家用电器公司的工作分析

家用电器公司的工作分析一、工作分析背景 文霞公司是一家大型的家用电器集团公司。近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。表现比较突出的问题就是岗位职责划分不清，工作中经常会有责任空白地带，出现问题又发生推诿责任的现象。由于没有清晰的岗位职责，因此各个岗位上的用人标准也比较模糊，人员的招聘选拔、提升方法就全凭领导的主观意见；公司的薪酬激励体系也无法与岗位的价值相对等。员工在这些方面意见很大，产生了负面的情绪，影响了公司的发展。公司决定聘请咨询公司进行人力资源管理诊断与设计,在岗位分析的基础上，明确岗位责任，确定岗位的工作描述和工作规范，从而为关键岗位配备胜任的员工。二、工作分析的实施操作程序1岗位分析的目的通过岗位分析，使文霞公司的组织优化进一步深入和细化，明确各岗位的职责和权限；完善各岗位的任职资格，为公司人才引进奠定基础。2岗位分析的内容本次岗位分析主要完成以下内容：1）了解各个岗位的主要职责与任务；2）根据新的组织机构运行要求，合理清晰地界定岗位的职责、权限以及岗位在组织内外的关联关系；3）确定各个岗位的任职要求；4）确定各个岗位在部门组织中的位置、岗位标识等其他基本信息；岗位分析主要的成果为每个岗位的岗位说明书。3位分析的实施者 本次工作分析项目由外部的咨询顾问组成专家组，并且和文霞公司有关人员共同组成工作分析实施小组。文霞公司参与到这个实施小组中的人有行政事务部人员和公司主管领导。 项目实施小组中人员的责任与分工(见表)： 项目实施小组中人员的责任与分工项目组成员责任与分工外部专家顾问作为项目总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到项目目标 1项目实施方案和计划的制定 2研究工具(调查表、问卷)的设计 3实施调研、访谈 4岗位说明书的撰写与修改 5提供相关的培训行政人事部作为项目的协调与联络人，配合专家开展工作 1帮助外部专家收集整理各种资料 2分发回收调查问卷 3安排其他人员配合专家组的工作 4收集公司员工和管理人员在项目实施中的反馈意见，并把意见反馈给专家组和公司领导 5协调安排工作所需的场所、材料、设备等 6安排专家在公司工作期间的食宿、接待公司领导把握项目的总体方向和原则，并对工作结果进行验收1对专家组的总体方案和计划提出意见2对公司员工进行动员3对项目进程的检查和监督4听取阶段性的汇报5验收最终成果 4确定岗位分析方法确定分析所使用的方法有调查访谈法主要针对中高层管理人员和部分基层管理人员；调查问卷法工作日志法针对全体员工填写生产岗位现场观察法 5位分析需要查阅的相关资料组织结构图；各部门岗位职责或操作规范；工作流程图；员工手册；人员花名册 三、工作分析的过程 由于公司部门较多我们将以公司集团办公室中的职位为例进行工作分析。(一)基本信息1公司现有组织结构图生产副总集团总裁行政人事部文秘档案部财务部公关宣传部市场部销售副总销售管理部集团办公室行政副总客户服务部产品研发部生产管理部存在问题：1公司为大型企业，但是却有5个管理层级（总裁副总部门经理主管助理），管理层次过少管理幅度过大，导致组织沟通不顺畅，浪费了大量信息传递时间，不利于组织的管理。2. 公司没有设立专门的人力资源管理部门，导致人力资源职能欠缺，不能很好的完成招聘等事务 行政人事部兼任人力资源管理一职职权较大，工作内容较多不能高效的完成工作。 3.部门设置不符合按照业务流程和专业技能设立部门的基本原则。 调整后的组织结构从强化内部管理，机制改革提高业务流程运作效率的角度来设立部门。调整后的公司组织结构如下图：集团总裁总裁助理行政副总生产副总产品研发中心集团办公室生产管理部行政事物部质量管理部技术支持部计划协调部文秘档案部材料采购部人力资源部财务部攻关宣传部客户服务中心产品一部产品二部产品三部大客户部市场部销售管理部销售副总2集团办公室的职能说明(见表) 部门名称：集团办公室汇报给：行政副总下设部门：行政事务部、公关宣传部、文秘档案部部门工作目标：为集团各部门和各分公司的运作与发展提供良好的后勤保障与公共关系支持系统 部门的主要职能： 1制定集团的行政事务管理制度、公关宣传的有关制度以及文件档案管理有关制度。 2对办公、车辆、环境卫生、安全保卫等各项行政事务实施管理。 3制定集团整体形象的宣传与对外公关的策略，并配合企业文化建设开展对内宣传。 4对集团上传下达的文件和往来公文进行管理。3集团办公室的组织结构图(见图)集团办公室主任集团办公室主任公共关系专员品牌管理专员公共宣传部经理高级秘书秘书综合文档管理员主任秘书文秘档案部经理行政事务部经理行政事务主管行政助理企业宣传专员安全保卫主管固定资产管理员(二)填写调查问卷下表是公关宣传部经理所填写的一份调查问卷公关宣传部经理填写的调查问卷（下划线表示其选择的答案） 工作分析调查问卷 为了进一步深化公司(人事制度的)改革，特开展本项调查工作。调查只针对岗位，不针对具体人员，请不必顾虑，如实回答，谢谢! 部门 集团办公室 职位公关宣传部经理上级主管 集团办公室主任 下属品牌管理专员、公共关系专员、企业宣传专员 工作的时间要求 正常的工作时间每日自(8：30)时开始至(17：30)时结束 每日午休时间为(1)小时，(50)情况上可以保证 每周平均加班时间为(5)小时 实际上下班时间是否随业务情况经常变化。(总是，有时是，偶尔是，否) 所从事的工作是否忙闲不均。(是、否) 若工作忙闲不均，则最忙时常发生在哪段时间 每周外出时间占正常工作时间的(30)外地出差情况每年平均几次(5)，每次平均需要(5)天 本地外出情况平均每月(10)次，每次平均(3)小时工作目标主要目标：为公司业务发展创建良好的公共关系环境使公司的品牌得到推广，扩大知名度使企业文化渗透到员工之中 工作概要用简练的语言描述一下您所从事的工作：通过各种形式推广宣传企业的形象和品牌，建立广泛的公共关系，并在企业内外宣传企业文化 工作职责 工作活动内容占全部工作时间 的百分比() 权限全权部分协助举办各种宣传推广活动 30 负责公司形象广告和产品广告 30 创办对外宣传刊物万家灯火15 创办内部刊物万家人 10 公关活动的组织接待 15 失 误的 影响 经济损失 1 2 3 4 5 轻 较轻 一般 较重 重 公司形象损害 1 2 3 4 5 轻 较轻 一般 较重 重 经营管理损害 1 2 3 4 5 轻 较轻 一般 较重 重 若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况说明失误的影响不影响其他人工作的正常进行 只影响本部门内少数人 影响整个部门 影响其他几个部门 影响整个公司 如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次填写在下面括号内 ( 5 ) 内部接触 在工作中不与其他人接触 ( )只与本部门内几个同事接触 (5) 需与其他部门的人员接触 (4) 需要与其他部门的部分领导接触 (4) 需要同所有部门的领导接触 (2) 将频繁程度等级填入左边括号中 偶尔 经常非常频繁 1 2 3 4 5 外部接触 不与本公司以外的人员接触 ( )与其他公司的人员接触 (4) 与其他公司的人员和政府机构接触 (4) 与其他公司、政府机构、外商接触 (4) 将频繁程度等级填人左边括号中 偶尔 经常 非常频繁 1 2 3 4 5 监 督 直接和间接监督的人员数量 (5) 直接监督人员的层次：一般职工、基层领导、高层领导 只对自己负责( ) 对职工的监督指导的责任( ) 对职工有分配工作、监督指导的责任( ) 对职工有分配工作、监督指导和考核的责任(x) 工作的基本特征 对自己的工作结果不负责任( ) 仅对自己的工作结果负责( ) 对整个部门负责(x) 对自己的部门和相关部门负责( ) 对整个公司负责( ) 在工作中时常做些小的决定，一般不影响其他人( ) 在工作中时常做一些决定，对有关人员有些影响( ) 在工作中时常做一些决定，对整个部门有影响，但一般不影响其他部门(x) 在工作中时常做一些大的决定，对自己部门和相关部门有影响（ ） 在工作中要做重大决定，对整个公司有重大影响( ) 有关工作的程序和方法均由上级详细规定，遇到问题时可随时请 示上级解决，工作结果需报上级审核( ) 工作的基本特征 分配工作时上级仅指示要点，工作中上级并不时常指导，但遇困难时仍可直接或间接请示上级，工作结果仅受上级要点审核(x) 分配任务时上级只说明要达成的任务或目标，工作方法和程序均由自己决定，工作结果仅受上级原则审核( ) 完成本职工作的方法和步骤完全相同( ) 完成本职工作的方法和步骤大部分相同(x) 完成本职工作的方法和步骤有一半相同( ) 完成本职工作的方法和步骤大部分不同( ) 完成本职工作的方法和步骤完全不同( ) 在工作中您所接触的信息经常为： 说 明 原始的，未经加工处理的信息 经过初步加工的信息 经过高度综合的信息 如出现多种情况，请按 “经常”的程度由高到低 依次填写在下面括号中 ( 2 ) 在您做决定时常根据以下哪种资料： 说 明 事实资料 事实资料和背景资料 事实资料、背景资料和模糊的相关资料 事实资料、背景资料、模糊的相关资料和难以确定是否相关的资料 如出现多种情况，请按 “依据”的程度由高到低 依次填写在下面括号中 ( 2 ) 在工作中，您需要做计划的程度： 说 明 在工作中无需做计划 在工作中需要做一些小的计划 在工作中需要做部门计划 在工作中需要做公司整体计划 如出现多种情况，请按 “做计划”的程度由高到 低依次填写在下面括号中 ( 3 ) 工作压力 在每天工作中是否经常要迅速做出决定?没有 很少 偶尔 许多 非常频繁 您手头的工作是否经常被打断?没有 很少 偶尔 许多 非常频繁 您的工作是否经常需要注意细节?没有 很少 偶尔 许多 非常频繁 您所处理的各项业务彼此是否相关? 完全不相关 大部分不相关 一半相关 大部分相关 完全相关 工 作 压 力 您在工作中是否要求高度的精力集中，如果是，约占工作总时间 的比重是多少? 20 40 60 80 100 在您的工作中是否需要运用不同方面的专业知识和技能? 没有 很少 有一些 很多 非常多 在工作中是否存在一些令人不愉快、不舒服的感觉?(非人为的) 没有 有一点 能明显感到 多 非常多 在工作中是否需要灵活处理问题? 不需要很少有时 较多 非常多 您的工作是否需要创造性? 不需要 很少 有时 较需要 很需要 任职资格要求 学历要求：初中、高中、职专、大专、大本、硕士、博士 为顺利履行工作职责，应进行哪些方面的培训，需要多少时间 培训科目或培训内容 最低培训时间 广告学 1个月 公共关系学 1个月 市场营销 1个月 大型活动策划 1个月 一个刚刚开始您所从事的工作的人，要多长时间才能基本胜任工作? 1年 为了顺利履行您所从事的工作，需具备哪些方面的其他工作经历，约多少年?公共关系、广告、宣传等方面的工作经历，3年 其他能力要求 等级l 2 3 4 5 低 较低 一般 较高 高 领导能力(4) 激励能力(4) 授权能力(4) 创新能力(4) 计划能力(4) 资源分配能力(4) 时间管理(4) 人际关系(5) 协调能力(5) 谈判说服能力(4) 冲突管理能力(3) 公关能力(5) 公文写作能力(3) 信息管理能力(4) 分析能力(3) 判断、决策能力(4) 工作环 境劳动强度与劳动条件程 度 劳动强度 1 2 3 4 5 一点不消耗 消耗程度大 劳动条件 1 2 3 4 5 非常恶劣 非常舒适 (三)形成岗位说明书，上面我们提供了一个职位公关宣传部经理的访谈记录、调查问卷填写情况、工作日志记录，那么我们根据这些信息和一些基本资料，就可以大致得出这个职位的职务说明书。经过与该职位的任职者和上级主管的反复沟通，最后的职务说明书是这样的：工作说明书职位编号：职位名称公共宣传部经理所属部门集团办公室直接主管集团办公室主任直接下属品牌管理专员、公共关系专员、企业宣传专员 工作目的 为了保证集团经营活动的顺利开展，为其提供良好的公共关系支持系统并推广公司形象，在企业发展战略以及对公关宣传工作的整体工作规划下，领导本部门人员开展公共关系工作，进行企业形象、品牌、产品、服务和企业文化的宣传推广 工作职责 所占比例 拟定公关宣传管理的有关制度并对分公司和各部门进行工作指导 20 制定公司每年的广告投放计划、选择代理商、确定广告内 容和形式 20 举办各种新闻发布会、推广会等市场推广活动 20 编辑出版公司对外宣传的刊物，并与人力资源部共同编辑 对内宣传刊物，对各部门的宣传员进行管理 15 配合公司领导开展对政府部门、媒体、客户等的公关活动 15 承担领导交办的其他公关宣传工作 10集团办公室主任 重要工作联系 政府部门媒体代理人客户政府部门媒体代理人客户公共宣传部经理下属、人力资源部、市场部、分公司、各部门宣传员 财务审批权限 对200万元以内的预算内广告费用具有审批权 对1000元以内的礼品具有审批权 任职者基本要求 1所需知识技能 (1)公共关系方面的知识 (2