公司文件与资料控制程序

1. 目的 为了使公司能够有效的控制文件和资料，并使用有效的版本，公司制定文件和资料控制程序。 2. 适用范围 本程序适用于公司管理体系有关的文件和资料的控制工作； 本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康管理体系。 3. 相关文件 公司管理手册记录控制程序法律法规控制程序目标、指标和管理方案控制程序施工技术控制程序 4. 术语和定义 文件和资料：公司实施质量、环境、职业安全健康管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料。 5. 职责5.1经理办公室负责制定和贯彻实施本程序。负责公司行政文件的发放、评审、归档；负责汇总公司的规章制度总清单。5.2标准化管理部负责管理手册和程序文件的发放、修订和换版。5.3技术发展部负责工程资料的审核和移交。5.4企业管理部负责汇总公司的法律法规总清单。 5.5公司各职能部门负责职责范围内文件资料的编制、更改、控制和管理；负责确认适用于本公司使用的外来文件。5.6项目经理部（分公司）负责本单位文件资料的登记、借阅和管理。 6. 工作程序工作流程图：内部文件工作流程图文件拟稿 文件批准 文件发放文件登记、借阅 文件更改文件作废文件评审继续使用存 档 外来文件工作流程图文件收集 N评 审（适用性有效性）能）通知作废重新获取 Y批准发放文件使用6.1 文件和资料的类别文件和资料的内容包括内部文件和外来文件。内部文件包括：a）管理手册；b）程序文件； c）行政文件；d）规章制度；e）目标、指标和管理方案；f）施工组织设计、施工方案； g）合同；h）记录。外来文件包括：a）法律、法规、标准（国家、地方、行业）；b）上级文件；c）业主、监理、分包方往来函件；d）适用于本公司使用的外来文件。 6.2文件拟稿6.2.l标准化管理部负责编制公司管理手册及程序文件，并组织编制公司的目标、指标和管理方案。6.2.2公司各职能部门按职责编制行政文件及规章制度。6.2.3 项目经理部(分公司)负责编制本单位的目标、指标和管理方案。 6.2.4文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚。6.2.5文件底稿附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查。6.3文件和资料的批准 6.3.1管理手册由公司管理者代表审核，公司总经理批准发布。6.3.2程序文件由公司各职能部门领导审核，管理者代表批准发布。6.3.3公司各职能部门编制的行政文件和规章制度,由部门领导审阅，报分管领导审批和签发。6.3.4项目经理部（分公司）编制的目标、指标和管理方案由标准化管理部组织各部门审核，由管理者代表审批，具体执行公司目标、指标和管理方案控制程序。6.3.5施工组织设计、施工方案的编制及审批，具体执行公司施工技术控制程序。6.4文件和资料的编号和标识具体执行公司文件和资料编号方法。 6.5 文件和资料的登记及借阅6.5.1公司各单位行政文件按文件编号、文件名称等在收文登记簿上登记和借阅。6.5.2管理手册、程序文件、施工组织设计、目标、指标和管理方案、与业主、设计、监理单位之间的来往函件、施工图纸等资料由各单位资料员按本单位实际情况分门别类在发放回收（借阅）登记表中登记和借阅。6.5.3公司各职能部门负责收集、登记、确认公司适用的法律法规，并建立部门法律法规清单。由企业管理部汇总，建立公司的法律法规总清单，具体执行法律法规控制程序。6.5.4项目经理部（分公司）适用的法律法规由资料员在法律法规清单中登记，填写发放回收（借阅）登记表，具体执行法律法规控制程序。6.5.5公司各职能部门负责编制规章制度，并建立规章制度清单。由经理办公室综合档案室汇总，建立公司的规章制度总清单。6.5.6项目经理部（分公司）适用的规章制度由资料员在规章制度清单上进行登记，填写发放回收（借阅）登记表。6.5.7上级文件由经理办公室综合档案室在收文登记簿上进行登记，按文件内容和要求发放到各相关职能部门。各部门接收的外来文件，由各部门领导在文件上签字确认是否在公司范围内使用，如确定为适用于本公司使用的外来文件，由该部门资料员负责到经理办公室综合档案室在文件清单上进行登记。6.6文件和资料的评审和更改6.6.1管理手册和程序文件需要更改时，由原审批部门批准后填写文件修改记录。由原审批人员确认后,再对其修改。6.6.2行政文件和规章制度评审时间为每半年进行一次，评审结果由公司各职能部门填写文件评审表反馈给经理办公室综合档案室，并负责汇总。根据评审结果，需要修改的文件和资料由原审批部门或人员负责审批，禁止未经授权和批准的任意更改。 6.6.3文件更改时，与更改文件有关的其它所有文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性。6.6.4公司各职能部门和项目经理部（分公司）的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，检查结果填写体系自检记录表，并报送公司经理办公室综合档案室。6.7文件和资料的存档 6.7.1各类文件和资料的存档具体执行公司综合档案管理办法。 6.7.2体系运行记录的存档具体执行公司记录控制程序。 7. 附件和标准表格 附件：（1）公司文件和资料编号方法（2）公司综合档案管理