会展场馆经营与管理CH7会展场馆配套服务及现场管理.ppt

会展场馆配套服务及现场管理,200905001277 赵睿丹 会展09-1班 会展经济与管理,7.1 展览项目现场管理及流程 7.2 会议项目现场管理及流程 7.3 展览会的开幕式 7.4 展览工程服务 7.5 参会人员的登记、进入和各类证件管理 7.6 会展场馆广告位的管理 7.7 合同的起草、执行与管理,7.1 展览项目现场管理及流程,展览项目现场管理 通常指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实施布展、展出、撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。 其目的是：保证参展商和参观者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。 主要包括：场地、展位、安全、物流、水电气、展具租用、商务、公共广播、餐饮、保洁、广告位、展示工程、咨询、特殊服务等 现场服务的特点： 1、时间紧 2、对象多 3、内容杂 4、要求高 5、硬件相对固定，软件尤为重要,基本流程： 展览服务管理总流程 注：图中箭头所指向为被服务对象。,2）展览现场服务管理流程分图,承接展览业务服务要点： 开展前10-15天（各部门制定具体的接待方案、准备工作） 开战前7-10天（各部门具体开始实施） 布展及展出 撤展 总台服务 商务中心 美工服务 仓储与运输 展览现场服务点的设置及提供的服务： 展厅现场服务点 展品仓储、搬运、运输现场服务点 门票销售（发放）服务点 餐饮服务点 花卉租售点,展览项目现场服务工作规范 1）餐厅服务人员岗位职责 （1）厅长岗位职责 （2）展厅工作人员岗位职责 2）展会前准备工作规程 （1）展位搭建 （2）预约租赁服务项目管理 （3）提前到达货物的管理和运输准备工作 （4）保洁管理 （5）绿色植物租摆准备工作 （6）租赁物品管理,3）布展期间管理规程 4）展览期间的管理规程 （1）展览期间管理规范 （2）展厅现场服务规范 （3）租赁服务管理规范 （4）服务项目的退组/更换管理规范 5）撤展期间管理规程,展品搬运服务工作规范 1）布展前 （1）接运提前到达展品 （2）境外展品的处理 （3）展品运输 （4）综合服务部职责 （5)展会运输服务的准备 2）布展期间 （1）提前到达展品的领取发放 （2）现场运输服务与管理 （3）运输展品的管理 4）撤展期间 5）展览结束,7.2会议项目现场管理及流程,会议项目现场管理 通常指会议场馆工作人员依照会议主办单位与场馆双方签订的合同约定，实施会前、会中、会后的现场服务管理，以确保项目圆满成功的过程。 目的：保证与会者在完成其目标的过程中提供硬件设施和软件服务。 主要包括：场地、会前布置、设备使用和保障、安全、物流、电、空调、餐饮（茶点）、保洁、广告位、咨询、特殊服务等,会议的规模和种类 1）会议种类 根据会议规模分为：小型会议（10000人） 按照会议形式分为：年会、专业学术会议、论坛、研讨会、专题讨论会、文化交流会、新闻发布会、产品推介会、洽谈会等，会而不议：报告会、传达会、表彰会、签字仪式、动员大会。 2）客户的需求,接待会议的流程 会前准备 制定会议通知书 制定会议具体活动工作单 会中 会后结算 感谢会议组织者 建立客史档案,会议服务工作标准 （1）、会议室基本台型 戏院式 教学式 U字型 回字型 会见型 签字仪式型,（2）、摆台用品 （3）、听众（席）布置 （4）、提示牌、舞台布置 （5）、花草布置 （6）、主席台布置 （7）、签到桌布置 （8）、检查程序 （9）、备品要求 （10）、会议现场服务标准 （11）、茶杯茶具清洗消毒 （12）、托盘服务标准,会议音响设备服务工作规范 （1）、服务规范 （2）、操作规范 扩音系统 投影系统 同声传译系统,7.3、展览会的开幕式 预展 预展是只展览布置完毕后，在正式开馆钱进行的内部展出，由主办单位邀请有关专家，领导，技术人员，新闻界认识到场参观，依照办展宗旨和计划进行检查和验收。 开幕与开幕式 开幕式是展览会真实展出开始缩举行的仪式，其目的是扩大影响，书里展览会在社会和公众中的形象，一英气更多的社会关注，吸引跟多的观众参观。 开幕仪式准备工作及现场管理 合同签订后现场服务提供之前的准备工作 开幕式现场服务准备工作 开幕式期间工作 开幕式结束服务工作 三级检查保障工作 开幕式结束后工作,7.4 展览工程服务 展览工程服务工作规范 展前准备工作程序 展览期间工作程序 1）展厅现场服务 2）展览的保障服务 3）客户投诉服务 撤展期间工作程序 展览施工管理规定（以中国国际展览中心展览施工管理规定） 目的：为了加强对中国国际展览中心院内的展览施工管理，维护施工秩序，保证服务质量和展览会的安全 适用范围：所有在中国国际展览中心进行展览施工的单位。 规定,7.5、参会人员的登记、进出和各类证件管理,1）、现场登记 2）、证件 证件种类：车辆证件、人员证件、物品出馆证、其他主办单位和场馆认为有必要的证件 证件的发放与使用：通常由主办或承办单位根据需要制作和发放，场馆工作人员（主要是门卫）根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证件的有效期，对持证人进行资格认可和放行。,7.6、会展场馆广告位的管理,会展场馆广告业务的承接和布展 承接： 在我国，承接广告业务的单位大体有三种：专营单位、兼营单位、代理单位 承接展览公告的单位必须具备的条件：（1）具有独立承办广告业务的手段、资金、场所和制作设备，或有直接刊登、播放广告的手段（2）具有一定政策水品和业务水品的编审人员和管理人员（3）具有一定设计、编作公告的技术力量 展览广告承接的程序一般是：1）由承接单位与办展单位洽谈，了解对方所做广告的内容、质量、规模、范围、方式及其他特殊要求；2）认真进行成本核算，定好价格，签订合同；3）由承接部门交给设计部门，设计部门设计出小样交给办展单位审查通过后，才能进行施工制作；4）广告要在规定时间内高质量完成，一般要在开展前制作完毕，经检查合乎要求，方可张挂或播映。 布置： 展览广告的布置，一般在展览场所的范围内，大型展览广告招牌设置在展览场所的大门口，或悬挂在场馆建筑物上。,7.7、合同的起草、执行与管理,合同、协议、意向书管理制度 1）、权限 2）、审批程序 起草 审批 批准和执行 备份 3）、监督执行 合同的归档 意见书的管理,本章小结,（1）、懂得会议、展览项目现场服务工作程序和标准，以及相关各项现场配套服务工作。 （2）、能够对会展场馆配套现场服务点的设置及服务项目进行规划实施。 （3）、进行参展参会人员的现场登记、进出和各类票证管理工作。 （4）、展览和会议的布展、预展、开幕仪式