦开出发票，经办人员就应该在第一时间将发票寄送或亲手交给购货方财务部门。千万不要直接交给或寄送给经办人员。13、 收取货款的相关知识。 一定要向对方提供我公司全称、详细地址、联系电话、国税号、开户银行和帐号等要素内容。 一定要检查对方开出的银行票据上内容是否齐全、准确、完整，防止欺诈现象。 定期和用户或代理商保持联系，以考证对方经办人和负责人是否还在岗上。 每年至少要到欠款单位去考察和联系一次，以了解债务人的经营情况及动向。 发现对方付款不及时，要当即停止供货，并请求公司对债务人采取必要措施。 业务人员收到支票、银行承兑汇票、银行汇票、电汇凭证或本票等票据后，应立即到银行查证真伪，避免上当受骗。查询无误才可以交财务部门。 收到现金必须及时送存银行或通过银行汇入公司帐户。不得在自己手中保留大量现金。 对购货单位突然要求大量供货的情况，一定要落实清楚，增加戒备之心。 定期走访客户，了解客户多方面的信息，根据客户情况的变化及时调整策略。14、 应收帐款问题。应收帐款实际上是凭企业间商业信用进行赊销而形成的债权。应收帐款的二面性：一方面，应收帐款是一种可以收回的债权；另一方面，它又有可能成为企业的经营成本，是一种损失。