企业怎样利用会计核算软件建立核算体系

模块名称企业如何利用会计核算软件建立自己的核算体系项目名称认识系统管理员任务名称授课形式案例教学、模拟教学、演示教学知识点1、系统管理的功能2、系统管理员的职能3、人员的设置4、权限的划分能力点1、熟悉系统管理员的功能2、能熟练建账并进行用户管理及权限设置任务引入新希望科技有限公司目前已经配备了满足会计电算化工作的硬件设施并成功安装了商品化会计软件，手工会计业务基础数据资料的整理工作与人员分工也已完成。该企业准备从2008年1月开始使用会计软件处理业务，那么，企业的会计电算化工作怎样开始，在哪个模块中开始？谁来完成这项工作？如何在会计电算化环境下按照已完成的分工为财务人员赋权？授课内容任务分析实施会计电算化，首先应该在会计软件系统中建立单位的核算体系，手工中的一套核算体系，在软件中称为账套；还应对各种具体会计业务处理人员的岗位在会计电算化环境下进行设置，表现为增加操作员和为操作员设置权限等。这些工作应在系统管理模块进行，由系统管理员来完成。相关知识讲解一、 系统管理的功能会计软件是由多个子系统组成的，各个子系统之间相互联系、数据共享、完整实现对财务工作的管理。因此要求这些子系统具备如下特点：1、具有公共的基础信息；2、拥有相同的账套和年度账；3、操作员和操作权限集中管理；4、财务、业务数据共用一个数据库。为此，通用会计软件通常都会设立一个独立的模块，即系统管理模块。通过这一模块来对会计软件所属的各子系统进行统一的操作管理，为各个子系统提供统一的运行环境，以实现一体化的管理应用模式。具体而言，系统管理模块具有以下功能1、对操作员及其权限统一管理，建立统一的安全机制；2、对账套统一管理，包括建立、修改、引入和输出；3、对账套中年度账统一管理，包括建立、清除、引入、输出和结转上年数据。二、系统管理员及其职能为了对系统进行总体控制和数据维护，系统设立系统管理员岗位，该岗位处在对整个软件系统进行管理的级别上。系统管理员行使对整个软件的管理权，即管理着软件系统中建立的所有账套及操作员，具体包括在系统中建立新的核算单位账套及账套数据的管理维护、设置操作人员及为操作员分配权限。系统管理员与所安装的软件之间具有一一对应的关系。通用会计软件中一般都预设了默认的系统管理员。如：用友软件中预设的SYSTEM或Admin，金蝶软件中设置的Manager。为了实现权限之间的相互牵制，一般系统管理员不进行具体会计业务操作。（一） 角色及用户管理 通用软件中，角色及用户设置的权力通常由系统管理员控制。1、设置角色角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们可以是一个部门的人员，也可以不是一个部门但工作职能一样)。我们在设置角色后，可以定义角色的权限，如果用户归属此角色，其相应具有角色的所有权限。2、设置用户只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。增加一名新的用户需要录入以下内容：（1）编号。用来标示所设置的不同用户的编号，必须输入且唯一。（2）姓名。是操作员登陆各系统时的用户名。（3）所在部门。（4）密码。是操作员进行系统登录时的口令。应该注意的是，用户和角色设置不分先后顺序。但若要自动传递权限，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则用户将自动具有该角色的权限。若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色 。（二）建立新账套所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。账套设置过程其实是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。一个单位对应一个账套，如果单位内部还有独立核算的下级单位，或下设多个独立核算的部门，则可给每个独立核算部门分别立账套，各账套之间可实现资源或数据共享。1、建立账套建立账套是所有会计处理的前提，通常账套的建立系统管理员完成。建立账套需要输入或设置的项目有：（1）设置账套基本信息。包括：账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码。账套名称是指供用户识别的账套名。账套数据路径指账套数据的存放位置。账套启用会计期间表示新建账套开始使用的会计核算日期，账套被正式启用后，账套编号及账套启用期间就不能再被修改。（2）录入单位基本数据。包括单位全称或简称、办公地址、邮政编码、银行账号、法人代表、通讯方式等。（3）选择会计核算类型。核算类型是指用户单位所属的行业性质，以便系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。（4）设置本位币。（5）基础信息分类选择。是指确认对供应商、客户、存货、部门等要素是否分类，如何分类的设置。（6）确立代码设置规则。对科目、客户、部门等关键核算内容确定分类级次以及确定各级编码的长度。需要确定设置规则的代码项目一般包括会计科目编码、存货编码、部门编码、客户（或供应商）编码等。（7）设置结算方式。主要包括结算方式编码、结算方式名称以及是否进行支票管理等项目。（8）确定数据核算精度。对金额、存货数量等保留的小数位数进行定义。（三）用户的权限设置权限设置是按照会计内部控制制度中不相容职务分工牵制的原理，对已设置好的用户所进行的权力分配。设置用户权限的工作可以分成以下两类：1、设置账套主管账套主管为系统的超级用户，只能由系统管理员进行设置。将一操作员设置为某一账套的账套主管后，此操作员自动拥有该账套全部操作权限，故对账套主管来说，不存在明细权限设置的问题。2、设置操作员权限其他操作员权限可由系统管理员和账套主管进行设置分配，在权限分配时，应特别注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求，把具有相互牵制作用的操作权限授予不同的操作员。在设置操作员权限之前，一般应先建立系统核算账套。（四）账套数据的备份与恢复1、备份（输出）账套数据备份（输出）账套数据是指将所选的账套数据从当前软件系统中卸出，以便实现账套数据的转移。定时的将企业数据备份出来存储到不同的介质上(如常见的软盘、光盘、网络磁盘等等)，对数据的安全性是非常重要的。如果企业由于不可预知的原因(如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等等)，需要对数据进行恢复，此时备份数据就可以将企业的损失降到最小。2、恢复（引入）账套数据是指将当前系统环境以外的某一账套数据复制到当前系统中，通常用来完成同一软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。只有系统管理员才拥有备份和恢复账套数据的权力。任务实施要开始新希望科技有限公司的会计电算化工作，首先应该登陆系统管理，以系统管理员的身份完成账套的建立与用户的设置及权限分配。一、首次登陆系统管理步骤：1、运行“开始/程序/用友财务软件/系统服务/系统管理”，或者双击桌面上的【用友财务软件】快捷图标，然后依次双击【系统服务】和【系统管理】图标。 图2-1-12、以系统管理员身份注册系统管理 (1) 执行“系统/注册”命令，打开“注册【系统管理】”对话框；图2-1-2(2) 输入：服务器（默认）；操作员：admin；密码：（空）。单击【确定】按钮，以系统管理员身份进入系统管理；注意：首次登陆系统，密码为空。图2-1-3（3）修改密码。注意：为了保证系统的安全性，在“系统管理员登录”对话框中，可以设置或更改系统管理员的密码。图2-1-4二、 增加用户1、执行“权限/用户”命令，进入【用户管理】窗口，窗口中显示系统预设的几位用户：demo、SYSTEM、UFSOFT。注意：只有系统管理员才有权限增加用户。图2-1-5 2、 单击工具栏中的【增加】按钮，打开【增加用户】对话框。3、输入001：王新，输入王新的密码“1”，单击“增加”；依次增加002：张希，密码“2”；003:李望，密码“3”；004：刘伟，密码“4”。注意：编号必须唯一。即使是不同的账套，用户编号也不能重复。注意：设置口令时，为保密起见，输入的口令字以“*”号在屏幕上显示。图2-1-64、最后单击【退出】按钮结束，返回“用户管理”窗口，所有用户以列表方式显示。图2-1-7三、建立新账套1、 执行“账套/建立”命令。图2-1-82、打开【创建账套】对话框输入账套信息。注意：账套号必须唯一。 图2-1-9已存账套： 系统将已存在的账套以下拉列表框的形式显示，只能查看，不能输入或修改。“999演示账套”是系统内置的；账套号：必须输入。本例输入账套号001；账套名称：必须输入。本例输入“新希望科技有限公司”；账套路径：用来确定新建账套将要被放置的位置，系统默认的路径为“C: U8SOFTADMIN”，可以人工更改，也可以利用“”按钮进行参照输入，本例采用系统的缺省路径；启用会计期：必须输入。系统缺省为计算机的系统日期，本例设置为“2008年1月”；输入完成后，单击【下一步】按钮，进行单位信息设置。3、输入单位信息单位名称：单位的全称，必须输入；单位简称：单位的简称，最好输入，企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用简称。其它栏目都属于任选项；输入完成后，单击【下一步】按钮，进行核算类型设置。图2-1-104、输入核算类型本币代码：必须输入。本例采用系统默认值“RMB”；本币名称：必须输入。本例采用系统默认值“人民币”；企业类型：必须从下拉列表框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。本例选择“工业”；行业性质：必须从下拉列表框中选择输入。本例选择行业性质为“新会计制度科目”；账套主管从下拉列表框中选择“王新”；按行业性质预设会计科目：本例选择“是”；输入完成后，单击【下一步】按钮，进行基础信息设置。注意：系统按照所选择的行业性质预置科目。图2-1-11 5、 确定基础信息如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，也可以等到分销软件启动时再设置分类核算。按照本例要求，选中“客户是否分类”、“供应商是否分类”复选框，单击【完成】按钮。 图2-1-126、单击【完成】按钮，弹出系统提示“可以创建账套了么？”，单击【是】按钮，稍候，打开“分类编码方案”对话框。图2-1-13 7、确定分类编码方案为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则，即规定各种编码的级次及各级的长度。本例中将会计科目编码修改为“4222”，其余是系统默认值，单击【确认】按钮，打开“数据精度定义”对话框。注意：科目的一级编码为财政部统一规定。其余编码级次及长度可根据需要修改，从末级开始修改。图2-1-148、数据精度定义数据精度是指定义数据的小数位数，如果需要进行数量核算，需要认真填写该项。本例采用系统默认值，单击【确认】按钮。图2-1-15 9、弹出系统提示“创建账套成功！”和“现在进行系统启用的设置吗？”。单击“是”，弹出“系统启用”对话框。图2-1-1610、系统启用选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2008年1月1日“，单击“确定”按钮。注意：只有被启用的系统才能使用。注意：系统启用也可以后以账套主管身份注册企业门户，从“基础信息”进入“系统启用”功能。图2-1-1712、单击【退出】，完成账套建立。四、用户权限的设置1、账套主管的设置(1) 执行“权限/权限”命令；图2-1-18(2) 进入【操作员权限】窗口，选择001账套；2008年度；图2-1-19（3）从操作员列表中选择王新，确定王新具有账套主管权限。注意：由于在建立账套时已设定“王新”为账套主管，此处无需再设置。 一个账套可以设定多个账套主管。 账套主管自动拥有该账套的所有权限。图2-1-202、其他操作员权限设置(1) 选择张希，单击工具栏中的【修改】按钮；图2-1-21（2）打开【增加和调整权限】对话框，在产品分类下选择“GL总账”，在“总账-凭证-出纳签字”权限及具有“总账-出纳”权限前的复选框上打勾，单击【确定】按钮；图2-1-22以上述同样步骤，设置操作员李望、刘伟的权限。(3) 单击工具栏中的【退出】按钮，返回系统管理。五、账套的备份账套的备份输出必须以系统管理员的身份注册进入系统管理中完成。1、 执行“账套/输出”命令。注意：账套的输出必须以系统管理员的身份注册进入系统管理中完成。图2-1-232、打开【账套输出】对话框，选择需要输出的账套“001”，单击【确认】按钮。注意：若需删除账套，可在此处选择删除。图2-1-243、系统开始压缩进程。图2-1-254、系统压缩完成所选账套数据后，弹出【选择备份目标】对话框。图2-1-265、单击下拉列表框，选择需要将账套数据输出的驱动器及所在文件夹，单击【确认】按钮。注意：此处应双击备份文件。图2-1-276、系统开始进行备份，备份完成后，弹出系统提示“备份完毕！”，单击【确定】按钮。图2-1-28任务相关测试题一、单项选择题：1、电算化会计系统第一次投入使用时也有类似手工的建账工作,这就是( )。 A、设置会计科目 B、建立账套 C、设置凭证类别 D、系统初始设置2、（ ）有权在系统中建立企业账套。A企业老总 B.系统管理员 C.账套主管 D.销售总监3、（ ）可以作为区分不同账套数据的唯一标识。A账套号 B.账套名称 C.单位名称 D.账套主管4、操作员初始密码由（ ）指定。A. 企业老总 B.系统管理员 C.账套主管 D.销售总监二、多项选择题：1、在系统管理模块中可以进行的工作有( )。 A、分配每个人的工作权限 B、建立账套C、进行年度账管理 D、代替其他人进行工作 2、属于系统管理员的责任的是（ ） 。A、负责建立账套 B、修改账套数据C、负责账套信息维护 D、账套数据备份与恢复三、判断题：1、某账套一旦启用后，启用会计期将不能修改。（ ）2、人员权限设置对大企业有用，对小企业没有用。（ ）3、操作员编号在系统中必须惟一，但在不同的账套，操作员编号可以重复。（ ） 4、所设置的操作员用户一旦被引用，便不能被修改和删除。（ ）实训内容见实训资料任务 参考资料：初级会计电算化会计从业资格考试教材 用友ERP培训教程清华大学出版社 模块名称企业如何利用会计核算软件建立自己的核算体系项目名称认识账套主管任务名称授课形式案例教学、模拟教学知识点1、账套主管在系统管理中的权限2、账套的修改3、年度账的管理能力点1、账套的修改2、年度账的管理任务引入1、在新希望科技有限公司的账套建立完成之后，账套主管王新发现以下信息设置有误，需做出修改： 调整编码方案：将会计科目的编码级次由4222改为42222；将客户分类的编码方案由234改为23；该企业有外币核算要求，在建立账套时忘记设置。已建立好的账套信息可以修改吗？做为账套主管的王新，有权从事以上工作吗？2、若新希望科技有限公司会计电算化工作到了年末，2008年12月31日，在电算化环境下怎样进行年结工作？授课内容任务分析账套建立以后，在日常会计核算过程中，可能发现账套在建立时资料输入有无或有遗漏，也可能单位的有些核算信息会发生变化，这都必须修改账套信息。账套信息的修改通常由账套主管来完成，但系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。年结工作由账套主管负责，包括创建年度账、清空年度账、引入、输出年度账以及各子系统的年末结转等年度账管理工作。 相关知识讲解账套主管为其所在账套的超级用户，负责管理整个账套的所有工作。在系统管理中负责账套的维护、所在账套的修改、所在账套的年度账管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转）、所在账套的操作员权限设置。一、账套的修改账套主管可以修改账套信息。操作时，以账套管理员用户身份注册系统管理，单击“账套/修改”，进入账套修改界面，修改相应的账套信息。需要注意的是，系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。例如：用友软件中，账套名称、单位地址、单位名称等信息随时可以修改；但账套启用后，账套编号、启用会计日期不允许修改、对于分类设置信息和数据精度信息，在未使用的前提下可以修改全部内容。二、年度账管理只有账套主管用户才有权限进行有关年度账的管理。 年度账的管理工作主要包括建立年度账、引入和输出年度账、结转上年数据、清空年度数据等。（一） 建立年度账在系统中，用户不仅可以建多个账套，还可以在每一个账套中存放不同年度的会计数据。这样一来，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。（二）引入和输出年度账引入和输出年度账是对账套中某一年度的年度账进行的。它与账套操作中的引入与输出的含义基本一致，不同的是在输出和引入的界面上选择的是具体的年度而非账套。具体操作步骤与账套引入输出相同。（三）结转上年数据一般情况下，企业是持续经营的，因此为了保证会计工作的连续性与完整性，每年年末，应把上一年度的账户余额及其发生额的相关信息结转到新的年度账中，使账套中前后账簿记录连续、系统。1、首先要以账套主管的身份注册，并且选定账套，进入系统管理界面。2、在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】，进入结转上年数据的功能。3、在结转上年数据之前，首先要建立新年度账，为了保证各子系统之间的数据联系，在结转年度账时，须按以下顺序进行，先结转购销存系统，在结转应收、应付系统，最后结转账务处理系统。（四）清空年度数据在发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度时，可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是将年度账的数据全部清空，还需保留一些信息，主要有：基础信息，系统预置的科目报表等。保留这些信息是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。1、以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界面。2、在系统管理界面单击【年度账】菜单，再将鼠标移动到【清空年度数据】上，单击鼠标。3、账套主管用户可在界面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度，点击【确定】按钮表示确认，这时，为保险起见，系统还将弹出一窗口，要求用户进行再度确认；如果想放弃，可点击【放弃】按钮。确认后系统弹出如下窗口，进行清空年度数据操作。图2-2-1图2-2-2图2-2-34、年度数据清空后，系统弹出确认窗口。点击【确认】完成清空年度数据操作。注意：清空年度账数据前一定要备份数据，然后再进行操作。清空年度账只是清空数据并不清除基础设置、档案的内容。任务实施一、修改账套步骤：1、在【系统管理】窗口，执行“系统/注册”命令，打开【注册】对话框。图2-2-4注意： 如果此前是以系统管理员的身份注册进入系统管理，那么需要首先执行“系统/注销”命令，注销当前系统操作员，再以账套主管的身份登录。2、单击【操作员】下拉列表框，从下拉列表中选择“001 王新”选项，输入密码“1”，选择“001账套”，会计年度“2008”，操作日期“2008-1-1”。图2-2-53、 单击【确定】按钮，进入【系统管理】窗口，菜单中显示为黑色字体的部分为账套主管可以操作的内容。执行“账套/修改”命令，打开【修改账套】对话框。图2-2-64、可修改的账套信息以白色显示，不可修改的账套信息以灰色显示。在“有无外币核算”复选框前打勾。图2-2-75、修改完成后，单击【完成】按钮，弹出系统提示信息“确认修改账套了么？”， 单击【是】按钮，确定“分类编码方案”和“数据精度定义”，将会计科目的编码级次由4222改为42222；将客户分类的编码方案由234改为23；单击【确认】按钮，弹出系统提示“修改账套成