机关管理期末复习.doc

机关管理期末复习第一章 机关管理概述1、 机关管理的概念以为全面提高组织效能提供必要保障为目的，而对机关内部部分办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调。2、 机关管理的任务机关管理的基本任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为机关职能活动的高效展开创造条件、奠定基础、提供保障。机关管理的基本任务要使：人尽其才、物尽其力、财尽其用、时尽其能、文畅其流。3、 机关管理的特性（1）事务性；（2）综合性；（3）技术性4、 机关管理的基本原则（1）系统原则；（2）服务第一原则；（3）全面质量管理原则；（4）时效性原则；（5）经济性原则；（6）集中化原则；（7）集中化原则；（8）简化原则。第二章 文件工作管理1、表格设计规则（1）实用；（2）标准；（3）通用；（4）简便2、立卷的基本方法（1）分类；（2）组合；（3）编目3、文件工作综合协调的原则（1）分层协调原则；（2）权威性原则；（3）全局原则；（4）客观公正原则；（5）沟通原则；（6）服务性原则。4、制发文件时的发文处理程序经办部门承办人拟稿处室负责人核阅有关处室会商经办部门承办人修改处室负责人再核阅分管领导审阅主管领导签发办公室核稿并送文印室印刷5、公文的功能具体表现（1）是法律规范的重要表现形式；（2）是传达政令采取重要管理措施的主要工具；（3）是下情上达的基本手段；（4）是横向联系的纽带；（5）是教育激励的有效教材；（6）是印证事实的真凭实据。第三章 会议管理1、会议的组成要素（1）基本要素，包括目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、事项、议程、信息、会议规则等。（2）其他要素，包括名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。2、会议泛滥的原因及应采取的对策（一）原因：（1）领导者的领导水平不高，掌握的工作方式有限。（2）官僚主义作祟。（3）机关内部机构设置不合理，事权过于集中或分散。（4）会议自身质量低劣，效果差，议而不决，决而不行。（5）会风不正。 （二）控制会议数量的主要方法措施：（1）提高各级领导者的素质，提高其领导水平。（2）合理设置机构。（3）建立并严格实施会议审批标准和审批权高度集中的制度。（4）建立会议协调安排机制。（5）全面控制会议质量。（6）加强会议成本控制，严肃财经纪律。（7）对例行会议做定期检查分析。3、会议质量标准（1）必要；（2）端正；（3）适时；（4）适度；（5）简短；（6）有备；（7）有序；（8）有术；（9）有效。4、会议进程控制的一般方法技巧（1）会议召开前，主持人必须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。（2）必须严格守时，准时开会和散会。（3）积极支持与会者的创造精神，善于启发和引导与会者充分发表意见，创造畅所欲言的气氛。（4）避免同其他与会者发生争论，不在决议形成之前发表倾向性的意见，批评要有建设性，避免产生直接冲突。（5）在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，善于及时纠正脱离议题的发言倾向并注意方式。（6）正确集中大家的意见，以简明扼要的语言概括发言人的发言要点。（7）适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题。（8）多议题会议的议题安排次序应科学合理。（9）会议较长时，应安排短暂的休息并掌握好时机。（10）采取各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席。（11）除非必要，一般不宜变更议程。（12）主持人应声音洪亮，举止得体，有一定感染力，忌多余动作，忌语无伦次、缺乏自信。(13)当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。（14）注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。5、主席台座次安排主席台的领导为奇数时，首长领导（1号）居中，2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领导在 1 号领导右手位置；主席台的领导为偶数时，首长领导（1号、2 号）同时居中，2 号领导依然 在 1 号领导左手位置，3 号领导依然在 1 号领导右手位置。 （1）当主席台人数是奇数时 （2）当主席台人数为偶数时第四章 机关档案工作与信息工作管理1、档案功能的实现规律（1）价值实现扩展律；（2）机密性递减律；（3）科研价值递增律；（4）社会条件制约律。2、机关信息的特性（1）动态性；（2）综合性；（3）预测性；（4）真实准确性3、机关信息工作的管理内容与方式（1）确立组织保障，建立信息工作机构。（2）制定信息工作制度标准和计划，并组织和监督实施。（3）规划信息网络并组织和监督其运行。（4）对数据库、信息库的建设进行规划，确立其构成规则和运行、使用规则，以最大限度地实现信息资源的共享。（5）以进行检查评比、督导其建立健全制度标准，总结推广经验等方式，指导下级机关的信息工作。第五章 信访工作与保密工作的管理1、信访工作的功效（1）信访工作密切了机关与人民群众的联系。（2）信访工作维护了人民的民主权利。 （3）信访工作调解了社会矛盾，推动了社会生产力的发展。（4）信访工作为机关职能的实现与机关的科学管理创造了条件。2、信访工作管理的基本原则（1）法制化原则；（2）党政统一领导、直接管理原则；（3）科学分工原则；（4）畅通渠道、方便便利原则。第六章 机关后勤事务管理1、机关后勤事务管理要则（1）要始终把方便服务对象，便利机关工作放在首位。（2）厉行节约，讲究成本效益，遵行特有的经济规律。（3）加强法制建设，注重发挥法制手段的作用。2、机关后勤服务社会化的必要性与发展趋向（一）后勤服务社会化的必要性：（1）既有的后勤服务体系是造成政府机构庞大，人力、物力和其他各种资源浪费严重的重要原因之一。（2）各级财政不堪负担。（3）所提供的服务质量低劣。（4）为腐败现象的滋生提供了土壤。（5）严重浪费各级领导的工作精力。 （二）我国机关后勤服务社会化的发展趋向：（1）后勤管理与后勤服务分开。 （2）部分后勤服务机构将走向“企业化”，逐渐真正按企业的机制去经营，真正按市场法则去处理各种关系。（3）社会上更多的企业单位和其他单位将“走进”机关。 （4）机关主要靠市场，靠符合市场规则的交易行为完成。第七章 机关工作环境管理1、 办公机具的选择规则（1）适用；（2）可靠；（3）经济；（4）通用；（5）便于维护；（6）一机多能、一机多用2、 办公室噪声的控制办法（1）减少噪声源；（2）限制噪声传播；（3）采取噪声接收者个人防护措施。第八章 机关工作的制度化1、机关工作制度的特性（一）一般属性：（1）内容是作者单方面意志的表示。 （2）所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非少数人的一般的普遍性问题。 （3）生效程序更为严格和规范。（4）在效用方面一般均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。（5）语言运用讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。 （二）特殊属性：（1）其约束的范围，一般仅限于机关内部（或系统内部）的有关人员、有关活动。 （2）效力等级较为特殊。 （3）更加系统、精细。 （4）主要的价值取向是秩序、效率。2、制定机关工作制度要则（1）依据充分；（2）高度一致；（3）有条有理；（4）；严谨周密；（5）简要明确；（6）保持稳定3、制定机关工作制度的程序（1）动议；（2）立项；（3）起草；（4）协商、咨询；（5）审查；（6）审议通过或批准；（7）审批或备案；（8）发布4、机关工作制度出现执行不力的原因（一）制度自身的问题：（1）制度本身没有制定和实施的客观必要性，或不具备可有效实施的条件。（2）制度本身有各种缺欠。 （3）修订不及时，造成实际上没有受控的制度文本。（二）组织管理方面的问题：（1）管理者对制定制度的目的不明，组织实施制度的态度不端正。（2）未能以有效方法措施真正获得机关主要领导者对制度实施工作的理解和支持。（3）组织实施过程中，宣传工作力度不够，准备工作不充分。（4）组织制定制度和实施制度之前，与有关方面的协商不够，听取意见不够广泛，使制度没有足够的群众基础，受到比较广泛的消极抵制。（5）人治色彩浓厚，没有以有力的措施保障制度的承继性。（6）对抗、曲解甚至篡改制度的行为没有得到及时的预先警告、纠正和制裁，使不执行的行为变相“合法化”。（7）不能真正公平、严肃地对待制度的执行。5、越级请示、多头请示的改进措施（1）精细规定越级请示、多头请示的条件限制，必要时可配发具体范例，使有关条文具体化。（2）严格规定和执行对违制越级请示、多头请示不予处理并追究由此而造成损失责任的规则；（3）规定在符合越级请示条件的情况下不能正确做出判断而造成损失的责任；（4）明确授权被违制越过的机关直接作答的权利。第九章 机关工作程序管理1、工作程序的特征(1)确定性；（2）稳定性；（3）可操作性2、程序设计的基本要求（1）合法；（2）合理；（3）适应；（4）协调；（5）简便；（6）有效。3、实施工作程序的一般过程（1）制定具体实施方案；（2）广泛宣传；（3）试行；（4）全面施行；（5）检查监督；（6）总结完善4、机关工作程序的功能（1）提高工作效率，改善工作质量；（2）维护公民的合法权益5、工作程序的构成要素（1）两个及两个以上的工作步骤；（2）步骤间有时间顺序的规定性；（3）每个步骤的具体工作方法。第十章 办公自动化1、办公自动化的概念办公自动化是以信息技术广泛应用为特征的依托信息资源的机关管理形态。2、办公自动化系统及其构成要素（1）办公自动化系统是指面向特定机关、支持其综合办公业务的集成化信息系统。（2）办公自动化系统的构成要素：人员、事务、信息、机构、方法制度、信息技术与设备工具、环境等。3、办公自动化系统面临的主要安全威胁（1）人为失误和设计错误；（2）自然灾害或环境破坏；（3）病毒；（4）恶意破坏软件4、办公自动化系统的基本功能要求（1）良好的网络通信条件；（2）强大的文档信息处理能力；（3）多样化的共享方式和强大的共享能力；（4）优化的流程；（5）完备的安全特性第十一章 机关管理的常用方法技术1、工作简化的对象及规则(一)工作简化的对象：（1）有关事物的种类与规格；（2）有关的工作过程与工作方法。 （二）工作简化的基本规则：（1）简化必须真正在总体上带来方便和效益。（2）简化必须是合理的。（3）必须正确把握简化的时机。 2、事务标准化的概念及形式机关事务标准化是指在机关事务活动领域内，针对其中具有重复发生和使用的一部分事物和概念制订科学统一的管理规范和技术规范，并予以贯彻实施