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家庭档案管理知识讲座一、档案基础知识说起“档案”大家可能觉得离我们太远，与我们无关，那是单位的事情,政府的事情，是件很神密的事，今天，我们就来揭开这层“神密的面纱”，让大家知道在我们的生活中无时不在形成和产生档案，档案就在我们的身边，我们的生活离不开档案。比如：我们外出旅游拍摄的照片、录像；我们的孩子上学的学籍；我们到医院看病的病历；我们养育子女的过程中形成的孩子成长记录等等。我们把这些东西收集起来经过整理，都可以成为档案。那么到底什么是档案？档案法告诉我们：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。从档案的定义中我们可以看出：不仅仅单位可以形成档案，个人也可以形成产生档案。二、什么是家庭档案？家庭档案就是一个家庭或家庭成员在家庭生活和社会活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。三、建立家庭档案的意义（一）有利于营造和睦、温馨的家庭氛围。家庭档案起着不可替代的作用。闲暇之余，全家人拿着相册、翻阅着家庭记录、追忆着那逝去的往事，会使孩子更加爱父母，感到父母建立这个家庭和哺育自己的艰辛，倍感生活在这个家庭中的温暖，使孩子从小就有热爱社会和家庭的爱心，有发愤学习、报效祖国的忠心，有热爱父母的孝心，夫妻之间更加热爱彼此筑建的家庭，更加珍惜自己家庭的幸福，促进家庭的和睦。（二）有利于家庭成员总结经验和不断成长进步。“历史是一部教科书”，家庭档案也是如此。当孩子看到自己成长记录，读书时的奖励证书时，会在激励中进一步成长进步。（三）有利于自己和家人的身心健康。家庭档案是一剂良药，记录了不同的家庭怎样同心面对生活的调整和在搏击中发展的真实过程，能促进家人的身心健康，使家庭成员在工作、学习和生活中始终保持心情豁达、乐观向上的心态，对前途充满信心。（四）有利于家庭的科学管理。虽然我们已经跨入了一个崭新的时代，但家庭档案的最原始凭证和记录还是需要每个家庭自己去收集、保管，从而形成其他方式无法替代的原始档案。这些资料对家庭政治、生活、理财等方面的管理起着重要的作用，在家庭中既减少了许多烦恼，又提高效率，达到了事半功倍的效果。三、家庭档案的主要内容人类活动极其广泛，其形式多种多样，家庭的类型也是多种多样，如：一般人员家庭；知名人士家庭；科研人员家庭；个体户、专业户、工商户、私营企业主家庭等等，这就决定了家庭档案内容的多样性。另外，由于每个人生活所处的时间和空间不同，因此，每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别。今天我们仅就一般人员家庭所形成的档案怎样进行管理讲一点我的建议：首先，我们要知道一般人员家庭可能形成哪些档案？根据我国家庭的特点，从目前一般家庭来看，其家庭档案的内容主要包括：（10个方面）1、家庭成员活动经历材料。如家谱、家史、自传、回忆录、生卒日期、遗嘱、遗照及保留底稿的干部、职工登记表等。 2、证件与凭据材料。如学历证书（毕业证书）、职称证书、工作证、结（离）婚证、出生证、独生子女证、党团证、任命书、荣誉证书、聘书、奖状及各种契约、合同等。3、书信往来材料。如家庭成员之间，家庭成员与亲戚、朋友之间的重要来往信件等。4、声像材料。如反映家庭成员活动的照片、录像、录音、VCD等。5、学习参考材料。如日记、读书笔记、业务学习笔记、摘抄或剪辑的各种资料等。6、创作、革新与科研材料。如家庭成员业余创作、革新的各种文稿、图样以及科学研究过程中形成的原始记录、论文著述等。7、家庭经济收支材料。如各种收支记录、购物凭证、存折、股票、债券和保险单等。 8、卫生保健材料。如家庭各成员的体检记录、病情记录、就诊记录、疗养记录、防疫记录、用药记录、家用药方、烹调技术、营养知识等。9、家产材料。如房产证、土地证、物业管理证、重要家用电器设备记录及产品合格证、使用说明书、保修单、维修记录等。10、其他有关材料。 当然，各个家庭档案的内容不止限于上述范围，不同类型的家庭，其家庭档案的内容和数量是不相同的。对一个具体的家庭来说，应根据实际情况确定其家庭建立档案的内容。以上所讲家庭的档案内容，仅供大家从多角度认识和了解家庭档案的内容及其特征，以便于日常有目的、有重点地收集家庭档案。四、家庭档案的收集与整理 建立家庭档案应该先从收集入手，也就是将分散在家庭成员手中或散落在家庭各处的有保存价值的资料统统收集归拢，这是基础环节，也是重要环节，因为只有有了完整齐全的档案，才能达到有效管理这一最终目标。收集的工作量比较大，但也不能眉毛胡子一把抓，心中应该有个大致的收集范围，否则容易遗漏。下面我再给大家简单地介绍一下如何何收集、管理家庭档案？（一）家庭档案的收集根据现时一般家庭情况，主要可以从以下几个方面去着手收集： 1、家庭成员活动经历材料。包括家庭成员的生日、结婚纪念日、入学、入团、入党、应聘、升职的日期，简历、日记，奖状、奖牌，各种考试的成绩单等；还有如：家谱、家史、自传、回忆录、生卒日期、遗嘱、遗照及保留底稿的干部、职工登记表等。2、证件档案。包括出生证、独生子女证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、党团证、任命书、荣誉证书、聘书、奖状等级证书等。3、财产档案。包括家庭收入支出账目、存单、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、房产证、土地证、物业管理证、重要家用电器设备记录及产品合格证、使用说明书、保修单、维修记录等。合同契约、贵重物品清单和发票等。4、卫生保健材料。如家庭各成员的病历、诊断书、医疗保健卡、C T等检查结果及片子、心电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。还有如：烹调技术、营养知识等。5、书信往来材料。如家庭成员之间，家庭成员与亲戚、朋友之间的重要来往信件、亲朋好友的住址、电话号码，同学和老师名录、同事名录，来往信件、贺卡等。6、声像材料。包括家庭成员各个时期的结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的照片、录像、录音、VCD、电脑软盘等资料。7、说明书。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。 还有，比如：个人特长爱好、收藏等，如书法书画作品、学术论文、专著，在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题词题字，邮票及封片等邮品，各类艺术品收藏，书报刊物收集等等。以上是将要要收集的材料基本收齐了，怎么进行整理呢？下面就给大家讲讲对收齐的这些材料如何整理？ （二）家庭档案的整理 家庭档案的整理，即是把处于相对零乱状态的家务文书、记录等材料，经过分类、整理，使之系统化，以便于日常保管和利用。它的主要内容是分类和整理，下面分别简单地介绍一下：1、家庭档案的分类 家庭档案的分类，就是指在整理家庭档案的过程中，按照其来源、时间、内容等特征分成若干类别。 2、家庭档案的分类要求：（1）选择什么样的分类方法（是按来源呢？还是按时间或是按内容？），要从家庭档案形成的特点和规律出发，既要符合实际，又要保持它们间的内在联系。（所谓家庭档案的内在联系，就是指家务文书、记录在产生和处理过程中形成的内部相互关系。比如，家里买的电器的说明书、保修单等（我们叫随机材料）要与购买的发票放在一起，这就是有机的内在联系。分类时，就应考虑这种关系。） （2）家庭档案分类的标准应一致，做法要统一，要尽量避免前后左右互相矛盾的现象。 （3）家庭档案的分类必须要便于日后家庭档案管理和查找利用。如果不便于管理和利用，分类就失去了意义。3、家庭档案的分类方法 家庭档案可以按：年度（代）、作者、问题、成员、名称（或叫文种）、通讯者。用这些特征分类，既能保持其内在联系又便于日常管理和使用。（1）年度（代）分类法。即是按照家庭档案形成的不同年度或者年代，进行分类。如果家庭档案每年形成的材料数量较多，就可以直接采用年度分类法，如1999年、2000年。档案材料比较少的家庭，则可采用年代分类法，即把档案分成几个历史阶段或时期，来进行整理，如80年代、90年代，或婴幼儿时期、少年时期。 （2）作者分类法。就是指按照形成家务文书的作者设立类项，进行分类整理。如：某单位给家庭成员的奖励材料，（单位就是作者）整理时，就按单位分类立卷。也可以按：外单位和个人有关材料。 （3）问题分类法。指按照家庭档案的内容所论述和反映的问题来设立类，进行整理的方法。如：家谱家族类、文化教育类、家用设备类等等。 “问题分类法”在实际的整理分类过程中使用的比较多，因而我们在这里根据家庭档案的形成规律、管理实践，把它归纳为以下几个类： 家谱家族类：包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史、自传、回忆录、结婚证书、离婚证书及法律字据等。政历活动类：包括政历材料、履历表、思想总结、党、团申请书、批示表、提拔任免、落实政策、劳动模范、先进事迹、劳动就业、奖惩材料、聘书、荣誉证书、徽章等。 工作活动类：包括工作实绩、工作总结、业务考核、职称评定、论文著述、工作日记、备忘录、名片及科研成果材料等。 经济活动类：包括收支帐、存折、公债券、人情簿、人身保险、财产保险、购物凭证、承包合同、契约协议；房产、地产证；家具、电路电器设备、煤气管道等的图纸、安装维修使用说明书等。 文化教育类：包括学历、学位证书、学习成绩单、报告单、学生评语、学习奖惩、学位论文、著述手稿等。 卫生保健类：包括家庭各成员的病历、诊断书、医疗保健卡、C T等检查结果及片子、心电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、意外伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。还有如：烹调技术、营养知识等。综合类：上述各类不能容纳的各种材料。家庭档案整理程序：分年度（代），不同年度或年代的材料要分清-分类别，按材料内容的问题或名称分大类-分制作材料，不同制作材料的档案，应选用不同的保管形式。做好家庭档案的分类工作之后，就可以着手进行整理编目、立卷。各类资料收集在一起，如果不整理编目，仍然处于无序状态，不便长期保存和查找利用，因此，应对收集来已分好类的材料进行整理、装盒(袋)、编号、登记目录，才能称为真正意义上的家庭档案。传统的整理方法是将纸质材料用线装订成卷，但未经过专业训练的人士不大容易做到，也可能因怕麻烦而产生厌烦，另外这样做也容易损伤原件，而且家庭档案种类繁杂，纸张规格大小不一，很难装订整齐，因此不必装订可直接用档案盒(袋)装，如：零碎的票据，可粘贴在空白纸上后编号装入纸袋内。在盒(袋)封面或脊背上注明内有何物，然后依排列顺序给每个盒(袋)编顺序号，最后进行统一登记形成总目录。如果档案盒(袋)内的材料较多，最好再分小类用信封或其它小袋子分装，每个小袋子上编号登记，注明内容，形成每盒(袋)内的分目录，这样就便于查找了。照片档案的整理可以就按家庭原有像册依次编顺序号，最好按内容分类装册，将每像册内照片的内容和拍摄时间写在像册封面或脊背上。像册内的照片应编号并写明拍摄时间、地点、人物和内容，可以用笔写在照片背面，也可以写在小卡片上与照片插在一起。照片底片保存一般用底片册，给每张底片编上能够与相应的照片互查的号码，还可以将底片装进底片袋，或者就放在暗盒里，编上号码集中排列在铁盒或钢制饭盒里，这样密封性较好，不易受潮。家庭档案的装具要求不像档案馆(室)那么严格，可根据具体情况不拘一格选择装具，但无论用什么装具，必须掌握两个原则：一是不能损害档案原件；二是便于查找利用，否则就失去家庭建档的意义了。4、分装好的家庭档案应保管存放在何处呢?可以看自己的家庭条件选择保管地方。家庭档案整理完毕，最好的保管方式是按顺序号集中排放在专用橱柜里，再放上樟脑精块，这样可以防虫蛀。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放，家庭认为保管条件不具备的珍贵的家庭档案及其他档案，可以送我们档案馆（室）寄存。如果家中配置了电脑，可以将编制好的家庭档案检索目录或者重要文字材料全文输入电脑，同时为安全起见，重要文档资料应备份保存。另外，还有一些个人爱好。如：钱币、邮票、毛主席像章等传统收藏；剪报、老照片、各年代票据甚至工资单这些不那么起眼的“零碎” 的珍贵的资料，我们都可以把它们按以上的方法收集、整理起来，因为它们无一不在记载自己和家人成长之路，同时还深刻地反映着社会历史的变迁。以上介绍的只是家庭档案一般知识，您如果有兴趣的话，不妨动手试试，相信家庭档案一定会使您的生活更充实丰满，使您的家庭受益无穷。五、家庭档案的作用日常生活中我们应当注意收集保管哪些档案，才能有效维护自己的合法权益？（一）当您从事文学艺术创作时，要注意留存作品的原件、底稿，才能有效的保护您的著作权。（二）当您作为一名消费者购买商品或者接受服务时，要注意索取发票并妥善保存。当产品因质量问题对您造成人身、财产的损害或是在接受服务的过程中合法权益受到损害时，您可以此为依据要求经营者修理、重作、更换、退货或者赔偿损失。产品、服务的说明书、保修卡也要仔细阅读、妥善保管，以便更好地使用、维护商品和接受服务。（三）当您购买商品房这种特殊商品时，除在购买过程中注意察看开发商或销售商的有关资质证明外，还要注意仔细保管销售广告、各阶段的付款发票、购房合同书、物业管理合同书、水电维修卡等，一旦住房质量出现问题、住房面积出现偏差，您可以以此为据维护自身的合法权益。特别是注意收集保存销售广告，因为根据最高人民法院最新公布关于审理商品房买卖合同纠纷案件适用法律若干问题的解释，规定销售广告可以成为商品房买卖合同内容。（四）当您和您的家人去医院就诊时，请妥善保管好历次病历、各种检查单、化验单，这些既可以帮助医生对您的病情做出准确的诊断，也会在发生医患纠纷时帮助您维护自身的合法权益。