《行政秘书档案管理》PPT课件.ppt

行政秘书档案管理,档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,1、什么是档案管理,文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。,1、什么是档案管理,1、分类 原则：方便使用；操作简单；设置合理 方法： 按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。 公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。 按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档,如何管理你的文档,2、整理 原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；,方法： （1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （2）把暂时不用的文件移走。 （3）建立文档编号，一部分编号0112，代表每年的每一个月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。 （4） 一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 （5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。,3、存储 普通文件：文件柜、箱 电子文件： 硬盘 光盘 原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全； 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。,4、更新和使用 定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）,让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。,三、信息、情报管理,1、信息的概念及其特征 概念信息是客观事物的特征和变化 的最新反映，包括自然信息和社会信息,三、信息、情报管理,2信息在企业工作中的作用 战略决策 企业经营 市场销售 3、企业信息的分类（技术、生产、市场）,在今天的世界上，只要你打个瞌睡， 机会就消失了。 情报是防止你打瞌睡的闹钟。 -TI公司的全球营销副总裁,（1）相关行业的报纸、杂志、图书 （2）图书馆、互联网 （3）从相关部门、企业购买 （4）通过同行业索要、交换 （5）从广播、电影、电视中获取,信息情报的收集来源,（6）通过专利机构咨询 （7）通过工商主管机构了解 （8）通过咨询公司了解 （9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员 （10）向有关国家和部门了解,信息情报的收集来源,4行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求 工作原则 追踪原则、超前原则、选优原则 行政文秘信息工作的基本要求 及时、全面、适用,5信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、购买 信息的处理 整理加工、 储存、使用,6、信息情报的分析 7信息情报整料的贮存和使用 信息情报资料的科学贮存 分